Denna artikel beskriver Trafikverkets krav på digital klimatrapportering via följesedlar enligt BEAst-standarden, som införts för att följa upp drivmedelsanvändning och masstransporter i bygg- och driftentreprenader. Artikeln går igenom vad som ska rapporteras, vilka projekt som omfattas samt hur du kommer igång med funktionen i Next, inklusive aktivering, behörighetsinställningar och uppsättning av resurser.

Bakgrund

Från den 15 mars 2024 har Trafikverket infört ett nytt digitalt arbetssätt för att effektivisera uppföljningen av miljöpåverkan. Syftet är att säkerställa att Trafikverkets mål – bland annat fossilfria drivmedel i alla entreprenader till år 2030 – uppfylls. Målet är att skapa en löpande översikt av drivmedelsanvändning och transport av massor i bygg- och driftentreprenader. Kraven på digital rapportering av miljödata införs successivt från 2024.

Kraven

När en tjänst är utförd i projektet redovisas det via mobil eller dator i ditt systemstöd.

Exempel på tjänst är transport av massor eller grävmaskinsarbete.

För att skapa ett enhetligt flöde mellan alla parter redovisas miljödata utifrån en gemensam informationsstandard, i form av en digital följesedel enligt BEAst-standarden. Detta skickas elektroniskt genom leverantörsledet till entreprenören, som sedan skickar det vidare till Trafikverket.

Steg 1 – Vad ska rapporteras?

Det första steget omfattar drivmedelsåtgång och transporter av överskottsmassor. Det gäller endast projekt över 50 miljoner kronor, eller för alla kontrakt avseende basunderhåll väg.

Hur kommer du igång?

Beställning

Klimatrapporterings-funktionaliteten befinner sig just nu i ett Beta-stadie. Om er Verksamhet har behovet och vill vara med och testa så hör av er till er kontakt på Next.

Next kommer då att aktivera funktionaliteten i er databas. Under pilotprojekten så kommer modulen att ingå. Vid lansering så kommer det att finnas en kostnad förknippad med användandet.

Next stödjer skickandet av följesedlar utan kvitto. Next stödjer UC4 och UC5, use case för Stationära och Mobila Maskintjänster. Alltså stöds ej Vågsedel. Next har inte stöd för att ta emot följesedlar men detta är något som undersöks inför kommande roadmap.

Steg 1 – Sätt upp rättigheter i Next

När modulen är aktiverad behöver användargrupper tilldelas rätt behörigheter. 

För en klientanvändare behövs följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter du redan har för att göra din rapportering i Next.

• Rättighet
  • Försändelse (Full)
  • Skapa följesedel (Full)
  • Skicka följesedel (Full)
  • Uppdatera status på följesedel (Full)
  • Resurser

För en mobilanvändare behövs följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter man redan har för att göra sin rapportering i Next.

• Rättighet
  • Menyvalet klimatrapportering
  • Försändelse (Full)
  • Resurser (Läs)

Det kan vara praktiskt att lägga dessa rättigheter i en egen grupp, för att dölja funktionaliteten där den inte är relevant. I kombination med projektbehörigheter kan klimatrapportering begränsas till enbart utvalda projekt.

Uppsättning av resurser för återrapportering

För att ha något att rapportera behöver du lägga till resurser. Resursregistret hittar du i menyvalet uppe till höger, som passande nog heter Resurser.

Steg 2 – Lägg till resurs

Tryck på "lägg till" för att skapa en ny resurs. Eller importera flera resurser på en gång via importera data.

En resurs måste ha ett resursnummer och en beskrivning. Dessa används internt för att identifiera resursen.

Övriga fält som för närvarande behöver fyllas i för att uppfylla kraven för klimatrapportering är:

• Transporttyp
  • Vägtransport eller transporttyp ej specificerat ska användas
• Mätmetod - bestämmer hur bränsleförbrukning skall mätas vid återrapportering
  • Automatisk mätning - Används ej
  • Standardberäkning - Beräknar schabloniserad bränsleförbrukning utifrån snittförbrukning och sträcka eller tid
  • Manuell mätning - Manuell journalföring av bränsleförbrukning
• Miljöklass - den miljöklass som finns beskriven i maskinens miljövarudeklaration.
• RegNr - För lastbilar och andra vägregistrerade fordon så är det registreringsnummer. För övriga maskiner så används modellnummer + serienummer för att skapa en unik identifikation för just denna resurs.

