Denna artikel beskriver integrationen Next Cloud Link mellan Next Project och Spiris (tidigare Visma eEkonomi), inklusive hur den fungerar tekniskt och vilka dataflöden som hanteras. Artikeln går igenom funktioner som projektexport, kundfakturering, verifikatimport, leverantörsregister samt hantering av felmeddelanden. Läsaren får också en förståelse för hur import och export definieras ur ett Next Project-perspektiv samt vilka inställningar som krävs för att integrationen ska fungera korrekt.
Kort om Next Cloud Link Spiris
- Cloud Link är integrationen mellan Next Project och Spiris (tidigare Visma eEkonomi).
- Inget program behöver installeras eller uppdateras.
- Integrationen körs automatiskt var 30:e minut, dygnet runt. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
- Felmeddelanden skickas automatiskt till angivna e-postadresser.
- Projektexport skickas från Next Project till Spiris.
- Arbetsorder (AO) och ÄTA kan exporteras från Next Project till Spiris som projekt, vilket möjliggör kontering på den nivån i bokföringen.
- Kundfakturor inklusive fakturabild och eventuella bilagor exporteras från Next Project till Spiris vid kundfakturaintegration.
- Verifikatimporten bevakar samtliga verifikat som integrationen hanterar och kan hämta in verifikat i efterhand som tidigare saknat projektkontering. Om verifikatet redan finns i Next Project ignoreras eventuella ändringar.
- PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras från Spiris till Next Project.
- Som standard exporteras kunder, inklusive uppdateringar, från Next Project till Spiris.
- Leverantörsregistret kan hanteras i integrationen. Det går att importera från Spiris, och det går att ange att Next Project äger registret. Om du använder Next e-Invoice för leverantörsfakturor är det ett krav att Next Project äger leverantörsregistret.
- Kostnadsställen (resultatenheter) och konton importeras från Spiris till Next Project.
Integrationsöversikt — visar dataflöden mellan systemen i båda riktningar.
Allmänt och förklaringar
Cloud Link ersätter den tidigare integrationen Next Connect och körs automatiskt var 30:e minut. Alla exporter och importer körs i ett svep efter varandra, vilket innebär att integrationen körs två gånger i timmen och tar någon eller några minuter att slutföra beroende på mängden information som behöver hanteras.
Här kan du läsa om de inställningar som krävs i ekonomisystemet för att integrationen ska fungera väl.
Har du Next Connect i dag och vill veta vad som skiljer Cloud Link från Next Connect finns den informationen här.
När vi nämner import och export via integrationen är det alltid ur ett Next Project-perspektiv. Det vill säga: export innebär Next Project Spiris och import innebär Spiris
Next Project.
Felmeddelanden
Felmeddelande mailas till angivna kontaktpersoner vid misslyckad körning.
Om ett fel uppstår i integrationen skickas ett e-postmeddelande automatiskt till angivna kontaktpersoner. Utskick sker måndag–fredag mellan kl. 06.00 och 18.00.
E-postmeddelandet innehåller information om:
- Vad som har gått fel.
- Vilken faktura eller vilket objekt felet gäller — detta visas under fältet reference, se bilden nedan.
Eftersom integrationen körs automatiskt var 30:e minut skickas ett nytt felmeddelande vid varje misslyckat försök tills felet är åtgärdat.
Händelsedetaljer med InvalidData-status — kontrollera projektets giltighetsdatum.
Kund – export/import
Kundregistret kan antingen exporteras till Spiris eller importeras från Spiris. De flesta av våra kunder har Next Project som ägare av kundregistret. Kunder skapas eller uppdateras beroende på om kundnumret matchar en befintlig kund, så det är viktigt att kundnumren stämmer överens mellan systemen.
Om du inaktiverar eller raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att inaktiveras eller raderas i Spiris. Detsamma gäller om du har Spiris som ägare av kundregistret.
Leverantör – export/import
Du väljer själv om du vill importera leverantörer från Spiris till Next Project eller exportera dem från Next Project till Spiris. Observera att om du använder Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret — det vill säga leverantörerna exporteras från Next Project till Spiris.
