Denna artikel beskriver hur du aktiverar och konfigurerar integrationen Next Connect Spiris (tidigare eEkonomi) för att synkronisera Next Project med Spiris ekonomisystem. Artikeln riktar sig uteslutande till befintliga användare av Next Connect och går igenom installation, inloggning, tokenhantering samt inställningar för kund- och leverantörsimport.
Next Connect Spiris ersätts av vår molntjänst Cloud Link Spiris. Den här artikeln gäller enbart dig som redan har integrationen via Next Connect.
Aktivera integrationen
Ladda ner Next Connect via den här länken: https://connect.next-tech.com/connect/NEXTConnectInstall.msi
Installera msi-paketet och sök sedan fram NEXT Connect på din dator.
Gå till Next Project – Administration – Användare/Rättigheter och kontrollera att din användare finns med i gruppen "Next Connect".
Öppna Next Connect – klicka på Företag – klicka på Lägg till Företag.
NEXT Connect startsida — inget företag är valt, välj företag innan du fortsätter.
Fyll i ert företagsnamn och vilket produktpaket/ekonomisystem ni använder.
Dialogen Lägg till Företag — välj företagsnamn och produktpaket innan du bekräftar.
Fyll i det kundnummer du fått i Next. Det syns i länken när du är inloggad i Next på webben, till exempel: https://project.next-tech.com/xxxxxx/client/
Klicka på Inställningar.
Inställningsdialogen där programpaket kan läggas till eller tas bort.
Första gången du gör detta behöver du logga in med dina Next-uppgifter.
Login-dialog visas över Inställningar — fyll i användarnamn och lösenord.
För att integrera Next med Spiris behöver du först kontrollera att rätt företag är stjärnmarkerat om du har fler företag i ditt Spiris. När du har gjort det klickar du på Hämta ny token. Det här steget görs enbart av en person på företaget. Om du inte är den personen går du vidare till steg 9. Om du inte hamnar i vyn nedan efter att ha fyllt i dina inloggningsuppgifter klickar du på Inställningar.
Dialogrutan Visma eEkonomi inställningar — kontrollera aktiverade moduler och token.
Klicka på Hämta ny token. När du gör det omdirigeras du till Spiris där du loggar in som vanligt. Säkerställ att det står rätt företagsnamn vid inloggningen till Visma.
Visma Authorization — inloggningssida där användaren anger e-postadress.
Inställningar i Next Connect
När du gör inställningar i Next Connect görs det i fönstret som visas i bilden nedan, efter att du gått igenom stegen i föregående avsnitt. Här beskrivs vilka möjligheter som finns och vad du ska fylla i de olika fälten. En standardinställning för dig som har en integration med Spiris ser ut som på bilden nedan. När du bockat i och fyllt i informationen i fälten väljer du OK – Verkställ – OK.
Inställningsdialog för Visma eEkonomi — kontrollera aktiverade moduler och kontoinställningar.
Systemikon — representerar kontakt- eller kundtelefonifunktion.
Kundimport
Kundimporten är ett första steg för att få befintliga kunder i Next Project och ekonomisystemet att synka. När ni har importerat kunderna kan ni bocka ur den rutan. Den här importen görs vanligtvis bara en gång i samband med uppstart.
Inloggad användarprofil — notera rollindikator och profilikon.
Leverantörsimport
Även det här är ett första steg för att få befintliga leverantörer i Next Project och ekonomisystemet att synka. När ni har importerat leverantörerna kan ni bocka ur den rutan. Används Next e-Invoice kommer Next att vara master för ert leverantörsregister fortsättningsvis.
Systemikon — representerar kalkyl- eller räknesystemsmodul.
Kontoplan
Import av kontoplan till Next Project är en förutsättning för att kunna kontosätta artiklar och timmar i Next Project. När ni importerat kontoplanen kan ni bocka ur den rutan.
Applikationsikon — notera kombinationen av logotypelement för identifiering.
Projektexport
Används för att exportera projekt från Next Project till ekonomisystemet. Det är viktigt att alltid använda den här knappen om du har skapat ett nytt projekt i Next Project – ha som vana att alltid börja med att exportera projekten till ekonomisystemet. Via Projektexporten kan du även skapa och uppdatera kunder i ekonomisystemet.
Programikon — notera applogotypen för identifiering av applikationen.
