Denne artikkelen beskriver hvordan du importerer en kalkyle fra Wikells til Next Project, inkludert nødvendige forberedelser og konfigurasjoner. Artikkelen gjennomgår hvordan kalkylen importeres til arbeidsordre henholdsvis budsjett, samt hvordan du kartlegger kontoer og yrkesroller mellom de to systemene.

Forberedelser

Før du kan importere en kalkyle fra Wikells til Next Project, må du gjøre noen forberedelser:

1. Gå til Administrasjon – Grupper/Rettigheter i Next Project og merk gruppen som skal ha rett til å importere kalkyler. Kryss av "Full rettighet" for "Administrer innstillinger for kalykeimport".
2. Eksporter kalkylen fra Wikells i .txt-format. Du gjør det under Arkiv – Eksport i Wikells.
3. Konfigurer kalykeimporten og kartlegg kalkylen mot Next. Du gjør det under Administrasjon – Integrasjoner – Kalykeimport – Kartlegging mellom kalyksystem og Next.

Import til arbeidsordre

Wikells-kalkylen er delt inn i kapitler som består av kalykepostaler på ulike nivåer. Hvert kapittel i kalkylen oppretter en arbeidsordre i Next Project.

Hver arbeidsordre får to ordrelinjer – en for materialer og UE samt en for arbeid. Du angir kontoer for disse ordrelinjene under Administrasjon – Integrasjoner – Kalykeimport – Kartlegging mellom kalyksystem og Next. Merk Wikells og fyll inn informasjonen under Spesielle kontoer.

Kalykeimport-fanen viser seksjonene Kartlegging, Kontoer, Yrkesroller og Spesielle kontoer.

Under hver arbeidsordre vises to ordrelinjer – en for arbeid/UE og en for materialer. Kostnader som ikke gjelder materialer, UE eller arbeid, ender opp som en egen ordrelinje under en ekstra arbeidsordre som heter FELLES UTGIFTER.

Fanen Ordrelinjer — merk kolonnene Kalykmengde og Utført mengde.

Import til budsjett

For å importere Wikells-kalkylen til budsjett i Next, må kalykepostene ha en konto. Materialer og UE summeres for alle kalykeposte per konto. Arbeidskostnaden summeres til samme konto som brukes ved import til arbeidsordre.

Kalykeposte som mangler konto, summeres separat, slik at du ser at det finnes verdier i kalkylen som ikke kan importeres. Disse verdiene må du legge til manuelt i kalkylen. Det samme gjelder utgiftspåslaget på kalykepostene – de mangler konto, og du må selv bestemme hvordan de skal legges til i budsjettet. Summen av disse utgiftene vises sammen med eventuell ukontert sum.

Det er vanlig at kontoer i Wikells-kalkylen ikke stemmer overens med kontoplanen i Next Project. Du kan enten justere kontoen direkte i Wikells, eller kartlegge dem slik at de oversettes til bokføringskontoene i Next Project – da trenger du ikke å synkronisere kontoplanene. Du gjør denne kartleggingen under Administrasjon – Integrasjoner – Kalykeimport – Kartlegging mellom kalyksystem og Next. Merk Wikells og gå deretter til Kontoer. Det er kontoen i kolonnen "Konto i Next" som brukes i budsjettet og som kostnader bokføres på.

Kalykeimport-fanen viser kartlegging av kontoer, yrkesroller og spesielle kontoer.

Beregning av timesatser

I Wikells har hver rolle en timesats som tilsvarer timesatser i Next Project og som danner grunnlag for beregning av arbeidskostnad. Hvilken timesats som brukes, angis når du gjør beregningen i Wikells.

Du har mulighet til å kartlegge yrkesroller i Seksjondata mot timesatser i Next Project. På denne måten kan du bruke den gjeldende timesatsen fra Next i stedet for timesatsen i kalkylen. Du gjør kartleggingen under Administrasjon – Integrasjoner – Kalykeimport – Kartlegging mellom kalyksystem og Next. Merk Wikells og gå deretter til Yrkesroller for å kartlegge yrkesrollene i Wikells mot timesatser i Next Project. Da er det Next sin timesats som brukes til å beregne arbeidskostnaden.

Kalykeimport-fanen viser kartlegging, kontoer, yrkesroller og spesielle kontoer.

Importer data

7. Gå til fanen Budsjett i Next Project og klikk på Opprett budsjett fra – Kalkyle.

Budsjettmodulen viser alternativer for å opprette budsjett fra Excel/Data eller Kalkyle.

8. Velg Wikells under Kontokartlegging og angi riktig konto for lønn. Klikk på Last opp fil og finn filen som skal importeres. Velg om den skal importeres til Budsjett og/eller Arbeidsordre ved å krysse av rutene. Klikk deretter på Lagre.

Dialog for kalykeimport — angi kontokartlegging og last opp fil før du fortsetter.

9. Utgifter uten konto som følger med i kalkylen, blir ikke lagt opp som en linje i Budsjett-fanen – de må legges til manuelt. Du finner tilsvarende beløp under arbeidsordre-fanen på arbeidsordren som heter FELLES UTGIFTER. Det samme gjelder poster som mangler konto i Wikells – disse kan heller ikke importeres til budsjettfanen uten å legges til manuelt. Det finnes ingen funksjon som viser forskjellen mellom det som kommer inn med Wikells-kalkylen og det som vises i Next Project. For å unngå å glemme noe, er tippet å sørge for at alle kalykepostene i Wikells er koblet til en konto, eller at du noterer beløpet som vises hvis du allikevel vil legge det til manuelt i Next Project.