Denna artikel beskriver Cloud Link, integrationen mellan Next Project och Bjorn Lunden, och ger en översikt över hur datautbytet fungerar mellan systemen. Artikeln förklarar hur automatiska exporter och importer hanteras, vilka datatyper som omfattas samt hur felmeddelanden kommuniceras till berörda användare.
Kort om Next Cloud Link Bjorn Lunden
- Cloud Link är vår integration mellan Next Project och Bjorn Lunden.
- Inget program behöver installeras eller uppdateras.
- Integrationen körs var 30:e minut automatiskt. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
- Felmeddelanden i integrationen skickas automatiskt till angivna mailadresser.
- Projektexport skickas från Next Project till Bjorn Lunden.
- Arbetsorder (AO) och ÄTA kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden som separata projekt för att möjliggöra kontering på denna nivå i bokföringen.
- Kundfaktura inkl. fakturabild och eventuella bilagor från Next Project exporteras till Bjorn Lunden vid kundfakturaintegration.
- Verifikatimporten omfattar samtliga verifikatrader som integrationen hanterar och kan därmed hämta in kompletteringar som sker i efterhand på ej inlästa rader alternativt nya rader. Uppdateringar av redan inlästa verifikatrader hanteras inte.
- PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras från Bjorn Lunden till Next Project.
- Som standard exporteras kunder, inkl. uppdateringar, från Next Project till Bjorn Lunden.
- Leverantörsregistret kan hanteras i integrationen. Det går att importera från Bjorn Lunden och det går att sätta att Next Project är ägare av registret. Om du använder Next e-Invoice för dina leverantörsfakturor är det krav på att Next Project ska äga leverantörsregistret.
-
Kostnadsställen och konton importeras från Bjorn Lunden till Next Project.
Översikt över datautbyte vid integration mellan affärssystem och bokföringsprogram.
Allmänt och förklaringar
Next Project har en standardintegration mot Bjorn Lunden som kallas Cloud Link. Integrationen är byggd och testad för användning tillsammans med Bjorn Lunden Admin – den lokalt installerade programversionen av ekonomisystemet.
Eftersom detta är en av våra nyare integrationer kan vissa förändringar komma att göras över tid. Alla kunder med en aktiv integration som påverkas av förändringar kommer att informeras.
Cloud Link kör automatiskt var trettionde (30:e) minut, kl. 04.00–00.00, och genomför samtliga exporter och importer i ett svep efter varandra. Integrationen sker alltså två gånger per timme och tar normalt några minuter beroende på mängden data.
De inställningar som krävs i ekonomisystemet för en väl fungerande integration beskrivs här.
När vi nämner import och export via integrationen är det alltid ur ett Next Project-perspektiv. Det innebär att export avser Next Project → Bjorn Lunden och import avser Bjorn Lunden → Next Project.
Felmeddelanden
Om ett fel uppstår i integrationen skickas automatiskt ett mejl till angivna kontaktpersoner. Utskicken sker måndag–fredag mellan kl. 06.00–18.00.
Mejlet innehåller information om:
- Vad som har gått fel.
- Vilken faktura (eller liknande) felet avser – detta visas under fältet reference, se bilden nedan.
Eftersom integrationen körs automatiskt var 30:e minut skickas ett nytt felmeddelande vid varje misslyckat försök, tills felet är åtgärdat.
Felstatusdialog visas när fakturadatum ligger utanför projektets giltighetsperiod.
Kund – export/import
Kundregistret kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden eller importeras från Bjorn Lunden till Next Project. Merparten av våra kunder har Next Project som ägare av kundregistret. Kunder skapas eller uppdateras baserat på om kundnumret matchar en befintlig kund – det är därför viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.
Om du inaktiverar eller raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att inaktiveras eller raderas i Bjorn Lunden. Detsamma gäller om du har Bjorn Lunden som ägare av kundregistret.
