Velkommen til Next!

Denne artikkelen fungerer som en guide og sjekkliste for deg som er ny kunde. Her finner du informasjon om hvordan du raskt starter opp ditt Next-prosjekt, med de viktigste innstillingene.

Hvis du følger stegene nedenfor og bruker den anbefalte dokumentasjonen, vil du kunne arbeide i Next innen kort tid!

Begynn med å logge inn på Next Project med innloggingsopplysningene du har fått av oss.

Steg 1: Aktivering og grunnleggende administrasjon

Next Project

1. Kontroller og suppler bedriftsinformasjonen i Administrasjon → Innstillinger → Kontor/Firma.

2. Last opp bedriftens logo for å få den med på fakturaer og rapporter i Administrasjon → Innstillinger → Kontor/Firma.

   Filen med bedriftens logo kan være i jpg-, png- eller gif-format. Hvis det er en for stor fil, kan du kanskje komprimere den først.

3. Legg til flere brukere som skal arbeide med oppstarten i Administrasjon → Brukere. Se hvordan du går frem HER.

Integrasjon Next Project - ditt økonomisystem

Aktiver integrasjonen mellom Next og ditt økonomisystem og gjennomfør grunnleggende import av kunde- og leverandørregistre samt kontoplan. Disse registrene trengs for kommende trinn i denne guiden.

Se instruksjonen for ditt økonomisystem her:

• Fortnox

• Visma Administration 1000 eller 2000

• Visma e-ekonomi

• For andre økonomisystemer ber vi deg kontakte oss.

Registre og innstillinger

Begynn med å legge inn bedriftens grunnleggende informasjon i Next Project. Med grunnleggende informasjon menes den informasjonen som trengs i Next for at de rette personene skal kunne logge inn, og at dere skal ha riktige forutsetninger for å drive deres prosjekter. Siden det er avhengigheter mellom ulike registre, anbefaler vi at du legger inn grunninformasjonen i følgende rekkefølge:

• Kunderegister

• Kontoplan

• Leverandørregister

• Timelister

• Prisliste

• Lønnstillegg

• Fravær

• Brukere

• Betalingsvilkår

• Prosjekter

Steg 2: Tilpass Next etter din virksomhet

Når du har importert all grunninformasjonen og aktivert integrasjonen i henhold til trinnene ovenfor, er det på tide for deg å gjøre Next mer personlig med valg og alternativer som passer dere.

Prosjektstrukturen

Prosjektlisten din finner du i menyen til venstre, og hvordan prosjektene skal organiseres i prosjektstrukturen kan tilpasses etter deres behov. Utgangspunktet er at det skal være lett for dere å finne prosjektene, men det er også en mulighet for oppfølging på mappe nivå.

💡 Tips! Noen vanlige måter å bygge sin mappestruktur på er:

• Prosjektleder: Navngi mapper etter prosjektledere med prosjekter disse er ansvarlige for under seg. Dette styrer automatisk ingen tillatelser, men det er mulig å begrense tillatelser på mappe nivå slik at prosjektledere kun ser sine prosjekter fremover.

• Sted: Hvis organisasjonen deres er geografisk spredt, kan dere bygge en mappestruktur etter for eksempel sted eller region.

• Bestiller: Hvis dere har noen få større bestillere, kan prosjektene deres legges under hver respektive mappe.

Oppfølgingskriterier

I Next Project finnes det mange ulike måter å følge opp prosjektene dine på. De fleste kriteriene finnes på prosjektkortet og kan endres hvis de foreslåtte alternativene ikke passer. Hvis hvert prosjekt merkes med informasjon i disse feltene, har dere gode muligheter til å få frem statistikk i modulen Prosjektoversikt!

• Erstatningsform

• Prosjekttype

• Prosjektkategori

• Type oppdrag

Status

Statuser finnes på prosjekter, arbeidsordrer, ÄTA, avvik, fakturaer. I noen tilfeller er de bare for oppfølging og kontroll, men i noen tilfeller har de flere funksjoner. Statusene finnes under Administrasjon → Innstillinger → Statuser.

Hvis du vil legge til flere statuser, er det bra å tenke på følgende:

• Statuskoden må være unik

• Velg farge ved å skrive fargen på engelsk eller finne en seks-sifret fargekode (#000000). Eksempler på farger finnes her: Fargekoder HTML

Prosjektstatus

• Statuser med kode 40 og oppover sendes til økonomisystemet. Dette betyr at det er mulig å bokføre kostnader og inntekter på prosjektet.

• Statuser med kode 90 avslutter et prosjekt i Next og i økonomisystemet. Informasjon om prosjektets sluttdato sendes med til økonomisystemet.

• Statuser med kode 39-89 vises i Next Mobile og er åpne for tilbakemeldinger for mobilbrukere. Dette intervallet kan konfigureres, så ta kontakt med oss hvis dere trenger hjelp!

Arbeidsordre/ÄTA-status

• Alle arbeidsordre- og ÄTA-statuser vises i Next Mobile hvis prosjektet vises i Next Mobile.

• Hvis dere har eksport av arbeidsordre/ÄTA til deres økonomisystem aktivert, eksporteres alle arbeidsordre og ÄTA hvis prosjektet eksporteres.

💡 Tips og nyttig informasjon!

• Statusendringer er generelt manuell håndtering

• Prosjektstatus bør i første omgang endres av klientbrukere

• Arbeidsordrestatus kan endres av både klient- og mobilbrukere. Hvis dere har en virksomhet med mange serviceordre, er en god rutine å la ansvarlig utfører merke arbeidsordren som utført.