Denne artikkelen beskriver hvordan du arbeider med mengdekontrakter i Next Project og Next Mobile, fra nødvendige forhåndsinnstillinger til trinnvis oppsett av prosjekt og arbeidsordre. Du vil lære hvordan mengdede artikler legges til og rapporteres korrekt, samt hva du må være oppmerksom på for å sikre riktig økonomisk oppfølging av prosjektet.
Denne artikkelen beskriver hvordan du enkelt kan jobbe med mengdekontrakter i Next Project.
Innstillinger
Her finner du informasjon om hvilke innstillinger som må gjøres i prosjektene, hvordan mengdede artikler legges til og rapporteres via Next Mobile, samt hvordan du følger opp utførte mengder.
Før du begynner å jobbe med mengdekontrakter, trenger du følgende på plass:
En intern prosedyre for hvem som importerer mengdelisten/mengdede artikler og på hvilket tidspunkt.
En intern prosedyre for hvem som rapporterer utførte mengder basert på mengdelisten.
Funksjonen «Mengdekontrakt» må være aktivert i Next Project. Du kan sjekke dette ved å se etter en avkrysningsboks på prosjektkortet. Hvis den ikke er aktivert, kan Next support hjelpe deg.
Modulen Dagbok må være aktivert i Next Project, og alle som er involvert i import, rapportering og fakturering må ha riktige tillatelser.
Trinnvis – Prosjekt
Begynn med å opprette et prosjekt i Next Project som vanlig. Det er også mulig å opprette prosjekter fra en mal.
Sjekk at boksen «Mengdekontrakt» er haket av på prosjektkortet:
Prosjektinformasjon-fanen: merk avkrysningsboksen for Mengdekontrakt nederst.
Lagre. Prosjektet er nå klart til å håndtere mengdekontrakter.
Trinnvis – Arbeidsordre
Her beskrives hvordan du mengder ulike artikler i arbeidsordremodulen. Prosedyren tar utgangspunkt i scenariet der tid og kostnader rapporteres på arbeidsordre 1 (Grunnoppgave) og framdriften i prosjektet på arbeidsordre 2 (Framdrift). Du kan velge å mengde og dele opp artikler på flere forskjellige arbeidsordrer, men det er viktig at det er tydelig for den som rapporterer utførte mengder, slik at rapporteringen skjer på riktig arbeidsordre.
Gå til modulen Arbeidsordre (her har Grunnoppgave endret navn til «Tid & kostnader»).
Opprett en ny arbeidsordre – i eksemplet kalt Framdrift – og marker den.
Legg til artiklene du vil mengde. Du kan legge dem til manuelt, hente dem fra prislisten eller importere dem fra Excel. For importmal for Excel, klikk her.
Ordrelinjene som er lagt inn med en verdi i «Kalk mgd» (= Kalkulert mengde) er nå valgbare for rapportering i en favorittliste i Next Mobile.
Viktig å huske på!
For at den økonomiske oppfølgingen også skal bli riktig, er det viktig å huske på følgende:
Sjekk at det står 0 i Utført mengde ved import av mengdede artikler.
Sjekk at du har kolonnen «Kalk mgd» aktivert, og at det står riktig verdi der.
Sjekk at det står 0 i kostnad/enhet. Hvis det er en verdi her, erstatt den med 0.
Dette er viktig fordi kostnadene i prosjektet registreres på arbeidsordre 1. Hvis det er en verdi i kostnad/enhet på de mengdede artiklene, er det risiko for doble kostnader.
Ordrevisning-fanen viser ordrelinjer med kalkyle; merk kolonnen «Nettomverdi» markert i rødt.
Rapportering via Next Mobile
Når mengdekontrakter er involvert i et prosjekt, består rapporteringen av to deler:
Rapportering av timer, maskiner og materialer for å få oversikt over prosjektets faktiske kostnader. Dette gjøres av alle mobile brukere i henhold til vanlig rutine for mobilrapportering i Next Mobile.
Rapportering av prosjektets framdrift. De rapporterte utførte mengdene danner grunnlaget for oppfølging av mengdelisten samt fakturering der de utførte mengdene faktureres. Dette skal gjøres av en utpekt person/rolle – fortrinnsvis arbeidsleder, prosjektleder eller lignende. Det gjøres ikke av alle personer på stedet, da det er risiko for dobbelt rapportering.
