Denne artikkelen beskriver hvordan mengdekontrakter håndteres i Next Project.
Nedenfor finner du informasjon om hvilke innstillinger som må gjøres i prosjektene, hvordan de mengdede artiklene legges opp i prosjektene og rapporteres tilbake via Next Mobile, samt hvordan oppfølgingen av utførte mengder ser ut.
Før dere begynner å arbeide med mengdekontrakter, er følgende forutsetninger nødvendig:
-
Intern rutine for hvem som importerer mengdefortegnelse/mengdede artikler og i hvilket stadium.
-
Intern rutine for hvem som rapporterer tilbake utførte mengder basert på mengdefortegnelsen.
-
Funksjonen "Mengdekontrakt" må være aktivert i Next Project. Dette kan du se gjennom en avkrysningsboks i prosjektkortet. Hvis den ikke er aktivert, kan Next support hjelpe deg.
-
Modulen Dagbok må være aktivert i Next Project, og personer som er involvert i import, rapportering og fakturering må ha de riktige rettighetene.
Prosjekt
-
Begynn med å opprette et prosjekt i Next Project etter vanlig rutine. Det går også fint å opprette prosjekt fra en mal. For mer informasjon om hvordan du oppretter et nytt prosjekt, klikk her.
-
Kontroller at boksen "Mengdekontrakt" er avkrysset i prosjektkortet:
-
Lagre. Prosjektet er nå innstilt for å håndtere mengdekontrakter.
Arbeidsordre
Nedenfor beskrives hvordan du mengder forskjellige artikler i arbeidsordremodulen. Rutinen nedenfor beskriver scenarioet der tid og kostnader rapporteres på arbeidsordre 1 (Tid & kostnader) og fremdriften i prosjektet på arbeidsordre 2 (Fremdrift).
Du kan velge å mengde og dele opp artikler på flere forskjellige arbeidsordrer. Tenk på at det i så fall skal være tydelig for den som rapporterer tilbake utførte mengder, slik at tilbakeføringen skjer på riktig arbeidsordre.
-
Gå til modulen Arbeidsordre.
-
Opprett en ny arbeidsordre (i bildet nedenfor kalt Fremdrift), og marker den.
-
Legg inn de artiklene du vil mengde. Det går å legge til manuelt, hente fra prisliste eller importere fra Excel. For å lese om hvordan du importerer fra Excel, klikk her.
-
De ordrelinjene som er lagt inn med en verdi i "Kalk mgd" (= Kalkulert mengde) er nå valgbare for tilbakeføring i en favorittliste i Next Mobile.
For å lese om hvordan du rapporterer tilbake på mengdekontrakter i Next Mobile, klikk her (Svensk).
Viktig å tenke på!
For at den økonomiske oppfølgingen også skal bli riktig, er det viktig å huske på noen ting:
-
Kontroller at det står 0 i Utført mengde ved import av mengdede artikler.
-
Kontroller at du har kolonnen "Kalkyl mgd" opplyst og at det står riktig verdi.
-
Kontroller at det står 0 i Kostn/enh. Hvis det finnes en verdi her, erstatt den med 0. Dette er viktig fordi kostnadene i prosjektet registreres på AO 1. Hvis det finnes en verdi i kostnad/enhet på de mengdede artiklene, er det en risiko for at det blir doble kostnader.
For å lese mer om hvordan du følger opp utførte mengder, klikk her (Svensk).
Gode tips
-
Gi arbeidsordrene navn som tydelig viser hvor tid og kostnader samles, samt hvor tilbakeføring av fremdrift skjer.
-
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, sørg for å gi dem navn som gjør det lett å skille hva som skal tilbakeføres hvor.
-
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, vurder å bruke arbeidsordrestatus for å skjule de arbeidsordrene som er ferdige eller ikke er aktuelle.
-
Lag en tydelig intern rutine for hvem som håndterer tilbakeføringen av utførte mengder.