Bakgrund

I Next finns det två sätt att hantera vilket konto en kundfaktura ska konteras på. Det ena sättet är att utgå från kostnadskonto som matchar mot en artikel från ekonomisystemet. Det andra sättet är funktionen Intäktskontering, det är sättet vi ska titta närmare på i den här instruktionen. Intäktskontering behövs exempelvis vid följande behov: 

• Integrationen kräver den, exempelvis Next Cloud Link (ersätter Next Connect för kunder med Fortnox och Visma e-Ekonomi).
• Om man vill att intäkten ska tillfalla rätt arbetsorder eller ÄTA och inte enbart Grundåtagande.
• Om samma typ av tjänst/vara kan tillfalla olika intäktskonton beroende på situation/mottagare. Exempelvis att arbetstid som faktureras kan konteras på ett konto vid försäljning till systerbolag och ett annat vid försäljning till externa kunder. Ett annat exempel är om man har olika intäktskonton beroende på ersättningsform. 

Om du har blivit kontaktad av Next för flytt till vår integration Next Cloud Link som ersätter Next Connect för Fortnox-kunder bör du kontrollera din uppsättning av intäktskontering. Om du saknar den här funktionen kommer vi att gemensamt att göra uppsättningen, läs gärna igenom informationen för att förbereda dig inför kommande möte. 

Uppsättning i Next Project

Uppsättning av regelverket som styr funktionen Intäktskontering hittar du i Administration-Ekonomi-Intäktskontering. Endast användare med den administrativa rättigheten 'Intäktskontering' har åtkomst till denna flik, dessutom krävs att funktionen är aktiverad i er databas. Om du vill aktivera funktionen, kontakta vår support. 

Konteringsdimensioner

Konteringsdimensioner avser den information som potentiellt kan följa med kundfakturan i exporten till ekonomisystemet. I våra standardintegrationer, Next Connect / Next Cloud Link, är dimensionerna 1-4 aktuella. Dimensionerna 5-6 ingår inte i vår standardintegration och kan således inte följa med till ekonomisystemet.

Vanligaste uppsättningen är att dimensionerna 1-3 är ibockade och att dessa även är obligatoriska. Om man enbart vill att intäkten ska komma på projektets grundåtagande bockar man inte i rad 3. Vill man att Kostnadsställe ska gå över med integrationen så bockar man även i den. 

Observera att om man i integrationen överför arbetsorder och ÄTA  som projekt till ekonomisystemet måste rad 3 "arbetsorder" vara ibockat. Det medför att intäkten kommer tillfalla rätt arbetsorder/ÄTA både i Next Project och i ditt ekonomisystem. Exempelvis projekt 10 000 arbetsorder 2 i Next kommer att  motsvaras av projektnummer 10 000-2 i ditt ekonomisystem. Observera att formateringen av projektnummer kan skilja mellan ekonomisystem och uppsättningar.

Om man inte tar med arbetsorder som en dimension konteras alla intäkter mot huvudprojektet, som exempel projekt 10 000 arbetsorder 2 i Next kommer då motsvaras av projektnummer 10 000 i ditt ekonomisystem.

Konteringsregler

I fliken Konteringsregler sätter man upp regelverket för de intäktskonton som används vid fakturering, konton för öresavrundning eller konton som används enstaka fall som exempelvis för inventarier behöver inte sättas upp. 

Den första raden avser en huvudregel som intäkten alltid hamnar på om inte någon undantagsregel på övriga rader uppfylls. Kontot som är satt som huvudregel används även vid manuella fakturor samt manuella justeringar på fakturarader. Undantagsregler kan skapas genom olika kriterier beroende på vad det är för typ av försäljning som intäkten ska hamna på.

Observera att balanskonto för kundfordran behöver anges i Next Project. I våra standardintegrationer är det ekonomisystemet som styr vilket konto det blir i bokföringen, d.v.s. det kommer inte från Next Project även om det anges i konteringsreglerna.

Nedan följer några vanliga uppsättningar av Intäktskontering. För mer komplicerade uppsättningar rekommenderar vi att ni tar kontakt med oss. Observera att det enbart är exempel, konton och uppsättning kan skilja sig beroende på era behov. 

