Artikeln beskriver hur funktionen för massfakturering i Next fungerar och hur den används för att effektivt skapa stora mängder fakturor åt gången, exempelvis för avtal, hyror och abonnemang. Läsaren får en genomgång av hela flödet – från aktivering av funktionen och konfigurering av fakturamallar till hur mallarna kopplas till arbetsorder och hur massfakturor skapas.

I Next finns en funktion för massfakturering – perfekt för till exempel avtal, hyror och abonnemang. Funktionen aktiveras via supporten och gör det enkelt att skapa stora mängder fakturor på en gång.

Vill du se en inspelning om hur du arbetar med massfaktureringen? Du hittar den längst ner på den här sidan.

Vad är massfakturering?

Med massfakturering kan du sätta upp regelverk i form av så kallade fakturamallar. I mallarna bestämmer du vad som ska ingå vid fakturering – till exempel orderrader, märkningar och liknande. Du kan skapa flera olika mallar och anpassa dem efter dina behov.

Du kopplar sedan mallen till en arbetsorder, och när du fakturerar aktiveras automatiskt alla villkor du ställt in i fakturamallen. Nedan hittar du en genomgång av hur du arbetar med funktionen.

Flöde

Skapa fakturamallar → Applicera mall på arbetsorder → Säkerställ underlag → Skapa massfaktura.

Aktivera funktionen

Funktionen aktiveras via Next Support: support-project@aceve.com eller 013-470 40 13.

Sätt upp fakturamallar

När massfakturering är aktiverat konfigurerar du det via Administration – Ekonomi – Fakturamall.

Fakturamall-sidan visar filteralternativ för projekt, arbetsorder och kundtyp.

Faktureringsalternativ — notera inställningar för skattereduktion och bilagor.

1. Börja med att skapa en ny mall – det är grundförutsättningen som du sedan kopplar till en arbetsorder.
2. Sätt villkor för hur fakturan ska se ut, börja med fakturaalternativ.
   Här skräddarsyr du exakt vilken information som ska följa med till fakturan och på vilka statusar mallen ska appliceras. I exemplet ovan är det endast projekt med status Pågående eller Internhyra som tas med vid massfakturering.
   Ställ också in vilka AO-statusar, ersättningsformer och kundtyper som ska omfattas.
   Du kan även ange hur fakturan ska grupperas.
3. I nästa sektion, Leverantörsfakturor, väljer du om och hur du vill att leverantörsfakturor kopplade till en arbetsorder ska visas på fakturan.
4. Bokförda timmar kan också tas med – välj hur dessa ska visas på fakturan i det här fältet.
5. Orderrader – det här är troligtvis den vanligaste delen att fakturera via massfaktura. Här väljer du hur orderraderna ska sammanställas på fakturan.
6. Skattereduktion – ange om fakturamallen avser skattereduktion och vilken typ av arbete det gäller.
7. Bilagor – du kan ta med bilagor och väljer här vilka typer som ska inkluderas.
8. I den sista delen finjusterar du mallen efter dina önskemål. Du kan även skriva en egen fakturatext.

Koppla mall till arbetsorder

Arbetsorder-fliken visar lista och orderrader — notera status- och ekonomistatusfälten.

I fliken Arbetsorder kopplar du en fakturamall till en arbetsorder. Börja med att visa kolumnen för Fakturamall och välj sedan den mall som ska kopplas till den aktuella ordern.

Hur förbereder jag underlaget till fakturan?

Allt som finns på arbetsordern kan faktureras. Tänk på följande – det fungerar precis som en vanlig faktura, men fördelen är att du kan fakturera flera olika arbetsorder från flera olika projekt på en gång:

1. Om du massfakturerar och till exempel månadsfakturerar orderrader för abonnemang eller avtal måste varje orderrad ha ett Utfört datum. När du skapar en massfaktura väljer du en period, och det är ENDAST de orderrader som har ett utfört datum inom den perioden som följer med till fakturan. Detsamma gäller timmar och leverantörsfakturor – där är det Bokfört datum som avgör om kostnaden ska ingå i fakturan.
2. Raden måste vara debiterbar och ha en utförd mängd på minst 1.
3. Redan fakturerade rader inkluderas inte.

Tips!

Om du till exempel fakturerar avtal som orderrader är det smidigt att kopiera en skapad orderrad. Du kan till och med kopiera en orderrad och sätta ett framtida utfört datum, och på så sätt förbereda alla fakturor för hela året. I exemplet ovan är en rad förberedd för 2025-12-31, men du kan kopiera samma rad flera gånger med till exempel 2026-01-31, 2026-02-28 och så vidare.

Fliken Orderrader visar rader där kolumnerna Debiterbar och Fakturerad kan skilja sig.

Skapa fakturan

När du har kopplat fakturamallen till en arbetsorder och lagt in det underlag som ska faktureras är det dags att skapa fakturorna.

Massfakturering-sidan — notera fakturarader och tillgängliga fakturaflikar.

1. Gå till det projekt du vill skapa fakturan från. Tipset är att du har ett gemensamt projekt för massfaktureringen där alla fakturor skapas. Intäkten hamnar sedan på rätt arbetsorder i Next, men själva fakturan skapas alltid från ett projekt och samlar in alla underlag för att skapa separata fakturor för dem.
   Det spelar egentligen ingen roll vilket projekt du befinner dig i för att massfaktureringen ska fungera, men tipset är ändå att du har ett eller flera gemensamma projekt som du sköter faktureringen från.
2. Gå till fliken Faktura i Next och klicka på Massfakturering.
3. En ny ruta öppnas där du trycker på + för att skapa en ny massfaktura.
4. Välj vilken mall du vill fakturera med.
5. Välj period – det här är mycket viktigt och avgör vad som tas med i fakturan. Om du utelämnar datum kommer ALLT att följa med oavsett datum. Om du missar slutdatumet kommer allt från startdatumet och framåt att inkluderas. Välj därför ALLTID både ett start- och ett slutdatum.
6. Nu kan du skapa fakturan.

Inspelning – Massfakturera i Next