Hopp til hovedinnholdet

Søk

Next Helpdesk

Øvingsoppgaver - Next Project

Denne artikkelen inneholder øvingsoppgaver for systemet Next Project og dekker hele arbeidsflyten fra prosjektoppretting til fakturering. Leseren får trinn-for-trinn-instruksjoner for hvordan man oppretter prosjekter, arbeidsordrer og fakturaer, samt hvordan tidsrapportering håndteres både via mobilenhet og i klienten. Artikkelen beskriver også hvordan man gjennomgår og godkjenner rapportert tid og hvordan ulike moduler brukes i prosessen.

Opprett Prosjekt

  • Merk mappen eller prosjektet i prosjekttreet som du vil opprette ditt nye prosjekt under, og opprett deretter et nytt prosjekt.

    • Husk at prosjektkortet skal være tomt før du begynner å fylle inn noen opplysninger.

  • Angi prosjektopplysninger og lagre.

    • Sørg for at prosjektet får en status slik at det blir tilgjengelig fra mobil.

Opprett Arbeidsorder

Arbeidsorder som aktivitet/delaktivitet i prosjektet

  • Opprett en eller flere arbeidsordrer og legg inn relevant informasjon.

  • Legg inn artikkel/ordrelinje med kalkulert antall timer for å kunne sammenligne med bokførte timer per aktivitet.

Arbeidsorder for serviceoppgaver

  • Opprett en arbeidsorder og legg inn relevant informasjon om kunde, arbeidssted og øvrige opplysninger.

  • Distribuer ordren til feltpersonell via ett av følgende alternativer:

    • Ansvarlig servicemann

    • Ansvarlig arbeidsleder og pool (til en gruppe)

    • Alternativt kan du distribuere ordren til flere personer via modulen Next Planning, fanen Ressursplanlegging

  • Angi en status som vises på mobilenhet.

  • Legg til en sjekkliste i underfanen Sjekkliste.

  • Legg inn et foto eller dokument som er relevant for arbeidet som skal utføres.

  • Legg til leverandør og kontaktperson i underfanen Leverandører.

Rapporter

  • Forhåndsvis arbeidsorderrapporter.

Rapporter tid fra mobilenhet

Tidsrapportering via menyvalet Tid (typisk for prosjekter)

  • Rapporter tid på prosjektets grunnoppdrag:

    • Rapporter fremmøtetid (normaltid) og legg til artikler fra favoritliste eller prisliste.

    • Ta et foto og legg det til.

    • Rapporter komp- eller overtid.

  • Rapporter fremmøtetid på en ÄTA.

  • Rapporter fravær.

  • Gjennomgå tidsrapporten din i kalendervisningen og via dagsrapporten. Foreta eventuelle korrigeringer.

Tidsrapportering via menyvalet Arbeidsorder (typisk for service)

  • Åpne arbeidsordren din og endre status til pågående.

  • Rapporter utførte mengder og noter hva som er utført.

  • Rapporter sjekklisten hvis den finnes.

  • Ta et foto og last det opp på ordren.

  • Endre status til utført (eller lignende) når arbeidet er ferdig.

  • Rapporter tid til lønn (og eventuell debitering) via snarveien til Tid i ordren.

Tidsrapportering via menyvalet Dagbok

  • Opprett en dagbokpost for gjeldende dato i kalendervisningen.

  • Rapporter relevant informasjon om pågående og utført arbeid, vær og annet.

Gjennomgå og godkjenn tidsrapportering

Se i klienten hvordan den rapporterte tiden presenteres i følgende moduler:

  • Modulen Bokførte timer og dets underfaner:

    • Timer prosjekt

    • Timer person

    • Attestere timer og reiser

  • Modulen Arbeidsorder:

    • Underfanen Bokførte timer

  • Modulen ÄTA:

    • Underfanen Bokførte timer

Prøv ulike måter å gjennomgå og godkjenne tidsrapportering.

Opprett Faktura

Løpende kontra fastpris-faktura

En løpende faktura kan opprettes fra modulene Arbeidsorder, ÄTA, Dagbok og Faktura. Typisk opprettes ÄTA-fakturaer separat fra ÄTA-modulen for å skille inntekten fra grunnkontrakten.

En fastpris-faktura opprettes best ved å bruke en fastprisartikel og fakturere fra den aktuelle modulen.

Opprett fakturagrunnlag fra arbeidsorder

  • Merk en eller flere arbeidsordrer med samme kunde og opprett faktura.

