Den här artikeln beskriver hur du använder Inköpsmodulen och dess funktioner.

I Inköpsmodulen kan du lägga upp olika inköp inom projektet där du kan hantera:

I de fall man använder Inköpsrader kommer Budget summa och Köpt summa hämtas från inköpsraderna, i övriga fall kan man ange summorna direkt på inköpsposten i den övre vyn.

När man lägger till ett nytt inköp kan man välja en Företagskategori och då automatiskt få kontonummer ifyllt, om företagskategorin är kopplad till ett kontonummer i kontoplanen.

De leverantörer som läggs till på inköpsposten visas också i projekts kontaktlista som UE och sedan inköpets benämning, se nedan.

Det finns möjlighet att detaljera innehållet i ett inköp i olika inköpsrader. Det går att ange både budget och faktiskt köp i antal, pris och summa.

Om man har skapat inköpsrader så kommer Budget summa samt Köpt summa på inköpsposten i övre vyn att hämtas härifrån.

För en inköpspost kan man lägga till en eller flera aktuella UE/Leverantörer. Man kan antingen hämta från leverantörsregistret eller skriva in egna nya.

Väljer man att hämta från leverantörsregistret kommer den kontaktperson som är vald för “Förfrågningar” för den leverantören att sättas som Leverantörskontakt. Detta kan givetvis ändras senare.

Om man valt en Företagskategori för inköpsposten och sedan använder Lägg till leverantör, är listan med leverantörer förfiltrerad med den företagskategorin.

Leverantörsstatus anger hur komplett information som finns i leverantörsregistret för den aktuella leverantören.

Lägger du till en leverantör genom lägg till-knappen och skriver själv in namn på företaget och kontaktperson, sparas detta bara inom Inköpsmodulen. Det sker alltså ingen uppdatering av leverantörsregistret och det behövs heller inga extra rättigheter för detta. En sådan leverantör har du sen möjlighet att lägga till i Leveratörsregistret genom “Spara som ny leverantör” men då krävs särskilda rättigheter för Leverantörer.

Från denna flik finns det möjlighet att ändra en leverantörskontaktperson och tillhörande kontaktinformation. Ändrar man informationen här uppdateras också information i leverantörsregistret.

Här finns också möjlighet att lägga in anbudssummor och göra egna justeringar. Man har möjlighet med upp till tio egna kolumner för justeringar där man även har möjlighet att ange egen rubrik istället för Text X/Justerat X.

Observera att fliken Leverantörer enbart är avsedd för utvärdering och justeringar beroende på innehållet i de olika anbuden. Dessa siffror är inte kopplade till de summor som finns för respektive inköpsposten och anledningen till detta är att man ska kunna göra justeringar som inte nödvändigtvis blir faktiska kronor och ören i det slutliga avtalade summan.

När man sätter Status på en leverantör till en “Slutlig” (sätts under Administration -> Inställningar-> Statusar -> Anbudsstatus), kommer den leverantören att sättas på den aktuella inköpsposten.

För en inköpspost kan man även skapa upp en Betalplan mot UE/Leverantör.

Om man använder NEXT e-Invoice kan man även koppla enskilda fakturor till lyft i Betalplanen och presenteras det fakturerade beloppet och leverantörens fakturanummer i respektive kolumn.

När man i e-Invoice vill koppla leverantörsfaktura till lyft i betalplanen, sker matchning på projekt, kontonummer och leverantör. Det innebär att inköpsposten måste vara märkt med samma leverantör, konto och projekt som leverantörsfakturan. Om man sätter ett anbud till en slutlig status märks inköpsposten med den leverantören, men man kan även ange leverantören manuellt på inköpsposten.

Om man inte använder Next e-Invoice kan man i modulen Bokf kostn/Int knyta sina kostnader till ett specifict inköp och dess betalplan. Även här behöver projektet, kontonumret och leverantören vara samma för att du ska kunna göra kopplingen.

Betalplaner för inköp (kostnader till leverantör/UE) och relaterade kostnader för inköp visas i modulen Projektöversikt.

Betalplan inköp (visas om Inköpsmodulen används) visar summan av alla Belopp i betalplaner för alla inköpsposter på fliken ´Inköp´, för projektet

Anledningen till att summan av alla Belopp från betalplaner för alla inköpsposter används i stället för summan av Köpt summa för alla inköpsposter är att Köpt summa kan skilja mot summan av lyften i betalplanen för ett inköp. Det är troligast att summan av Belopp från betalplanen stämmer mer med utfallet.

Om man markerar en inköpspost kan du skicka e-post inklusive bilagor till aktuella leverantörer.

Observera att en leverantör måste ha en kontaktperson med en e-post-adress inlagd för att komma med i listan över mottagare i e-post-rutan. Annars kommer de inte med.

Under modulen Prognos kan man inom en prognos per konto se aktuella summor för Inköp. Detta är bara presentation, vill man justera något gör man det i Inköpsmodulen.

Om man väljer ett konto har man även möjlighet att se en avstämning per konto där du kan se Inköpen och dess betalplaner