Denna artikel beskriver hur du importerar en kalkyl från Wikells till Next Project, inklusive nödvändiga förberedelser och konfigurationer. Artikeln går igenom hur kalkylen importeras till arbetsorder respektive budget, samt hur du mappar konton och yrkesroller mellan de två systemen.
Förberedelser
Innan du kan importera en kalkyl från Wikells till Next Project behöver du göra några förberedelser:
- Gå till Administration – Grupper/Rättigheter i Next Project och markera den grupp som ska ha rätt att importera kalkyler. Bocka i "Full rättighet" för "Administrera inställningar för kalkylimport".
- Exportera kalkylen från Wikells i .txt-format. Det gör du under Arkiv – Export i Wikells.
- Konfigurera kalkylimporten och mappa kalkylen mot Next. Det gör du under Administration – Integrationer – Kalkylimport – Mappning mellan kalkylsystem och Next.
Import till arbetsorder
Wikells-kalkylen är indelad i kapitel som består av kalkylposter i olika nivåer. Varje kapitel i kalkylen skapar en arbetsorder i Next Project.
Varje arbetsorder får två orderrader – en för material och UE samt en för arbete. Du anger konton för dessa orderrader under Administration – Integrationer – Kalkylimport – Mappning mellan kalkylsystem och Next. Markera Wikells och fyll i uppgifterna under Speciella konton.
Kalkylimport-fliken visar sektionerna Mappning, Konton, Yrkesroller och Speciella konton.
Under varje arbetsorder visas två orderrader – en för arbete/UE och en för material. Kostnader som inte rör material, UE eller arbete hamnar som en egen orderrad under en extra arbetsorder som heter GEMENSAMMA OMKOSTNADER.
Fliken Orderrader — notera kolumnerna Kalkylmängd och Utfört mängd.
Import till budget
För att importera Wikells-kalkylen till budget i Next måste kalkylposterna ha ett konto. Material och UE summeras för samtliga kalkylposter per konto. Arbetskostnaden summeras till samma konto som används vid import till arbetsorder.
Kalkylposter som saknar konto summeras separat, så att du ser att det finns värden i kalkylen som inte kan importeras. Dessa värden behöver du lägga till manuellt i kalkylen. Detsamma gäller omkostnadspåläggen på kalkylposterna – de saknar konto, och du behöver själv avgöra hur de ska läggas till i budgeten. Summan av dessa omkostnader visas tillsammans med eventuell okonterad summa.
Det är vanligt att konton i Wikells-kalkylen inte stämmer överens med kontoplanen i Next Project. Du kan antingen justera kontona direkt i Wikells, eller mappa dem så att de översätts till bokföringskontona i Next Project – då behöver du inte synka kontoplanerna. Den här mappningen gör du under Administration – Integrationer – Kalkylimport – Mappning mellan kalkylsystem och Next. Markera Wikells och gå sedan till Konton. Det är kontot i kolumnen "Konto i Next" som används i budgeten och som kostnader bokförs på.
Kalkylimport-fliken visar mappning av konton, yrkesroller och speciella konton.
Beräkning av timpriser
I Wikells har varje roll ett timpris som motsvarar timpriser i Next Project och som ligger till grund för beräkning av arbetskostnad. Vilket timpris som används anges när du gör beräkningen i Wikells.
Det finns möjlighet att mappa yrkesroller i Sektionsdata mot timpriser i Next Project. På så vis kan du använda det aktuella timpriset från Next i stället för timpriset i kalkylen. Mappningen gör du under Administration – Integrationer – Kalkylimport – Mappning mellan kalkylsystem och Next. Markera Wikells och gå sedan till Yrkesroller för att mappa yrkesrollerna i Wikells mot timpriser i Next Project. Då är det Next:s timpris som används för att räkna ut arbetskostnaden.
Kalkylimport-fliken visar mappning, konton, yrkesroller och speciella konton.
Importera data
- Gå till fliken Budget i Next Project och klicka på Skapa budget från – Kalkyl.
Budgetmodulen visar alternativ för att skapa budget från Excel/Data eller Kalkyl.
- Välj Wikells under Kontomappning och ange rätt konto för lön. Klicka på Ladda upp fil och leta upp den fil som ska importeras. Välj om den ska importeras till Budget och/eller Arbetsorder genom att bocka i rutorna. Klicka sedan på Spara.
Dialog för kalkylimport — ange kontomappning och ladda upp fil innan du fortsätter.
- Omkostnader utan konto som följer med i kalkylen läggs inte upp som en rad i Budget-fliken – de behöver läggas till manuellt. Motsvarande belopp hittar du under arbetsorder-fliken på den arbetsorder som heter GEMENSAMMA OMKOSTNADER. Detsamma gäller poster som saknar konto i Wikells – dessa kan inte heller importeras till budgetfliken utan måste läggas till manuellt. Det finns ingen funktion som visar skillnaden mellan vad som kommer in med Wikells-kalkylen och vad som visas i Next Project. För att undvika att något missas är tipset att se till att alla kalkylposter i Wikells är kopplade till ett konto, eller att du skriver ned det belopp som visas om du ändå vill lägga till det manuellt i Next Project.