I oktober 2026 lanserar vi ett omfattande paket med nya och förbättrade funktioner i e-Invoice. Förbättringarna gör e-Invoice till ett ännu mer komplett verktyg för leverantörsfakturahantering.

Denna artikel består av två delar. Först en genomgång av nyheterna och därefter en praktisk guide till hur du arbetar i e-Invoice steg för steg.

Bild 1. Översiktsbild av e-Invoice med fakturalista, detaljpanel och kontering.

Vad är nytt?

Utökat attestflöde – upp till 3 nivåer

Konfigurera upp till tre attestnivåer anpassade efter er organisations struktur. Flödet konfigureras direkt i Next Project. Digitalt attest kan göras var som helst – från kontor eller byggarbetsplats via mobil eller dator.
Attestflöde kan anpassas efter projekt och man kan bygga upp mallar för attestflöden som man lätt kan aktivera per projekt. Inställning för att sätta upp attestflöden finns under Administration - Ekonomi - Attestflöde. 

Preliminär kostnad

I nya e-Invoice kan du aktivera stöd för preliminärbokningar. Om det är aktivt så kommer kostnader registreras direkt i projektet när fakturan anländer – utan att vänta på slutgiltigt attest. Ledtiden minskar från dagar till minuter och ger realtidsinsyn i projektkostnader. Se bilden nedan, preliminära kostnader hamnar som egna internverifikat. Dessa försvinner när fakturan definitivbokas. 

Fördelning på flera projekt

En och samma faktura kan fördelas på flera projekt, arbetsorder, ÄTA och aktiviteter – var och en med sina egna attestansvariga. Man kan alltså dela en leverantörsfaktura mellan flera olika attestanter. Hela fakturabilden är tillgänglig på alla berörda projekt.

Periodisering och upplupen kostnad

Hantera periodiseringar direkt i e-Invoice. Kostnader fördelas automatiskt över angivna bokföringsperioder. Stöds för Fortnox (via Cloudlink) och Visma Admin.

Ersättare i attestflöde

Attestanter kan utse en ersättare för en bestämd tidsperiod. Notifieringar och attestuppgifter skickas automatiskt till ersättaren och återgår till ordinarie attestant när perioden är slut.

Utökad momshantering

Stöd för EU-moms och importmoms med automatisk momskodstilldelning för gränsöverskridande transaktioner.

Fullständig ändringshistorik

Alla händelser i fakturans livscykel loggas: attest, konteringsändringar, statusövergångar, kommentarer och systemaktioner – med tidsstämpel och användare för varje händelse.

Vem tjänar på det?

Produktionschefer får realtidsinsyn i projektkostnader via preliminär kostnadsbokföring – direkt, inte dagar efter attesteringen.

Ekonomichefer och controllers får fullständigt revisionsunderlag, utökade attestflöden och kortare ledtider. En veckas kortare ledtid minskar kapitalbindningen med upp till 25 %.

Administratörer sparar tid med AI-konteringsförslag, automatiska påminnelser och ersättarhantering utan manuell inblandning.

Lansering

Funktionerna lanseras 5 oktober 2026. Mer information och instruktioner publiceras i samband med lansering. Kontakta supporten om du har frågor.

Så arbetar du i e-Invoice

Resten av denna artikel beskriver gränssnittet och det praktiska arbetsflödet i e-Invoice.

Gränssnittets uppbyggnad

Skärmen är indelad i fyra områden. Överst ligger sidhuvudet med företagsväljaren (rutnätsikonen till vänster) samt genvägarna Arkiv, Next Project, Support och användarmenyn. Under sidhuvudet ligger flikraden med arbetsköerna och därunder verktygsfältet som styr vad som händer med markerade fakturor.

Vänstra halvan är fakturalistan. Högra halvan visar den markerade fakturan på flikarna Faktura, Leverantörsinformation och Historik. Längst ned över hela bredden ligger konteringsrutnätet.

