OBS! Denna manual avser nya e-Invoice som kommer 2026-10-05.

Alla funktioner som beskrivs i den här manualen behöver inte vara aktiverade i just din miljö. Ser du inte en funktion som nämns här, kontakta din systemansvarige.

Flöde

Ni tar emot leverantörsfaktura via e-post, EDI eller post. Fakturan tolkas och läses in till Next e-Invoice. Om märkning är korrekt kommer fakturan automatiskt att hitta rätt projekt/AO/ÄTA samt leverantör + övriga uppgifter som vi tolkar.

Radtolkning

Om faktura skickas som EDI-faktura kan man aktivera radtolkning av fakturan i Next. Då läses varje enskild rad av digitalt på fakturan och läggs till som importerbara artiklar. 

Så fungerar attestflödet

En faktura passerar upp till fyra led från att den kommer in till att den är klar för ekonomisystemet. Vilka personer som sitter i leden bestäms av projektets attestflöde och av projektets kostnadsställe. Två av leden är godkännandesteg som sätts upp per projekt.

De fyra leden

Godkännande 1 och 2 styrs av projektets attestflöde. Ekonomiadmin i början och slutattesten på kostnadsstället i slutet ligger utanför det flödet, men är fortfarande delar av kedjan.

Viktigast att känna till: Den största förändringen för dig som attesterar är att godkännandet sitter på konteringsraden och inte på hela fakturan. På en faktura med flera projekt ser och godkänner du dina egna rader, och fakturan lämnar din inkorg när just de raderna är klara.

[Rubrik 2] Vad som är nytt jämfört med tidigare

Har du använt e-Invoice tidigare är det här förändringarna du märker i det dagliga arbetet.

[Tabell med 3 kolumner – infoga i Zendesk och skriv in cellerna nedan]

Gränssnittets uppbyggnad

Skärmen är indelad i fyra områden. Överst ligger sidhuvudet med företagsväljaren (rutnätsikonen till vänster) samt genvägarna Arkiv, Next Project, Support och användarmenyn. Under sidhuvudet ligger flikraden med arbetsköerna och därunder verktygsfältet som styr vad som händer med markerade fakturor.

Vänstra halvan är fakturalistan. Högra halvan visar den markerade fakturan på flikarna Faktura, Leverantörsinformation och Historik. Längst ned över hela bredden ligger konteringsrutnätet.

Knappen Expandera panel längst ned till höger fäller ut fakturabilden med flikarna Faktura och Bilagor. I visaren kan du bläddra, zooma, rotera, markera text, skriva ut och ladda ned dokumentet.

Fakturapanelen och sidopanelerna kan fällas in och ut oberoende av varandra.

Bild 3. Utfälld förhandsgranskning med fakturans PDF bredvid detaljpanelen.

Huvudflödet

1. Inkomna ej färdigbehandlade – fakturan granskas, kompletteras och konteras.
2. Klar för godkännande – fakturan väntar på attest enligt attestflödet.
3. Arkiv – fakturan är godkänd och avslutad.

Vid sidan av huvudspåret finns två avstickare. Felaktiga fakturor märks som reklamerade och samlas under Reklamationer, och krediteringar märks som kreditfakturor. Varje steg kan backas via Ångra klar för godkännande, Ångra godkännande, Ångra reklamation och Ångra kreditfaktura.

Felaktig eller saknad kontering har ingen egen vy. Den visas i stället som varningstext på fakturan.

Fliken Inkomna ej färdigbehandlade

Verktygsfältet

Spara sparar ändringar i listan och Makulera makulerar markerad faktura. Kryssrutan Visa alla styr om du ser samtliga fakturor eller bara dina egna – antalen i flikarna ändras när du bockar av den. Klar för godkännande flyttar valda fakturor till nästa flik. Kreditfaktura märker valda fakturor som kreditfakturor och har underalternativet Ångra kreditfaktura. Reklamera innehåller Märk som reklamerad. Därefter följer Skicka e-post, Visa e-postarkiv och Attestflöde. Längst till höger ligger Uppdatera, Filter, Exportera till Excel, Favoritvyer och Favoritfilter. Är fönstret smalt bläddrar du i verktygsfältet med pilarna i vardera änden.