Export
Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Spiris. De skapas eller uppdateras beroende på om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör.
Om en leverantör inaktiveras i Next Project kommer den inte att uppdateras eller skapas i Spiris. En inaktivering i Next Project leder inte heller till en inaktivering i Spiris. Detsamma gäller om du raderar en leverantör i Next Project.
För mer information om leverantörer med krav på OCR-markering i Spiris samt leverantörer med annan valuta än SEK, se informationen under rubriken Next e-Invoice – Begränsningar.
Import
Använder du inte Next e-Invoice men till exempel modulen Inköp i Next Project — eller har ett annat behov — kan du synkronisera leverantörsregistret från Spiris till Next Project. Importen sker då var 30:e minut, precis som övriga delar av integrationen.
Projektexport
Projektexporten är en central del av integrationen. Den skapar och uppdaterar projekt i Spiris för de projekt som har en aktiv status i Next Project (statuskod 40–89). Du hittar dessa statuskoder under:
Administration – Inställningar – Statusar – Projektstatus
Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen. Det går även att exportera Arbetsorder och ÄTA som projekt. De flesta av våra kunder exporterar AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på den nivån och minska manuell handpåläggning i Next Project.
Tänk på! Spiris har en begränsning på projektnummer med en maxlängd på 9 tecken. Det är därför viktigt att kombinationen av projektnummer och AO/ÄTA inte överstiger denna gräns.
Formatering av projektnummer och projektnamn vid export
Projektnummer kan vara olika formaterade beroende på inställningen i integrationen, men grundprincipen för formateringen beskrivs nedan.
Projektnamnen i Spiris är som standard desamma som projekt, arbetsorder och ÄTA heter i Next Project. Det finns stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet till exempelvis "arbetsordernamn (projektnamn)". Det kan till exempel förenkla hanteringen vid kontering av leverantörsfakturor i ett annat system än Next e-Invoice.
Endast projekt
Skapar projekt i Spiris baserat på projektnumret.
Exempel projektnummer i Spiris: 10000
Arbetsorder & ÄTA-projekt
Skapar, utöver ovan, ett projekt i Spiris per Arbetsorder i Next Project med projektnumret och arbetsordernumret.
Exempel projektnummer i Spiris: 10000-1, 10000-2 osv.
Skapar ett projekt i Spiris per ÄTA i Next Project med projektnumret och ÄTA-numret.
Exempel projektnummer i Spiris: 10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.
Export av projektavslut (datum och status)
När du byter status på ditt projekt till Avslutat (kod 90) eller fyller i ett projektslutdatum exporteras avslutad status respektive slutdatum till ekonomisystemet.
Som standard finns det en fördröjning på 60 dagar från projektslutsdatumet till att projektet stängs i ekonomisystemet — både för status och projektslutdatum. Det innebär att du kan avsluta ett projekt i Next Project men ändå fortsätta bokföra på det i ekonomisystemet.
Mer detaljer om projektavslut hittar du här.
Kundfakturaexport
Kundfakturor kan exporteras från Next Project till Spiris. Du kan välja om fakturan ska bokföras direkt, om du vill märka den med resultatenhet och om OCR från Spiris ska användas. Spiris tilldelar Next Project ett kundfakturanummer för respektive faktura.
Låsta fakturor som saknar externt fakturanummer exporteras med samma intervall som övriga delar av integrationen, det vill säga var 30:e minut. En förutsättning för kundfakturaexporten är att intäktskontot som anges i intäktskonteringen har en försäljningsartikel från Spiris i Next Projects kontoplan. Momsen styrs av inställningar i Spiris — inga momsinställningar behöver alltså göras i Cloud Link eller Next Project. Du hittar regelverket för föreslagen intäktskontering under Administration – Ekonomi – Intäktskontering – Konteringsregler. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.
