Denna artikel förklarar hur funktionen ägarprojekt (organisatoriskt projekt) fungerar i Next och hur den används för ekonomisk uppföljning. Artikeln beskriver de vanligaste användningsområdena, däribland maskinuppföljning och timkostnadsuppföljning, och illustrerar med konkreta exempel hur kostnader och krediteringar fördelas mellan utförandeprojekt och ägarprojekt.

Vad är ett ägarprojekt/organisatoriskt projekt?

Ägarprojekt är en funktion i Next som används för att göra ekonomisk uppföljning på artiklar eller på timmar. Funktionen genererar en kostnad i arbetsordern eller ÄTAn där den rapporteras och skapar samtidigt en kreditering i ägarprojektet. Det här är särskilt användbart om du vill följa upp kostnaden för till exempel en maskin, eller om du vill stämma av schablonkostnader mot verkliga kostnader.

Användningsområden

Maskinuppföljning

Det vanligaste användningsområdet för ägarprojekt är att knyta artiklar till ett ägarprojekt. Här är ett konkret exempel på hur det kan se ut:

• Du har en maskin i din prislista — till exempel en hjulgrävare som heter Volvo EW160. Kostnaden för maskinen är 700 kr per timme exklusive förare. Tänk på det som en internhyra för maskinen.
• Du skapar ett nytt projekt som du kallar Volvo EW160 och placerar det på lämplig plats.
• I prislistan lägger du in projektet som ägarprojekt på artikeln. Se exempelbilden nedan, där ägarprojektet heter M1002.
  

  Artikellistan — notera kolumnerna för kostnad, pris och debiterbarhet.

• När maskinen återrapporteras i fält eller via klienten får det projekt där rapporteringen utförs en kostnad motsvarande antalet timmar maskinen har körts. Till exempel ger 10 timmar en kostnad på 7 000 kr i utförandeprojektet.
  

  Fliken Orderrader visar artikelrader med enhetskostnad, pris och debiterbarhet.

• Samtidigt som kostnaden registreras i utförandeprojektet skapas en kreditering i ägarprojektet — i det här fallet M1002.

Vad är då nyttan med det här? Om du använder ditt ägarprojekt fullt ut kan du följa ekonomin på maskinen på ett bra sätt. Du kan till exempel lägga in alla löpande kostnader direkt på ägarprojektet — rapportera tid för tvätt och service, och kontera leverantörsfakturor som rör maskinen mot ägarprojektet.

När du lägger in kostnader sker en debitering mot projektet. I exemplet ovan rapporterades 10 timmar maskintid à 700 kr, vilket ger en kreditering på 7 000 kr i ägarprojektet — en sorts omvänd intäkt. Se bild 1.

Om du sedan lägger in en kostnad för till exempel försäkring och service på totalt 5 000 kr på maskinprojektet (ägarprojektet) får projektet en bokförd kostnad på 5 000 kr.

Fliken Kostnader visar verifikat — notera möjligheten att dela verifikat.

Krediteringen kan ses som en internhyra som krediteras projektet, medan kostnader i form av timmar och leverantörsfakturor debiteras projektet. Dessa beräknas sedan mot varandra.

I det konkreta exemplet ovan — med en kostnad på 5 000 kr och en kreditering på 7 000 kr — ger det ett resultat på 2 000 kr för maskinen. Bilden nedan visar nyckeltal från projektkortet. En negativ kostnad är ett gott tecken — det betyder att maskinen går med plus.

Ekonomisammanställning — notera raderna för Budget, Bokfört och Prognos.

Timkostnadsuppföljning

På samma sätt som med ägarprojekt på artiklar kan du använda organisatoriskt projekt på användare i användarregistret. Markera användaren och scrolla till kolumnen Organisatoriskt projekt och välj det projekt du vill använda — till exempel ett personalprojekt.

När det organisatoriska projektet är satt på användaren kommer kostnaden för användaren — baserat på vilken roll man rapporterar som — att gå in som en kreditering mot personalprojektet. När du sedan följer upp personalprojektet kan det till exempel se ut så här:

Kostnadslistan visar verifikationer kopplade till projekt, notera möjligheten att dela verifikat.

Principen är alltså densamma som med ägarprojekt på artiklar. Fördelen är att du kan stämma av kostnaden i projekten mot den verkliga lönekostnaden och anpassa schablonkostnaden för timmar utifrån det.

För att det här ska fungera krävs att du projektkontar all lönekostnad mot personalprojektet.

Avancerat — InternalHourCost

I Next finns en inställning som heter InternalHourCost. Den styr om en artikel från prislistan ska generera en kostnad i en arbetsorder eller ÄTA. Här nedan förklarar vi de olika scenarierna där den här inställningen kan bli aktuell.

Bakgrund

Inställningen rör artiklar från prislistan i Next och ingenting annat. På varje artikel i Next kan du lägga in en kostn/enh där du anger självkostnaden för artikeln — det vill säga vad det kostar projektet att använda den. Har du till exempel en maskin som kostar 600 kr i timmen i drift lägger du in 600 kr som kostn/enh. För varje timme maskinen rapporteras belastas projektet med 600 kr i kostnad. Det kanske dock inte alltid är önskvärt, framför allt inte när du kalkylerar kostnader i en ÄTA. Med bakgrund till det finns inställningen InternalHourCost, som låter dig styra om och hur en kostnad från en artikel ska uppstå.

InternalHourCost = 0

Jag vill inte ha någon kostnad på några artiklar eller orderrader överhuvudtaget i Next.
Den här inställningen gör precis det. Oavsett hur och var du rapporterar en artikel kommer ingen kostnad att uppstå. Det här är det mest ovanliga scenariot och innebär att orderrader aldrig genererar en kostnad i dina projekt.

InternalHourCost = 1

Jag vill ha en kostnad på artiklar och orderrader i Next — men bara om artikeln hämtas från prislistan och dessutom har ett ägarprojekt.
Den här inställningen är generellt sett vår rekommenderade inställning. Den fungerar utmärkt både för kostnadsuppföljning och för att säkerställa att du kan göra kalkyler på ÄTA utan att få med en bokförd kostnad.

InternalHourCost = 3

Jag vill ha en kostnad på alla orderrader och artiklar i Next, oavsett om det finns ett ägarprojekt eller inte.
Precis så fungerar det. Oavsett om du lägger in en artikel från prislistan eller skapar en manuell orderrad på en ÄTA eller arbetsorder kommer det att bli en bokförd kostnad i projektet. Det stämmer oftast överens med hur du vill ha det, men kan ställa till problem om du arbetar mycket med ÄTA och behöver kalkylera utan att en kostnad bokförs.