Exempel 1. Avser när man har två intäktskonton för fakturering, ett för försäljning med 25% moms (3001) och ett för försäljning med omvänd skattskyldighet (3231). 
Om det är så att merparten av era fakturor är omvänd skatteskyldighet går det att sätta kontot 3231 som huvudregel och på rad två sätta exkluderad i kolumnen byggmoms med konto 3001. 

Exempel 2. Avser när man har fyra intäktskonton, där det utöver uppdelningen mellan försäljning med 25% moms och omvänd skattskyldighet, även görs skillnad mellan extern försäljning och försäljning inom koncernen.

Exempel 3. Avser när man separerar försäljning av varor och tjänster vid 25% moms och sedan har ett konto för omvänd skattskyldighet. Huvudkontot är satt till materialförsäljning då det kan komma många olika kostnadskonton. Angivna kostnadskonton är de konton som används vid tidrapportering i Next och ska generera en intäkt för tjänster vid fakturering. 

Koppling till ekonomisystem

För er som använder Next Cloud Link för Fortnox som integration behöver inga artiklar skapas i ekonomisystemet. 

Om du använder dig av Next Connect eller Cloud Link för Spiris eller Bjorn Lunden som integration mellan Next Project och ditt ekonomisystem behöver artiklar skapas i ekonomisystemet vilka du sedan ska koppla ihop med rätt intäktskonto i Next kontoplan. Artikelnumret från ekonomisystemet skrivs in i kolumnen Artikelnr på faktura och momskoden på intäktskontot i ekonomisystemet fylls i under kolumnen Extern momskod i Next kontoplan (Administration - Ekonomi - Kontoplan. En och samma artikel kan användas både för ett konto med 25% och ett konto för omvänd skatteskyldighet. 

För mer information om artiklar vid användning av Next Connect se följande instruktioner: 
Integration Next Connect - Fortnox
Integration Next Connect - Visma Administration
Integration Next Connect - Spiris

Behörigheter

Behörigheter för Intäktskontering styrs under Administration - Grupper/Rättigheter. För att kunna se och styra uppsättningen av Intäktskontering behöver man den Administrativa rättigheten "Intäktskontering", denna inställning rekommenderas för ekonomiadministratörer. 
För att se fliken Intäktskontering i fakturamodulen behöver man Modulrättigheten "Använd intäktskontering i fakturor". 

Du kan även ställa en specifik behörighet för hur man ska få använda intäktskontering i fakturor, du kan välja att man enbart får ändra projekt/AO/ÄTA och inte konton eller andra parametrar för regelverket i intäktskontering. 

Intäktskontering på en faktura i Next Project

När en ny faktura skapats i Next Project har man per automatik fått ett förslag på intäktskontering genererat utefter det regelverk som satts upp.

Observera att manuella fakturor och ändringar på fakturarader i regel konteras mot det intäktskonto som är satt som huvudregel i regelverket. Uppgifter om Intäktskontering måste därför uppdateras manuellt per rad om det ska vara annat konto än huvudregel. 

Förslaget på intäkskontering baseras på när underlaget skapas, inte när fakturan låses. Därav bör fakturans Intäktskontering alltid kontrolleras innan den markeras som låst och överförs till ekonomisystemet. Fakturans intäktskontering uppdateras om du ändrar t.ex. moms och byggmoms. 
OBS! Om du sedan ändrar tillbaka till moms så kommer alla rader att uppdateras enligt gällande regelverk och eventuella egna ändringar försvinner - detta är i de flesta fall inget problem men något man behöver vara uppmärksam på om man t.ex. byter från moms till byggmoms och tillbaka till moms.

Du ser även på varje enskild rad på fakturan till vilket intäktskonto en rad kommer att bokföras. Detta går, under förutsättning att man har rättigheten, att redigera manuellt. En stor fördel med att intäktskonto syns på varje rad är att du enkelt kan styra hur intäkten ska konteras. Du får en sammanställning på konteringen på fliken intäktskontering där du ser alla villkor och tillhörande rader. 

