Kort om Next Cloud Link Spiris

• Cloud Link är vår integration mellan Next Project och Spiris (fd. Visma eEkonomi)
• Inget program behöver installeras eller uppdateras.
• Integrationen körs var 30:e minut med automatik, dygnets alla timmar. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
• Felmeddelanden i integrationen skickas automatiskt till angivna mailadresser.
• Projektexport skickas från Next Project till Spiris.
• Arbetsorder (AO) och ÄTA kan exporteras från Next Project till Spiris som projekt för att möjliggöra kontering på denna nivå i bokföringen. 
• Kundfaktura ink. fakturabild och ev. bilagor från Next Project exporteras till Spiris vid kundfakturaintegration.
• Verifikatimporten tittar på samtliga verifikat som integrationen hanterar och kan därmed hämta in verifikat i efterhand som tidigare saknat projektkontering. Om verifikatet redan finns i Next Project kommer eventuella ändringar att ignoreras. 
• PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras från Spiris till Next Project.
• Som standard exporteras kunder, inkl. uppdateringar, från Next Project till Spiris. 
• Leverantörsregistret kan hanteras i integrationen. Det går att importera från Spiris och det går att sätta att Next Project är ägare av registret. Om man använder funktionen Next e-Invoice för sina leverantörsfakturor är det krav på att Next Project ska äga leverantörsregistret. 
• Kostnadsställen (resultatenheter) och konton importeras från Spiris till Next Project.

Allmänt och förklaringar

Integrationen Cloud Link ersätter vår tidigare integration Next Connect och kör automatiskt var trettionde (30:e) minut. Den kör samtliga exporter/importer i ett svep efter varandra. Detta innebär att den kör två gånger i timmen och tar någon/några minuter att slutföra baserat på mängden information som behöver hanteras.
Vill du har mer information vad som skiljer Cloud Link från Next Connect finns den här. 

När vi nämner import/export via integrationen är det från ett Next Project-perspektiv.  
Dvs. export är Next Project Spiris och import avser Spiris Next Project. 
 

Felmeddelanden

Om ett fel uppstår i integrationen skickas automatiskt ett mejl till angivna kontaktpersoner. Utskicken sker måndag–fredag mellan kl. 06.00–18.00.

Mejlet innehåller information om:

• Vad som har gått fel
• VIlken exempelvis faktura felet avstår, visas under reference - se bild nedan. 

Eftersom integrationen körs automatiskt var 30:e minut, kommer ett nytt felmeddelande att skickas vid varje misslyckat försök tills felet är åtgärdat.

Kund - export/import

Kundregistret kan exporteras till Spiris eller importeras från Spirs. Merparten av våra kunder har Next Project som ägare av kundregister. Kunderna kommer att skapas/uppdateras baserat på om kundnummret matchar en befintlig kund. Därmed är det viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.

Vid inaktivering eller om man raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att inaktiveras/raderas i Spiris. 
Detsamma gäller om man har Spiris som ägare av kundregistret. 
 

Leverantör - export/import

Du kan välja om du önskar importera leverantörer från Spiris till Next Project eller exportera leverantörerna från Next Project till Spiris. OBS! använder du Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret, det vill säga leverantörer exporteras från Next Project till Spiris. 

Export

Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Spiris. Leverantörerna skapas/uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör.

Vid inaktivering av en leverantör i Next Project kommer den inte att uppdateras/skapas upp i Spiris. Inaktivering i Next Project kommer inte att inaktivera i Spiris. Detsamma gäller om man raderar en leverantör i Next Project . 

För mer information om leverantörer med krav på OCR-markering i Spiris samt leverantörer med annan valuta än SEK se information under rubriken Next e-Invoice - Begränsningar. 
 

Import

Du som inte använder Next e-Invoice men till exempel använder modulen Inköp i Next Project – eller har ett annat behov – har möjlighet att synkronisera leverantörsregistret från Spiris till Next Project. Importen sker då var 30:e min likt övriga delar av integrationen.
  

Projektexport 

Projektexporten är en central del av integrationen. Exporten skapar/uppdaterar projekt i Spiris om de har en "aktiv status" i Next Project (statuskod mellan 40-89). Dessa nummer hittar ni under:

Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen, det går även att få över Arbetsorder och ÄTA som projekt. De allra flesta av våra kunder exporterar även AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på denna nivå och minska manuell handpåläggning inne i Next Project. 

