Denna artikel beskriver hur Next e-Invoice fungerar och hur du arbetar med leverantörsfakturor i systemet. Artikeln täcker bland annat skanningstider, behörighetsroller, attestflöden samt de olika steg en faktura genomgår från mottagning till godkännande. Läsaren får en övergripande förståelse för systemets uppbyggnad och hur olika användargrupper hanterar fakturor i processen.

Den här artikeln beskriver funktionalitet som finns i nuvarande Next e-Invoice. Ny förbättrad version kommer att lanseras kvällen 5/10 2026. Ny dokumentation kommer att komma/uppdateras. 

Den här artikeln beskriver hur du arbetar med leverantörsfakturor i Next e-Invoice. Saknar ni funktionen och vill komma igång — hör av dig till supporten så hjälper vi dig vidare!

Generellt

Next e-Invoice är den del av Next Project som hanterar leverantörsfakturor innan de kommer in i ekonomisystemet. Next Project kan sedan importera leverantörsfakturorna från ekonomisystemet för att föra in dem i kostnadsuppföljningen på projekten.

Det är endast leverantörsfakturor som hanteras i e-Invoice. Påminnelser och eventuella andra dokument skickas utanför systemet till angiven kontaktadress. Eventuella påminnelsefakturor hanteras direkt i ekonomisystemet — kom ihåg att projektkontera så att kostnaden kommer med i Next Project.

Skanningstider

Fakturorna tas om hand av vår skanningspartner som har följande bryttider för hantering.

Inkommer en faktura innan kl. 09.00 ska den synas i e-Invoice senast kl. 00.00 samma dag.

• Exempel: En faktura inkommer till er e-postadress kl. 07.10. Den vidarebefordras enligt de inställningar ni gjort i er mailbox till er Next-skanningsadress. Fakturan hanteras och ska senast vara inne i e-Invoice kl. 00.00 samma helgfria vardag.

Inkommer en faktura efter kl. 09.00 ska den synas i e-Invoice senast kl. 00.00 dagen efter.

• Exempel: En faktura inkommer till er e-postadress kl. 10.02. Den vidarebefordras enligt de inställningar ni gjort i er mailbox till er Next-skanningsadress (skanningspartner). Fakturan hanteras och ska senast vara inne i e-Invoice kl. 00.00 nästkommande helgfria vardag.

Next e-Invoice har möjlighet att godkänna en faktura i två steg efter att den klarmarkerats av ekonomiadministratören: Godkännande 1 (oftast projektledare) och Godkännande 2 (slutattestant). Fler attestled är i dagsläget inte möjligt.

Du hittar Next e-Invoice genom att klicka på den gröna knappen högst upp i Next Project.

Behörigheter – Roller/Grupper

Det finns tre olika grupper som styr vilken behörighet en användare har att hantera fakturor i Next e-Invoice.

• e-Invoice ekonomiadmin: De användare som konterar fakturor, hanterar leverantörer och gör fakturor klara för att godkännas.
• e-Invoice användare (Godk 1): De användare som ska godkänna fakturor i första ledet (Godkännande 1). Det är de personer som är angivna som projektledare på respektive projekt.
• e-Invoice attest (Godk 2): De användare som ska godkänna fakturor i andra ledet (Godkännande 2).

Administratörer i Next Project har full frihet att flytta personer mellan dessa grupper och tilldela behörigheter. Det görs genom att markera vilken eller vilka personer som ska tillhöra vilken grupp. Du hittar möjligheten att se och redigera grupperna under Administration → Användare/Behörigheter → Grupper/Rättigheter.

e-Invoice ekonomiadmin

Ekonomiadminens roll är vanligtvis att kontrollera, kontera, hantera leverantörsregistret och färdigställa fakturor inför att de ska godkännas i nästa led. Användare i den här gruppen ser samtliga fakturor som inkommer i Next e-Invoice. Next e-Invoice kan ställas in så att ekonomiadministratören måste kontrollera och godkänna konteringen på alla inkomna leverantörsfakturor innan de kan godkännas av e-Invoice-användarna (projektledarna).