Bild 4. Verktygsfältet med Reklamera-menyn utfälld.

Fakturalistan

Standardkolumner: Notering, Varning, Klar för godkännande, Kreditfaktura, Godkänd, Mottagen, Externt fakturanr, Meddelande, Leverantör, Projektnr, Faktura nr, Fakturadatum, Bokföringsdatum, Förfallodag, Nettobelopp och Belopp. Via kolumnväljaren kan även Skapad, Skapad av, Ändrad och Ändrad av tändas.

• Passerade förfallodagar markeras med röd bakgrund.
• Färgpricken framför projektnumret speglar projektets status.
• Summaraden överst summerar Nettobelopp och Belopp för de rader som visas.

Bild 5. Listan med summarad, färgprickar och rödmarkerade förfallodagar.

Noteringar

Dubbelklick i kolumnen Notering öppnar en anteckningsruta. Rutan visar även Skapad av, Skapad, Ändrad av och Ändrad, så att det går att spåra vem som skrivit vad.

Detaljpanelen

Fliken Faktura

Här redigeras Leverantör, Projektnr, Faktura nr, Referensnr, OCR, Bankgiro, Nettobelopp, Momsbelopp, Fakturabelopp, Valuta, Fakturadatum, Bokföringsdatum och Förfallodag. Kryssrutan Inaktivera betalning spärrar fakturan från betalfilen.

Projektnummerfältet har en knapp för att dölja avslutade projekt. Är fakturan konterad på flera projekt visas de i klartext, till exempel 12018, 12022, eftersom projekttillhörigheten då styrs av konteringsraderna.

Fakturafält markeras med färg när obligatorisk information saknas.

Om bankgirot på fakturan skiljer sig från det som är registrerat på leverantören visas en varning.

Nederst finns periodisering. Bockas Periodisering i aktiveras Konto, Startdatum och Slutdatum, och kostnaden fördelas över perioden. Avsluta alltid med Spara längst ned i panelen.

Bild 6. Fliken Faktura med periodisering ibockad.

Fliken Leverantörsinformation

Visar leverantörens registeruppgifter: Leverantör, Leverantör nr, Plusgiro, Bankgiro, IBAN, SWIFT/BIC, Clearing nr, Bankkonto, Org nr, Momsreg-nr, Valuta, standardkonto, E-post, Telefon, Mobil och adress. Använd fliken för att stämma av att betalningsuppgifterna på fakturan matchar registret. Gråa fält är låsta och ändras via leverantörsregistret i Next Project.

Bild 7. Fliken Leverantörsinformation.

Fliken Historik

Rubriken visar leverantörens namn och listar tidigare fakturor från samma leverantör. Markerar du en av dem visas dess konteringsrader i underrutnätet.

Det här är den snabbaste vägen att kontera återkommande fakturor. Menyn Hämta har två val: Konteringsrader kopierar raderna inklusive belopp, medan Konteringsrader utan belopp kopierar kontosträngen men lämnar beloppen tomma. Ögonikonen öppnar den tidigare fakturans dokument.

Bild 8. Fliken Historik med Hämta-menyn utfälld.

Konteringsrutnätet

Konteringen gäller alltid den markerade fakturan. Kolumnerna är Notering, Projektnr, AO/ÄTA, Kostnadsställe, Konto, Halv moms, Periodisering, Periodiseringskonto, Periodisering notering, Betalning, Debiterbar, Avräkning och Belopp ex moms, följt av attestspåret Godkännandestatus, Godkänd av (1), Godkänd datum (1), Godkänd av (2), Godkänd datum (2), Godkännes av (slutlig) och Godkänd datum (slutlig).

Dubbelklicka i en cell för att redigera; värdelistor öppnas som rullgardin och Tabb flyttar dig vidare. Verktygsraden innehåller Spara, Radera valda rader, Balansera belopp och Lägg till momskontering. Fältet Diff visar skillnaden mellan fakturans nettobelopp och summan av konteringsraderna – det ska stå 0,00 innan fakturan går vidare. Samma kommandon finns på högerklick i rutnätet.

Bild 9. Konteringsrutnätet med Diff 0,00 och en cell i redigeringsläge.