Kopplade drivmedel

I den högra delen av resursfönstret hittar du Drivmedel. Drivmedel hämtas från registret som finns under Administration – Inställningar – Typer – Klimatrapportering – Drivmedelstyp. Du kan lägga upp drivmedel själv, men det finns även ett par fördefinierade drivmedel hämtade från Boverkets klimatdatabas som kan användas för rapportering mot Trafikverket.

Drivmedel innehåller information om energiinnehåll, %-förnybart och en omräkningsfaktor för att beräkna CO2-påverkan.

Koppla ett drivmedel genom att klicka på lägg till. Välj ett drivmedel från dropdown-listan och välj sedan en måttenhet – Tim eller Km. Fyll i en snittförbrukning om du vill att Next ska beräkna drivmedelsförbrukningen; detta används endast om resursen har standardberäkning som mätmetod. Det går att koppla flera typer av drivmedel mot en resurs – det första drivmedlet är förvalt vid återrapportering.

Kopplade artiklar

Artiklar hämtas från prislistan. En resurs kan ha flera kopplade artiklar, men det är endast en artikel som är uppmärkt som standard. Den artikeln rapporteras automatiskt in på arbetsordern när resursen läggs till, förutsatt att drivmedlet och artikeln har samma enhet. Mer information om mobil återrapportering finns i artikeln Mobil återrapportering klimatrapportering/CO2.

Vid återrapportering visas alla kopplade artiklar i en egen favoritlista.

Steg 3 – Fyll i kundkortet

Kundkortet fylls i som vanligt med org.nr, adress och övriga uppgifter. Det är viktigt att avsändaren (din kund) kontrollerar att mottagaren (deras kund) kan ta emot följesedel. Det hittar du under Supported document types (Peppol Despatch Advice transaction 3.0), samt vilken adress mottagaren har.

Det finns två typer av mottagaradresser i Sverige. Antingen börjar de på 0007: – då behöver du endast fylla i org.nr. Vissa organisationer tar emot flera typer av digitala dokument och har flera mottagaradresser. Då börjar adressen på 0088: och ska anges i fältet EAN-kod.
https://directory.peppol.eu/public

Kundposter med fliken Grundinformation — notera fälten för fakturatyp och VAT-nummer.

Steg 4 – Arbetsorder

Återrapporteringen sker på arbetsorder. Innan följesedlar skapas är det viktigt att start- och stopplats är ifyllt. Det kan fyllas i via klienten eller hämtas från kartan via mobilen.

Fliken Arbetsorder — notera statusfilter och knappen Visa avslutade AO.

Steg 5 – Återrapportering

Återrapportering kan ske via klienten i fliken Försändelse eller, rekommenderat, via mobilen (nya webapp), där återrapportering kan ske både via AO/ÄTA, Tid och Dagbok.

Dialog för att lägga till resurs — notera obligatoriska fält och tvåstegsprocess.

Uppgifterna följer med från resursregistret. När du fyller i timmar sätts även förbrukningen automatiskt, förutsatt att mätmetoden är standardberäkning. Om du justerar förbrukningen ändras mätmetoden automatiskt till manuell.

I efterföljande steg väljer du en artikel. Om artikeln och resursen har samma enhet är den förifylld, men det går att justera.

Återrapporteringen landar i Arbetsorder Försändelse samt Orderrader. En försändelse är kopplad mot en eller flera orderrader, och en följesedel skapas för respektive försändelse.

Fliken Försändelse visar registrerade försändelser med resurs- och tidsuppgifter.

Steg 6 – Skapa följesedel

Har en användare rättigheten så kan de skapa följesedel. Följesedel skapas per arbetsorder/ÄTA och resulterar i en följesedel per försändelse. Detta görs via knappen Skapa följesedel i verktygsfältet för arbetsorder/ÄTA.

