Artikeln beskriver hur du aktiverar och konfigurerar integrationen mellan Next Project och Fortnox via Next Connect, som är den äldre versionen av integrationen för befintliga användare. Här får du en steg-för-steg-guide genom hela installationsprocessen, från nedladdning av Next Connect till behörighetsinställningar och modulval i Fortnox.
Next Connect Fortnox ersätts av vår molntjänst Cloud Link Fortnox. Den här artikeln gäller enbart dig som redan har integrationen via Next Connect.
Här beskriver vi hur du aktiverar och ställer in integrationen mellan Next Project och ditt ekonomisystem. Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta oss!
Aktivera integrationen
Tänk på att den användare som hämtar nyckeln (steg 8–10) behöver ha behörigheterna Bokföring och Fakturering i Fortnox. Om det inte fungerar att hämta nyckeln, kontrollera att dessa behörigheter är tilldelade användaren. Det fungerar även om användaren är Sysadmin i Fortnox. Du behöver också ha integrationspaket aktiverat i Fortnox — det ser du under Administrera användare i Fortnox, där du också kan tilläggsbeställa integrationspaket.
Ladda ner Next Connect via länken nedan:
https://connect.next-tech.com/connect/NEXTConnectInstall.msi
-
Installera msi-paketet och sök fram NEXT Connect på din dator.
-
Gå till Next Project → Administration → Användare/Rättigheter och kontrollera att din användare finns med i gruppen Next Connect — lägg till den om den saknas.
-
Öppna Next Connect → klicka på Företag → klicka på Lägg till Företag.
NEXT Connect huvudfönster — notera att inget företag är valt.
-
Fyll i ert företagsnamn och välj vilket produktpaket/ekonomisystem ni använder.
Dialogen Lägg till Företag — välj produktpaket innan du bekräftar.
-
Fyll i det kundnummer ni har fått i Next. Du hittar det i webbadressen när du är inloggad i Next på webben:
Exempel: https://project.next-tech.com/XXXXXX/client/ -
Klicka på Inställningar.
Inställningar-dialog i NEXT Connect — notera fälten för kundnummer och programpaket.
-
Första gången du gör detta behöver du logga in med dina Next-uppgifter.
Inloggningsdialog visas ovanpå Inställningar — fyll i användaruppgifter.
-
För att integrera Next med Fortnox klickar du på Hämta ny nyckel. Det här steget görs bara av en person på företaget — om du inte är den personen kan du hoppa vidare till steg 11.
Fortnox-Inställningar — kontrollera vilka import- och exportfunktioner som är aktiverade.
-
Du omdirigeras till Fortnox där du loggar in, förslagsvis med ditt BankID, och väljer rätt företag om du har flera företag kopplade till ditt personnummer.
Inloggningsdialog mot Fortnox; BankID och alternativa inloggningsmetoder finns tillgängliga.
-
Klicka på Godkänn behörighet. Fortnox-fönstret stängs och du är kvar i Next Connect.
-
Bocka i de moduler i Next Connect som du vill använda — se beskrivningarna nedan för vad de innebär. Klicka sedan på OK när du är klar.
Fortnox-Inställningar — konfigurera import- och exportalternativ samt refresh token.
-
Om du vill ändra eller lägga till en modul i efterhand, klickar du på Företag → Inställningar → Inställningar.
-
Välj de moduler du vill använda, eller avmarkera de du inte vill ha.
-
Klicka på OK → Verkställ → OK.
Inställningar i Next Connect
När du ställer in integrationen gör du det i fönstret som visas i bilden nedan. Det här avsnittet beskriver vilka möjligheter som finns och vad du ska fylla i de olika fälten. En standardinställning för dig som har en Fortnox-integration ser ut som på bilden:
Fortnox-inställningar — kontrollera aktiverade import- och exportalternativ innan sparande.
Knappar och funktioner i Next Connect
Exportera eller spara fil — notera riktningen på pilen.
Projektexport
Används för att exportera projekten från Next till Fortnox. Det är viktigt att alltid använda den här knappen när du har skapat ett nytt projekt i Next — ha som vana att alltid börja med att exportera projekten till Fortnox. Via projektexporten kan du också skapa och uppdatera kunder i Fortnox, om du bockar i det alternativet. Projekt exporteras till Fortnox när de har minst status Beställt (kod 40).
Importknapp — används för att importera data till systemet.
Verifikatimport (kostnader och intäkter)
Används för att importera bokförda verifikat från Fortnox till Next. Verifikat importeras om följande kriterier uppfylls: 1) Verifikatet är bokfört i en serie som importeras. 2) Verifikatet är bokfört på ett projekt som finns i Next.
I fältet Serier skriver du in de verifikationsserier som ska importeras. Det vanligaste är manuella bokningar (oftast A), kundfakturor (oftast B) och leverantörsfakturor (oftast D). Kontrollera vilka verifikationsserier som används i ert företag och ange dessa här. Skriv serierna med stora bokstäver och separera dem med kommatecken (OBS utan mellanslag). Exempel: A,B,D
I fältet Bokslutsår skriver du in hur många år som ska importeras. Standard är 2 år, det vill säga nuvarande bokslutsår och föregående. Det är särskilt viktigt i samband med bokslut, eftersom det är vanligt att man arbetar med två år parallellt.