Om du väljer att inte bokföra kundfakturan direkt exporteras den först till Spiris som ett utkast. I Next Project visas då "Draft" i fältet Externt fakturanummer. När fakturan är exporterad till Spiris behöver du logga in i Spiris och bokföra den. När det är gjort uppdateras fakturan i Next Project inom 30 minuter till Spiris slutgiltiga fakturanummer. Det är först när fakturan har ett korrekt fakturanummer som du kan skicka den till kunden från Next Project.
Fakturasidan — notera att kolumnen Externt fakturanr är framhävd.
I Spiris på kundkortet finns ett fält som heter Omvänd skattskyldighet. Det här fältet styr om du kan skapa en faktura med moms, omvänd skattskyldighet eller utan moms för den aktuella kunden. Om Next Project är ägare av kundregistret uppdateras den här markeringen automatiskt utifrån fältet Byggmoms i kundregistret i Next Project. Observera att inställningen uppdateras på kundnivå — inte per enskild faktura.
Tabellen nedan beskriver vilka momssatser som kan användas vid fakturering beroende på hur inställningen är gjord.
| Är faktura möjlig med...? | Kund ej markerad med Omvänd skattskyldighet | Kund markerad med Omvänd skattskyldighet |
| Moms | Ja | Ja |
| Omvänd skattskyldighet | Nej | Ja |
| Ingen moms | Ja | Nej |
Observera: Om en kundfaktura i Next Project har fått ett externt fakturanummer — eller Draft — från Spiris och du sedan raderar det och låser fakturan på nytt, kommer den att få samma externa fakturanummer som tidigare. Varken uppdateringar eller nya fakturor skapas i Spiris i det läget.
På grund av tekniska begränsningar kan inte ett nytt projekt, AO eller ÄTA som sedan används i en kundfaktura skapas i en och samma integrationskörning. Projektet skapas i den första körningen och fakturan hanteras i nästa. Det felmeddelande som eventuellt skickas ut för kundfakturan i den första körningen kan därmed ignoreras.
Datum för betalning av fakturan importeras till Next Project när fakturan är markerad som fullt slutbetald i Spiris och visas i fältet Betalad datum. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Spiris från de senaste 6 månaderna och att fakturan har ett externt fakturanummer i Next Project.
Verifikatimport
Verifikat importeras från Spiris till Next Project i de serier du valt att importera. Vanligtvis importeras serier för manuella verifikat, leverantörsfakturor och kundfakturor. För att ett verifikat ska importeras behöver det vara projektkonterat och bokfört på intäkts- eller kostnadskonton — det vill säga inte enbart på konton som börjar med 1 eller 2. Verifikationsrader som saknar projektmärkning och/eller är konterade mot balanskonton importeras inte till Next Project. Undantag för import av verifikat mot balanskonton kan ställas in i integrationen.
Observera att intäktsverifikat inte behöver hanteras via integrationen — de kan istället genereras internt i Next Project när du låser din kundfaktura.
Cloud Link bevakar samtliga verifikationer i de serier som importeras. Om ett verifikat inte hämtades in initialt — till exempel på grund av att projektmärkning saknades — och sedan kompletteras med de uppgifter som krävs, kommer det att importeras. Förändringar på ett redan importerat verifikat ignoreras av integrationen.
Bilder (endast PDF) som finns på verifikat i Spiris importeras till Next Project. Next Project stöder enbart ett dokument per verifikat. Om det finns flera dokument på ett verifikat importeras det dokument som skapades först, baserat på datum och klockslag.
Verifikationstexten som visas i Next Project hämtas från fältet Beskrivning i Spiris. Fältet Transaktionstext i Spiris importeras till fältet Notering i Next Project.
Det finns möjlighet att få in leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int. En förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid tidpunkten för importen av verifikatet.
Next e-Invoice (leverantörsfakturaexport)
När integrationen för Next e-Invoice är aktiv exporteras slutgodkända (Godk 2) leverantörsfakturor, kontering och fakturabild till Spiris inom 30 minuter. Du kan välja att bokföra fakturan direkt vid export och om du vill märka verifikatet med kostnadsställe utöver projektnummer. När leverantörsfakturan är bokförd i Spiris importeras den till Next Project via verifikatimporten.
