Bakgrund

Från den 15 mars 2024 så har Trafikverket inför ett nytt digitalt arbetssätt för att effektivisera uppföljningen av miljöpåverkan. Det görs för att säkerställa att Trafikverkets mål på bland annat fossilfria drivmedel i alla entreprenader 2030 uppfylls. Syftet är att skapa löpande översikt av drivmedelsanvändning och transport av massor i bygg- och driftentreprenader. Kraven på digital rapportering av miljödata införs successivt från 2024.

Kraven

När en tjänst är utförd i projektet redovisas det via mobil eller dator i ditt systemstöd.

Exempel på tjänst är transport av massor eller grävmaskinsarbete.

För att skapa ett enhetligt flöde mellan alla parter så redovisas miljödata utifrån en gemensam informationsstandard, i form av en digital följesedel enligt BEAst standarden.

Detta skickas elektroniskt genom leverantörsledet till entreprenör som sedan skickar vidare till Trafikverket.

Steg 1 – Vad ska rapporteras?

Första steget omfattar drivmedelsåtgång och transporter av överskottsmassor. Endast projekt över 50 miljoner kronor eller för alla kontrakt avseende basunderhåll väg.

Hur kommer man igång?

Beställning

Klimatrapporterings-funktionaliteten befinner sig just nu i ett Beta-stadie. Om er verksamhet har behovet och vill vara med och testa så hör av er till er kontakt på Next.

Next kommer då att aktivera funktionaliteten i er databas. Under pilotprojekten så kommer modulen att ingå. Vid lansering så kommer det att finnas en kostnad förknippad med användandet.

Steg 1 - Sätt upp rättigheter i Next

När modulen är aktiverad så behöver användargrupper tilldelas rättigheter. Aktiveringen av modulen sker genom kontakt med Next support.

För en klientanvändare så behöver man följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter man har idag för att göra sin rapportering i Next.

• Rättighet

  • Försändelse (Full)

  • Skapa följesedel (Full)

  • Skicka följesedel (Full)

  • Uppdatera status på följesedel (Full)

  • Resurser

För en Mobilanvändare så behöver man följande rättigheter för fullständig behörighet. Detta är utöver de rättigheter man har idag för att göra sin rapportering i Next.

• Rättighet

  • Menyvalet klimatrapportering

  • Försändelse (Full)

  • Resurser (Läs)

Detta kan med fördel läggas i en egen grupp för att dölja funktionaliteten där den inte är relevant. I kombination med Projektbehörigheter så kan klimatrapportering endast ske på utvalda projekt.

Uppsättning av resurser för återrapportering

För att ha något att rapportera så behöver resurser läggas till. Resursregistret återfinns vid menyvalen uppe till höger som passande nog heter Resurser.

Steg 2 - Lägg till resurs

Tryck på "lägg till" för att skapa en ny resurs, eller importera flera resurser på en gång via Importera data. En resurs måste ha ett resursnummer och en beskrivning. Dessa används internt för att identifiera resursen.

Övriga fält som för närvarande behöver fyllas i för att uppfylla kraven för klimatrapportering är:

Transporttyp - Vägtransport eller transporttyp ej specificerat ska användas som standard.

Mätmetod - bestämmer hur bränsleförbrukning skall mätas vid återrapportering

Automatisk mätning - Används ej

Standardberäkning - Beräknar schabloniserad bränsleförbrukning utifrån snittförbrukning och sträcka eller tid

Manuell mätning - Manuell journalföring av bränsleförbrukning

Miljöklass - den miljöklass som finns beskriven i maskinens miljövarudeklaration.

RegNr - För lastbilar och andra vägregistrerade fordon så är det registreringsnummer. För övriga maskiner så används modellnummer + serienummer för att skapa en unik identifikation för just denna resurs.

Kopplade drivmedel

I den högra delen av resursfönstret återfinns Drivmedel. Drivmedel hämtas från registret som återfinns under Administration-Inställningar-Typer-Klimatrapportering-Drivmedelstyp. Drivmedel kan läggas upp av dig som användare men det finns ett par fördefinierade drivmedel hämtade från Boverkets klimatdatabas och kan används för rapportering mot Trafikverket.

Drivmedel innehåller information energiinnehåll, %-förnybart, och en omräkningsfaktor för att beräkna CO2-påverkan.

Koppla ett drivmedel genom att klicka på lägg till. Välj ett drivmedel från dropdown-listan. Välj en måttenhet Tim eller Km. Fyll sedan i en snittförbrukning om ni vill att Next ska beräkna drivmedelsförbrukningen, används endast om resursen har standardberäkning som mätmetod. Det går att koppla flera typer av drivmedel mot en resurs, det första drivmedlet är förvalt vid återrapportering.

Kopplade artiklar

Artiklar hämtas från prislistan. En resurs kan ha flera kopplade artiklar. Det är dock endast en artikel som är uppmärkt som standard. Denna kommer automatiskt att rapporteras in på arbetsordern när resursen läggs till om drivmedlet och artikeln har samma enhet. Se mer info om mobil återrapportering i denna artikel Mobil återrapportering klimatrapportering/CO2

Vid återrapportering så kommer alla kopplade artiklar att visas i en egen favoritlista.

Steg 3

Kundkortet fylls i som vanligt med Org.nr, adress osv.
Det är viktigt att avsändaren (Vår kund) kollar upp att mottagaren (deras kund) kan ta emot Följesedel. Hittas under Supported document types (Peppol Despatch Advice transaction 3.0). Samt vilken adress mottagaren har.

Det finns två typer av mottagaradresser i Sverige. Antingen börjar de på 0007: då behöver man endast fylla i org.nr. Vissa organisationer behöver ta emot flera typer av digitala dokument och har flera mottagaradresser. Då börjar adressen på 0088: och ska in i fältet EAN-kod.
https://directory.peppol.eu/public

Steg 4

Arbetsorder
Återrapporteringen sker på arbetsorder. Innan följesedlar skapas är det viktigt att start och stopplats är ifyllt. Detta kan fyllas i via klienten eller hämtas från kartan via mobilen.

Steg 5

Återrapportering kan ske via klienten i fliken försändelse eller rekommenderat via mobilen (nya webapp)

Uppgifterna följer med från resursregistret. När timmar fylls i så sätts även förbrukningen om Mätmetod är standardberäkning. Görs det några justeringar i förbrukning ändras mätmetod automatisk till manuell.

I efterföljande steg så kommer man att få välja en artikel, har artikeln och resursen samma enhet så är den förifylld. Detta går också att justera.

Återrapporteringen landar i Arbetsorder Försändelse samt Orderrader. En försändelse är kopplad mot en eller flera orderrader. En följesedel kommer att skapas för respektive försändelse.

Steg 6

Skapa följesedel. Har en användare rättigheten så kan de skapa följesedel. Följesedel skapas per arbetsorder och resulterar i en följesedel per försändelse.

Viktigt att kontrollera att fälten för sändning och försändelser är ifyllda.
Saknas det information så kommer det att fastna i växelns validering.  För att uppdatera följesedeln så ska den ligga i en status som är olåst. Uppdatera informationen på arbetsordern och klicka sedan på uppdatera följesedel.

Skicka följesedeln. Följesedeln kommer att hamna i status Sending. Vänta en liten stund och klicka på Query status för att se att den kommer fram och hamnat i status Sent. Står det Error, kontrollera felmeddelandet i klienten, behövs mer information så kontaktar ni Next support som kan hjälpa till med djupare felsökning i portalen för transaktioner.