Projekthantering Cloud Link

Denna guide beskriver hur projekt, arbetsorder och ÄTA-projekt hanteras och exporteras från Next Project till ekonomisystemet, med fokus på skapande, uppdatering och avslut av projekt.

Skapa

Projekt exporteras från Next Project till ert ekonomisystem baserat på vilka inställningar ni har i er integration. Inställningar som påverkar är exempelvis om man skickar endast projekt eller även arbetsorder och ÄTA. Om man skickar arbetsorder och ÄTA till ekonomisystemet skapas de upp enligt en regel uppsatt i integrationen. Vanligtvis används ett bindestreck eller understreck som avskiljare för att särskilja projekt/Arbetsorder(AO)/ÄTA i ekonomisystemet. Detta gör vi då ekonomisystemen enbart har en nivå av projekt medan vi i Next har flera dimensioner.  Se mer information nedan. 

En förutsättning för att projektet i Next ska exporteras till ekonomisystemet är att huvudprojektet är i en status mellan kod 40-89 (vanligtvis beställt, pågående eller över). Arbetsorder- och ÄTA-projekt exporteras oavsett status under 90 (Avslutad) förutsatt att huvudprojekt  är i en status  mellan 40-89.
Se era inställningar under Administration – Inställningar – Statusar

Huvudprojekt

Skapar då upp projekt i ekonomisystemet baserat på projektnumret likt

10000

Arbetsorder & ÄTA projekt

Skapas huvudprojekt (10000) och ett projekt per Arbetsorder i ekonomisystemet med projektnumret + Arbetsordernummer likt: 10000-1, 10000-2 osv.

Skapar upp ett projekt per ÄTA med projektnumret + ÄTAnummer likt:

10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.

Projektnummer kan vara lite olika formaterade beroende på hur denna inställning ställts in men grundprincipen för exporter är angiven ovan.

Uppdatera

Följande information uppdateras i ekonomisystemet vid eventuella ändringar på projekt/AO/ÄTA i Next Project:

• Projektnamn
• Projektstart (AO och ÄTA ärver i första hand projektets startdatum och om det saknas sätts det datumet från när huvudprojektet har skapats i Next Project)
• Projektslut (AO och ÄTA ärver alltid projektets slutdatum)
• Information om projektet eller AO/ÄTA är aktivt eller avslutat. Avslutat motsvarar statusen i Next med kod 90 (vanligtvis Avslutat) angivet på projektet eller AO/ÄTA
• Projektledare  (Fortnox)
• Kund (Spiris & Björn Lundén)

Projekt, Arbetsorder och ÄTA statusar hanteras separat vilket innebär att huvudprojektet stängs men arbetsordrar eller ÄTOR ligger öppna, kommer AO/ÄTA förbli i en öppen status i ekonomisystemet trots att huvudprojektet har en Avslutat status.

Projekt som har ett tidigare projektslut än 2024-01-01 uppdateras inte alls av integrationen.

Avsluta projekt

I Cloud Link finns det två inställningar som möjliggör att förskjuta när ett projekt avslutas i ekonomisystemet. Ena inställningen påverkar statusen och den andra påverkar datumet. De här inställningarna finns för att möjliggöra bokföring även efter projektet är avslutat i Next. Status och projektslut stänger individuellt projekten för bokföring i Fortnox vilket innebär att det som inträffar först av dessa nedan stänger projektet.

Projektslut (datum)
Det finns en inställning där man anger hur många dagar efter angivet projektslutsdatum i Next som projektet ska stängas i ekonomisystemet. Inställningen heter Delay in ERP for project end date (Days). Datumet sätts i ekonomisystemet direkt med förskjutningen som anges i inställningen.

Exempel 1: Om projektslut i Next är satt till 1 mars och inställningen är satt till 30 dagar, sätts 31 mars som Slutdatum på projektet i ekonomisystemet vid nästa körning.

• Tar du bort datumet på Projektslut i Next kommer detta att ta bort datumet på Slutdatum i ekonomisystemet.
• Om projektet, arbetsordern eller ÄTAn är avslutad i Next så hanteras inte uppdatering av Projektslut mot ekonomisystemet.
• Integrationen tar endast hänsyn till projektslut senare än 2024-01-01 för att applicera regeln vid avslut.

Status avslutad
Denna inställning anger hur många dagar efter att projektet har fått status "Avslutad" i Next som status ska ändras till motsvarande avslutad i ekonomisystemet. Inställningen heter Delay in ERP for Closed status (Days).

Exempel: Om projektet får status "avslutad" den 30 mars och inställningen är satt till 30 dagars fördröjning, sätts motsvarande avsluts status i ekonomisystemet den 29 april.

• Projektet måste förbli i status Avslutad i Next fram tills förskjutningen nås för att projektet ska stängas.
• Ändrar man status i Next mellan körningar, exempelvis från Pågående till Avslutad status, går vi alltid på det senaste datumet som status Avslutad sätts i Next.
• Ändrar du från Avslutad status i Next till en aktiv status (exempelvis pågående) ändras statusen även på projektet i ekonomisystemet vid nästa körning och stängs inte.

Hantering avslut arbetsorder/ÄTA

Vid export av arbetsorder/ÄTA kommer de ha samma projektslutsdatum som anges på projektkortet i Next med samma förskjutning i ekonomisystemet.

Arbetsorder och ÄTA stängs individuellt med hjälp av status. Inställning för att förskjuta i ekonomisystemet är samma som för projekt. 

Att sätta projektets status till avslutad påverkar därmed inte respektive arbetsorder/ÄTA utan de hanteras separat gällande status. Är statusen på projektet satt till under 40 så sker inga uppdateringar på underliggande arbetsorder/ÄTA.

Exempel: Om ett projekt skapas och är i en status under 40 (exempelvis Admin) och tre arbetsordrar skapas med status pågående kommer dessa inte att exporteras.

Skapar man projektet med status över 40 (vanligtvis statusar likt Beställt och högre) och integrationen kör, exporteras projektet och de befintliga arbetsordrarna och man kan sedan lägga tillbaka det till en lägre status.

Vid tillägg av nya arbetsordrar måste man då ändra huvudprojektets status till pågående igen för att den ska skapa de tillagda arbetsordrarna och göra uppdateringar.