Vid kreditfakturor ska beloppet i konteringen fortfarande vara positivt. Det som styr att det blir en kreditfaktura i Spiris är Kredit-bocken i Next e-Invoice, se bild nedan.
Fakturalista — notera den markerade återställningsknappen i kolumnhuvudet.
I samband med export av leverantörsfakturor kontrollerar Cloud Link i Spiris om det redan finns en faktura med samma leverantör, fakturanummer och bokföringsdatum (fakturadatum i Spiris). Det görs för att undvika dubbletter. Om exporten nekas skickas ett felmeddelande via e-post.
För er som har inställningen att bokföra leverantörsfakturan direkt i integrationen finns verifikatnumret tillgängligt som Externt fakturanummer i Next e-Invoices arkiv.
Begränsningar
För att kunna exportera OCR-nummer till Spiris kräver Spiris att den angivna leverantören är markerad som OCR-leverantör. Vid export av en OCR-faktura kontrollerar Cloud Link om leverantören har OCR-märkning i Spiris. Om märkningen saknas nekas exporten och ett felmeddelande skickas ut. Detsamma gäller om leverantören är markerad med OCR men den aktuella fakturan inte är det.
I Next Project finns inget motsvarande fält i leverantörsregistret för att markera om en leverantör skickar fakturor med eller utan OCR. Den inställningen behöver därför göras direkt på leverantören i Spiris.
Leverantörskort — notera kryssrutan OCR under betalningsuppgifter.
Om du skapar en ny leverantör i Next Project med ett plusgiro som kräver OCR kommer ett felmeddelande att skickas till kontaktpersonen på grund av ovanstående begränsning. Lösningen är att skapa leverantören direkt i Spiris med samma nummer som i Next Project, med minst följande uppgifter: nummer, namn, organisationsnummer, OCR och plusgiro. Cloud Link kan sedan uppdatera leverantören med övriga uppgifter.
Om en ny leverantör skapas i Next Project med annan valuta än SEK kräver Spiris information i fältet Bet genom bankkonto. Eftersom Next Project inte har ett motsvarande fält väljer Cloud Link i första hand det valutakonto som har angiven valuta. Om det inte finns väljer Cloud Link det första företagskontot som finns i Spiris. Det innebär att integrationen ändå kan skapa leverantörer med andra valutor än SEK, trots att det krävda fältet från Spiris saknas i Next Project. Fältet hanteras enbart vid skapande av ny leverantör och påverkas inte vid uppdatering.
Kostnadsställe/resultatenhet
Du kan välja om du vill använda kontering mot kostnadsställe — motsvarande resultatenhet i Spiris — på kundfaktura och/eller Next e-Invoice. Om du aktiverar detta importeras kostnadsställen från Spiris till Next Project var 30:e minut. Importen hanterar både skapande av nya kostnadsställen och uppdatering av befintliga namn.
Cloud Link kan enbart hantera en gruppering av kostnadsställen/resultatenheter i Spiris. Som standard kommunicerar vi med gruppnummer 1, men det kan ändras till en annan gruppering vid behov.
Sidan Resultatenheter med gruppflikar — aktiv flik är markerad med röd ram.
Kontoimport
Kontoimport är en grundläggande del av integrationen. Vi importerar kontoplanen från Spiris till Next Project. Om ett konto i Spiris inte finns i Next Project importeras kontot och dess namn. Den här avstämningen görs var 30:e minut, precis som övriga delar av integrationen.
Endast nya konton importeras till Next Project. Namnändringar eller andra uppdateringar på befintliga konton hämtas inte in.
Som standard exkluderas konton och verifikationer som börjar med 1 och 2, eftersom balanskonton och deras transaktioner vanligtvis inte ingår i projektuppföljningen. Du kan såklart lägga upp eller ändra dessa i Next Project om du till exempel vill kunna bokföra leverantörsfakturor i Next e-Invoice mot balanskonton utan att importera de verifikationsraderna.