Denne artikkelen er ein rettleiar og sjekkliste for nye brukarar av Next Project, og gir ei steg-for-steg innføring i korleis du kjem i gang med systemet. Du får rettleiing om aktivering, grunnleggjande administrasjon, integrasjon mot økonomisystem og oppsett av nødvendige register, slik at du raskt kan byrja å arbeida i Next Project.
Steg 1: Aktivering og grunnleggjande administrasjon
Denne artikkelen er ein rettleiar og sjekkliste for deg som er ny brukar i Next Project. Her finn du informasjon om korleis du kjem raskt i gang, med dei viktigaste innstillingane på plass.
Fylgjer du stega nedanfor og nyttar den tilrådde dokumentasjonen vil du kunna byrja å arbeida i Next innan kort!
Start med å logga inn i Next Project med innloggingsopplysningane du har fått av oss.
Kontroller og fyll ut bedriftsinformasjonen din under Administrasjon → Innstillingar → Kontor/bedrift.
Last opp logoen dykkar slik at han vert vist på fakturaar og rapportar. Det gjer du under Administrasjon → Innstillingar → Kontor/bedrift. Fila kan vera i jpg-, png- eller gif-format. Dersom fila er for stor kan det henda du må komprimera ho fyrst.
Legg til fleire brukarar som skal vera med under oppstarten under Administrasjon → Brukarar. Vil du lesa om korleis du legg til nye brukarar, klikk her.
Integrasjon Next Project – ditt økonomisystem
Aktiver integrasjonen mellom Next Project og ditt økonomisystem, og gjennomfør grunnleggjande importar av kunde- og leverandørregister samt kontoplan. Desse registra trengst til komande steg i denne rettleiaren.
Sjå instruksjon for ditt økonomisystem her:
Nyttar du Fortnox eller Spiris (tidl. eEkonomi) har du fått ein aktiveringspost med Business Cloud som avsendjar – fylg instruksjonen der og kontakt oss om du har spørsmål. Vil du vita meir om integrasjonens funksjonalitet finn du meir informasjon her for Fortnox og her for Spiris. Informasjon om innstillingar i Fortnox/Spiris finn du her.
For Visma Administration 1000/2000
Nyttar du eit anna økonomisystem er du velkomen til å kontakta oss.
Register og innstillingar
Byrja med å leggja inn grunnleggjande bedriftsinformasjon i Next Project. Med grunnleggjande informasjon meinast den informasjonen som trengst for at rette personar skal kunna logga inn, og for at de skal ha rette føresetnader for å driva prosjekta dykkar. For å koma til grunnleggjande informasjonsmal, klikk her. Sidan det finst avhengigheiter mellom ulike register tilrår vi at du legg inn grunnleggjande informasjon i fylgjande rekkjefylgje:
Kunderegister (sjå instruksjon i postutsending eller integrasjon med økonomisystem for meir informasjon)
Kontoplan (sjå instruksjon i postutsending eller integrasjon med økonomisystem for meir informasjon)
Leverandørregister (sjå instruksjon i postutsending eller integrasjon med økonomisystem for meir informasjon)
Lønetillegg (sjå informasjon for kvart lønesystem nedanfor)
Fråvær
Betalingsvilkår (i Administrasjon → Økonomi → Betalingsvilkår)
Når du har kome hit har du dei grunnleggjande føresetnadene for å kunna byrja å arbeida i Next Project – for fleire gode tips før oppstarten, les Steg 2 nedanfor!
Steg 2: Tilpass Next Project etter verksemda di
Når du har importert all grunnleggjande informasjon og aktivert integrasjonen i samsvar med stega ovanfor, er det tid for å gjera Next meir personleg med val og alternativ som passar verksemda dykkar.
Prosjekttreet
Prosjektlista di finn du i menyen til venstre. Korleis prosjekta vert karta i prosjekttreet kan tilpassast etter eigne behov. Utgangspunktet er at det skal vera lett for dykkar å finna prosjekta – dei er òg eit godt verktøy for oppfylgjing på mappenivå.
💡 Tips! Nokre vanlege måtar å byggja mappestrukturen sin på er:
Prosjektleiar: Namngjev mapper etter prosjektleiarar med dei prosjekta dei har ansvar for under seg. Dette styrer ikkje løyve per automatikk, men det er mogleg å avgrensa løyve på mappenivå slik at prosjektleiarar berre ser sine eigne prosjekt.
Stad: Dersom organisasjonen dykkar er geografisk spreidd kan de byggja ein mappestruktur etter til dømes stad eller region.
Bestillar: Dersom de har eit fåtal større bestillarar kan prosjekta deira leggjast under respektive mappe.
For å lesa meir om korleis du kan arbeida med prosjekttreet, klikk her.
