Artikeln beskriver hur du arbetar med mängdkontrakt i Next Project och Next Mobile, från nödvändiga förinställningar och projektkonfiguration till hantering av arbetsorder och återrapportering. Du får en steg-för-steg-genomgång av hur mängdade artiklar läggs upp, hur återrapportering sker via Next Mobile samt hur den ekonomiska uppföljningen av utförda mängder fungerar.
Den här artikeln beskriver hur du på ett enkelt sätt kan arbeta med mängdkontrakt i Next Project.
Inställningar
Här hittar du information om vilka inställningar som behövs i projekten, hur de mängdade artiklarna läggs upp och återrapporteras via Next Mobile, samt hur uppföljningen av utförda mängder ser ut.
Innan ni börjar arbeta med mängdkontrakt behöver följande förutsättningar vara på plats:
-
En intern rutin för vem som importerar mängdförteckning/mängdade artiklar och i vilket skede.
-
En intern rutin för vem som återrapporterar utförda mängder baserat på mängdförteckningen.
-
Funktionen "Mängdkontrakt" ska vara aktiverad i Next Project. Du kan kontrollera detta via en checkbox i projektkortet. Om den inte är aktiverad kan Next support hjälpa dig.
-
Modulen Dagbok ska vara aktiverad i Next Project, och de personer som är inblandade i import, återrapportering och fakturering ska ha rätt behörigheter.
Steg för steg
Projekt
-
Börja med att skapa ett projekt i Next Project enligt din vanliga rutin. Det går även bra att skapa projektet från en mall.
-
Kontrollera att rutan "Mängdkontrakt" är ibockad i projektkortet:
-
Fliken Projektinformation — notera fältet för kontraktstyp längst ned.
-
-
Spara. Projektet är nu inställt för att hantera mängdkontrakt.
Arbetsorder
Nedan beskrivs hur du mängdar olika artiklar i arbetsordermodulen. Rutinen beskriver scenariot där tid och kostnader rapporteras på arbetsorder 1 (Grundåtagande) och framdriften i projektet på arbetsorder 2 (Framdrift). Du kan välja att mängda och dela upp artiklar på flera arbetsordrar — tänk i så fall på att det ska vara tydligt för den som återrapporterar utförda mängder, så att återrapporteringen sker på rätt arbetsorder.
-
Gå till modulen Arbetsorder (här har Grundåtagande bytt namn till "Tid & kostnader").
-
Skapa en ny arbetsorder — i exemplet nedan döpt till Framdrift — och markera den.
-
Lägg in de artiklar du vill mängda. Du kan lägga till dem manuellt, hämta från prislista eller importera från Excel. För importmall i Excel, klicka här.
-
De orderrader som har ett värde i "Kalk mgd" (= Kalkylerad mängd) är nu valbara för återrapportering i en favoritlista i Next Mobile.
Viktigt att tänka på!
För att den ekonomiska uppföljningen ska bli korrekt är det viktigt att du kontrollerar följande:
-
Kontrollera att det står 0 i Utförd mängd vid import av mängdade artiklar.
-
Kontrollera att du har kolumnen "Kalk mgd" synlig och att rätt värde är angivet.
-
Kontrollera att det står 0 i kostnad/enhet. Om det finns ett värde där, ersätt det med 0.
Detta är viktigt eftersom kostnaderna i projektet registreras på arbetsorder 1. Om det finns ett värde i kostnad/enhet på de mängdade artiklarna finns en risk att det uppstår dubbla kostnader.
Orderrader-fliken i arbetsorder; notera de markerade kalkyl- och kostnadsfälten.
Återrapportering i Next Mobile
När mängdkontrakt förekommer på ett projekt består återrapporteringen av två delar:
-
Återrapportering av timmar, maskiner och material för att få koll på projektets verkliga kostnader. Görs av alla mobilanvändare enligt vanlig rutin för mobil återrapportering i Next Mobile.
-
Återrapportering av framdrift i projektet. De återrapporterade utförda mängderna ligger till grund för uppföljning av mängdförteckningen samt fakturering i de fall då utförda mängder faktureras. Detta ska göras av en utsedd person eller roll — förslagsvis platschef, arbetsledare eller motsvarande. Det ska inte göras av samtliga personer på platsen, eftersom det då finns en risk att dubbletter rapporteras.
