Denna artikel beskriver Trafikverkets krav på digital klimatrapportering via följesedlar enligt BEAst-standarden, som införts för att följa upp drivmedelsanvändning och masstransporter i bygg- och driftentreprenader. Artikeln går igenom vad som ska rapporteras, vilka projekt som omfattas samt hur du kommer igång med funktionen i Next, inklusive aktivering, behörighetsinställningar och uppsättning av resurser.
Bakgrund
Från den 15 mars 2024 har Trafikverket infört ett nytt digitalt arbetssätt för att effektivisera uppföljningen av miljöpåverkan. Syftet är att säkerställa att Trafikverkets mål – bland annat fossilfria drivmedel i alla entreprenader till år 2030 – uppfylls. Målet är att skapa en löpande översikt av drivmedelsanvändning och transport av massor i bygg- och driftentreprenader. Kraven på digital rapportering av miljödata införs successivt från 2024.
Kraven
När en tjänst är utförd i projektet redovisas det via mobil eller dator i ditt systemstöd.
Exempel på tjänst är transport av massor eller grävmaskinsarbete.
För att skapa ett enhetligt flöde mellan alla parter redovisas miljödata utifrån en gemensam informationsstandard, i form av en digital följesedel enligt BEAst-standarden. Detta skickas elektroniskt genom leverantörsledet till entreprenören, som sedan skickar det vidare till Trafikverket.
Steg 1 – Vad ska rapporteras?
Det första steget omfattar drivmedelsåtgång och transporter av överskottsmassor. Det gäller endast projekt över 50 miljoner kronor, eller för alla kontrakt avseende basunderhåll väg.
|
Fordon eller arbetsmaskiner |
Vikt |
|
Tung lastbil Grävlastare Grävmaskin hjul Grävmaskin band Hjullastare Dumper |
över 3,5 ton totalvikt över 14 ton maskinvikt över 15 ton maskinvikt över 20 ton maskinvikt över 10 ton maskinvikt över 20 ton lastvikt |
Importguide som visar obligatoriska datafält per rapporteringskategori.
Hur kommer du igång?
Beställning
Klimatrapporteringsfunktionaliteten befinner sig just nu i ett beta-stadie. Om er verksamhet har behovet och vill vara med och testa är du välkommen att höra av dig till din kontakt på Next. Next aktiverar då funktionaliteten i er databas. Under pilotprojekten ingår modulen utan kostnad. Vid lansering kommer det att finnas en kostnad kopplad till användandet.
Steg 1 – Sätt upp rättigheter i Next
När modulen är aktiverad behöver användargrupper tilldelas rätt behörigheter. Aktiveringen av modulen sker genom kontakt med Next support.
För en klientanvändare behövs följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter du redan har för att göra din rapportering i Next.
-
Rättighet
Försändelse (Full)
Skapa följesedel (Full)
Skicka följesedel (Full)
Uppdatera status på följesedel (Full)
Resurser
För en mobilanvändare behövs följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter du redan har för att göra din rapportering i Next.
-
Rättighet
Menyvalet klimatrapportering
Försändelse (Full)
Resurser (Läs)
Det kan vara praktiskt att lägga dessa rättigheter i en egen grupp, för att dölja funktionaliteten där den inte är relevant. I kombination med projektbehörigheter kan klimatrapportering begränsas till enbart utvalda projekt.
Uppsättning av resurser för återrapportering
För att ha något att rapportera behöver du lägga till resurser. Resursregistret hittar du i menyvalet uppe till höger, som passande nog heter Resurser.
Resurssidan visar resurslista med drivmedel och artikelpaneler — notera sidopanelerna.
Steg 2 – Lägg till resurs
Tryck på "lägg till" för att skapa en ny resurs, eller importera flera resurser på en gång via Importera data. En resurs måste ha ett resursnummer och en beskrivning – dessa används internt för att identifiera resursen.
Övriga fält som för närvarande behöver fyllas i för att uppfylla kraven för klimatrapportering är:
Transporttyp – Vägtransport eller transporttyp ej specificerat ska användas som standard.
Mätmetod – Bestämmer hur bränsleförbrukning ska mätas vid återrapportering.
Automatisk mätning – Används ej.
Standardberäkning – Beräknar schabloniserad bränsleförbrukning utifrån snittförbrukning och sträcka eller tid.
Manuell mätning – Manuell journalföring av bränsleförbrukning.
Miljöklass – Den miljöklass som finns beskriven i maskinens miljövarudeklaration.