e-Invoice användare (Godk 1)

e-Invoice-användarna stämmer av och kontrollerar att leverantörsfakturornas innehåll tillhör deras projekt och att de är konterade på rätt projekt. De kan även ändra kontering och till exempel dela upp beloppet på flera projekt. En e-Invoice-användare har rätt att godkänna fakturor som tillhör hans eller hennes projekt. Det finns möjlighet att fastställa ett visst fakturabelopp under vilket e-Invoice-användare får godkänna fullt ut. För fakturabelopp över denna gräns kan e-Invoice-användare endast godkänna på nivå ett.

e-Invoice attest (Godk 2)

e-Invoice attest har den högsta attesträtten och kan godkänna en faktura oavsett om Godkännande 1 redan är gjort av projektledaren eller inte. Om den personen klickar på knappen Godkänn och inget godkännande är satt sedan tidigare, kommer både Godkännande 1 och Godkännande 2 att fyllas i direkt — eftersom personen tillhör den högsta gruppen i attestledet. Det är även möjligt att styra vem som slutattesterar fakturorna baserat på kostnadsställe på projektet. Vid frågor om detta kontaktar du er kontaktperson vid uppsättning av e-Invoice, eller Next support via support-project@aceve.com.

Attestled vid fler projekt på samma leverantörsfaktura

Om en faktura konteras mot flera projekt styrs attestledet av det projektnummer som konteras på rad 1. Om de angivna projekten i konteringen har olika projektledare är det alltså enbart projektledaren på rad 1 som kan godkänna fakturan.

Fakturaflöde

Pappersfakturor – skanning via skanningscentral

• Fakturan skickas av leverantören direkt till skanningscentralen.
• Fakturan skannas in och tolkas av skanningscentralen.

Pappersfakturor – egen hantering

• Fakturan skickas av leverantören till er vanliga postadress.
• Ni skannar fakturan och mailar den till er fakturaadress för skanning — antingen er egen e-postadress för leverantörsfakturor med automatisk vidarebefordring, eller direkt till den adress som är utfärdad av skanningscentralen. Observera att fakturan måste skannas i PDF-format (en faktura per PDF), med inställningen 300 DPI och svart/vit på er skanner för att skanningscentralen ska kunna hantera den.

E-postfakturor

• Fakturan skickas av leverantören som PDF via e-post till er egen e-postadress för leverantörsfakturor med automatisk vidarebefordring, eller direkt till den adress som är utfärdad av skanningscentralen.
• Fakturan tolkas av skanningscentralen.

OBS: På grund av en begränsning hos skanningsleverantören får e-post som skickas inte vara större än 9 MB, max 10 fakturasidor åt gången. Fakturorna ska skickas i separata PDF-filer där första sidan innehåller "Faktura" i fakturahuvudet.

EDI-fakturor

• Fakturan skickas elektroniskt direkt av leverantören och görs om till rätt format ("Svefaktura") som kan läsas av Next e-Invoice.
• Informationen i fakturan, inklusive bilden av fakturan, skickas till Next e-Invoice.

Arbetsflöde

e-Invoice ekonomiadmin kontrollerar att fakturan är korrekt konterad, gör eventuella justeringar och markerar fakturan som "Klar för godkännande" för att den ska gå vidare i attestledet.

Bocken Klar för godkännande är valbar och diskuteras ofta i samband med uppsättning.

e-Invoice-användare (Godkännande 1), det vill säga projektledaren på projektkortet, hanterar fakturor för sina respektive projekt.

• Stämmer av och kontrollerar fakturan.
• Möjlighet att reklamera felaktiga fakturor eller korrigera viss information.
• Eventuella beloppsbegränsningar avgör om endast Godkännande 1 räcker, eller om båda stegen godkänns av projektledaren.

e-Invoice attest kontrollerar och godkänner i nästa led (Godkännande 2).