Knappen Expandera panel längst ned till höger fäller ut fakturabilden med flikarna Faktura och Bilagor. I visaren kan du bläddra, zooma, rotera, markera text, skriva ut och ladda ned dokumentet.

Bild 3. Utfälld förhandsgranskning med fakturans PDF bredvid detaljpanelen.

Huvudflödet

1. Inkomna ej färdigbehandlade – fakturan granskas, kompletteras och konteras.
2. Klar för godkännande – fakturan väntar på attest enligt attestflödet.
3. Arkiv – fakturan är godkänd och avslutad.

Vid sidan av huvudspåret finns två avstickare. Felaktiga fakturor märks som reklamerade och samlas under Reklamationer, och krediteringar märks som kreditfakturor. Varje steg kan backas via Ångra klar för godkännande, Ångra godkännande, Ångra reklamation och Ångra kreditfaktura.

Fliken Inkomna ej färdigbehandlade

Verktygsfältet

Spara sparar ändringar i listan och Makulera makulerar markerad faktura. Kryssrutan Visa alla styr om du ser samtliga fakturor eller bara dina egna – antalen i flikarna ändras när du bockar av den. Klar för godkännande flyttar valda fakturor till nästa flik. Kreditfaktura märker valda fakturor som kreditfakturor och har underalternativet Ångra kreditfaktura. Reklamera innehåller Märk som reklamerad. Därefter följer Skicka e-post, Visa e-postarkiv och Attestflöde. Längst till höger ligger Uppdatera, Filter, Exportera till Excel, Favoritvyer och Favoritfilter. Är fönstret smalt bläddrar du i verktygsfältet med pilarna i vardera änden.

Bild 4. Verktygsfältet med Reklamera-menyn utfälld.

Fakturalistan

Standardkolumner: Notering, Varning, Klar för godkännande, Kreditfaktura, Godkänd, Mottagen, Externt fakturanr, Meddelande, Leverantör, Projektnr, Faktura nr, Fakturadatum, Bokföringsdatum, Förfallodag, Nettobelopp och Belopp. Via kolumnväljaren kan även Skapad, Skapad av, Ändrad och Ändrad av tändas.

• Passerade förfallodagar markeras med röd bakgrund.
• Färgpricken framför projektnumret speglar projektets status.
• Summaraden överst summerar Nettobelopp och Belopp för de rader som visas.

Bild 5. Listan med summarad, färgprickar och rödmarkerade förfallodagar.

Noteringar

Dubbelklick i kolumnen Notering öppnar en anteckningsruta. Rutan visar även Skapad av, Skapad, Ändrad av och Ändrad, så att det går att spåra vem som skrivit vad.

Detaljpanelen

Fliken Faktura

Här redigeras Leverantör, Projektnr, Faktura nr, Referensnr, OCR, Bankgiro, Nettobelopp, Momsbelopp, Fakturabelopp, Valuta, Fakturadatum, Bokföringsdatum och Förfallodag. Kryssrutan Inaktivera betalning spärrar fakturan från betalfilen.

Projektnummerfältet har en knapp för att dölja avslutade projekt. Är fakturan konterad på flera projekt visas de i klartext, till exempel 12018, 12022, eftersom projekttillhörigheten då styrs av konteringsraderna.

Nederst finns periodisering. Bockas Periodisering i aktiveras Konto, Startdatum och Slutdatum, och kostnaden fördelas över perioden. Avsluta alltid med Spara längst ned i panelen.

Bild 6. Fliken Faktura med periodisering ibockad.

Fliken Leverantörsinformation

Visar leverantörens registeruppgifter: Leverantör, Leverantör nr, Plusgiro, Bankgiro, IBAN, SWIFT/BIC, Clearing nr, Bankkonto, Org nr, Momsreg-nr, Valuta, standardkonto, E-post, Telefon, Mobil och adress. Använd fliken för att stämma av att betalningsuppgifterna på fakturan matchar registret. Gråa fält är låsta och ändras via leverantörsregistret i Next Project.