Formatering projektnummer och projektnamn vid export 

Projektnummer kan vara olika formaterade beroende på inställning i integrationen men grundprincipen för formateringen av projektnummer är angiven nedan. 

Projektnamnen i Spiris är som standard detsamma som projekt/arbetsorder/ÄTA heter i Next Project. Det finns stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet till exempelvis "arbetsordernamn (projektnamn)". Detta kan exempelvis förenkla hantering vid kontering av leverantörsfakturor i annat system än Next e-Invoice. 

Endast projekt

Arbetsorder & ÄTA projekt

Export av projektavslut (datum & status)

I samband med att du byter status på ditt projekt till Avslutat (kod 90) eller fyller i ett projektslutdatum på projektet kommer vi att exportera avslutad status respektive slutdatum på projektet till ekonomisystemet. 

Som standard ligger det en fördröjning om 60 dagar från projektslutsdatum till att projektet stängs i ekonomisystemet, både för status och projektslutdatum. Detta möjliggör för er att kunna avsluta ett projekt i Next Project men fortsätta att bokföra på projektet i ekonomisystemet. 

Mer detaljer om projektavslut finner du här. 
 

Kundfakturaexport

Kundfakturor kan exporteras från Next Project till Spiris. Det är valbart om man vill att fakturan ska bokföras direkt, om man vill ha resultatenhet samt om OCR från Spiris ska användas. Spiris tilldelar Next Project ett kundfakturanummer för respektive faktura. 

Låsta fakturor som saknar externt fakturanummer kommer att exporteras med samma intervall som alla andra delar dvs. var trettionde (30) minut. En förutsättning för kundfakturaexporten är att intäktskontot som anges i intäktskonteringen har en försäljningsartikel från Spiris i Next Projects kontoplan. Du hittar uppsättning av det regelverk som påverkar föreslaget intäktskonto för din kundfaktura under Administration - Ekonomi - Intäktskontering - Konteringsrelger. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.

Om man väljer inställningen att inte bokföra kundfakturan direkt kommer fakturan i ett första läge exporteras till Spiris som utkast. I Next Project kommer fakturan då få "Draft" i fältet Externt fakturanummer. När fakturan är exporterad till Spiris behöver man logga in i Spiris och bokföra fakturan. När detta är gjort kommer fakturan i Next Project uppdateras inom 30 min till Spiris slutgiltiga fakturanummer. Det är först när fakturan har ett korrekt fakturanummer som du kan skicka fakturan till kund från Next Project. 

 

Observera, om en kundfaktura i Next Project har fått ett externt fakturanummer alternativt Draft från Spiris och ni sedan raderar det av någon anledning och låser på nytt kommer fakturan i Next Project att få samma externa fakturanummer likt tidigare. Varken uppdateringar eller någon ny faktura skapas i Spiris. 

På grund av tekniska hinder kan inte ett nytt projekt/AO/ÄTA som sedan används i en kundfaktura skapas i en och samma integrationskörning. Projektet kommer då att skapas i första körningen, fakturan hanteras i nästkommande körning. Felmeddelandet som skickas ut för kundfakturan i den första körningen kan därmed ignoreras.

Datum för betalning av fakturan importeras till Next Project när fakturan är markerad som fullt slutbetald i Spiris och visas i fältet Betalad datum. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Spiris de senaste 6 månaderna samt att fakturan har ett externt fakturanummer i Next Project.

 

Verifikatimport

Verifikat importeras från Spiris till Next Project i de serier man valt att importera. Vanligtvis importeras serier för Manuella verifikat, Leverantörsfakturor och Kundfakturor. För att en verifikation ska importeras behöver den vara projektkonterad och bokad på intäkts- eller kostnadskonton (d.v.s. inte enbart på 1 eller 2 konton). Verifikationsrader som saknar projektmärkning och/eller är konterade mot balanskonton importeras inte till Next Project.

Observera att intäktsverifikat inte behöver hanteras via integrationen, utan istället kan genereras internt i Next Project i samband med att du låser din kundfaktura. 

Cloud Link bevakar samtliga verifikationer i de serier som importeras. Har en verifikation inte hämtas in initialt, exempelvis saknar projekt, och sedan kompletteras med uppgifter som möjliggör import kommer detta att ske. Förändringar på ett redan importerat verifikat kommer att ignoreras av integrationen, dvs. integrationen tittar inte på inlästa verifikationer igen. 

