Kort om Next Cloud Link Bjorn Lunden

• Cloud Link är vår integration mellan Next Project och Bjorn Lunden.
• Inget program behöver installeras eller uppdateras.
• Integrationen körs var 30:e minut med automatik. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
• Felmeddelanden i integrationen skickas automatiskt till angivna mailadresser.
• Projektexport skickas från Next Project till Bjorn Lunden.
• Arbetsorder (AO) och ÄTA kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden som separata projekt för att möjliggöra kontering på denna nivå i bokföringen. 
• Kundfaktura ink. fakturabild och ev. bilagor från Next Project exporteras till Bjorn Lunden vid kundfakturaintegration.
• Verifikatimporten omfattar samtliga verifikatrader som integrationen hanterar och kan därmed hämta in kompletteringar som sker i efterhand på ej inlästa rader alternativt nya rader. Uppdateringar av redan inlästa verifikatrader hanteras inte. 
• PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras från Bjorn Lunden till Next Project.
• Som standard exporteras kunder, inkl. uppdateringar, från Next Project till Bjorn Lunden. 
• Leverantörsregistret kan hanteras i integrationen. Det går att importera från Bjorn Lunden och det går att sätta att Next Project är ägare av registret. Om man använder Next e-Invoice för sina leverantörsfakturor är det krav på att Next Project ska äga leverantörsregistret. 

• Kostnadsställen och konton importeras från Bjorn Lunden till Next Project.

   

  

Allmänt och förklaringar

Next Project har en standardintegration mot Bjorn Lunden kallad Cloud Link.
Integrationen är byggd och testad för användning tillsammans med Bjorn Lunden Admin, den lokalt installerade programversionen av ekonomisystemet.

Eftersom detta är en av våra nyare integrationer kan vissa förändringar komma att göras över tid. Alla kunder med en aktiv integration, som påverkas av förändringar, kommer att informeras.

Integrationen Cloud Link kör automatiskt var trettionde (30:e) minut, kl. 04.00-00.00. Den kör samtliga exporter/importer i ett svep efter varandra.  Integrationen sker två gånger per timme och tar normalt några minuter beroende på mängden data.

De inställningar som krävs i ekonomisystemet för en väl fungerande integration beskrivs här. 

När vi nämner import/export via integrationen är det från ett Next Project-perspektiv.  
Dvs. export är Next Project Bjorn Lunden och import avser Bjorn Lunden Next Project.
 

Felmeddelanden

Om ett fel uppstår i integrationen skickas automatiskt ett mejl till angivna kontaktpersoner. Utskicken sker måndag–fredag mellan kl. 06.00–18.00.

Mejlet innehåller information om:

• Vad som har gått fel.
• Vilken exempelvis faktura felet avser visas under reference - se bild nedan. 

Eftersom integrationen körs automatiskt var 30:e minut, kommer ett nytt felmeddelande att skickas vid varje misslyckat försök tills felet är åtgärdat.

Kund - export/import

Kundregistret kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden eller importeras från Bjorn Lunden till Next Project. Merparten av våra kunder har Next Project som ägare av kundregistret. Kunderna kommer att skapas/uppdateras baserat på om kundnumret matchar en befintlig kund. Därmed är det viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.

Vid inaktivering eller om man raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att inaktiveras/raderas i Bjorn Lunden. Detsamma gäller om man har Bjorn Lunden som ägare av kundregistret. 
 

Leverantör - export/import

Du kan välja att importera leverantörer från Bjorn Lunden till Next Project eller exportera leverantörerna från Next Project till Bjorn Lunden. OBS! använder du Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret, det vill säga leverantörer exporteras från Next Project till Bjorn Lunden. 

Export

Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Bjorn Lunden. Leverantörerna skapas/uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör.

Vid inaktivering av en leverantör i Next Project kommer den inte att uppdateras/skapas upp i Bjorn Lunden. Inaktivering i Next Project kommer inte att inaktivera i Bjorn Lunden. Detsamma gäller om man raderar en leverantör i Next Project . 

Import

Du som inte använder Next e-Invoice men till exempel använder modulen Inköp i Next Project – eller har ett annat behov – har möjlighet att synkronisera leverantörsregistret från Bjorn Lunden till Next Project. Importen sker då var 30:e min likt övriga delar av integrationen.
  

Projektexport 

Projektexporten är en central del av integrationen. Exporten skapar/uppdaterar projekt i Bjorn Lunden om de har en "aktiv status" i Next Project (statuskod mellan 40-89). Dessa nummer hittar ni under:

Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen. Det går att inkludera Arbetsorder och ÄTA som egna projekt. De allra flesta av våra kunder exporterar även AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på denna nivå och minska manuell handpåläggning inne i Next Project. 

Formatering projektnummer och projektnamn vid export 

Projektnummer kan vara olika formaterade beroende på inställning i integrationen men grundprincipen för formateringen av projektnummer är angiven nedan. 