Leverantör – export/import
Du kan välja att importera leverantörer från Bjorn Lunden till Next Project, eller exportera leverantörer från Next Project till Bjorn Lunden. Observera att om du använder Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret, det vill säga leverantörer exporteras från Next Project till Bjorn Lunden.
Export
Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Bjorn Lunden. De skapas eller uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör.
Om du inaktiverar en leverantör i Next Project kommer den inte att uppdateras eller skapas i Bjorn Lunden. En inaktivering i Next Project inaktiverar alltså inte leverantören i Bjorn Lunden. Detsamma gäller om du raderar en leverantör i Next Project.
Import
Om du inte använder Next e-Invoice men exempelvis använder modulen Inköp i Next Project – eller har ett annat behov – kan du synkronisera leverantörsregistret från Bjorn Lunden till Next Project. Importen sker då var 30:e minut, precis som övriga delar av integrationen.
Projektexport
Projektexporten är en central del av integrationen. Den skapar och uppdaterar projekt i Bjorn Lunden om de har en aktiv status i Next Project (statuskod mellan 40–89). Du hittar dessa statuskoder under:
Administration – Inställningar – Statusar – Projektstatus
Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen. Det går att inkludera Arbetsorder och ÄTA som egna projekt. De flesta av våra kunder exporterar även AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på denna nivå och minska manuell handpåläggning i Next Project.
Formatering av projektnummer och projektnamn vid export
Projektnummer kan vara olika formaterade beroende på inställning i integrationen, men grundprincipen för formateringen beskrivs nedan.
Projektnamnen i Bjorn Lunden är som standard desamma som projekt, arbetsorder eller ÄTA heter i Next Project. Det finns stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet till exempelvis "arbetsordernamn (projektnamn)". Det kan till exempel underlätta hantering vid kontering av leverantörsfakturor i annat system än Next e-Invoice.
Endast projekt
Skapar projekt i Bjorn Lunden baserat på projektnumret.
Exempel projektnummer Bjorn Lunden: 10000
Arbetsorder och ÄTA-projekt
Skapar, utöver ovan, ett projekt i Bjorn Lunden per Arbetsorder i Next Project med projektnumret och arbetsordernummer.
Exempel projektnummer Bjorn Lunden: 10000-1, 10000-2 osv.
Skapar ett projekt i Bjorn Lunden per ÄTA i Next Project med projektnumret och ÄTA-nummer.
Exempel projektnummer Bjorn Lunden: 10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.
Export av projektavslut (datum och status)
När du byter status på ditt projekt till Avslutat (kod 90) och/eller fyller i ett projektslutdatum kommer avslutad status respektive slutdatum att exporteras till ekonomisystemet.
Som standard stängs projekt i ekonomisystemet 60 dagar efter att projektet avslutats i Next Project – både för status och projektslutdatum. Det gör det möjligt att avsluta ett projekt i Next Project men fortsätta bokföra på det i ekonomisystemet.
Mer detaljer om projektavslut, datum och status hittar du här.
Kundfakturaexport
Kundfakturor kan exporteras från Next Project till Bjorn Lunden. Du kan välja om fakturan ska bokföras direkt och om du vill använda kostnadsställe på fakturan. Bjorn Lunden tilldelar Next Project ett kundfakturanummer för respektive faktura. I dagsläget finns det inte möjlighet att använda OCR på kundfakturan vid integration med Bjorn Lunden, på grund av tekniska hinder i Bjorn Lundens API.
Låsta fakturor som saknar externt fakturanummer exporteras med samma intervall som alla andra delar av integrationen, det vill säga var 30:e minut. Vilket konto fakturan bokförs på styrs av det konto som anges i Intäktskontering på respektive faktura. Du hittar uppsättningen av det regelverk som påverkar föreslaget intäktskonto under Administration – Ekonomi – Intäktskontering – Konteringsregler. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.