Bild 7. Fliken Leverantörsinformation.

Fliken Historik

Rubriken visar leverantörens namn och listar tidigare fakturor från samma leverantör. Markerar du en av dem visas dess konteringsrader i underrutnätet.

Det här är den snabbaste vägen att kontera återkommande fakturor. Menyn Hämta har två val: Konteringsrader kopierar raderna inklusive belopp, medan Konteringsrader utan belopp kopierar kontosträngen men lämnar beloppen tomma. Ögonikonen öppnar den tidigare fakturans dokument.

Bild 8. Fliken Historik med Hämta-menyn utfälld.

Konteringsrutnätet

Konteringen gäller alltid den markerade fakturan. Kolumnerna är Notering, Projektnr, AO/ÄTA, Kostnadsställe, Konto, Halv moms, Periodisering, Periodiseringskonto, Periodisering notering, Betalning, Debiterbar, Avräkning och Belopp ex moms, följt av attestspåret Godkännandestatus, Godkänd av (1), Godkänd datum (1), Godkänd av (2), Godkänd datum (2), Godkännes av (slutlig) och Godkänd datum (slutlig).

Dubbelklicka i en cell för att redigera; värdelistor öppnas som rullgardin och Tabb flyttar dig vidare. Verktygsraden innehåller Spara, Radera valda rader, Balansera belopp och Lägg till momskontering. Fältet Diff visar skillnaden mellan fakturans nettobelopp och summan av konteringsraderna – det ska stå 0,00 innan fakturan går vidare. Samma kommandon finns på högerklick i rutnätet.

Bild 9. Konteringsrutnätet med Diff 0,00 och en cell i redigeringsläge.

Attestflöde

Knappen Attestflöde öppnar en dialog i två delar. Till vänster listas fakturans konteringsrader med projektnummer, AO/ÄTA, belopp exklusive moms och godkännandestatus. Till höger visas attestrollerna i tur och ordning med kolumnerna Attestordning, Kontakt, Roll/Grupp, Godkänd av och Godkänd av användare. Antalet nivåer och vilka roller som ingår konfigureras i Next Project.

Använd dialogen för att se var i kedjan fakturan står och vem som är nästa attestant.

Bild 10. Dialogen Attestflöde med konteringsrader och attestroller.

Fliken Klar för godkännande

Här ligger fakturor som väntar på attest. Kolumnen Godkänd visar grön bock för fullt attesterade fakturor och rött kryss för dem som återstår.

Ångra klar för godkännande skickar tillbaka fakturan till inkorgen och Godkänn attesterar markerade fakturor; under Godkänn finns Ångra godkännande. I konteringsrutnätet tillkommer kryssrutan Eskalera godkännande och en egen Godkänn-knapp, så att enskilda konteringsrader kan attesteras. Kolumnerna Godkänd av och Godkänd datum fylls i automatiskt.

Bild 11. Fliken Klar för godkännande med attestspåret synligt.

Fliken Reklamationer

Reklamerade fakturor samlas här i väntan på leverantörens svar. Ångra reklamation återför fakturan till det ordinarie flödet. Härifrån går det också att gå direkt till Klar för godkännande eller märka fakturan som kreditfaktura. Kombinera gärna med Skicka e-post för att dokumentera reklamationen.

E-post

Skicka e-post

Under Välj e-post anger du avsändare i Från och mottagare i Till. Du kan skriva adressen direkt, lägga till med plusknappen eller söka fram en kontakt. Under fälten listas tillgängliga mottagare med kolumnerna Välj, Mottagare, Beskrivning och Företag, så att flera kan bockas i på en gång. Kryssrutan Skicka separat e-postmeddelande per mottagare ger varje mottagare ett eget utskick.