Projektnamnen i Bjorn Lunden är som standard detsamma som projekt/arbetsorder/ÄTA heter i Next Project. Det finns stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet till exempelvis "arbetsordernamn (projektnamn)". Detta kan exempelvis förenkla hantering vid kontering av leverantörsfakturor i annat system än Next e-Invoice. 

Endast projekt 

Arbetsorder & ÄTA projekt

Export av projektavslut (datum & status)

I samband med att du byter status på ditt projekt till Avslutat (kod 90) och/eller fyller i ett projektslutdatum på projektet kommer vi att exportera avslutad status respektive slutdatum på projektet till ekonomisystemet. 

Som standard stängs projekt i ekonomisystemet 60 dagar  efter projektet har avslutas i Next Project, både för status och projektslutdatum. Detta möjliggör att kunna avsluta ett projekt i Next Project men fortsätta att bokföra på projektet i ekonomisystemet. 

Mer detaljer om projektavslut, datum och status, finner du här. 
 

Kundfakturaexport

Kundfakturor kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden. Det är valbart om man vill att fakturan ska bokföras direkt och om man vill använda kostnadsställe på fakturan. Bjorn Lunden tilldelar Next Project ett kundfakturanummer för respektive faktura. I dagsläget finns det inte möjlighet att använda OCR på kundfakturan vid integration med Bjorn Lunden med anledning av tekniska hinder i Bjorn Lundens API. 

Låsta fakturor som saknar externt fakturanummer kommer att exporteras med samma intervall som alla andra delar av integrationen dvs. var trettionde (30) minut. Vilket konto den kommer bokföras på styrs av vilket konto som anges i  Intäktskontering på respektive faktura. Du hittar uppsättning av det regelverk som påverkar föreslaget intäktskonto för din kundfaktura under Administration - Ekonomi - Intäktskontering - Konteringsrelger. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.

Vid export av kundfaktura från Next Project skickas intäktskonto och eventuell momskod som finns angivet på aktuellt konto i Next Projects kontoplan i fältet Extern momskod (Administration - Ekonomi - Kontoplan). Anges ingen momskod på kontot i Next Project kommer den förinställda momsen i Bjorn Lunden att användas. Om fakturor markeras i Next Project som Byggmoms alternativt Ingen moms kommer fakturan att markeras som Momsfritt i Bjorn Lunden oavsett konto/momskod. Koderna för moms som ska användas är 0 till 3 och finns under Fakturering - Upplägging - Momsuppgiter i Bjorn Lunden. 

Om inställningen är vald att  kundfakturan inte ska bokföras direkt kommer fakturan i ett första läge exporteras till Bjorn Lunden Orderlista (Fakturering - Aktivitet - Orderlista) . I Next Project kommer fakturan då få O: följt av Bjorn Lundens ordernummer i fältet Externt fakturanummer. 
När fakturan är exporterad till Bjorn Lunden behöver man logga in i Bjorn Lunden och skapa en faktura av ordern. Efter detta är gjort kommer fakturan i Next Project uppdateras inom 30 min till det slutgiltiga fakturanummer. Det är först när fakturan har ett slutgiltigt fakturanummer, d.v.s. utan ett O, som du kan skicka fakturan till kund från Next Project. 
 

Observera, om en kundfaktura i Next Project har fått ett externt fakturanummer alternativt ett ordernummer från Bjorn Lunden och ni sedan raderar det av någon anledning och låser på nytt kommer fakturan i Next Project att få samma externa fakturanummer likt tidigare.  Ingen uppdatering eller ny faktura skapas i Bjorn Lunden. 

Betalningsdatum för fakturan importeras till Next Project när fakturan har markerats som fullt betald i Bjorn Lunden. Informationen visas i fältet Betalad datum i Next Project. Uppgiften hämtas in för fakturor som har ett slutbetalningsdatum i Bjorn Lunden inom de senaste sex månaderna och som har ett externt fakturanummer i Next Project.

Skattereduktionsfakturor

Oavsett inställning exporteras fakturor med skattereduktion till Orderlistan i Bjorn Lunden. Det innebär att integrationen inte bokför dessa fakturor automatiskt. Anledningen är att Cloud Link saknar stöd för att exportera alla nödvändiga uppgifter. Dessa fakturor behöver därför granskas och kompletteras i Bjorn Lunden innan de bokförs. För ROT/RUT‑fakturor exporteras inte informationen till fälten Antal arbetstimmar eller Materialkostnad under Rot/Rut, Grön teknik – Specifikation i Bjorn Lunden. Dessa uppgifter behöver därför fyllas i manuellt efter exporten.
 

