Denna artikel beskriver hur mängdkontrakt hanteras i Next Project.
Nedan hittar du information om vilka inställningar som behövs göras i projekten, hur de mängdade artiklarna läggs upp i projekten och återrapporteras via Next Mobile, samt hur uppföljningen av utförda mängder ser ut.
Inför att ni börjar arbeta med mängdkontrakt behövs följande förutsättningar:
Intern rutin för vem som importerar mängdförteckning/mängdade artiklar och i vilket skede
Intern rutin för vem som återrapporterar utförda mängder baserat på mängdförteckningen
Funktionen ”Mängdkontrakt” ska vara aktiverad i Next Project. Det kan du se genom en checkbox i projektkortet. Om den inte är aktiverad kan Next support hjälpa dig.
Modulen Dagbok ska vara aktiverad i Next Project och personer som är inblandade i import, återrapportering och fakturering ska ha rätt rättigheter.
Projekt
Börja med att skapa ett projekt i Next Project enligt vanlig rutin. Det går även bra att skapa projekt från en mall. För mer information om hur du skapar ett nytt projekt, klicka här.
Kontrollera att rutan ”Mängdkontrakt” är ibockad i projektkortet:
Spara. Projektet är nu inställt för att hantera mängdkontrakt.
Arbetsorder
Nedan beskrivs hur du mängdar olika artiklar i arbetsordermodulen. Rutinen nedan beskriver scenariot där tid och kostnader rapporteras på arbetsorder 1 (Tid & kostnader) och framdriften i projektet på arbetsorder 2 (Framdrift).
Du kan välja att mängda och dela upp artiklar på flera olika arbetsordrar, tänk på att det i så fall ska vara tydligt för den som återrapporterar utförda mängder så att återrapportering sker på rätt arbetsorder.
Gå till modulen Arbetsorder
Skapa en ny arbetsorder (i bilden nedan döpt till Framdrift), och markera den.
Lägg in de artiklar du vill mängda. Det går att lägga till manuellt, hämta från prislista eller importera från excel. För att läsa om hur du importerar från Excel, klicka här.
De orderrader som finns inlagda med ett värde i ”Kalk mgd” (= Kalkylerad mängd) finns nu valbara för återrapportering i en favoritlista i Next Mobile.
För att läsa om hur du återrapporterar på mängdkontrakt i Next Mobile, klicka här.
Viktigt att tänka på!
För att även den ekonomiska uppföljningen ska bli rätt är det viktigt att tänka på några saker:
Kontrollera att det står 0 i Utförd mängd vid import av mängdade artiklar.
Kontrollera att du har kolumnen ”Kalkyl mgd” upptänd och att det står rätt värde.
Kontrollera att det står 0 i Kostn/enh. Om det finns ett värde här, ersätt det med 0. Detta är viktigt eftersom kostnaderna i projektet registreras på AO 1. Om det finns ett värde i kostnad/enhet på de mängdade artiklarna finns en risk att det blir dubbla kostnader.
För att läsa mer om hur du följer upp utförda mängder, klicka här.
Bra tips
Namnge arbetsordrarna så att det framgår tydligt var tid och kostnader samlas samt var återrapportering av framdrift sker.
Om mängdning sker på flera arbetsordrar, tänk på att namnge dem så att det är lätt att särskilja vad som ska återrapporteras var
Om mängdning sker på flera arbetsordrar, fundera över om det går att jobba med arbetsorderstatusar för att dölja de arbetsordrar som är klara eller inte är aktuella
Skapa en tydlig intern rutin för vem som sköter återrapportering av utförda mängder