Denne artikkelen gir en gjennomgang av hvordan mengdekontrakter settes opp og håndteres i Next Project, fra nødvendige forutsetninger og prosjektkonfigurasjon til oppretting av arbeidsordrer med mengdede artikler. Du lærer også hvordan mengder rapporteres tilbake via Next Mobile, og hvilke innstillinger som er kritiske for å sikre korrekt økonomisk oppfølging.

Denne artikkelen beskriver hvordan du jobber med mengdekontrakter i Next Project. Her finner du informasjon om hvilke innstillinger som må gjøres i prosjektene, hvordan mengdede artikler legges opp og rapporteres tilbake via Next Mobile, samt hvordan du følger opp utførte mengder.

Før dere begynner å arbeide med mengdekontrakter, er det noen forutsetninger som må være på plass:

• Dere må ha en intern rutine for hvem som importerer mengdefortegnelse/mengdede artikler, og i hvilket stadium dette skjer.
• Dere må ha en intern rutine for hvem som rapporterer tilbake utførte mengder basert på mengdefortegnelsen.
• Funksjonen «Mengdekontrakt» må være aktivert i Next Project. Du kan sjekke dette via en avkrysningsboks i prosjektkortet. Hvis den ikke er aktivert, kan Next support hjelpe deg.
• Modulen Dagbok må være aktivert i Next Project, og alle som er involvert i import, rapportering og fakturering må ha de riktige rettighetene.

Prosjekt

1. Start med å opprette et prosjekt i Next Project etter vanlig rutine. Det er også mulig å opprette prosjektet fra en mal. For mer informasjon om hvordan du oppretter et nytt prosjekt, klikk her.
2. Kontroller at boksen «Mengdekontrakt» er avkrysset i prosjektkortet:
   
   

   Prosjektinformasjon-fanen viser nøkkelfelt som prosjekttype, kompensasjonsform og ressursgruppe.

3. Lagre. Prosjektet er nå satt opp for å håndtere mengdekontrakter.

Arbeidsordre

Her beskrives hvordan du mengder forskjellige artikler i arbeidsordremodulen. Rutinen nedenfor tar utgangspunkt i scenarioet der tid og kostnader rapporteres på arbeidsordre 1 (Tid & kostnader), og fremdriften i prosjektet på arbeidsordre 2 (Fremdrift).

Du kan velge å mengde og dele opp artikler på flere forskjellige arbeidsordrer. Husk i så fall at det må være tydelig for den som rapporterer tilbake utførte mengder, slik at tilbakeføringen skjer på riktig arbeidsordre.

• Gå til modulen Arbeidsordre.
• Opprett en ny arbeidsordre (kalt Fremdrift i eksempelet nedenfor), og marker den.
• Legg inn artiklene du vil mengde. Du kan legge til manuelt, hente fra prisliste eller importere fra Excel. For å lese om hvordan du importerer fra Excel, klikk her.
• Ordrelinjer som er lagt inn med en verdi i «Kalk mgd» (= Kalkulert mengde) vil nå være valgbare for tilbakeføring i en favorittliste i Next Mobile.

For å lese om hvordan du rapporterer tilbake på mengdekontrakter i Next Mobile, klikk her (Svensk).

Viktig å tenke på!

For at den økonomiske oppfølgingen også skal bli riktig, er det noen ting du bør huske på:

1. Kontroller at det står 0 i Utført mengde når du importerer mengdede artikler.
2. Kontroller at du har kolonnen «Kalkyl mgd» utfylt, og at verdien er riktig.
3. Kontroller at det står 0 i Kostn/enh. Hvis det finnes en verdi her, erstatt den med 0. Dette er viktig fordi kostnadene i prosjektet registreres på AO 1. Hvis det finnes en verdi i kostnad/enhet på de mengdede artiklene, er det risiko for at det oppstår doble kostnader.

Arbetsorder-fanen viser orderrader der kalkylmengde og kostnad per enhet er fremhevet.

For å lese mer om hvordan du følger opp utførte mengder, klikk her (Svensk).

Gode tips

• Gi arbeidsordrene navn som tydelig viser hvor tid og kostnader samles, og hvor tilbakeføring av fremdrift skjer.
• Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, sørg for å gi dem navn som gjør det enkelt å skille hva som skal tilbakeføres hvor.
• Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, vurder å bruke arbeidsordrestatus for å skjule de arbeidsordrene som er ferdige eller ikke lenger er aktuelle.
• Lag en tydelig intern rutine for hvem som håndterer tilbakeføringen av utførte mengder.