  • Prøv å opprett fakturaer med ulike innstillinger for å se hvordan innholdet i fakturaen presenteres.

  • Gjennomgå faktarapporten i modulen Faktura.

  • Markér fakturaen som ferdig.

Opprett fakturagrunnlag fra ÄTA

  • Merk en eller flere ÄTA-er med samme kunde og opprett faktura.

  • Prøv å opprett fakturaer med ulike innstillinger for å se hvordan innholdet i fakturaen presenteres.

  • Gjennomgå faktarapporten i modulen Faktura.

  • Markér fakturaen som ferdig.

Opprett fakturagrunnlag fra Dagbok

  • Opprett faktura for gjeldende periode.

  • Prøv å opprett fakturaer med ulike innstillinger for å se hvordan innholdet i fakturaen presenteres.

  • Gjennomgå faktarapporten i modulen Faktura.

  • Markér fakturaen som ferdig.

Opprett fakturagrunnlag fra Betalingsplan

  • Opprett faktura for gjeldende fakturaperiode.

  • Velg hvilken supplerende informasjon som skal vises på fakturaen.

  • Gjennomgå faktarapporten i modulen Faktura.

  • Markér fakturaen som ferdig.

Opprett fakturagrunnlag fra fakturamodulen

  • Opprett faktura i fakturamodulen.

  • Prøv å opprett fakturaer med ulike innstillinger for å se hvordan innholdet i fakturaen presenteres.

  • Gjennomgå faktarapporten.

  • Markér fakturaen som ferdig.

Gjennomgå fakturagrunnlag fra et formalia/økonomi-perspektiv

Dette avhenger av din rolle og dine tillatelser.

  • Gjennomgå og korriger eventuelt fakturagrunnlaget fra et formalia/økonomi-perspektiv, for eksempel:

    • Kundedata

    • Opplysninger om byggemoms, ROT/RUT

    • Inntektskontering

  • Gjennomgå også PDF-rapporten.

I produksjon konverteres fakturagrunnlaget til faktura når fakturaen låses og har fått et eksternt fakturanummer. Deretter kan den sendes til kunde.

Følg opp prosjekt

På prosjektkortet

  • Følg opp overordnet hvordan det går med prosjektet i økonomiboksen på prosjektkortet.

    • Aktuell bokført sammenlignet med budsjett og eventuell prognose.

I Prosjektoversikten

  • Følg for eksempel opp hvordan kostnader og inntekter er fordelt mellom grunnkontrakten og ÄTA.

  • Prøv mulighetene til å:

    • filtrere på periode

    • åpne/lukke kolonner

    • flytte kolonner

    • filtrere på innhold i kolonner

    • eksportere til xlsx

    • favorittfilter

I den aktuelle modulen

  • Følg opp på detaljnivå i den aktuelle modulen, for eksempel:

    • Bokførte kostnader og inntekter

    • ÄTA

    • Bokførte timer

  • Prøv muligheten til å:

    • åpne/lukke kolonner

    • flytte kolonner

    • filtrere på innhold i kolonner

    • eksportere til xlsx

    • opprett favorittfilter

Opprett Avvik

I modulen Avvik

  • Opprett et nytt avvik.

  • Legg inn så mye informasjon som mulig på avviket.

  • Legg til et dokument til avviket.

  • Forhåndsvis avviksrapport.

  • Send avviket til deg selv via e-post.

  • Opprett en ÄTA fra avviket ditt fra modulen Avvik.

    • Gjennomgå og komplett eventuelt ÄTA-en din i ÄTA-modulen.

Opprett ÄTA

Følgende gjøres i ÄTA-modulen.

Fastpris-ÄTA

  • Opprett en ÄTA med erstatningsform fastpris. Legg inn en prissat artikkel for senere fakturering.

Løpende ÄTA

  • Opprett en ÄTA med erstatningsform løpende konto. Når tidsrapportering har skjedd på ÄTA-en, kan den faktureres i deler eller som helhet.

Rapporter

  • Forhåndsvis ÄTA-rapporter.

Opprett Dagbok

I modulen Dagbok

  • Opprett en dagbok for ditt prosjekt.

  • Legg inn så mye informasjon som mulig.

  • Legg til et dokument til dagboken.

  • Forhåndsvis dagbokrapport.

  • Send dagboken til deg selv via e-post.

I menyvalet Dagbok på mobilenhet

Se under overskriften Rapporter tid fra mobilenhet.