Artikkelen beskriver hvordan du arbeider med sjekklister i Next, inkludert hvordan du oppretter og administrerer sjekklistemaler i administrasjonsregistret. Du får også lære hvordan du legger til sjekklister på arbeidsordrer, ÄTA eller dagbok, samt hvordan rapportering går til i både Next-klienten og mobilappen.
I Next kan du bruke sjekklister i både Arbeidsordre-modulen og ÄTA-modulen. For å gjøre arbeidet enklere — for eksempel hvis du har gjentakende sjekklister for kontrollturer — kan du opprette egne sjekklistemaler i et register i Next.
Forutsetning for å opprette sjekklistemaler
For å kunne opprette og administrere sjekklistemaler må du ha administratoradretten Administrer sjekklisteregister aktivert. Slik aktiverer du den:
- Gå til Administrasjon i Next.
- Klikk på fanen Grupper/Rettigheter.
- Merk gruppen som skal tilordnes rettigheten. Vær oppmerksom på at dette kun er rettigheten til å administrere sjekklister — du trenger ikke denne rettigheten for å fylle ut en sjeckliste eller for å legge til en sjeckliste på en arbeidsordre eller ÄTA.
- Finn seksjonen Administratorrettigheter i nedre høyre del av siden.
- Klikk i Full rettighet for Sjekklisteregister — se bildet nedenfor.
Siden Administratorrettigheter — legg merke til kolonnene for lese- og fullrettighet.
Opprette sjekklistemaler
Når rettigheten er aktivert kan du begynne å opprette sjekklister. Gjør slik:
- Gå til Administrasjon i Next.
- Klikk på fanen Kommunikasjon.
- Klikk på Sjekklister.
- Her kan du nå opprette og administrere sjekklister.
Siden Sjekklister under Administrasjon/Kommunikasjon — legg merke til innstillinger for rapportinkludering.
I vinduet finnes to seksjoner: Sjekklister og Punkter. Under Sjekklister oppretter du hodet på sjecklisten. Angi nummer, beskrivelse og sjekklisteunderlag — det er en form for sortering, for eksempel en type sjeckliste. I bildet ovenfor ser du et eksempel der Sikkerhetskontroll brukes som gruppering. Du kan også deaktivere eller aktivere sjekklister, samt velge om sjecklisten som standard skal følge med i rapporter, for eksempel en dagboksrapport.
Når sjekklistehode er opprettet legger du til punktene som listen skal inneholde. Du kan angi nummer, beskrivelse og notering — det er ulike felt som hjelper deg å avklare hva listen inneholder og hva som skal utføres. Du kan også legge til eksterne lenker på individuelle punkter.
Når du er ferdig klikker du på Lagre. Listen er nå klar til bruk på arbeidsordrer, ÄTA eller i Dagbok 2.0.
Legge til en sjeckliste på arbeidsordre, ÄTA eller dagbok
For å kunne bruke og rapportere mot en sjeckliste må du legge den til på en arbeidsordre, ÄTA eller dagbok. Gjør slik for arbeidsordre eller ÄTA:
- Gå til ønsket fane.
- Klikk på underfanen Sjekklister.
- Velg Opprett fra mal. En liste vises med sjekklister du har opprettet i sjekklisteregistret — disse er tilgjengelige for alle som har tilgang til arbeidsordrer eller ÄTA i Next-klienten. Du kan velge flere sjekklister samtidig hvis du vil!
Dialogboksen «Opprett fra mal» — velg sjekklistemal før kopiering.
- Klikk på Kopier.
- Sjecklisten opprettes nå og kan fylles ut av brukere i både Next-klienten og mobilappen.
Rapportere en sjeckliste
Du kan rapportere en sjeckliste enten via mobilen eller via klienten.
Rapportering i Next Project (klienten)
- Åpne prosjektet som inneholder arbeidsordren eller ÄTA du skal rapportere på.
- Gå til arbeidsordren eller ÄTA som inneholder sjecklisten og merk den. Se eksemplet i bildet nedenfor:
Fanen Sjekklister på arbeidsordre — legg merke til kolonnene Utført, Inkluder i rapport og Skjul i mobilen.
-
Sjekklistepunktene vises nå. Skriv rapporteringen i feltet Rapportering og merk av Utført på radene som er ferdige. På hver rad kan du også legge til informasjon og vedlegg av dokument eller bilder ved å klikke på redigeringsblyanten på det merkede sjekklistepunktet. Det finnes også mulighet til å godkjenne eller ikke godkjenne punkter, samt markere om et punkt er relevant eller ikke.
Fanen Sjekklister viser punktliste der hver rad kan markeres som utført, godkjent eller ikke godkjent.
Punkt-dialogen — legg merke til feltene for rapportering, notering og dokumentvedlegg.
- En stor fordel er muligheten til å knytte dokument og bilder til hvert enkelt sjekklistepunkt. Det gjør det mulig å for eksempel sende med informasjon til utføreren — som tegninger, underlag eller datablad.
Rapportere sjeckliste i mobilen – AO eller ÄTA
I den nye versjonen av Next mobil kan du rapportere sjekklister mot ÄTA, arbeidsordrer og Dagbok 2.0.
For å få tilgang til sjekklister i den nye mobilversjonen klikker du på AO/ÄTA i hovedmenyen. Der kan du se dine tildelte ordrer eller søke fritt etter en arbeidsordre eller ÄTA.
Startside for tidsrapportering og AO/ÄTA-liste — legg merke til faner og filteringsalternativer.
Når du har funnet ÄTA eller arbeidsordren klikker du på den for å åpne den. Innlagte sjekklister vises da i en egen seksjon. Klikk på sjecklisten du vil fylle ut og rapporter av punktene — du kan også legge til bilder og dokument.
Arbeidsordre og dialog Endre punkt — legg merke til feltene Utført og Rapportering.
Rapportere sjeckliste i Dagbok 2.0
I den oppdaterte versjonen av dagboken i Next — Dagbok 2.0 — finnes også sjekklisteapportering via mobil. Dette forutsetter at bedriften din bruker den nye dagboksfunksjonen i Next.
- I Next Mobil klikker du på Dagbok 2.0.
- Opprett en ny dagbokspost eller åpne en eksisterende post.
Dagboksbladets notatersfane viser utvidbare kategorier for daglig logging.
- Når dagboksposten åpnes finner du valget for sjeckliste øverst i menylinjen. Se bildet ovenfor.
- Klikk på Sjeckliste.
- Her kan du enten fylle ut en allerede opprettet sjeckliste eller opprette en helt egen sjeckliste direkte via mobilen — praktisk hvis du er ute i felt og må gjøre egenkontroll.
- Hvis sjecklisten allerede er opprettet klikker du på den og fyller ut informasjon, tar bilder osv. Klikk på Lagre når du er ferdig.
- Når alle punkter i en sjeckliste er fyllt ut markeres sjecklisten automatisk med en hake som viser at den er fullført.
Dagboksblad — fanen Sjeckliste viser oppgaver å merke av.
Dialogen Endre punkt i Sjeckliste — legg merke til feltene Utført og Utf.dato.