Rapportering av tid og kostnader
Rapportering av timer, verktøy, maskiner, redskaper og andre kostnader skjer på arbeidsordre 1 (Tid & kostnader) i eksemplet. Alle kostnader samles på samme arbeidsordre. Det er også på arbeidsordre 1 at eventuelle leverandørfakturaer bokføres (så lenge det ikke er arbeider med ÄTA).
For mer informasjon om mobilrapportering, se artikkel for rapportering i Next Mobile.
Rapportering av framdrift
Rapportering av framdrift skjer via en mobil enhet i modulen «Dagbok».
Hovedmeny i mobilvisning — Dagbok-menypunktet er markert med rød ramme.
Søk opp riktig prosjekt via søkefunksjonen eller velg det fra listen.
Dialogboks for prosjektvalg med søkefelt og autofullføring-forslag.
Velg hvilken dag rapporteringen gjelder for. Dette kan gjøres i forbindelse med at den vanlige prosjektdagboken fylles ut, hvis det er samme person.
Dagbokvisning for uken — bruk pilknappene for å navigere mellom uker.
Fyll inn relevant informasjon i tekstfeltene om nødvendig, og klikk på «Lagre».
Dagbokregistrering: trykk Spara (markert) for å lagre feltene.
Favorittlisten vises. Sjekk at arbeidsordren som rapportering av framdrift skal skje på, er valgt. Hvis ikke, velg arbeidsordren fra rullegardinmenyen.
Favoritter-meny: legg merke til det uthevede valget i nedtrekkslisten.
Angi den utførte mengden for de aktuelle artiklene i listen, og klikk deretter på «Lagre».
Favoritter-dialog — du kan velge, legge til eller fjerne favoritter.
Rapporteringen vises nederst under «Ressursrader».
Ressursliste — bruk filtervalg øverst før du kopierer eller lagrer.
Oppfølging av mengder og kostnader
Her beskrives hvordan du følger opp den rapporterte utførte mengden. Du kan gjøre dette på to forskjellige måter. For å se framdrift per dag anbefales modulen Dagbok. For å se total framdrift i prosjektet anbefales modulen Arbeidsordre.
Oppfølging via Dagbok
Slik følger du opp framdriften og rapporterte utførte mengder per dag:
Velg prosjektet og gå til modulen «Dagbok».
Marker den aktuelle dagen du vil se rapportering for. Legg merke til at dager med rapportering av enten notater eller ordrelinjer er markert med blå farge. Marker den valgte dagen.
I den høyre delen av vinduet vises hva som er skrevet den aktuelle dagen. For å se hvilke utførte mengder som er rapportert, gå til fanen «Ordrelinjer».
Oppfølging via Arbeidsordre
Slik følger du opp framdriften og rapporterte utførte mengder totalt i prosjektet:
Velg prosjektet, gå til modulen «Arbeidsordre», velg arbeidsordren som gjelder framdrift, og marker underfanen «Ordrelinjer».
Integrasjon-fanen: merk kolonnen «Godkjentstatus» og valgt ressursgruppe i venstre panel.
I «Ordrelinjer» vises både det som er mengdet (merket med oransje i eksemplet) og det som er rapportert (merket med grønn farge i eksemplet).
Arbeidsliste-fanen viser ressursfordeling; merk fargemarkerte celler som indikerer avvik.
For å få en oppsummering av kalkulerte og utførte mengder på ordrenivå, gå til Arbeidsordre → Ressursoppfølging. Her vises blant annet kalkulert mengde, utført mengde og gjenværende mengde. Bruk periodefiltrene med fra- og tildatoer for å filtrere på utført dato.
Ressursplanlegging-fanen viser timefordeling per prosjekt — kontroller kolonnevalg.
Fakturering
For fakturering av rapporterte utførte mengder, se artikler for fakturering i Next Project.
Godt å huske på!
Navngi arbeidsordrene slik at det tydelig fremgår hvor tid og kostnader samles, og hvor rapportering av framdrift skjer.
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, tenk på å navngi dem slik at det er enkelt å skille hva som skal rapporteres hvor.
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, vurder om det er mulig å jobbe med arbeidsordrestatuser for å skjule de arbeidsordrene som er ferdige eller ikke er relevante.
Opprett en tydelig intern prosedyre for hvem som håndterer rapportering av utførte mengder.