Denna artikel beskriver hur leverantörsmatchning fungerar vid tolkning av e-fakturor i två olika flöden: det nya flödet via Optosweden och det gamla flödet via Crediflow. Läsaren får en genomgång av vilka faktorer som påverkar matchningen, såsom leverantörsnummer, organisationsnummer och betalningsuppgifter, samt hur matchningsprocessen ser ut steg för steg i respektive flöde.
Nya flödet (Optosweden)
I det nya flödet får vi oftast leverantörsnumret direkt i filen. Om leverantörsnumret saknas lämnas leverantörsfältet tomt.
Leverantörsmatchningen utgår från informationen i leverantörsregistret, som sedan matchas mot informationen på fakturan. De viktigaste faktorerna för en bra matchning är:
- Leverantörsnamn
- Organisationsnummer eller VAT-nummer
- Betalningsuppgifter, till exempel bankgiro, IBAN-nummer eller annat kontonummer som finns på fakturan
När dessa uppgifter finns på plats brukar matchningen bli träffsäker – förutsatt att det inte finns dubbletter av leverantören, eller att registret innehåller information som inte återfinns på fakturan.
Det är också bra att komplettera med ytterligare information från fakturan, till exempel en adress, ett telefonnummer eller annan information som kan skilja leverantören från andra. Tänk på att även denna information behöver finnas på fakturan för att den ska göra någon skillnad.
Grundreglerna för hur verifieringen fungerar finns under DOKUMENTÖVERSIKT i den här artikeln. I slutet av dokumentationen finns även information om arbetssättet kring verifiering.
Gamla flödet (Crediflow)
I det gamla flödet kontrolleras momsregistreringsnumret mellan fakturan och NEXT. Nedan ser du en översikt över hur matchningsprocessen fungerar:
- Momsregistreringsnummer OK
- Kontroll av BG = OK → MATCHAD
- Kontroll av BG = fel → FEL
- Kontroll av BG = saknas
- Kontroll av PG = OK → MATCHAD
- Kontroll av PG = fel → FEL
- Kontroll av PG = saknas
- Kontroll av IBAN = OK → MATCHAD
- Kontroll av IBAN = fel → FEL
- Kontroll av IBAN = saknas → EJ MATCHAD