Attestflöde - konfiguration

Attestflödet har upp till fyra led: ekonomiadmin, Godkännande 1, Godkännande 2 och slutattest från projektets kostnadsställe. Godkännande 1 och 2 sätts upp per projekt

Rollen hör till projektet, inte till personen. Samma person kan vara projektledare på ett projekt och arbetsledare på ett annat.

Attestflöde kan anpassas efter projekt och man kan bygga upp mallar för attestflöden som man lätt kan aktivera per projekt. Inställning för att sätta upp attestflöden finns under Administration - Ekonomi - Attestflöde. 

Knappen Attestflöde öppnar en dialog i två delar. Till vänster listas fakturans konteringsrader med projektnummer, AO/ÄTA, belopp exklusive moms och godkännandestatus. Till höger visas attestrollerna i tur och ordning med kolumnerna Attestordning, Kontakt, Roll/Grupp, Godkänd av och Godkänd av användare. Antalet nivåer och vilka roller som ingår konfigureras i Next Project.

Attestflöde per projekt

Du ser attestflödet på ett projekt under Projekt → Attestflöde → e-Invoice. Där framgår vilka roller som ingår, vilken person som är kopplad till rollen och vilken attestgräns som gäller. Här kan du även anpassa flödet efter de mallar du skapade i konfigurationen. 

Fördelning av kostnader mellan olika projekt/AO/ÄTA

På en faktura med flera projekt ser och godkänner varje projektledare sina egna konteringsrader. Rader som hör till någon annans projekt är gråade.

En och samma faktura kan alltså fördelas på flera projekt, arbetsorder, ÄTA och aktiviteter – var och en med sina egna attestansvariga. Man kan alltså dela en leverantörsfaktura mellan flera olika attestanter. Hela fakturabilden är tillgänglig på alla berörda projekt.

Använd dialogen för att se var i kedjan fakturan står och vem som är nästa attestant.

Bild 10. Dialogen Attestflöde med konteringsrader och attestroller.

Attestgräns

Varje roll i attestflödet har en egen attestgräns. Ligger fakturabeloppet inom din gräns räcker ditt godkännande för ditt steg. Är beloppet högre går fakturan vidare till nästa led för ytterligare godkännande.

Godkännande sker på raden

• Attestmarkeringarna sitter på varje konteringsrad, inte på fakturan som helhet.
• Rader som hör till projekt du attesterar är redigerbara. Rader som hör till någon annans projekt är gråade.
• Fakturan försvinner ur din inkorg när dina rader är klara, oavsett hur långt andra har kommit.
• Fakturan skickas till ekonomisystemet först när samtliga rader är attesterade.
• Rader utan projekt, till exempel byggmoms, öresavrundning och konton i klass 1 och 2, behöver ingen attest. De låses när fakturan markeras klar.
• Knappen Godkänn hela fakturan finns kvar, men godkänner bara de rader du själv har behörighet till.

Tänk på: Att en faktura ligger halvattesterad är normalt. Den väntar då på rader som hör till andra projekt.

Ersättare i attestflöde

Så här hanterar du planerad frånvaro, till exempel semester. Gå till e-Invoice → Ersättare och lägg in en ersättare för en period. Attestuppgifterna går då till den personen under tiden, och återgången sker automatiskt när perioden är slut.
 

Rekommendation: Lägg in ersättaren innan du är borta. Då stannar inga fakturor upp i väntan på dig.

Fliken Klar för godkännande

Här ligger fakturor som väntar på attest. Kolumnen Godkänd visar grön bock för fullt attesterade fakturor och rött kryss för dem som återstår.

Ångra klar för godkännande skickar tillbaka fakturan till inkorgen och Godkänn attesterar markerade fakturor; under Godkänn finns Ångra godkännande. I konteringsrutnätet tillkommer kryssrutan Eskalera godkännande och en egen Godkänn-knapp, så att enskilda konteringsrader kan attesteras. Kolumnerna Godkänd av och Godkänd datum fylls i automatiskt.

Eskalera godkännande

Om ett steg står stilla kan en attestant längre fram i flödet kryssa i Eskalera godkännande och ta över steget.

• Funktionen öppnar rader som annars är låsta för användare i ett annat steg.
• Den som eskalerar kan också ångra sitt godkännande.
• Använd eskalering vid oplanerade stopp. Vid planerad frånvaro använder du Ersättare i stället.