Tips! Gör du din första import av historik på ett projekt som pågått längre än 2 år kan du ange ett högre antal år, exempelvis 5, för att hämta 5 år bakåt i tiden.
Importikon — används för att importera eller överföra dokument i systemet.
Fakturaexport
Exporterar kundfakturor till Fortnox. Endast låsta fakturor exporteras. Dessa skapas i ekonomisystemet och tilldelas ett externt fakturanummer som återförs till Next. Du kan även uppdatera befintliga kunder och bokföra fakturorna automatiskt. Om du skickar dina kundfakturor från Next är rutinen: Lås kundfakturan i Next → fakturaexport i Next Connect → Skicka fakturan till kund från Next.
EFH-systemets ikon — notera applikationens startpunkt.
Leverantörsfakturaexport (endast om Next e-invoice används)
Används för att exportera färdighanterade leverantörsfakturor från Next e-Invoice till Fortnox. Även här kan du välja om justeringar på befintliga eller nyskapade leverantörer ska exporteras till Fortnox, samt om leverantörsfakturorna ska bokföras automatiskt.
Användarprofilikon — notera statusindikator med notifikationsmärke.
Leverantörsimport
Importerar befintligt leverantörsregister från ekonomisystemet till Next. Görs vanligtvis bara vid uppstart. Om du använder Next e-invoice blir Next master för ert leverantörsregister framöver.
Standardikon för användarprofil eller kontaktperson i systemet.
Kundimport
Importerar befintligt kundregister från ekonomisystemet till Next. Görs vanligtvis bara vid uppstart. Next blir sedan master för kundregistret.
Systemikon — representerar beräknings- eller ekonomifunktion i menyn.
Kontoimport
Importerar befintlig kontoplan från ekonomisystemet till Next. Ingen ytterligare automatisk uppdatering av kontoplanen sker i varken Next eller ekonomisystemet. Om du lägger till konton i ekonomisystemet framöver behöver du även lägga till dem i Next. Är det många konton kan du göra en ny kontoimport.
Kundfakturaintegration Next – Fortnox
För att möjliggöra integrationen av kundfaktura mellan Next Project och Fortnox behöver du göra inställningarna som beskrivs nedan.
Inställningar i Fortnox
Kontrollera följande inställningar i Fortnox:
Att priser visas exklusive moms (Kugghjulet → Fakturering → Registreringsvy)
Att husarbete är aktiverat (Kugghjulet → Fakturering → Husarbete)
Att projektredovisning är aktivt (Kugghjulet → Bokföring → Projekt)
Skapa artiklar
Skapa en artikel per intäktskonto enligt nedan. Tips: döp artikeln till samma nummer som intäktskontot, så är det enkelt att förstå kopplingen mellan Next Project och Fortnox. Det är uppgifterna i "Bokföringsuppgifter" som styr hur intäkten ska konteras när du skickar ett kundfakturaunderlag från Next Project till Fortnox.
Artikelkort, fliken Grunduppgifter — notera obligatoriska fält och bokföringsuppgifter.
Inställningar i Next Project
Kontoplan
Säkerställ att kontoplanen är inläst under Administration → Ekonomi → Kontoplan. Hur du importerar den beskrivs längre upp i den här artikeln.
Intäktskontering
Upprätta konteringsdimensioner och regler för intäktskonteringen under Administration → Ekonomi → Intäktskontering.
I exemplet nedan har vi valt att kontonummer, projektnummer och arbetsorder kan skickas till ekonomisystemet. Om kontering på AO/ÄTA-nivå är aktuellt ska dimensionen Arbetsorder även vara obligatorisk. Notera att det i så fall krävs ytterligare en bakomliggande inställning som ändras av en Next-konsult. Hör av dig till oss så kan vi hjälpa dig!
Fliken Konteringsdimensioner — kontrollera vilka dimensioner som är markerade som obligatoriska.
Under Intäktskontering → Konteringsregler kan du bestämma vilket konto som ska vara standardförslaget, vilket konto som gäller vid fakturering med byggmoms samt om några andra regler ska tillämpas. Exemplet nedan visar upplägget om ni enbart fakturerar med vanlig moms och byggmoms och därmed har två intäktskonton. Använder ni fler intäktskonton för fakturering i projekten rekommenderar vi att du kontaktar oss.
Konteringsregler under Intäktskontering — notera kolumnerna för kriterier och kontoinställningar.
Fortnox-artiklar i kontoplan i Next Project
Under Administration → Ekonomi → Kontoplan anger du artikelnummer från artiklarna i Fortnox i kolumnen "Artikelnr på faktura", samt momskoden på relevanta intäktskonton. Exempel:
Kontoplansidan under Ekonomi — notera kolumnerna för moms och extern momskod.
Hur Next föreslår att intäkten ska fördelas vid fakturering kan du se i fakturamodulens nedre del, i fliken "Intäktskontering". Om du vill läsa mer om intäktskontering, klicka här.
💡 Hör av dig till oss om du har frågor om din integration med Fortnox.