Den person med tillgång till Next Connect exporterar fakturor till ekonomisystemet via knappen "Export av leverantörsfakturor från Next till [ert ekonomisystem]" i Next Connect — alternativt via en automatiskt schemalagd export. Fakturorna får då ett externt fakturanummer som hämtas från ekonomisystemet och försvinner från flödet i e-Invoice. Beroende på inställningar i Next Connect kan leverantörsfakturan komma in i ekonomisystemet som bokförd eller icke bokförd.

Samtliga fakturor — oavsett om de är under attest, exporterade till ekonomisystemet eller makulerade — finns i Arkivet. Där kan du se leverantörsfakturans externa fakturanummer från ekonomisystemet, vilket datum fakturan exporterades samt en bock i kolumnen för Exporterad, enligt bilden nedan.

Fakturorna hanteras sedan i ekonomisystemet för betalning. Den person med tillgång till Next Connect importerar bokförda kostnader från ekonomisystemet till Next Project via Leverantörsfakturaimport eller Verifikatimport beroende på ekonomisystem — alternativt via en automatiskt schemalagd inläsning.

Leverantörsfakturan hamnar då under fliken Bokförda kost/int i Next Project på korrekt projekt och arbetsorder. Om fakturan är uppdelad på flera projekt eller konton fördelas dessa på flera rader. Bilden följer med på samtliga rader och visas genom att klicka på ikonen med ett gem. Det är möjligt att ställa in kontering på Arbetsorder/ÄTA-nivå och/eller kostnadsställe i e-Invoice — kontakta Next support för mer information.

Vyer

Inkomna ej färdigbehandlade

Här visas alla inkomna fakturor som inte har blivit fullt ut godkända, samt de som är fullständigt godkända men ännu inte exporterats till ekonomisystemet via Next Connect. Även fakturor som du försökt exportera via Next Connect men som fått någon typ av felsignal visas här. För att få mer information om varför exporten misslyckades kan du svepa med musen över fakturan eller tända kolumnen Meddelande. När felet rättats kommer fakturan att gå med i nästa export. Kontakta Next support om du behöver hjälp att tolka felmeddelandet.

För e-Invoice-användare (projektledare) visas fakturor som är markerade som "Klar för godkännande". Om systemet inte är inställt så att en ekonomiadmin måste kontrollera och godkänna konteringen innan fakturor kan godkännas, är alla inkomna fakturor automatiskt markerade som klara för godkännande direkt när de inkommer till e-Invoice. Se bild nedan.

Reklamationer

Här visas alla fakturor som reklamerats via mejl från e-Invoice till leverantören, eller märkts som reklamerade. Du reklamerar en faktura genom att klicka på Reklamera i någon av vyerna Felaktig/saknad kontering eller Inkomna ej färdigbehandlade. Klickar du direkt på Reklamera öppnas en mejldialog med förslag på text för reklamationsmejlet. Du kan även märka fakturan som reklamerad genom att klicka på neråtpilen till vänster om reklamera-knappen och sedan välja Märk som reklamerad, se nedan.

På det sättet behöver du inte skicka ett mejl till leverantören för att fakturan ska hamna under vyn Reklamationer.

Skriv gärna en kommentar på fakturan du reklamerat — till exempel när den reklamerats och av vilken anledning. Om en kredit läses in i e-Invoice med matchande belopp från samma leverantör som den debet som ligger reklamerad visas en dialog med frågan om du vill matcha kredit och debet. Markerar du då båda raderna och klickar på OK makuleras båda posterna och hamnar i arkivet.

Felaktig/saknad kontering

Här visas fakturor som antingen saknar korrekt projektkontering, saknar fakturanummer eller vars leverantör inte är känd av systemet. Fakturorna saknar information i något av följande fält.

När uppgifterna lagts till flyttas fakturan automatiskt till Inkomna ej färdigbehandlade.

Hantering av fakturor

Projektledare har rätt att godkänna fakturor som är konterade på sina egna projekt upp till ett visst belopp. Denna beloppsgräns har ett standardvärde på 0 kronor, vilket innebär att samtliga fakturor måste godkännas i steg 2 av en användare i gruppen e-Invoice attest. Om en gräns är satt, till exempel 100 000 kr, är det endast fakturor över denna gräns som måste godkännas av en användare i gruppen e-Invoice attest.

