Den här artikeln beskriver hur du tar ut lönefil till Visma lön 600 från Next Project.

Det finns två lönefiler tillgängliga i Next project anpassade till Visma lön 600, Visma lön 600 med projekt och lönetillägg samt Visma lön 600 med lönetillägg. Den här lathunden kommer att guida dig igenom hur du gör uppsättningen i Next Project samt inställningar i Visma lön. I manualen finns det instruktioner för hur projekt- och resultatkontering fungerar, om ni inte ska använda detta förbiser ni det avsnittet i manualen. Vid frågor ber vi er kontakta oss.

För att kunna läsa in en lönefil från Next Project i Visma lön krävs det att Använder TLU-fil för import av tider och utlägg är i bockat. Inställningen finns under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer (tidigare Import/Export).

Under Arkiv-Inställningar-Företagsinställningar-Utskrifter m m rekommenderar vi inställningen Enkel under Summering lönebesked och Lönerartsnummer under Sortering lönebeskedets rader.

Om ni vill att likadana lönebeskedsrader ska summeras som en total summa/mängd i stället för att specificeras dag för dag på lönebeskedet bockas den här raden i:

Gå till användarregistret under Administration -> Användare/Behörigheter -> Användare i Next Project och fyll i anställningsnummer från Visma lön. På personer som inte ska inkluderas i lönefilen, exempelvis underentreprenörer eller externa konsulter, lämnas fältet för anställningsnumret tomt. Användare utan anställningsnummer i användarregistret kommer aldrig att inkluderas i en lönefil.

För att du ska ha behörighet att ta ut en lönefil i Next Project behöver du tillhöra en grupp med den administrativa behörigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta genom att gå till Administration -> Användare/Behörigheter -> Grupper/Rättigheter. Du kan komplettera en befintlig grupp med behörigheten eller skapa en ny grupp. Välj eller skapa exempelvis gruppen Löneadministration och addera användare som ska kunna ta ut filen samt kontrollera att gruppen har administrativa rättigheten Hantera löneintegration.

För när- och frånvarotid ska Tidkoder användas från Visma lön. Koderna hittar du i Visma lön under Arkiv-Inställningar-Företagsinställningar-Integrationer-Tidkoder. Här finns vanligtvis de flesta koderna som behövs men du kan också skapa egna koder för de som saknas, exempelvis för arbetstidsförkortning och helgdagsersättning. Detta gör du genom att ställa dig på den tomma raden längst ner och skriver in valfri kod och beskrivning samt kopplar till ett snabbval eller enskild löneart. Snabbval är att föredra framför en enskild löneart eftersom snabbvalen anpassas efter anställningsform.
​

I Next Project ska informationen föras in i kolumnen Tidkod i modulen Timpriser samt på frånvaroprojektet i modulen Arbetsorder i kolumn Tidkod. I modulen Timpriser ska det finnas roller för så väl övertid i pengar och i komp, OB mm om detta används. Om era anställda har ett schema i Visma lön och ni inte ska projektkontera och/eller skicka med kostnadsställe (benämnt resultatenhet i Visma lön) från Next Project behöver ingen tidkod skrivas in i Next Project för yrkesroller som avser normaltid då det styrs av schemat i Visma lön. Av den anledning är det viktigt att användarna tidrapporterar i rätt roll samt frånvarorapporterar vid frånvaro, om inte detta sker kommer ex. ingen övertidsersättning eller avdrag för frånvaro ske i lönesystemet.

För frånvaron ska kolumnen Tidkod kompletteras med Tidkod från Visma lön 600. Kolumnen Tidkod är släckt som standard men öppnas enkelt genom att markera en kolumn och trycka på lilla svarta pilen och sedan Kolumner. Där väljer du att bocka i kolumnen Tidkod. Kolumnen kommer att hamna längst bort till höger men kan enkelt flyttas till valfri placering.

I exemplet ovan har vi valt att skapa och döpa tidkoderna från Visma lön till 350 för Helgdagsersättning och Arbetstidsförkortning till 390, vilket nummer ni använder för Tidkoden i Visma lön 600 är givetvis enligt era önskemål.

Frånvarotyper som inte ska användas kan med fördel raderas alternativt ha status Avslutad för att minska möjliga alternativ vid tidrapportering i mobilen.

I Next Project skickar vi inga perioder för exempelvis sjukdom utan skickar allt timme för timme. Det är därför viktigt att kontrollera i lönesystemet vid exempelvis sjukdom att uträkningen blir korrekt vid längre frånvaro. Vid längre frånvaroperioder, exempelvis sjukskrivning eller föräldraledighet i en månad, rekommenderar vi att rapportera detta direkt i lönesystemet. Detta gör att ni får korrekta uträkningar direkt, medarbetaren behöver inte rapportera tiden och ni kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.