Bilder (endast PDF) som finns på verifikat i Spiris kommer att importeras till Next Project. Next Project har enbart stöd för att importera ett dokument per verifikat. Om det finns flera dokument på ett verifikat kommer det dokument som skapats först, datum och klockslag, att importeras. 

Verifikationstexten som syns i Next Project hämtas från fältet Beskrivning i Spiris. Fältet Transaktionstext i Spiris importeras till fältet Notering i Next Project. 

Det finns möjlighet att få in leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int, en förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid import av verifikatet. 
 

Next e-Invoice (Leverantörsfakturaexport)

När integrationen för Next e-invoice är aktiv kommer slutgodkända (Godk 2) leverantörsfakturor att exporteras till Spiris inom 30 minuter. Ni kan välja att bokföra fakturan direkt vid export och om ni önskar märka verifikatet med kostnadsställe (utöver projektnummer). När leverantörsfakturan är bokförd i Spiris kommer den att importeras till Next Project med verifikatimporten.

Vid kreditfakturor ska beloppet i kontering fortfarande vara positivt, det som styr integrationen att det blir en kreditfaktura i Spiris är Kredit-bocken i Next e-Invoice, se bild. 

 

För er kunder som har inställning att bokföra leverantörsfakturan direkt i integrationen finns verifikatnumret som Externt fakturanummer i  Next e-Invoices arkiv. 

Begränsningar

För att möjliggöra export av OCR nummer till Spiris kräver Spiris att den angivna leverantören är markerad som en OCR-leverantör. För att inte tappa information mellan systemen genomför Cloud Link vid export av en OCR-faktura en kontroll på den angivna leverantören, för att säkerställa att leverantören har OCR-märkning i Spiris. Om det inte finns en OCR-märkning kommer exporten av leverantörfakturan att nekas och ett felmeddelande kommer då skickas ut. Detsamma gäller om leverantör har markering på OCR men angiven faktura inte har det. 
I Next Project finns inget motsvarande fält i leverantörsregistret för att markera om en leverantör skickar fakturor med eller utan OCR. På grund av detta behöver den inställningen sättas på leverantören direkt i Spiris. 

 

I de fall man skapar en ny leverantör i Next Project som har ett plusgiro som kräver OCR så kommer man få ett felmeddelandemail till kontaktperson med anledning av ovan begränsning. Lösningen är att skapa leverantören direkt i Spiris med samma nummer som i Next Project med minimum: nummer, namn, orgnummer, OCR och plusgiro. Cloud Link har efter det möjlighet att uppdatera leverantören med övriga uppgifter. 

Om en ny leverantör skapas i Next Project med annan valuta än SEK kräver Spiris information i fältet Bet genom bankkonto. Då Next Project inte har motsvarande fält väljer Cloud Link i första hand det valutakonto som har angiven valuta. Om inte detta finns kommer Cloud Link välja det första företagskontot som finns i Spiris. Detta gör att integrationen kan skapa leverantörer med andra valutor än SEK trots det krävda fält från Spiris inte finns i Next Project. Fältet hanteras endast vid skapande av ny leverantör, fältet påverkas inte vid uppdatering av leverantörer. 

Kostnadsställe/resultatenhet

Det finns möjlighet att välja om man vill använda sig av kontering mot kostnadsställe, motsvarande resultatenhet i Spiris, på kundfaktura och/eller Next e-Invoice. Vid aktivering av detta kommer import av kostnadställen från Spiris till Next Project ske var 30:e minut. Importen hanterar både skapande av nya kostnadsställen och uppdatering av dess namn.  

Cloud Link kan endast hantera en gruppering av kostnadsställen/resultatenheter i Spiris. Som standard kommunicerar vi med gruppnummer 1, detta kan ändras till en annan gruppering vid behov. 

Kontoimport

Kontoimporten är en basal del av integration, där vi importerar kontoplanen från Spiris till Next Project. Om ett konto i Spiris inte existerar i Next Project kommer kontot och dess namn att importeras till Next Project. Denna avstämning görs likt alla andra delar av integrationen var trettionde (30:e) minut. 

Som standard exkluderas konton samt verifikationer som börjar med 1 och 2 då balanskonton och dess transaktioner vanligtvis inte är en del av projektuppföljningen. Dessa går såklart att lägga upp själv/ändra på i Next Project om man exempelvis önskar kunna bokföra leverantörsfakturor i Next e-invoice mot balanskonton.