Bild 11. Fliken Klar för godkännande med attestspåret synligt.

Attestflödet visas för alla som ser fakturan, även om du själv inte har attesträtt. Du kan alltså alltid se vem som är nästa i tur.

Fliken Reklamationer

Reklamerade fakturor samlas här i väntan på leverantörens svar. Ångra reklamation återför fakturan till det ordinarie flödet. Härifrån går det också att gå direkt till Klar för godkännande eller märka fakturan som kreditfaktura. Kombinera gärna med Skicka e-post för att dokumentera reklamationen.

Kolumnen Meddelande beskriver varför fakturan inte kunde skickas vidare. Orsaken är till exempel låst period, saknat konto, saknat projekt eller dubblett

Preliminärbokningar

Preliminärbokning är en funktion som behöver aktiveras. När den är aktiverad bokförs kostnaden i Next Project redan när fakturan markeras klar för godkännande, i stället för att synas först efter att den passerat ekonomisystemet. Det ger dig tidigare insyn i projektets kostnader.

• Funktionen kräver att raden har projekt och AO eller ÄTA.
• Kostnaden syns under Bokf kostn/Int med prefixet Prel e-Invoice följt av nummer.
• Den omvandlas automatiskt till en slutlig kostnad när attesten är klar.
• Du kan filtrera bort preliminära kostnader genom att kryssa i Dölj preliminära kostnader eller genom att filtrera på kolumnen Preliminär kostnad.
  

Periodisering och upplupen kostnad

Hantera periodiseringar direkt i e-Invoice. Kostnader fördelas automatiskt över angivna bokföringsperioder. Stöds för Fortnox (via Cloudlink) och Visma Admin.

• Periodisering kan sättas på hela fakturan eller på en enskild konteringsrad.
• Konto, startdatum och slutdatum styr fördelningen, och beloppet fördelas lika över antalet perioder.
• Per rad finns fälten Periodiseringskonto och Periodisering notering.
• Periodisering behöver aktiveras och förutsätter att din integration mot ekonomisystemet stödjer funktionen. Saknas fälten, kontakta din systemansvarige eller din kontaktperson hos Aceve.

Utökad momshantering

Stöd för EU-moms och importmoms med automatisk momskodstilldelning för gränsöverskridande transaktioner.

Momstypen på leverantören styr automatiskt vilket konto som används. Utländska leverantörer hamnar därför inte längre fel. Momstypen sätts på leverantörskortet, fliken Avancerat.

Fakturor via EDI

Orderrader från fakturarader

På EDI-fakturor kan artikelrader på fakturan bli orderrader i projektet. Om du får göra det styrs av din roll i attestflödet.

• Är fakturan konterad på ett projekt mappas raderna automatiskt mot projektet och AO eller ÄTA.
• Är den konterad på flera projekt visas en dialog där varje berörd attestant väljer sina egna rader.
• Leverantörens prislista används i första hand vid artikelmatchning. Kontonummer hämtas från den valda prislistan.
• Inaktiva prislistor och artiklar väljs aldrig automatiskt.

Debiterbar

Var debiterbarheten sitter beror på hur fakturan kom in. Logiken finns för att samma kostnad inte ska debiteras två gånger.

Tänk på: Får en EDI-faktura aldrig några orderrader, till exempel en hyresfaktura utan artikelrader, blir kostnaden inte debiterbar. Sätt då fältet manuellt.

Fullständig ändringshistorik

Alla händelser i fakturans livscykel loggas: attest, konteringsändringar, statusövergångar, kommentarer och systemaktioner – med tidsstämpel och användare för varje händelse.

Ändringsloggen visar full historik per faktura: vem som gjorde vad, när och vilket värde som gällde innan.

E-post

Skicka e-post

Under Välj e-post anger du avsändare i Från och mottagare i Till. Du kan skriva adressen direkt, lägga till med plusknappen eller söka fram en kontakt. Under fälten listas tillgängliga mottagare med kolumnerna Välj, Mottagare, Beskrivning och Företag, så att flera kan bockas i på en gång. Kryssrutan Skicka separat e-postmeddelande per mottagare ger varje mottagare ett eget utskick.

