Artikeln beskriver hur du arbetar med checklistor i Next, inklusive hur du skapar och hanterar checklistemallar i administrationsregistret. Du får också lära dig hur du lägger till checklistor på arbetsorder, ÄTA eller dagbok samt hur återrapportering går till i både Next-klienten och mobilappen.
I Next kan du använda checklistor i både Arbetsorder-modulen och ÄTA-modulen. För att göra arbetet enklare — till exempel om du har återkommande checklistor för ronderingar — kan du skapa egna checklistemallar i ett register i Next.
Förutsättning för att skapa checklistemallar
För att kunna skapa och hantera checklistemallar behöver du ha den administrativa rättigheten Hantera checklisteregister aktiverad. Så här aktiverar du den:
- Gå till Administration i Next.
- Klicka på fliken Grupper/Rättigheter.
- Markera den grupp som ska tilldelas rättigheten. Tänk på att detta enbart är rättigheten att administrera checklistorna — du behöver inte den här rättigheten för att fylla i en checklista eller för att lägga till en checklista på en arbetsorder eller ÄTA.
- Hitta sektionen Administrativa rättigheter i den nedre högra delen av sidan.
- Klicka i Full rättighet för Checklisteregister — se bilden nedan.
Sidan Administrativa rättigheter — notera kolumnerna för läs- och fullrättighet.
Skapa checklistemallar
När rättigheten är aktiverad kan du börja skapa dina checklistor. Gör så här:
- Gå till Administration i Next.
- Klicka på fliken Kommunikation.
- Klicka på Checklistor.
- Här kan du nu skapa och hantera dina checklistor.
Sidan Checklistor under Administration/Kommunikation — notera inställningar för rapportinkludering.
I fönstret finns två sektioner: Checklistor och Punkter. Under Checklistor skapar du upp huvudet för checklistan. Ange nummer, beskrivning och checklisteunderlag — det är en form av sortering, till exempel en typ av checklista. I bilden ovan ser du ett exempel där Skyddsrond används som gruppering. Du kan även inaktivera eller aktivera checklistor, samt välja om checklistan som standard ska följa med i rapporter, till exempel en dagboksrapport.
När checklistehuvudet är skapat lägger du till de punkter som listan ska innehålla. Du kan ange nummer, beskrivning och notering — det är olika fält som hjälper dig att förtydliga vad listan innehåller och vad som ska utföras. Du kan även lägga in externa länkar på enskilda punkter.
När du är klar klickar du på Spara. Listan är nu redo att användas på arbetsorder, ÄTA eller i Dagbok 2.0.
Lägga in en checklista på arbetsorder, ÄTA eller dagbok
För att kunna använda och återrapportera mot en checklista behöver du lägga in den på en arbetsorder, ÄTA eller dagbok. Gör så här för arbetsorder eller ÄTA:
- Gå till önskad flik.
- Klicka på underfliken Checklistor.
- Välj Skapa från mall. En lista visas med de checklistor du har skapat i checklisteregistret — dessa är tillgängliga för alla som har tillgång till arbetsorder eller ÄTA i Next-klienten. Du kan välja flera checklistor på samma gång om du vill!
Dialogrutan 'Skapa från mall' — välj checklistemall innan kopiering.
- Klicka på Kopiera.
- Din checklista skapas nu och kan fyllas i av användare i både Next-klienten och i mobilappen.
Återrapportera en checklista
Du kan återrapportera en checklista antingen via mobilen eller via klienten.
Återrapportering i Next Project (klienten)
- Öppna det projekt som innehåller den arbetsorder eller ÄTA du ska återrapportera mot.
- Gå till den arbetsorder eller ÄTA som innehåller checklistan och markera den. Se exemplet i bilden nedan:
Fliken Checklistor på arbetsorder — notera kolumnerna Utfört, Inkludera i rapport och Dölj i mobilen.
-
Checklistepunkterna visas nu. Skriv din återrapportering i fältet Återrapportering och bocka i Utfört på de rader som är klara. På varje rad kan du även lägga in information och bifoga dokument eller bilder genom att klicka på redigeringspennan på den markerade checklistepunkten. Det finns också möjlighet att godkänna eller inte godkänna punkter, samt markera om en punkt är tillämplig eller inte.
Fliken Checklistor visar punktlista där varje rad kan markeras som utförd, godkänd eller ej godkänd.
Punkt-dialogen — notera fälten för återrapportering, notering och dokumentbilaga.
- En stor fördel är möjligheten att knyta dokument och bilder till varje enskild checklistepunkt. Det gör det möjligt att till exempel skicka med information till utföraren — som ritningar, underlag eller datablad.
Rapportera checklista i mobilen – AO eller ÄTA
I den nya versionen av Next mobil kan du rapportera checklistor mot ÄTA, arbetsorder och Dagbok 2.0.
För att komma åt checklistor i den nya mobilversionen klickar du på AO/ÄTA i huvudmenyn. Där kan du se dina tilldelade ordrar eller söka fritt efter en arbetsorder eller ÄTA.
Startsida för tidrapportering och AO/ÄTA-lista — notera flikar och filtreringsalternativ.
När du hittat din ÄTA eller arbetsorder klickar du på den för att öppna den. Inlagda checklistor visas då i ett eget avsnitt. Klicka på den checklista du vill fylla i och rapportera av punkterna — du kan även komplettera med bilder och dokument.
Arbetsorder och dialog Ändra punkt — notera fälten Utfört och Återrapportering.
Rapportera checklista i Dagbok 2.0
I den uppdaterade versionen av dagboken i Next — Dagbok 2.0 — finns även checkliståterrapportering via mobil. Det här förutsätter att ditt företag använder den nya dagboksfunktionen i Next.
- I Next Mobil, klicka på Dagbok 2.0.
- Skapa en ny dagbokspost eller öppna en befintlig post.
Dagboksbladets noteringsflik visar expanderbara kategorier för daglig loggning.
- När dagboksposten öppnas hittar du valet för checklista uppe i menyraden. Se bilden ovan.
- Klicka på Checklista.
- Här kan du antingen fylla i en redan upplagd checklista eller lägga upp en helt egen checklista direkt via mobilen — praktiskt om du är ute i fält och behöver göra en egenkontroll.
- Om checklistan redan är upplagd klickar du på den och fyller i information, tar bilder med mera. Klicka på Spara när du är klar.
- När alla punkter i en checklista är ifyllda markeras checklistan automatiskt med en bock som visar att den är färdigifylld.
Dagboksblad — fliken Checklista visar uppgifter att bocka av.
Dialogen Ändra punkt i Checklista — notera fälten Utfört och Utf.datum.