Ett uppskattat arbetssätt i Next Project är att produktion och ekonomi använder sina respektive kunskaper i faktureringen.
Kontrollera att du har gått igenom inställningarna för kundfakturaintegration för ditt ekonomisystem innan du börjar fakturera från Next Project! Du hittar dessa HÄR under integration med respektive ekonomisystem.
Produktion – skapa fakturaunderlag
Projektledaren/platschefen skapar fakturaunderlaget, ser till att innehållet är korrekt och avslutar med att ange fakturaunderlaget Klar för fakturering. För dem kan man med fördel ta bort behörighet att låsa och skicka fakturor, i syfte att minska risken för misstag.
Ekonomi – lås och skicka faktura
Ekonomi tar över genom att markera rätt mapp i Trädvyn, aktivera ikonen för Visa underliggande data, filtrera fram fakturor enligt följande villkor:
Klar för fakturering = sant
Externt fakturanr = saknas
samt sortera raderna genom att klicka på kolumnen Låst.
Resultatet blir de fakturaunderlag som är klara att behandlas av ekonomi kommer först i listan, kan kontrolleras/justeras och sedan låsas, skicka till kund och ekonomisystemet. Denna grupp ges behörighet att låsa/låsa upp och skicka fakturor. I samband med att fakturaunderlaget låses blir den en faktura.
Det som typiskt kontrolleras av ekonomi är:
Kunduppgifter
Moms
Intäktskontering
Uppgifter för skattereduktion
Här följer ett antal vikta saker att tänka på i samband med att fakturan skickas till ekonomisystemet och till kund:
Granska fakturan enligt ovan
Lås fakturan
Integration mot ekonomisystemet körs
När integrationen mot ekonomisystemet körts ska fältet Externt fakturanummer vara ifyllt. Först därefter kan fakturan skickas till kund.
Undantagsfall från ovan finns, beroende av integrationslösning.
Används Next tjänst c-Invoice för kundfakturadistribution gäller alternativ a ovan angående Externt fakturanummer, oavsett integrationslösning.
Kontrollera att fakturan i Project fått ett fakturanummer i fältet Externt fakturanr
Om fältet innehåller ett ”! med en efterföljande text” innebär det att något gått fel. Läs felmeddelandet och åtgärda, alternativt kontakta Next Support för hjälp.
Skicka fakturan till kund, via c-Invoice, e-post eller utskrift och kuvertering.