RegNr – För lastbilar och andra vägregistrerade fordon anges registreringsnummer. För övriga maskiner används modellnummer + serienummer för att skapa en unik identifikation för just den resursen.
Kopplade drivmedel
I den högra delen av resursfönstret hittar du Drivmedel. Drivmedel hämtas från registret som finns under Administration – Inställningar – Typer – Klimatrapportering – Drivmedelstyp. Du kan lägga upp drivmedel själv, men det finns även ett par fördefinierade drivmedel hämtade från Boverkets klimatdatabas som kan användas för rapportering mot Trafikverket.
Drivmedel innehåller information om energiinnehåll, %-förnybart och en omräkningsfaktor för att beräkna CO2-påverkan.
Koppla ett drivmedel genom att klicka på lägg till. Välj ett drivmedel från dropdown-listan och välj sedan en måttenhet – Tim eller Km. Fyll i en snittförbrukning om du vill att Next ska beräkna drivmedelsförbrukningen; detta används endast om resursen har standardberäkning som mätmetod. Det går att koppla flera typer av drivmedel mot en resurs – det första drivmedlet är förvalt vid återrapportering.
Kopplade artiklar
Artiklar hämtas från prislistan. En resurs kan ha flera kopplade artiklar, men det är endast en artikel som är uppmärkt som standard. Den artikeln rapporteras automatiskt in på arbetsordern när resursen läggs till, förutsatt att drivmedlet och artikeln har samma enhet. Mer information om mobil återrapportering finns i artikeln Mobil återrapportering klimatrapportering/CO2.
Vid återrapportering visas alla kopplade artiklar i en egen favoritlista.
Steg 3 – Fyll i kundkortet
Kundkortet fylls i som vanligt med org.nr, adress och övriga uppgifter. Det är viktigt att avsändaren (din kund) kontrollerar att mottagaren (deras kund) kan ta emot följesedel. Det hittar du under Supported document types (Peppol Despatch Advice transaction 3.0), samt vilken adress mottagaren har.
Det finns två typer av mottagaradresser i Sverige. Antingen börjar de på 0007: – då behöver du endast fylla i org.nr. Vissa organisationer tar emot flera typer av digitala dokument och har flera mottagaradresser. Då börjar adressen på 0088: och ska anges i fältet EAN-kod.
https://directory.peppol.eu/public
Kundposter med fliken Grundinformation — notera fälten för fakturatyp och VAT-nummer.
Steg 4 – Arbetsorder
Återrapporteringen sker på arbetsorder. Innan följesedlar skapas är det viktigt att start- och stopplats är ifyllt. Det kan fyllas i via klienten eller hämtas från kartan via mobilen.
Fliken Arbetsorder — notera statusfilter och knappen Visa avslutade AO.
Steg 5 – Återrapportering
Återrapportering kan ske via klienten i fliken Försändelse, eller rekommenderat via mobilen (nya webapp).
Dialog för att lägga till resurs — notera obligatoriska fält och tvåstegsprocess.
Uppgifterna följer med från resursregistret. När du fyller i timmar sätts även förbrukningen automatiskt, förutsatt att mätmetoden är standardberäkning. Om du justerar förbrukningen ändras mätmetoden automatiskt till manuell.
I efterföljande steg väljer du en artikel. Om artikeln och resursen har samma enhet är den förifylld, men det går att justera.
Återrapporteringen landar i Arbetsorder Försändelse samt Orderrader. En försändelse är kopplad mot en eller flera orderrader, och en följesedel skapas för respektive försändelse.
Fliken Försändelse visar registrerade försändelser med resurs- och tidsuppgifter.
Steg 6 – Skapa och skicka följesedel
Om du har rätt behörighet kan du skapa följesedel. Följesedeln skapas per arbetsorder och resulterar i en följesedel per försändelse.
Följesedel — notera statusfältet och flikarna Sändning och Försändelser.
Kontrollera att fälten för sändning och försändelser är ifyllda. Saknas det information fastnar följesedeln i växelns validering. För att uppdatera följesedeln behöver den ligga i en olåst status – uppdatera informationen på arbetsordern och klicka sedan på Uppdatera följesedel.
När du skickar följesedeln hamnar den i status Sending. Vänta en liten stund och klicka sedan på Query status för att se att den kommit fram och fått status Sent. Om det står Error kontrollerar du felmeddelandet i klienten. Behövs mer information är du välkommen att kontakta Next support, som kan hjälpa till med djupare felsökning i portalen för transaktioner.