Ett uppskattat arbetssätt i Next Project är att produktion och ekonomi använder sina respektive kunskaper i faktureringen.

Produktion – skapa fakturaunderlag

Projektledaren/platschefen brukar ansvara för att ta fram fakturaunderlaget, och följer därför dessa steg:

• kontrollerar allt inrapporterat (löpande projekt) eller den aktuella betalplanen
• skapar fakturaunderlaget från arbetsorder/betalplan/dagbok/ÄTA/faktura-modulen beroende på arbetssätt.
• i Fakturamodulen kontrollerar att allt ser korrekt ut till innehållet så som fakturarader, bilagor, fördelning av skattereduktion, fakturamärkning. 
• när allt ser korrekt ut --> markera fakturaunderlaget med Klar för fakturering.

För att minska risken för misstag kan man med fördel ta bort rättigheten att låsa och skicka fakturor för de som endast ska skapa fakturaunderlag. 

Ekonomi – lås och skicka faktura

Ekonomi tar över för kontroll och utskick av fakturor.

För att få fram fakturor som är Klara att fakturera:

• Markera rätt mapp i Trädvyn
• aktivera ikonen för Visa underliggande data,
• filtrera fram fakturor enligt följande villkor:

  • Klar för fakturering = sant

  • Externt fakturanr = saknas

• sortera raderna genom att klicka på kolumnen Låst.

I listan syns nu alla de fakturaunderlag som är klara att behandlas av ekonomi överst och sedan de som är låsta men ej exporterade till ekonomisystemet. 

Ekonomi går sedan genom dessa steg:

1. Granska fakturan. Det som vanligtvis kontrolleras av ekonomi är:

   • Kunduppgifter

   • Fakturatyp

   • Moms

   • Intäktskontering

   • Uppgifter för skattereduktion

2. Lås fakturaunderlaget, det är nu underlaget blir en faktura.

3. Integration mot ekonomisystemet körs
   När integrationen mot ekonomisystemet har körts med ett lyckat resultat så är fältet Externt fakturanummer ifyllt med ett fakturanummer.
   Observera att det är först därefter som fakturan ska skickas till kund.

4. Kontrollera att fakturan i Project fått ett fakturanummer i fältet Externt fakturanr
   Om fältet innehåller ett ”! med en efterföljande text” innebär det att något gått fel.
   Läs felmeddelandet och åtgärda, alternativt kontakta Next Support för hjälp.

5. Skicka fakturan till kund, via c-Invoice, e-post eller utskrift och kuvertering.
   Filtrera fram fakturor som är redo att skickas till kund:

   • Låst = Sant

   • Distributionsstatus = Saknas
     
     Tips! Glöm inte att markera fakturan som skickad för enklare spårbarhet.