Återrapportering av tid och kostnader
Återrapportering av timmar, verktyg, maskiner, redskap och övriga kostnader sker på arbetsorder 1 (Tid & kostnader) i exemplet. Alla kostnader samlas på samma arbetsorder. Det är även på arbetsorder 1 som eventuella leverantörsfakturor bokförs, så länge det inte rör sig om ÄTA-arbeten.
För mer information om mobil återrapportering, se artikeln för återrapportering i Next Mobile.
Återrapportering av framdrift
1. Återrapportering av framdrift görs via en mobil enhet i modulen "Dagbok".
Huvudmenyn — Dagbok-alternativet är markerat och tillgängligt för navigering.
2. Sök fram rätt projekt via sökfunktionen eller välj det från listan.
Dialogrutan Välj projekt — notera autocomplete-listan vid sökning.
3. Välj vilken dag återrapporteringen avser. Detta kan göras i samband med att den ordinarie projektdagboken fylls i, om det är samma person som utför båda.
Dagbokens veckovy — notera navigeringsknapparna för att byta period.
4. Fyll i relevant information i textfälten vid behov och klicka på "Spara".
Dagboksformuläret — notera att Spara-knappen måste tryckas för att bekräfta.
5. Favoritlistan visas. Kontrollera att rätt arbetsorder är vald för återrapportering av framdrift. Om den inte är det, fäll ut rullgardinslistan och välj rätt arbetsorder.
Favoriter-menyn — notera det markerade menyalternativet som är valt.
6. Ange den utförda mängden på aktuella artiklar i listan och klicka sedan på Spara.
Favoriter-dialogen — här väljer användaren sparade rapporter att öppna.
7. Återrapporteringen visas längst ner under "Resursrader".
Resurslista — notera filteralternativ och åtgärdsknappar längst ned.
Uppföljning av mängder och kostnader
Här beskrivs hur du följer upp den återrapporterade utförda mängden. Det finns två sätt att göra det på. För att se framdrift per dag rekommenderas modulen Dagbok. För att se den totala framdriften i projektet rekommenderas modulen Arbetsorder.
Uppföljning i Dagbok
Så här gör du för att följa upp framdriften och återrapporterade utförda mängder per dag:
-
Välj projektet och gå till modulen "Dagbok".
-
Markera den dag du vill se återrapportering för. Notera att dagar med återrapportering — antingen noteringar eller orderrader — är markerade med blå färg.
-
I den högra delen av fönstret visas vad som har skrivits den aktuella dagen. För att se vilka utförda mängder som rapporterats den dagen, gå till fliken "Orderrader".
Uppföljning i Arbetsorder
Så här gör du för att följa upp framdriften och återrapporterade utförda mängder totalt i projektet:
-
Välj projektet, gå till modulen "Arbetsorder", välj den arbetsorder som avser framdrift och markera underfliken "Orderrader".
-
Artikelfliken i projektmodulen — notera markeringen av aktuell nod och aktiv flik.
-
-
I "Orderrader" visas både det som mängdats upp (markerat med orange i exemplet nedan) och det som är återrapporterat (markerat med grön färg i exemplet nedan).
-
Ändringsorder-fliken visar kostnadsrader; notera färgmarkerade celler för avvikelser.
-
-
För att få en sammanställning av kalkylerade och utförda mängder på orderradsnivå, gå till Arbetsorder → Resursuppföljning. Här visas bland annat kalkylerad mängd, utförd mängd och återstående mängd. Använd periodfiltret med från- och tilldatum för att filtrera på utfört datum.
-
Resursplanering — notera kolumnerna för planerad och faktisk tid per projekt.
-
Fakturering
För fakturering av återrapporterade utförda mängder, se artiklarna för fakturering i Next Project.
Bra att tänka på!
-
Namnge arbetsordrarna så att det tydligt framgår var tid och kostnader samlas, samt var återrapportering av framdrift sker.
-
Om mängdning sker på flera arbetsordrar, tänk på att namnge dem så att det är lätt att särskilja vad som ska återrapporteras var.
-
Om mängdning sker på flera arbetsordrar, fundera på om du kan använda arbetsorderstatusar för att dölja de arbetsordrar som är klara eller inte längre är aktuella.
-
Skapa en tydlig intern rutin för vem som sköter återrapportering av utförda mängder.