I Next finns en funktion för att kunna massfakturera, t.ex. avtal, hyror, abonnemang. Funktionen aktiveras via supporten och ger dig möjlighet att smidigt kunna skapa stora mängder fakturor.

Om du vill se en inspelning på hur man arbetar med massfaktureringen så finns den längst ner på sidan.

Funktion

Massfaktura innebär att man kan sätta upp regelverk med olika så kallade fakturamallar där man kan skapa mallar för vad som ska följa med vid fakturering, t.ex. endast orderrader, märkningar etc. Detta går att anpassa i flera olika mallar.

Man knyter sedan mallen till en arbetsorder och när man sedan fakturerar så kommer alla villkor man ställt i fakturamallen att aktiveras. Nedan följer en instruktion om hur du arbetar med funktionen:

Aktivering

Funktionen aktiveras via Next Support, support@next-tech.com eller 013-470 40 13

Flöde

Skapa fakturamallar -> Applicera mall på arbetsorder -> Säkerställ underlag -> Skapa massfaktura.

Uppsättning av mallar

När massfaktura är aktiverat så gör man konfiguration av den via Administration - Ekonomi - Fakturamall

1. Börja med att skapa en ny mall - det här är hela grundförutsättningen för mallen som man sedan kopplar till en AO.
2. Sätt nu villkor för hur fakturan ska se ut, börja med fakturalternativ. 
   Här kan du skräddarsy exakt vilken information som ska med till fakturan samt t.ex. på vilka statusar mallen ska appliceras. I exemplet ovan är det endast projekt med status Pågående eller Internhyra som tas med vid massfakturering. 
   Ställ även in vilka AO-statusar, ersättningsformer och kundtyper som ska omfattas.
   Du kan även ställa in hur fakturan ska grupperas. 
3. I nästa sektion, Leverantörsfakturor, avgör du om och hur du vill att leverantörsfakturor som hör till en AO som ska massfaktureras ska synas på fakturan.
4. Bokförda timmar går också att gå med, välj hur dessa ska synas på fakturan i detta fält.
5. Orderrader - det här är nog den vanligaste delen för innehåll att fakturera via massfaktura. Här väljer du hur dessa ska sammanställas på fakturan.
6. Skattereduktion - ange om fakturamallen avser skattereduktion och vilken typ av arbete.
7. Bilagor - du kan ta med bilagor, här väljer du vilka typer som ska med.
8. I den sista delen finjusterar du mallen för dina önskemål och du kan även skriva en egen fakturatext osv. 

Koppla mall till arbetsorder

I fliken Arbetsorder så kopplar du en fakturamall till en arbetsorder genom att först visa kolumnen för Fakturamall och sedan välja den mall som ska kopplas till den aktuella ordern. 

Hur gör jag rent praktiskt för att få underlag till fakturan? 

Allt som ligger på arbetsordern kommer att kunna faktureras men du bör tänka på följande, det är precis som vilken faktura som helst men fördelen är att du kan fakturera flera olika AO från flera olika projekt på en gång:

1. Om du massfakturerar och t.ex. månadsfakturerar orderrader för exempelvis abonnemang/avtal så måste varje orderrad ha ett Utfört datum. När du sedan skapar en massfaktura så kommer du att välja en period och då är det ENDAST de orderrader som har utfört datum inom perioden som kommer med till fakturan. Detsamma gäller timmar och leverantörsfakturor, men då är det Bokfört datum som gäller och som avgör om kostnaden ska med till fakturan eller inte. 
2. Raden måste vara debiterbar och har utförd mängd minst 1.
3. Redan fakturerade rader kommer inte med.

Tips! 

Om du t.ex. fakturerar avtal som orderrader så är det smidigt att kopiera en skapad orderrad, du kan t.om. kopiera en orderrad och sätta utfört datum till framtida datum för att på så sätt förbereda alla fakturor som kommer för året. I exemplet ovan har jag förberett för 2025-12-31, men skulle kunna kopiera samma rad flera gånger men med 2026-01-31, 2026-02-28 etc. Se exempel nedan:

 
Fakturera 

När du har kopplat fakturamallen till arbetsorder och lagt in underlag som ska faktureras så kan du nu skapa fakturorna.

1. Gå till det projekt du önskar skapa fakturan från. Tipset är att du har ett gemensam projekt för massfaktureringen där alla fakturor skapas. Intäkten kommer sedan att hamna på rätt arbetsorder i Next men själva fakturan skapas alltid upp från ett projekt och samlar in alla underlag som finns och skapar separata fakturor för dem. 
   Det spelar egentligen ingen roll i vilket projekt du står för att det ska fungera att massfakturera, men tipset är ändå att du har ett eller flera gemensamma projekt som du sköter faktureringen från.
2. Gå till Faktura-fliken i Next och klicka på Massfakturering.
3. En ny ruta dyker upp där du trycker på + för att skapa en ny massfaktura
4. Välj vilken mall du vill fakturera.
5. Välj period - detta är mycket viktig och avgör vad som kommer med till fakturan. Om du utelämna datum kommer ALLT oavsett datum att följa med. Om du missar slutdatum kommer allt från startsdatum och framåt att komma med till fakturan. Så välj ALLTID ett start och slut-datum här.
6. Nu kan du skapa fakturan.

Inspelning - Massfakturera i Next