Följesedel — notera statusfältet och flikarna Sändning och Försändelser.

Steg 7

Klicka på fliken Följesedel. Här listas alla skapade följesedlar med status, AO/ÄTA-nummer, kund, kundnummer, följesedelsreferens, CO2-utsläpp mm. Varje rad visar en följesedel.

Markera följesedeln och kontrollera innehållet i panelen till höger — här syns Generell info, Sändning, Försändelser och Kvitto. Under Försändelser visas de ingående raderna med externt artikelnummer, namn, levererad kvantitet, enhet, belopp och prislista.

Det är viktigt att kontrollera att fälten för Sändning och Försändelser är ifyllda. Saknas det information så kommer det att fastna i växelns validering.  För att uppdatera följesedeln så ska den ligga i en status som är olåst. Uppdatera informationen på arbetsordern, eller för vissa fält direkt på följesedeln, och klicka sedan på Uppdatera följesedel.

Knappen Förhandsgranska följesedel finns i verktygsfältet och låter dig se hur följesedeln ser ut innan den skickas till beställaren.

Det finns också möjlighet att validera följesedeln direkt i Next, så att den innehåller den information som krävs. Detta görs via knappen Validera följesedel. Om valideringen går igenom ändras statusen på följesedeln till Validated. Om valideringen hittar fel ändras statusen till Error och ger ett felmeddelande i fältet Senaste valideringsresultat och en länk till felrapporten i fältet Valideringsresultat. Och uppdatering behöver göras enligt beskrivningen ovan.

Steg 8

När allt är korrekt, tryck Skicka följesedel i verktygsfältet. Statusen ändras då till Sent. Skulle något gå fel i sändningen kommer statusen ändras till Error och även här ge ett felmeddelande i fältet Senaste valideringsresultat och en länk till felrapporten i fältet Valideringsresultat. Och uppdatering behöver göras enligt beskrivningen ovan.

Steg 9

När följesedeln är skickad väntar beställaren på att få granska den. När de är klara skickar de tillbaka ett kvitto, Receipt Advice — ett automatiskt meddelande som talar om vad som hände med din följesedel.
 

För att hämta kvittot, klicka på knappen Hämta kvitto/Uppdatera status. Det första kvittot som bör komma tillbaka till följesedeln i Next Project är en bekräftelse på att följesedeln tagits emot, Message acknowledgement. När detta sker ändras kvittostatusen på följesedeln till Acknowledged.

Beställarens granskning kan sedan ge tre olika typer av kvitton tillbaka.

1. Allt godkänt
Beställaren har granskat följesedeln och allt stämmer. Du behöver inte göra något mer — underlaget är redo för fakturering. Kvittostatusen ändras till Accepted och följesedelsstatusen till Approved.

2. Delvis godkänt
En del av det du rapporterat godkänns, men inte allt. Kanske nekades en rad för att kvantiteten inte stämde, eller för att kvaliteten inte godkändes. I kvittot framgår vilka rader som är OK och vilka som nekats, samt varför. Kvittostatusen ändras till Conditionally accepted och följesedelsstatusen till Approved. Du kan behöva skicka en ny följesedel för den nekade delen.

3. Nekat
Hela följesedeln nekades. Beställaren har angett en orsak — det kan till exempel vara att referenser är felaktiga, priser avviker från avtalet eller att leveransen inte kan godkännas av annat skäl. Kvittostatusen ändras till Rejected och följesedelsstatusen till Error. Du behöver rätta till problemet och skicka om följesedeln.
 

Om en följesedel blivit nekad av beställaren så har den fått följesedelsstatus Error, vilket gör följesedeln redigerbar igen. Beroende på vad beställaren meddelat behöver uppdateras, görs ändringarna som tidigare antingen på försändelsen i arbetsordern, eller direkt i panelen till höger.

När lämpliga uppdateringar är gjorda markerar man följesedeln i Följesedelsfliken igen, och klickar på knappen Uppdatera följesedel. Sedan följer man bara steg 8 igen. Skillnaden när man skickar om en följesedel är att följesedelsstatusen vid lyckad sändning ändras från Error till Re-sent.