Under Meddelande fylls ämnesraden i automatiskt enligt mönstret Leverantörsfaktura fakturanummer – leverantör. Skriv texten och avsluta med Skicka.

Bild 12. Dialogen Leverantörsfaktura – Skicka e-post.

E-postarkiv

Visa e-postarkiv visar all e-post som skickats för fakturan, med Status, Referensnr, Ämne, Skickad, Mottagare, Avsändare och Notering. Markerat meddelande visas i mittendelen och bilagor längst ned med Filnamn, Beskrivning, Dokumenttyp, Dokumentversion och nedladdning.

Arkiv

Arkiv i sidhuvudet öppnar ett fönster med alla färdigbehandlade fakturor. Överst väljer du årtal i listan Fakturadatum; alternativet Visa alla tar bort årsbegränsningen. Fältet är förvalt på innevarande år, så byt år om listan verkar tom.

Verktygsfältet innehåller Återställ faktura, som tar tillbaka en arkiverad faktura till det aktiva flödet, Skapa orderrader, som skapar orderrader i projektet utifrån fakturan, samt Visa e-postarkiv. Knapparna är bara aktiva för fakturor där åtgärden är tillåten. Till höger visas fakturabilden med flikarna Faktura och Bilagor, och under den konteringsraderna.

I Arkiv ser du också om fakturan kom in via EDI eller webbportalen.

Bild 13. Arkivfönstret med valt årtal och en faktura markerad.

Gemensamma rutnätsfunktioner

Alla rutnät fungerar likadant. Klick på en kolumnrubrik sorterar, och pilen i rubriken öppnar en meny med Sortera stigande, Sortera fallande och Kolumner. Menyvalet Kolumner öppnar dialogen Visa/dölj kolumner, där du bockar i kolumner och bekräftar med Verkställ. I samma dialog kan kolumnuppsättningen sparas som en namngiven vy och markeras som gemensam för alla användare.

Trattikonen slår av och på filterraden, och stjärnikonerna hanterar favoritvyer och favoritfilter. Menyn Favoritvyer innehåller Administrera vyer och Återställ kolumnordningen. Excel-ikonen exporterar det som visas, inklusive filter och kolumnval.

Konto, företag och support

Rutnätsikonen längst upp till vänster växlar mellan de företag och miljöer du har behörighet till. Länken Next Project tar dig till projektmodulen och Support öppnar helpdesken. Avataren längst till höger öppnar användarmenyn med Inställningar (Profil, Lösenord, E-post), Next Docs, Om Next Project och Logga ut.

Snabbguide – från inkommen faktura till arkiv

1. Öppna Inkomna ej färdigbehandlade och markera fakturan.
2. Fäll ut förhandsgranskningen och stäm av fakturabilden mot fliken Faktura; komplettera det som saknas.
3. Kontrollera betalningsuppgifterna under Leverantörsinformation.
4. Kontera i rutnätet nederst, manuellt eller genom att hämta rader från en tidigare faktura under Historik.
5. Kontrollera att Diff visar 0,00 och spara.
6. Öppna Attestflöde och verifiera attestkedjan.
7. Klicka på Klar för godkännande.
8. Attestanterna godkänner med Godkänn. När kedjan är klar visar kolumnen Godkänd en grön bock och fakturan hamnar i Arkiv.

Vanliga frågor

Listan är tom. Kontrollera att Visa alla är ibockad – annars visas bara fakturor kopplade till dig. I arkivet är det oftast årtalsfiltret som behöver ändras.

Jag kan inte klicka på Klar för godkännande. Knappen kräver att en faktura är markerad och att konteringen är komplett. Kontrollera Diff-fältet.

Beloppen stämmer inte. Använd Balansera belopp, eller justera raderna manuellt tills differensen är noll.

Fakturan hamnade fel. Alla statusöverflyttningar går att backa via motsvarande Ångra-kommando, och arkiverade fakturor kan tas tillbaka med Återställ faktura.

Övriga vanliga frågor och svar

Behöver du mer hjälp?

Kontakta din systemansvarige i första hand. Gäller det något som behöver ändras i systemet, vänd dig till supporten eller din kontaktperson hos Aceve.