Vid export av kundfaktura från Next Project skickas intäktskonto och eventuell momskod som finns angiven på aktuellt konto i Next Projects kontoplan i fältet Extern momskod (Administration – Ekonomi – Kontoplan). Om ingen momskod anges på kontot i Next Project används den förinställda momsen i Bjorn Lunden. Om fakturor markeras i Next Project som Byggmoms eller Ingen moms kommer fakturan att markeras som Momsfritt i Bjorn Lunden oavsett konto eller momskod. De momskoder som ska användas är 0 till 3 och finns under Fakturering – Uppläggning – Momsuppgifter i Bjorn Lunden.
Om inställningen är vald att kundfakturan inte ska bokföras direkt exporteras fakturan i ett första läge till Bjorn Lundens Orderlista (Fakturering – Aktivitet – Orderlista). I Next Project får fakturan då "O:" följt av Bjorn Lundens ordernummer i fältet Externt fakturanummer. När fakturan är exporterad till Bjorn Lunden behöver du logga in i Bjorn Lunden och skapa en faktura av ordern. Därefter uppdateras fakturan i Next Project inom 30 minuter till det slutgiltiga fakturanumret. Det är först när fakturan har ett slutgiltigt fakturanummer – det vill säga utan ett O – som du kan skicka fakturan till kund från Next Project.
Fakturasidan — notera det markerade fältet Externt fakturanr.
Observera: om en kundfaktura i Next Project har fått ett externt fakturanummer eller ett ordernummer från Bjorn Lunden, och du sedan raderar det och låser fakturan på nytt, kommer fakturan att få samma externa fakturanummer som tidigare. Ingen uppdatering eller ny faktura skapas i Bjorn Lunden.
Betalningsdatum för fakturan importeras till Next Project när fakturan har markerats som fullt betald i Bjorn Lunden. Informationen visas i fältet Betalad datum i Next Project. Uppgiften hämtas in för fakturor som har ett slutbetalningsdatum i Bjorn Lunden inom de senaste sex månaderna och som har ett externt fakturanummer i Next Project.
Skattereduktionsfakturor
Oavsett inställning exporteras fakturor med skattereduktion till Orderlistan i Bjorn Lunden. Det innebär att integrationen inte bokför dessa fakturor automatiskt. Anledningen är att Cloud Link saknar stöd för att exportera alla nödvändiga uppgifter. Dessa fakturor behöver därför granskas och kompletteras i Bjorn Lunden innan de bokförs. För ROT/RUT-fakturor exporteras inte informationen till fälten Antal arbetstimmar eller Materialkostnad under Rot/Rut, Grön teknik – Specifikation i Bjorn Lunden. Dessa uppgifter behöver du fylla i manuellt efter exporten.
Dialog för ROT-inställningar — ange arbetstimmar och materialkostnad per arbetstyp manuellt.
Bjorn Lunden stödjer enbart en skattereduktionstyp per faktura, det vill säga ROT, RUT, Solcellssystem, System för lagring eller Laddningspunkt. Vid fakturor för Grön teknik måste skattereduktionsbeloppet anges manuellt på grund av begränsningar i Bjorn Lunden.
Verifikatimport
Verifikat importeras från Bjorn Lunden till Next Project i de serier du valt att importera. Vanligtvis importeras serier för Manuella verifikat, Leverantörsfakturor och Kundfakturor. För att en verifikation ska importeras behöver den vara projektkonterad och bokad på intäkts- eller kostnadskonton (det vill säga inte enbart på 1- eller 2-konton). Verifikationsrader som saknar projektmärkning och/eller är konterade mot balanskonton importeras inte till Next Project. Undantag för import av verifikat mot balanskonton kan ställas in i integrationen.
Observera att intäktsverifikat inte behöver hanteras via integrationen, utan istället kan genereras internt i Next Project i samband med att du låser din kundfaktura.
Cloud Link bevakar samtliga verifikationer i de serier som importeras. Har en verifikation inte hämtats in initialt – exempelvis för att den saknar projekt – och sedan kompletteras med uppgifter som möjliggör import, kommer importen att ske. Förändringar på en redan importerad verifikatrad ignoreras av integrationen. Det vill säga: integrationen tittar inte på redan inlästa rader, men läser in nya rader på ett verifikat. Cloud Link makulerar inga verifikationer eller verifikationsrader i Next Project.