Lönetillägg, som till exempel traktamente och milersättning, skapas i en prislista i Next Project med utläggskod från Visma lön i fältet Tidkod. Utläggskoder hittar du i Visma lön under Arkiv-Inställningar-Företagsinställningar-Integrationer och sedan Utläggskoder. Prislistan ska inte innehålla närvaro- eller frånvarotid. Närvarotid ska in under fliken Timpriser, det gäller såväl ordinarie tid som insättning komptid, OB-tid och övertid.
​

Funktionen Artikelkategori måste vara aktiverad i Next Project och finnas angiven på de artiklar som ska inkluderas i lönefilen som lönetillägg i prislistan. Om du vill skapa en ny artikelkategori går du till Administration -> Inställningar -> Typer -> Artikelkategori, för att kunna skapa nya artikelkategorier krävs administrativa rättigheten Artikelkategori. Om du saknar funktionen Artikelkategori kontaktar du oss på Next.

Om ni uppdaterar en befintlig artikels Artielkategori i Prislista kommer det enbart uppdateras för framtida registreringar. Det vill säga att vi inte kommer uppdatera redan inrapporterade rader. Inrapporterade artiklar som saknar Artikelkategori kommer inte att inkluderas i lönefilen. Om man ändrar koden i kolumnen Tidkod kommer det att ändras både för framtida och tidigare registrerade rader. Saknas information i kolumnen Tidkod i Next Project kommer angivet Artikelnummer användas istället.

Om ni önskar lägga in lönetillägg i Next Project med rörliga ersättningar för den anställda, exempelvis logiutlägg, rekommenderar vi att lägga kostnaden till 1 kr i Prislistan. Efter att medarbetaren rapporterat in detta behöver rapporteringen uppdateras i Next Client med aktuell kostnad om ni vill att rätt ersättning ska komma in till Visma lön genom lönefilen. Om lönefilen innehåller rapporterade artiklar där ersättningen är rörlig och kostnaden är satt till 0 kr kommer den rapporteringen ignoreras av Visma lön, övriga poster påverkas inte. Ett alternativt arbetssätt är att medarbetaren rapporterar in 1200 st logiutlägg och den kopplas då mot en Utläggskod som i sin tur kopplar mot en löneart som är värd 1 kr.

Koder som ska sättas för lönetillägg i Next Project finns under Arkiv-Inställningar-Företagsinställningar-Integrationer och valet Utläggskoder i Visma lön. Här kan du välja att använda någon av de befintliga alternativen eller lägga upp nya vid behov, se bild nedan.

Om du har angett en kod i Next Project som inte finns i Visma lön blir det vanligtvis en rad med Utlägg övrigt på lönespecifikationen vid import om du har den inställningen i Visma lön, se översta raden på bilden ovan.

Du har möjlighet att få en projektkonterad lönefil från Next Project, både närvaro-, frånvarotid samt lönetillägg kommer då att skickas med ett projektnummer. Vid uttag av lönefilen kan du styra om du vill att projektfördelningen ska inkludera eller exkludera timmar som avser frånvaroprojektet. Detta för att du ska kunna anpassa fördelningen av projekten beroende på anställningsform och löneperiod.

Om en anställd rapporterar mer, exempelvis övertid, eller mindre än sin förväntade arbetstid än schemat kommer det krävas att du manuellt justerar fördelningen då beräkningen av fördelningen i Next Project avser samtliga inrapporterade närvarotimmar. Vissa mindre diffar kan uppstå som följd av avrundning då vi skickar en procentuell fördelning mellan projekten.

Om projekten inte finns i Visma lön sedan tidigare kommer projekten att skapas i samband med import av filen.

Du kan välja att få med kostnadsställe, benämnt resultatenhet i Visma lön, i lönefilen från Next Project. I Next Project sätter vi ett kostnadsställe på Projektinformationen och du kan därmed enbart ha ett kostnadsställe per projekt.
​

Om kostnadsstället är statiskt för den anställde, exempelvis om det avser anställningsort, rekommenderar vi att ha den här information på personalkortet i Visma lön 600 och inte i filen från Next project med tanke på att vi som standard enbart har ett frånvaroprojekt för samtliga användare.

För att kostnadsställe ska komma med behöver fältet Kostnadsställe vara upptänt i Projektinformationen i Next Project och ha samma kod som i Visma lön under Administration-Ekonomi-Kostnadsställe. Du kan välja att ha med kostnadsställe i båda filerna, d.v.s. oavsett om du väljer lönefilen med eller utan projekt. Vi rekommenderar att du skapar eventuella nya kostnadsställen (resultatenheter) i Visma lön innan inläsning av filen från Next Project.