Bjorn Lunden stödjer enbart en skattereduktionstyp per faktura, d.v.s. ROT, RUT, Solcellssystem, System för lagring eller laddningspunkt. Vid fakturor för Grön teknik måste skattereduktionsbeloppet anges manuellt på grund av begränsningar i Bjorn Lunden

Verifikatimport

Verifikat importeras från Bjorn Lunden till Next Project i de serier man valt att importera. Vanligtvis importeras serier för Manuella verifikat, Leverantörsfakturor och Kundfakturor. För att en verifikation ska importeras behöver den vara projektkonterad och bokad på intäkts- eller kostnadskonton (d.v.s. inte enbart på 1 eller 2 konton). Verifikationsrader som saknar projektmärkning och/eller är konterade mot balanskonton importeras inte till Next Project. Undantag för import av verifikat mot balanskonton kan ställas in i integrationen. 

Observera att intäktsverifikat inte behöver hanteras via integrationen, utan istället kan genereras internt i Next Project i samband med att du låser din kundfaktura. 

Cloud Link bevakar samtliga verifikationer i de serier som importeras. Har en verifikation inte hämtats in initialt, exempelvis saknar projekt, och sedan kompletteras med uppgifter som möjliggör import kommer detta att ske. Förändringar på ett redan importerat verifikatrad kommer att ignoreras av integrationen. D.v.s. integrationen tittar inte på redan inlästa rader men läser in nya rader på ett verifikat. Cloud Link makulerar inga verifikationer eller verifikationsrader i Next Project. 

Bilder (endast PDF) som finns på verifikat i Bjorn Lunden kommer att importeras till Next Project. Bilden måste finnas på leverantörsfakturans verifikat för att kunna importeras, d.v.s. enbart i reskontran räcker inte. Next Project har enbart stöd för att importera ett dokument per verifikat. Om det finns flera dokument på ett verifikat kommer det dokument som skapats först, datum och klockslag, att importeras. 

Fältet Text på verifikatraden i Bjorn Lunden importeras till fältet Notering i Next Project. 

Det finns möjlighet att få leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int, en förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid import av verifikatet. 

Begränsningar/förutsättningar

Cloud Link för Bjorn Lunden har endast stöd för att hämta in leverantörsfakturor som är slutattesterade och definitivt bokförda. Fakturor som fortfarande ligger under attest eller är preliminärbokade importeras inte.

Nya verifikat importeras automatiskt var trettionde minut. Om ett verifikats bokföringsdatum ligger tidigare än den föregående perioden kommer importen i stället att genomföras under natten då en utökad kontroll genomförs.

För att importen av verifikat ska lyckas krävs att det aktuella bokföringsåret har skapats och öppnats innan nya verifikationer bokförs på det aktuella året. Cloud Link läser in verifikat baserat på både bokföringsår och verifikationsnummer, vilket innebär att året måste finnas tillgängligt i Bjorn Lunden för att importen ska kunna genomföras. 
 

Next e-Invoice (Leverantörsfakturaexport)

När integrationen för Next e-Invoice är aktiv kommer slutgodkända (Godk 2) leverantörsfakturor, kontering och bild, att exporteras till Bjorn Lunden inom 30 minuter. Ni kan välja att bokföra fakturan direkt vid export och om ni önskar märka leverantörsfakturan med kostnadsställe (utöver projektnummer). Det finns även möjlighet att ställa in huruvida man vill attestera leverantörsfakturan i Bjorn Lunden utöver i e-Invoice. 

När leverantörsfakturan är bokförd i Bjorn Lunden kommer den att importeras till Next Project med verifikatimporten.

Vid kreditfakturor ska beloppet i kontering fortfarande vara positivt. Det som styr integrationen att det blir en kreditfaktura i Bjorn Lunden är Kredit-bocken i Next e-Invoice, se bild. 

 

I Next e-Invoices arkiv finns Bjorn Lundens löpnr. från reskontran i fältet Externt fakturanummer efter export. 

Kostnadsställe

Det finns möjlighet att välja om man vill använda sig av kontering mot kostnadsställe på kundfaktura och/eller Next e-Invoice. Vid aktivering av detta kommer import av kostnadställen från Bjorn Lunden till Next Project ske var 30:e minut. Importen hanterar både skapande av nya kostnadsställen och uppdatering av dess namn.  

Cloud Link Bjorn Lunden stödjer inte kostnadsbärare. 

Kontoimport

Kontoimporten är en basal del av integration, där vi importerar kontoplanen från Bjorn Lunden till Next Project. Om ett konto i Bjorn Lunden inte existerar i Next Project kommer kontot och dess namn att importeras till Next Project. Denna avstämning görs likt alla andra delar av integrationen var trettionde (30:e) minut. 

Som standard exkluderas konton samt verifikationer som börjar med 1 och 2 då balanskonton och dess transaktioner vanligtvis inte är en del av projektuppföljningen. Dessa går såklart att lägga upp manuellt/ändra på i Next Project om man exempelvis önskar kunna bokföra leverantörsfakturor i Next e-invoice mot balanskonton men inte importera dessa verifikationsrader.