Du kan välja att visa eller dölja intäktskonteringen genom att visa/dölja kolumner eller genom att klicka på knappen Visa intäktskontering.
 

 
På underfliken Intäktskontering i fakturamodulen ser du hur konteringen fördelas, till vänster ser du regelverket och till höger ser du de rader på fakturan som omfattas av regelverket. Om du ändrar här så kommer alla rader på fakturan automatiskt att uppdateras. 

Fakturering med ROT/RUT/Grön Teknik

När man fakturerar ROT/RUT/Grön Teknik hanterar man reduktionen under fliken Skattereduktion. Vid manuella ändringar/tillägg av Typ av arbete och av reduktionsbelopp, på fakturarader eller under fliken Skattereduktion, påverkar enbart fakturan som skickas till kund inte vad som går över till ekonomisystemet. Dessa ändringar måste även ändras under Intäktskontering-Underlag till ekonomisystemet, det är dessa uppgifter som skickas till ekonomisystemet och i nästa steg kan används för ansökan till Skatteverket. 

Uppgifterna som finns i Underlag till ekonomisystem skapas i samband med att fakturaunderlaget skapas, inte när fakturan låses, och uppdateras endast till viss del vid justeringar på fakturan. Varför intäktskonteringen och underlag till ekonomisystem alltid bör kontrolleras.

För att underlätta hanteringen av fakturor med skattereduktion rekommenderar vi att fakturan förbereds genom att kontrollera prissättning och om ex. orderrader ska vara debiterbara eller inte.

Vid fastprisfakturor med skattereduktion rekommenderar vi er att lägga en eller två orderrader som faktureras, exempelvis "Fastpris material" och "Fastpris timmar". Vill ni från Next Project komplettera med hur många timmar som detta fastpris avser kan ni göra det under Skattereduktion - Välj typ av arbete - Arbetstimmar.  Timmarna kommer då enbart att skickas med till ekonomisystemet utan att redovisas på kundfakturan.

FAQ i samband med aktivering av Intäktskontering för kunder som inte har haft funktionaliteten sedan start

• Fråga: Varför kan jag inte låsa min faktura?
  Svar: Om det fanns fakturor som var påbörjade men saknade externt fakturanummer i samband med aktiveringen av Intäktskontering kommer du behöva manuellt lägga till raden för Intäktskontering. Det gör du genom att trycka på Balansera kontering, alternativt gröna plusset, i fliken Intäktskontering och komplettera med de tvingande fälten. 
   
• Fråga: Jag får ett felmeddelande när jag försöker kreditera en faktura? 
  
  
  
  Svar: Felmeddelandet är för att orginalfakturan skapades innan aktivering av Intäktskontering och saknar därmed raden för Intäktskontering vilket systemet kopierar vid kreditering. För att lösa problemet gör du följande: 
  1. Lås upp orginalfakturan.
  2. Gå till flik Intäktskontering och skapa raden genom att trycka på Balansera kontering och addera rätt konto och ev. annan information som saknas. 
  3. Lås orginalfakturan. 
  4. Kreditera fakturan på nytt. 
   
• Fråga: Tidigare har jag haft mer information om kundfakturan i ekonomisystemet men nu ser jag bara summan, kan vi ändra tillbaka? 
  Svar: Det stämmer, vid aktivering av Intäktskontering skickas enbart en rad per konto och projekt till ekonomisystemet med undantag för skattereduktionsfakturor där vi separerar arbete och material/övrigt trots samma intäktskonto. Vid övergång till Cloud Link skickar vi med kundfakturabilden för att underlätta hanteringen. 
   
• Fråga: Måste jag ha både "Byggmoms-bocken" i faktura och rätt konto i Intäktskontering?
  Svar:  Vid Cloud Link, Ja då är det nödvändigt då bocken byggmoms påverkar fakturans utseende och momssats medan Intäktskonteringen styr hur fakturan bokförs.
  Vid Next Connect-intergation påverkar Byggmoms-bocken även hur fakturan bokförs i ekonomisystemet.