Produksjon – opprett fakturagrunnlag
Prosjektlederen/plassjefen oppretter fakturagrunnlaget, sørger for at innholdet er korrekt, og avslutter med å angi at fakturagrunnlaget er "Klar for fakturering." For dem kan det være en fordel å fjerne rettighetene til å låse og sende fakturaer, med formål om å redusere risikoen for feil.
Økonomi – lås og send faktura
Økonomi tar over ved å markere riktig mappe i Tregvisningen, aktivere ikonet for "Vis underliggende data," filtrere frem fakturaer etter følgende vilkår:
Klar for fakturering = sant
Eksternt fakturanr = mangler
og deretter sortere radene ved å klikke på kolonnen "Låst."
Resultatet blir fakturagrunnlagene som er klare til å behandles av økonomi, vises først i listen, kan kontrolleres/justeres, og deretter låses, sendes til kunden og økonomisystemet. Denne gruppen får rettigheter til å låse/låse opp og sende fakturaer. I forbindelse med at fakturagrunnlaget låses, blir det en faktura.
Det som typisk kontrolleres av økonomi er:
Kundens opplysninger
MVA
Inntektsføring
Opplysninger for skattereduksjon
Her er noen viktige ting å tenke på i forbindelse med at fakturaen sendes til økonomisystemet og til kunden:
Gjennomgå fakturaen som beskrevet ovenfor
Lås fakturaen
Kjør integrasjonen mot økonomisystemet
Når integrasjonen mot økonomisystemet har kjørt, skal feltet "Eksternt fakturanummer" være fylt ut. Først da kan fakturaen sendes til kunden.
Unntak fra ovennevnte kan forekomme, avhengig av integrasjonsløsning.
Hvis Next-tjenesten c-Invoice brukes for distribusjon av kundefakturaer, gjelder alternativ a ovenfor angående "Eksternt fakturanummer," uavhengig av integrasjonsløsning.
Kontroller at fakturaen i Next har fått et fakturanummer i feltet "Eksternt fakturanr."
Hvis feltet inneholder et "! med en påfølgende tekst," betyr det at noe har gått galt. Les feilmeldingen og rett opp, eller kontakt Next Support for hjelp.
Send fakturaen til kunden, via c-Invoice, e-post eller utskrift og konvoluttering.