Oppfylgjingskriterium
I Next Project finst det mange ulike måtar å merkja og fylgja opp prosjekta dine på, utover kostnad og inntekt. Dei fleste kriteria finst på prosjektkortet og kan endrast om dei framlagde alternativa ikkje passar. Dersom kvart prosjekt vert merka med informasjon i desse felta får de gode moglegheiter til å henta ut statistikk i modulen Prosjektoversikt!
Desse felta er til dømes:
Erstatningsform
Prosjekttype
Prosjektkategori
Type oppdrag
For å lesa meir om korleis du arbeider med merkjefelt, klikk her.
Status
Statusar finst på fleire stader i Next Project – mellom anna på prosjekt, arbeidsordrar, ÄTA, avvik og kundefakturaar. I nokre tilfelle er dei berre til for oppfylgjing og kontroll, men i andre tilfelle fyller dei fleire funksjonar. Du finn statusane under Administrasjon → Innstillingar → Statusar.
Om du vil leggja til fleire statusar er det godt å tenkja på fylgjande:
Statuskoden må vera unik.
Vel farge ved å skriva fargenamnet på engelsk eller oppgje ein sekssifra fargekode (#000000). Døme på fargar finn du her: Fargekoder HTML
Om du vil lesa meir om statushandsaming, klikk her.
Prosjektstatus
Statusar med kode 40 og oppover vert sende til økonomisystemet. Det inneber at det er mogleg å bokføra kostnader og inntekter på prosjekt med ein status høgare enn 40.
Statusar med kode 90 avsluttar eit prosjekt i Next og i økonomisystemet. Informasjon om prosjektets sluttdato vert send med til økonomisystemet.
Statusar med kode 39–89 vert viste i Next Mobile og er opne for atterapportering for mobilbrukarar. Dette intervallet kan konfigurerast – ta kontakt med oss om de vil ha hjelp!
Arbeidsorder-/ÄTA-status
Alle arbeidsorder- og ÄTA-statusar vert viste i Next Mobile dersom prosjektet vert vist i Next Mobile.
Dersom de har arbeidsorder-/ÄTA-eksport til dykkar økonomisystem aktivert vert alle arbeidsordrar og ÄTar eksporterte dersom prosjektet vert eksportert.
💡 Tips og godt å vita!
Statusendringar er generelt ei manuell handsaming.
Prosjektstatus bør i fyrste rekkje endrast av klientbrukarar.
Arbeidsorderstatus kan endrast av både klient- og mobilbrukarar. Dersom de har ei verksemd med mange serviceordrar er det ein god rutine å la ansvarleg utførar merkja arbeidsordren som utførd.
Steg 3: Go live!
Når du har gjennomført alle stega byrjar de å verta klare til å nytta Next Project for alvor!
💡 Tips!
Det absolutt naudsynte for å koma raskt i gang med Next Project er det som vert vist under Steg 1.
Byrja med det mest grunnleggjande for å koma i gang – deretter kan de byggja vidare i fleire steg og byrja å arbeida i fleire modular.
Sjå gjennom tidlegare innspelte webinar, til dømes Ny i Next.
Fastset ein dato for når tidsrapportering skal skje i Next – vanlegvis i samband med byrjinga på ein ny løneperiode. Sjå instruksjonar nedanfor.
Førebu for lønefileksport alt. ta ut timerapport
Lønefil
Når timpriser og lønetillegg er lagde inn kan desse utfyllast med tidkodar eller løneartsnummer slik at de kan ta ut ei lønefil når de har rapportert den fyrste løneperioden dykkar.
Korleis du går fram varierer etter kva lønesystem som vert nytta i bedrifta dykkar:
Timerapport i PDF-format
Vil du ha ein timerapport i PDF-format som komplement til lønefila di, går du til modulen Bokf Timmar og ein av underfanene, til dømes Attestera Timmar og resor, og trykkjer på PDF-knappen og deretter Skriv ut Timrapport. Du kan òg ta ut ein timerapport som underlag dersom du manuelt vil leggja inn timane i lønesystemet ditt.
Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk PDF-eksportknappen øverst til høyre.
Du har moglegheit til å tilpassa innhaldet og sorteringa i rapporten etter dykkar ønskje via alternativa på venstre side i dialogen. Det er viktig å leggja til artikelkategorin som gjeld lønetillegga for å få dei med i rapporten. Lønetillegga vert viste som ei summering nedst i rapporten. Overstreka kolonnar i biletet nedanfor kjem frå ein eldre arbeidsmåte i Next Project som ikkje vert teke med i lønefila. Det skal såleis ikkje finnast nokon informasjon i kolonnane Resa tj, t/j arb, Ackord og Trakt i timerapporten.
Timrapport-dialog: merk at 'Vis artikelkategori' filtrerer rapporten etter valgt kategori.