Next Project har ett register med kostnadsställen och detta register måste innehålla minst ett kostnadsställe. Varje projekt ska kopplas till ett kostnadsställe, och varje kostnadsställe har en attestgrupp som attesterar fakturor kopplade till projekt med deras kostnadsställe.

Detta gås igenom med er i samband med uppsättning av e-Invoice. Om behov uppstår efter det ska Next support kontaktas i första hand.

Fakturor måste vara fullt ut godkända för att kunna exporteras till ekonomisystemet.

Om du vill ångra ett godkännande kan det göras genom att trycka på följande:

Varje gång du trycker ångras ett godkännande. För att ångra båda stegen behöver du alltså trycka två gånger.

Arkiv

Här finns samtliga fakturor som kommit in i e-Invoice, oavsett status — nyligen inkomna, reklamerade, makulerade eller exporterade till ekonomisystemet. e-Invoice ekonomiadmin ser samtliga fakturor i arkivet, e-Invoice-användare ser endast sina egna och e-Invoice attest ser samtliga fakturor kopplade till sitt eget kostnadsställe. Du hittar Arkivet via följande knapp uppe i högra hörnet:

I arkivet kan du bland annat se när en faktura blivit godkänd och av vem, när den mottogs, kontering, bild och datum den exporterades till ekonomisystemet. Konteringen på fakturan visas i fliken Kontering som ligger ovanför bildvisningen i Arkiv:

Filtrering och kolumnvisning

Du kan filtrera på samtliga kolumnkategorier. För att välja vilka kolumner som visas håller du muspekaren över valfri kolumn, klickar på den svarta pilen och väljer Kolumner. Där kan du tända de kolumner du anser vara relevanta.

Vill du sätta ett filter klickar du på filterknappen som du hittar längst upp till höger i respektive vy eller längst till vänster i raden med kolumnrubriker. Klicka sedan i det gröna fältet på den kolumn du vill filtrera på och ange ett värde för filtreringen.

Du kan även kombinera filtreringar på olika kolumner för att få fram mer specifika fakturor från utvalda projekt eller perioder.

Leverantör

Vid uppstart av Next e-Invoice hämtar vi in leverantörsregistret från ekonomisystemet till Next Project. Tillägg av nya leverantörer och uppdatering av befintliga ska därefter göras i Next Project, som nu är master för leverantörsregistret. Leverantörsregistret i ekonomisystemet uppdateras när en faktura förs över kopplad till en ändrad eller ny leverantör.

Alla fakturor från tidigare kända leverantörer visas tillsammans med information om leverantören. I första hand kontrolleras momsregistreringsnummer/organisationsnummer och BG/PG/IBAN. Om något av dessa inte stämmer kan en matchning inte ske. Kontakta Next support vid frågor.

Observera att de fält som är gråa inte går att redigera — det är endast de vitmarkerade som är redigerbara:

Vill du korrigera övriga fält behöver det göras via Leverantörsregistret i Next Project.

Om du vill lägga upp en ny leverantör kan du göra det i både Next e-Invoice och Next Project. I klienten finns det fler möjligheter att fylla i mer information, som till exempel kontaktperson.

Om en leverantör har ett bankkonto i stället för BG/PG ska kontonumret läggas in i fältet IBAN utan bindestreck och mellanslag.

Kontering

Inkomna leverantörsfakturor konteras automatiskt på det projekt som är angivet på fakturan med prefixet "AO" följt av siffror. AO-numret rekommenderas att anges i fakturahuvudet för bästa resultat vid tolkning — det är viktigt att det föregås av prefixet "AO".

Som konto används i första hand det konto som är angivet på leverantören, och i andra hand det konto som angavs som standardkonto vid implementation. Standardkonto för en leverantör kan anges i leverantörsregistret.