Under Meddelande fylls ämnesraden i automatiskt enligt mönstret Leverantörsfaktura fakturanummer – leverantör. Skriv texten och avsluta med Skicka.

Bild 12. Dialogen Leverantörsfaktura – Skicka e-post.

E-postarkiv

Visa e-postarkiv visar all e-post som skickats för fakturan, med Status, Referensnr, Ämne, Skickad, Mottagare, Avsändare och Notering. Markerat meddelande visas i mittendelen och bilagor längst ned med Filnamn, Beskrivning, Dokumenttyp, Dokumentversion och nedladdning.

Arkiv

Arkiv i sidhuvudet öppnar ett fönster med alla färdigbehandlade fakturor. Överst väljer du årtal i listan Fakturadatum; alternativet Visa alla tar bort årsbegränsningen. Fältet är förvalt på innevarande år, så byt år om listan verkar tom.

Verktygsfältet innehåller Återställ faktura, som tar tillbaka en arkiverad faktura till det aktiva flödet, Skapa orderrader, som skapar orderrader i projektet utifrån fakturan, samt Visa e-postarkiv. Knapparna är bara aktiva för fakturor där åtgärden är tillåten. Till höger visas fakturabilden med flikarna Faktura och Bilagor, och under den konteringsraderna.

Bild 13. Arkivfönstret med valt årtal och en faktura markerad.

Gemensamma rutnätsfunktioner

Alla rutnät fungerar likadant. Klick på en kolumnrubrik sorterar, och pilen i rubriken öppnar en meny med Sortera stigande, Sortera fallande och Kolumner. Menyvalet Kolumner öppnar dialogen Visa/dölj kolumner, där du bockar i kolumner och bekräftar med Verkställ. I samma dialog kan kolumnuppsättningen sparas som en namngiven vy och markeras som gemensam för alla användare.

Trattikonen slår av och på filterraden, och stjärnikonerna hanterar favoritvyer och favoritfilter. Menyn Favoritvyer innehåller Administrera vyer och Återställ kolumnordningen. Excel-ikonen exporterar det som visas, inklusive filter och kolumnval.

Konto, företag och support

Rutnätsikonen längst upp till vänster växlar mellan de företag och miljöer du har behörighet till. Länken Next Project tar dig till projektmodulen och Support öppnar helpdesken. Avataren längst till höger öppnar användarmenyn med Inställningar (Profil, Lösenord, E-post), Next Docs, Om Next Project och Logga ut.

Snabbguide – från inkommen faktura till arkiv

1. Öppna Inkomna ej färdigbehandlade och markera fakturan.
2. Fäll ut förhandsgranskningen och stäm av fakturabilden mot fliken Faktura; komplettera det som saknas.
3. Kontrollera betalningsuppgifterna under Leverantörsinformation.
4. Kontera i rutnätet nederst, manuellt eller genom att hämta rader från en tidigare faktura under Historik.
5. Kontrollera att Diff visar 0,00 och spara.
6. Öppna Attestflöde och verifiera attestkedjan.
7. Klicka på Klar för godkännande.
8. Attestanterna godkänner med Godkänn. När kedjan är klar visar kolumnen Godkänd en grön bock och fakturan hamnar i Arkiv.

Vanliga frågor

Listan är tom. Kontrollera att Visa alla är ibockad – annars visas bara fakturor kopplade till dig. I arkivet är det oftast årtalsfiltret som behöver ändras.

Jag kan inte klicka på Klar för godkännande. Knappen kräver att en faktura är markerad och att konteringen är komplett. Kontrollera Diff-fältet.

Beloppen stämmer inte. Använd Balansera belopp, eller justera raderna manuellt tills differensen är noll.

Fakturan hamnade fel. Alla statusöverflyttningar går att backa via motsvarande Ångra-kommando, och arkiverade fakturor kan tas tillbaka med Återställ faktura.