Hurtigguide

1. Gå inn i Administrasjon – Brukere

2. Gå inn i Administrasjon – Grupper

3. Gå inn på Administrasjon – Prosjektrettigheter

Her følger en kort beskrivelse av et grunnleggende oppsett med prosjektrettigheter. Veiledningen er basert på et eksempel med et fiktivt selskap for å gjøre det lettere å forstå flyten.
​

Svensk Markentreprenad har tjue yrkesarbeidere og fire prosjektledere - Mats, Erik, Sanna og Lotten. Det er også en person som fungerer som lagbas på prosjekter ved behov.

Prosjektlederne driver sine egne prosjekter og rapporterer også tid mot disse. I tilfeller av fravær eller annen tid, rapporterer de også mot interne prosjekter og fraværsprosjektet i Next Project. Hver prosjektleder har en egen prosjektnode der de legger inn sine egne prosjekter.

Bedriften har også flere innleide underentreprenører (UE) som skal kunne rapportere tid mot utvalgte prosjekter. Dette ønsker man å kunne styre fra gang til gang når man anskaffer UE til et prosjekt.

På kontoret er det to administratorer som håndterer fakturering og lønnsadministrasjon, samt en administrerende direktør (CEO) som ønsker innsikt i alle prosjekter. Revisor krever også årlig innsyn for avstemming.

Det er et svært viktig trinn å først sette seg ned og kartlegge hvordan tilgangene skal være, hvem som skal få tilgang til hva og til hvilke prosjekter. Her kan man lett skape forvirring hvis man ikke tenker klart.

I Svensk Markentreprenads tilfelle er følgende behov identifisert:

Alle rettigheter til ulike deler av Next Project settes opp via fanen Grupper under knappen 'Administrasjon'. I Next Project setter man opp rettighetene som følger:

I selskapet Svensk Markentreprenads tilfelle må man opprette flere nye grupper for å få til rettighetene. Vi anbefaler at man oppretter nye grupper og gjør dem klare før man fjerner de gamle gruppene – dette for å unngå at en gammel arv av rettigheter blir liggende igjen og forstyrrer, noe som kan føre til at man ser for mye eller for lite i Next Project.

Når gruppene er opprettet, skrive- og leserrettigheter er satt, medlemmer er tildelt gruppen samt de administrative rettighetene er klare for HVER gruppe, skal prosjektrettighetene deles ut på prosjektene. Koble på prosjektrettighetene på prosjektet.

Gå til Administrasjon -> Brukere/Rettigheter -> Prosjekttillatelser, marker deretter det prosjektet som skal tildeles tilgang.

Velg hvilke grupper som skal ha tilgang til prosjektet. Huk av i boksen ´Tilgang´.

Kontroller om underliggende prosjekter skal omfattes av rettigheten, om rettigheten skal "arves" ned til underliggende prosjekter.

Huk av for ´Omfatter underprosjekter´ i så fall. Hvis en gruppe er gråmarkert (for eksempel Super-admin nedenfor i bildet), skyldes det at gruppen allerede arver tilgangen til dette prosjektet fra et prosjekt som ligger høyere opp i prosjektstrukturen.

Fanen "Prosjekttilgang" har to underfaner - "Gruppe" og "Bemanning". Over er fanen "Gruppe" behandlet. Fanen "Bemanning" brukes til manuelt å bemanne prosjekter med ressurser, for eksempel en spesifikt utpekt UE eller bruker.

I bildet ovenfor vises ruten "Brukere". Her markerer du de personene som skal ha tilgang til prosjektet (hvis gruppen er satt opp med manuell bemanning). Avmerkingsboksen "Vis standardbemanning" viser hvilke personer som inngår i gruppen som standard – disse kan du ikke endre. Hvis du vil bemanne et prosjekt manuelt, for eksempel hvis du vil at kun en spesifikk UE skal ha tilgang til prosjektet, så markerer du den personen og lagrer deretter.

Når prosjektet har blitt bemannet med gruppe/manuell bemanning, gjelder tilgangene umiddelbart. Alle må laste inn Next Project på nytt for at endringene skal tre i kraft – både på mobilen og i klienten.

I vårt eksempel med selskapet Svensk Markentreprenad, vil tillatelsene se ut som følger:

Hvis du lurer på noe i oppsettet, kan du kontakte [email protected] for mer informasjon. Vi vil da ta kontakt med deg for å planlegge en gjennomgang.