Observera att fördelningen baseras på samtliga inrapporterade timmar och kan därmed behöva justeras beroende på om antal inrapporterade timmar över-/understiger förväntad arbetsmängd mot Visma lön samt beroende på anställningsform. Vissa mindre diffar kan uppstå som följd av avrundning då vi skickar en procentuell fördelning mellan projekten.
​

För att hämta en lönefil från Next går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, ex. Attestera timmar och resor. Välj vilken period du vill ta ut filen för och sedan på knappen Hämta lönefil.

En dialog kommer att komma upp där du väljer någon av filerna Visma lön 600 med projekt och lönetillägg samt Visma lön 600 med lönetillägg beroende på om du vill ha en lönefil med eller utan projekt, se kommande avsnitt för mer beskrivning av inställningarna. Nästa gång du ska hämta en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.

En förutsättning för att kunna ta ut en lönefil är att samtliga tidsposter för den angivna period och de personer som inkluderas är godkända, det krävs inte att timmarna är attesterade. Uttag av lönefiler i Next Project är obegränsat och kan därmed tas ut en eller flera gånger under samma period.

Används av dig som inte projektkonterar lönen.

Från / Till: Välj datum för den period du önskar.
​Lönesystem: Välj vilken typ av fil du vill hämta.
​Artikelkategori: Välj in den artikelkategori(er) som du satt i prislistan på de artiklar som avser lönetillägg och du vill inkludera i filen.
​Fasta belopp: Välj in de lönetillägg som har ett fast pris på lönearten i Visma lön, exempelvis traktamente. Om det är ett rörligt belopp, exempelvis logiutlägg, där Next Project ska bestämma kostnaden ska du inte välja in de artiklarna här.
Observera, det är viktigt att rörliga lönetillägg ska ha en kostnad i Next Project innan uttaget av lönefilen. Om kostnad saknas på ett inrapporterat lönetillägg kommer Visma lön ignorera just den rapporteringen, övriga rapporteringar kommer inte att påverkas.
​Inkludera kostnadsställe/resultatenhet: Bockas i om du vill att Next Project tar med kostnadsställe, nämns Resultatenhet i Visma, från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
​Uppdatera Lönefil hämtad: Är detta i bockat kommer du få en tidsstämpel i Next Project när en användare senast fanns med i en lönefil i Next Project.
​Urval för lönefil: Om du vill att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas i filen väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Om du vill att enbart de användare du filtrerat fram ska inkluderas väljer du Hämta enligt urval för vald period, se mer information nedan. ​
​

Används av dig som vill projektkontera lönen.

Minimum krav för att Next Project ska ta med en anställd i lönefilen är att personer som ska inkluderas har ett anställningsnummer under Administration -> Användare/Behörigheter -> Användare. Utöver detta har vi möjlighet att styra det på ytterligare tre nivåer genom att på fliken Attestera timmar och resor alternativt Timmar person välja in grupp och/eller anställningsform alternativt filtrera bland användarna. Antalet användare som visas kommer anpassas efter urvalet och i dialogen Hämta lönefil kan du välja Hämta samtliga poster för vald period eller Hämta enligt urval för vald period som är det som visas i bakgrunden. Dialogen kommer att föreslå det alternativ du senast använde vid hämtande av en lönefil från Next Project.​

Önskar du en Timrapport i PDF-format som komplement går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, exempelvis Attestera Timmar och resor, och trycker på PDF-loggan och sedan Skriv ut Timrapport.

Du kommer du få upp flera alternativ beroende på önskad utformning av rapporten. Det är viktigt att lägga till artikelkategorin som avser lönetilläggen för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen ses som en summering längst ner i rapporten. Det ska alltså inte vara någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i rapporten, detta är ett gammalt arbetssätt som inte är möjlig med lönetillägg i lönefil.

För att importera en lönefil i Visma lön 600 skapar du en lönekörning precis som tidigare, Importera tider/utlägg från fil ska vara ibockat, och när du trycker på Skapa kommer du att få välja vilken fil du vill importera. Vanligtvis sparas filen i Nedladdat på din dator och heter SPCS600-xx följt av datum och klockslag när filen togs ut från Next Project.

Bild från Visma lön 600

En sammanställning av ev. felmeddelande av importen kommer att visas efter att filen har importerats i Visma lön 600. Några vanliga felmeddelande är:
​

Vid fel kan justeringar göras i Next Project och en ny fil kan tas ut och importeras, alternativt kan justeringar göras i Visma lön.