Fakturaexport
Exportera kundfakturor till ekonomisystemet. Endast låsta fakturor exporteras. De skapas i ekonomisystemet – till en början som utkast där du bokför din faktura, varefter ett externt fakturanummer tilldelas i Next. Här kan du även uppdatera befintliga kunder.
EFH-systemets ikon eller logotyp — notera applikationens startpunkt.
Leverantörsfakturaexport
Används för att exportera leverantörsfakturor från Next e-Invoice till ekonomisystemet. Även här kan du välja om justeringar på befintliga eller nyskapade leverantörer ska exporteras till ekonomisystemet.
Programikon — starta affärssystemet härifrån.
Import av leverantörsfakturor
Används vid import av leverantörsfakturor från ekonomisystemet. I Visma Administration hämtar integrationen leverantörsfakturor baserat på leverantörsfakturans löpnummer, och därför är leverantörsfakturajournalen inte relevant i verifikatimporten (se nedan).
Verktygsfält — notera de tillgängliga programgenvägarna
Verifikatimport
Import av bokförda verifikat. I en standarduppsättning av Next med integration till Visma Administration hämtas enbart manuella verifikat, eftersom information från leverantörsfakturor (se ovan), lönekostnader och kundfakturor registreras i Next Project på annat sätt.
Kundfakturaintegration Next – Spiris
För att möjliggöra integrationen av kundfaktura mellan Next Project och Spiris behöver du göra inställningarna som beskrivs nedan.
Inställningar i Spiris
Kontrollera följande inställningar i Spiris:
Inställningar – Företagsinställningar – Faktureringsuppgifter: kontrollera att "Fakturerar husarbete" och/eller "Fakturerar grön teknik" är ikryssad om ni fakturerar med skattereduktion.
Inställningar – Företagsinställningar – Faktureringsuppgifter: kontrollera att "Visa priser exkl. moms för privatpersoner" är ikryssad.
Skapa artiklar
Skapa först en artikelkontering per intäktskonto (både konto med moms och omvänd moms kan användas i samma artikel) under Inställningar – Artikelkontering – Ny artikelkontering. Tips: döp artikeln till samma nummer som intäktskontot, så blir det enkelt att förstå kopplingen mellan Next Project och Spiris.
Artikelkategori-formulär — notera obligatoriska fält och kontoinställningar för moms.
Skapa sedan artiklar enligt era intäktskonton under Försäljning – Artiklar – Ny artikel.
Sidan Ny artikel — notera obligatoriska fält markerade med orange ramar.
Inställningar i Next Project
Kontoplan
Säkerställ att kontoplanen är inläst under Administration – Ekonomi – Kontoplan. Hur du importerar den finns beskrivet tidigare i den här artikeln.
Intäktskontering
Upprätta konteringsdimensioner och regler för intäktskonteringen under Administration – Ekonomi – Intäktskontering.
I exemplet nedan har vi valt att kontonummer, projektnummer och arbetsorder kan skickas till ekonomisystemet. Om kontering på AO/ÄTA-nivå är aktuellt ska dimensionen Arbetsorder även vara obligatorisk. Observera att det i det fallet krävs ytterligare en bakomliggande inställning som ändras av en Next-konsult. Hör av dig till oss så kan vi hjälpa dig!
Sidan Konteringsdimensioner — kontrollera vilka dimensioner som är markerade som valda och obligatoriska.
Under Intäktskontering – Konteringsregler kan du bestämma vilket konto som ska vara standardförslaget, vilket konto som gäller om du fakturerar med byggmoms samt om några andra regler ska tillämpas. Exemplet nedan visar upplägget om ni enbart fakturerar med vanlig moms och byggmoms och därmed har två intäktskonton. Använder ni fler intäktskonton för fakturering i projekten rekommenderar vi att du kontaktar oss.
Fliken Konteringsregler visar konfigurerbara regler för intäkts- och kundfordranskonton.
Spiris-artiklar i kontoplan i Next Project
Under Administration – Ekonomi – Kontoplan anger du artikelnummer från artiklarna i Spiris i kolumnen "Artikelnr på faktura", samt momskoden på relevanta intäktskonton. Exempel:
Kontoplansidan under Ekonomi — notera kolumnerna för moms och fakturainställningar.
Hur Next föreslår att intäkten ska fördelas vid fakturering kan du se i fakturamodulens nedre del, under fliken "Intäktskontering". Vill du läsa mer om intäktskontering kan du klicka här.
💡 Hör av dig till oss om du har frågor om din integration med Spiris.