Denna artikel besvarar vanliga frågor och problem som kan uppstå vid användning av Next e-Invoice. Artikeln täcker bland annat hantering av kreditfakturor, åtgärder vid saknade fakturor, korrekt referensformat för automatisk projekttolkning samt felsökning vid exportproblem och varningsmeddelanden.

Den här artikeln beskriver funktionalitet som finns i nuvarande Next e-Invoice. Ny förbättrad version kommer att lanseras kvällen 5/10 2026. Ny dokumentation kommer att komma/uppdateras. 

Den här artikeln svarar på vanliga frågor som kan uppkomma när du arbetar i Next e-Invoice.

Kreditfaktura har ett positivt belopp trots att det är en kredit?

Det stämmer. Beloppen som anges i Next e-Invoice är alltid positiva. En bock i den markerade kolumnen (se bild) visar att fakturan har tolkats som en kreditfaktura. Du kan även hantera fältet manuellt vid behov.

Jag saknar en faktura i e-Invoice – vad gör jag?

Kontrollera först att fakturan inte redan tagits vidare av någon annan genom att gå till Arkivet. Sök till exempel på fakturanumret och/eller leverantörens namn. Hittar du den inte där bör du kontrollera att leverantören har skickat till rätt adress och att fakturan är i PDF-format eller skickad som EDI.

OBS: Tänk på att skanningstiden kan variera. Kontrollera även att inget filter är aktiverat i e-Invoice. Om ditt företag använder en egen e-postadress som ni sedan vidarebefordrar ifrån, kontrollera att mailet faktiskt har skickats vidare. Om du fortfarande inte kan hitta fakturan i e-Invoice, skicka ett mail till support-project@aceve.com med fakturanummer och information om när fakturan ska ha skickats till er, så tar vi frågan vidare.

Vilken referens ska jag be om på mina leverantörsfakturor för att e-Invoice automatiskt ska tolka in projektet och rätt AO/ÄTA?

Referensen ska stå i fakturahuvudet och alltid börja med prefixet AO följt av ett projektnummer, sedan en punkt och slutligen ett arbetsordernummer eller ett Ä och ett ÄTA-nummer. En referens kan till exempel vara AO10100.2 för att konteras mot projekt 10100 och arbetsorder 2.

Projektnumret ska alltid följas av en punkt, oavsett om ni till exempel har ett bindestreck som avskiljare mellan projektnummer och AO/ÄTA i ert ekonomisystem. Det beror på att tolkningen av leverantörsfakturan och integrationens inställningar till ekonomisystemet inte påverkar varandra. En förutsättning för att kunna sätta rätt AO/ÄTA redan vid kontering av leverantörsfakturor i e-Invoice är att projektexporten skickar med både projekt och AO/ÄTA.

En leverantörsfaktura exporteras inte när jag trycker på knappen i Next Connect – varför?

Om du håller muspekaren över raden för den aktuella fakturan i vyn Inkomna ej färdigbehandlade visas ett meddelande som ger en indikation på varför den inte exporteras. Exempel på orsaker kan vara:

• Projektet finns inte i ekonomisystemet
• Start- eller slutdatum är utanför perioden för fakturadatumet i ekonomisystemet
• Kontonumret tillåter inte projektkontering i ekonomisystemet
• Perioden är låst i bokföringsprogrammet

Justera felet och gör en ny överföring med Next Connect (EFH) så görs ett nytt försök att skicka fakturan.

En faktura har en varning i kolumnen – vad ska jag göra?

Det här indikerar att en faktura från samma leverantör med samma fakturanummer redan har kommit in. Du hittar den enklast i Arkivet genom att filtrera på fakturanumret. Kontrollera att det är exakt samma faktura och makulera i så fall dubbletten. Tänk på att vissa företag anger kundnummer som fakturanummer, vilket innebär att det inte alltid rör sig om en dubblett. Du har möjlighet att korrigera fakturanumret om det visar sig att fakturan inte är en dubblett.

Kan jag godkänna flera fakturor samtidigt?

Ja, det kan du. Markera flera fakturor genom att hålla nere Ctrl och klicka på respektive faktura. Vill du markera flera i rad håller du nere Shift, klickar på den översta och sedan på den understa.

Kan man skriva projektets namn i projektrutan i stället för projektnummer?

Ja, du kan söka på både projektets namn, kontonummer och kostnadsställe genom att skriva namnet i stället för numret.

Jag har en utländsk leverantörsfaktura – hur ska den hanteras?

Du behöver gå in på leverantören i leverantörsregistret och korrigera landskoden på leverantören. Det tillåter en annan formatering på organisationsnumret. Se också till att du har aktiverat kolumnerna IBAN och Swift/BIC, eftersom utländska leverantörer behöver dessa fält ifyllda. Växling av utländsk valuta sker i ekonomisystemet.

Vi har felaktigt makulerat en faktura – hur gör jag nu?

Personer som tillhör gruppen e-Invoice Ekonomiadmin kan återställa en makulerad leverantörsfaktura. Gå till Arkiv, markera den faktura du vill återställa och tryck sedan på knappen Återställ faktura.

Jag får tillbaka min påminnelsefaktura via mail – vad gör jag för fel?

e-Invoice läser inte in påminnelsefakturor eller andra dokument som inte tolkas som en originalfaktura. Dokumentet skickas i stället vidare till den kontaktperson eller e-postadress som finns under Administration – Kontor/företag i Next Project. Gör betalningen direkt i ert ekonomisystem och kom ihåg att projektkontera fakturan så att den kan hämtas in som en kostnad i projektet via Next Connect.

Projektet tolkas inte trots att projektnumret föregås av AO – varför?

Projektnumret behöver bestå av siffror för att tolkningen ska fungera. Om projektnumret innehåller bokstäver tolkas inte leverantörsfakturan. Referensen behöver också stå i fakturahuvudet, och det är enbart en referens per faktura som kan tolkas.

Problem med att läsa in en skannad faktura – vad kan det bero på?

Det kan bero på att dokumentet har för låg upplösning. Rekommendationen är att upplösningen ska vara minst 300 dpi och att dokumentet ska vara i svartvitt.

Kan Next e-Invoice hantera leverantörsfakturor i utländsk valuta?

Ja, leverantörsfakturor tolkas in som vanligt med den valuta som anges på fakturan. Om valutan inte finns sedan tidigare lägger Next Project automatiskt upp den under Administration – Ekonomi – Valuta, vilket innebär att du normalt sett inte behöver göra några förberedelser eller inställningar i Next Project.

Om du får ett felmeddelande vid export av leverantörsfakturan bör du kontrollera att kod och benämning för valutan är samma i Next Project som i ditt ekonomisystem. Fakturans värde konverteras till svenska kronor med hjälp av ert ekonomisystem när leverantörsfakturan importeras till Next Project och Bokf kostn/int.

Hur hanterar jag leasingfakturor som har halv moms?

Gå till Administration – Ekonomi – Kontoplan, gå till kostnadskontot och markera det som Leasing. Då lägger Next automatiskt halv moms på fakturor som konteras mot det kontot.