Du kan ändra den kontering som är gjord. Du kan byta projekt direkt på fakturan och du kan ändra på konteringsraderna — till exempel ändra uppgifter på en rad eller dela upp fakturan på flera konton. För att dela upp på flera konton ändrar du beloppet på den rad som finns, varpå systemet skapar en ny rad med resterande belopp att kontera. Du kan även radera konteringsrader, förutom den som skapats av systemet.

Byggmoms

Systemet har en funktion för att lägga till byggmoms. När du klickar på knappen för byggmoms skapas två konteringsrader med 20 % av totalbeloppet — en rad för debet och en rad för kredit. Om leverantören är angiven som entreprenadbolag sker detta automatiskt när en faktura kopplad till leverantören inkommer med 0 kr i moms. Det förutsätter att en leverantör hittades när fakturan kom in.

Leasingmoms

Du kan även hantera moms på leasing, det vill säga halv moms. När du väljer ett konto för leasing och sparar får du erbjudandet att dra av moms med 50 %. Observera att du behöver uppdatera relevanta konton för leasing i Next kontoplan för att kunna använda funktionen.

Balansera belopp

Knappen Balansera belopp styr vilket belopp som visas när du väljer att skapa en ny konteringsrad. Har du knappen aktiverad kommer den nya raden att innehålla kvarvarande belopp av det totala fakturabeloppet.

Har du valt att inte aktivera Balansera belopp kommer den nya raden att vara tom i belopp, och i fältet Diff ser du kvarvarande belopp att fördela.

Interna påminnelser

Det finns möjlighet att automatiskt skicka e-post till projektledare och attesterare som har fakturor att godkänna. Det finns även möjlighet att automatiskt skicka påminnelser via e-post för fakturor som inte är godkända och som är på väg att förfalla till betalning. Information om hur du ställer in detta finns här.

Nyheter – senaste uppdateringar från release notes

Sammanfattning av förändringar och förbättringar hämtade från Next Projects release notes.

2026

Maj 2026

• Rättat så att artiklar från inaktiva prislistor inte längre kommer att visas i kundfavoritlistor
• Att lägga till flera artiklar från en prislista i mobilen görs nu utan att man navigeras ut ur formuläret vid sparandet
• Artiklar från inaktiva prislistor visas inte längre bland användarens favoriter i mobilen

Mars 2026

• Nu är det möjligt att ändra aktivitet och läge på bokförda kostnader, bokförda timmar och orderrader även efter att de fakturerats, förutsatt att användaren har rätt behörighet
• Fälten Aktivitet och Läge i Kontering i e-Invoice visas nu korrekt och har inte längre något visningsfel

Februari 2026

• Nu kan favoritartiklar även användas i klienten. Precis som tidigare kan artiklar markeras som favoriter kopplade till ett visst projekt eller en kund.De valda favoritartiklarna visas automatiskt när artiklar läggs till, till exempel från en AO eller ÄTA. Det gör det snabbare att hitta rätt artiklar.Det är också möjligt att välja vilken prislista artiklar ska visas ifrån när du lägger till en artikel i AO eller ÄTA. Förutom filtrering på artikelkategorier kan du nu välja en specifik prislista – eller visa endast de artiklar som är markerade som favoriter för aktuell kund eller projekt
• Prislista har nu en struktur liknande den i Timpriser. Kolumn finns nu för att ange specifik kostnad på en artikel som valts in i en kund- eller projektprislista eller i ett ramavtal

Januari 2026

• Nu kan favoritartiklar även användas i klienten. Precis som tidigare kan artiklar markeras som favoriter kopplade till ett visst projekt eller en kund.De valda favoritartiklarna visas automatiskt när artiklar läggs till, till exempel från en AO eller ÄTA. Det gör det snabbare att hitta rätt artiklar.Det är också möjligt att välja vilken prislista artiklar ska visas ifrån när du lägger till en artikel i AO eller ÄTA. Förutom filtrering på artikelkategorier kan du nu välja en specifik prislista – eller visa endast de artiklar som är markerade som favoriter för aktuell kund eller projekt. - Senareläggs till nästa release, 9 februari 2026