Bilder (endast PDF) som finns på verifikat i Bjorn Lunden importeras till Next Project. Bilden måste finnas på leverantörsfakturans verifikat för att kunna importeras – det räcker alltså inte att den enbart finns i reskontran. Next Project har enbart stöd för att importera ett dokument per verifikat. Om det finns flera dokument på ett verifikat importeras det dokument som skapades först, utifrån datum och klockslag.
Fältet Text på verifikatraden i Bjorn Lunden importeras till fältet Notering i Next Project.
Det finns möjlighet att få leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int. En förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid import av verifikatet.
Begränsningar och förutsättningar
Cloud Link för Bjorn Lunden har endast stöd för att hämta in leverantörsfakturor som är slutattesterade och definitivt bokförda. Fakturor som fortfarande ligger under attest eller är preliminärbokade importeras inte.
Nya verifikat importeras automatiskt var 30:e minut. Om ett verifikats bokföringsdatum ligger tidigare än den föregående perioden genomförs importen i stället under natten, då en utökad kontroll genomförs.
För att importen av verifikat ska lyckas krävs att det aktuella bokföringsåret har skapats och öppnats innan nya verifikationer bokförs på det aktuella året. Cloud Link läser in verifikat baserat på både bokföringsår och verifikationsnummer, vilket innebär att året måste finnas tillgängligt i Bjorn Lunden för att importen ska kunna genomföras.
Next e-Invoice (leverantörsfakturaexport)
När integrationen för Next e-Invoice är aktiv exporteras slutgodkända (Godk 2) leverantörsfakturor, kontering och bild till Bjorn Lunden inom 30 minuter. Du kan välja att bokföra fakturan direkt vid export och om du vill märka leverantörsfakturan med kostnadsställe (utöver projektnummer). Det finns även möjlighet att ställa in om du vill attestera leverantörsfakturan i Bjorn Lunden utöver i e-Invoice.
När leverantörsfakturan är bokförd i Bjorn Lunden importeras den till Next Project via verifikatimporten.
Vid kreditfakturor ska beloppet i konteringen fortfarande vara positivt. Det som styr integrationen att det blir en kreditfaktura i Bjorn Lunden är Kredit-bocken i Next e-Invoice, se bild.
Fakturalista med statuskolumner — notera den markerade återställningsknappen i kolumnhuvudet.
I Next e-Invoices arkiv finns Bjorn Lundens löpnummer från reskontran i fältet Externt fakturanummer efter export.
Kostnadsställe
Det finns möjlighet att välja om du vill använda kontering mot kostnadsställe på kundfaktura och/eller Next e-Invoice. Vid aktivering av detta importeras kostnadsställen från Bjorn Lunden till Next Project var 30:e minut. Importen hanterar både skapande av nya kostnadsställen och uppdatering av deras namn.
Cloud Link Bjorn Lunden stödjer inte kostnadsbärare.
Kontoimport
Kontoimport är en grundläggande del av integrationen. Kontoplanen importeras från Bjorn Lunden till Next Project. Om ett konto i Bjorn Lunden inte finns i Next Project importeras kontot och dess namn till Next Project. Den här avstämningen görs, precis som alla andra delar av integrationen, var 30:e minut.
Observera att endast nya konton importeras till Next Project. Namnändringar eller andra uppdateringar på befintliga konton hämtas inte in.
Som standard exkluderas konton och verifikationer som börjar med 1 och 2, eftersom balanskonton och deras transaktioner vanligtvis inte ingår i projektuppföljningen. Dessa går självklart att lägga upp manuellt eller ändra i Next Project – exempelvis om du vill kunna bokföra leverantörsfakturor i Next e-Invoice mot balanskonton men inte importera dessa verifikationsrader.