Artikeln beskriver hur projekt, arbetsorder och ÄTA-projekt hanteras i Cloud Link-integrationen mellan Next Project och ditt ekonomisystem. Du får lära dig hur projekt skapas, uppdateras och avslutas baserat på statuskoder och integrationsinställningar, samt hur information som projektnamn, datum och ansvarig synkroniseras mellan systemen.

Projekthantering i Cloud Link

Den här guiden beskriver hur projekt, arbetsorder och ÄTA-projekt hanteras och exporteras från Next Project till ditt ekonomisystem – med fokus på skapande, uppdatering och avslut av projekt.

Skapa projekt

Projekt exporteras från Next Project till ditt ekonomisystem baserat på de inställningar ni har i er integration. Inställningarna styr till exempel om enbart projekt skickas, eller om även arbetsorder och ÄTA inkluderas. Om arbetsorder och ÄTA skickas till ekonomisystemet skapas de upp enligt en regel som är uppsatt i integrationen.

Vanligtvis används ett bindestreck eller understreck som avskiljare för att särskilja projekt, arbetsorder och ÄTA i ekonomisystemet. Anledningen är att ekonomisystemen enbart har en nivå av projekt, medan Next har flera dimensioner.

För att ett projekt i Next ska exporteras till ekonomisystemet krävs att huvudprojektet har en status med kod 40–89 (vanligtvis Beställt, Pågående eller liknande). Arbetsorder- och ÄTA-projekt exporteras oavsett status, så länge statusen är under 90 (Avslutad) och huvudprojektet har en status mellan 40–89.

Du hittar era statusinställningar under Administration – Inställningar – Statusar.

Huvudprojekt

Skapar upp ett projekt i ekonomisystemet baserat på projektnumret, till exempel:

10000

Arbetsorder och ÄTA-projekt

När ett huvudprojekt (10000) finns skapas ett projekt per arbetsorder i ekonomisystemet med projektnumret och arbetsordernumret, till exempel: 10000-1, 10000-2 osv.

På samma sätt skapas ett projekt per ÄTA med projektnumret och ÄTA-numret, till exempel:

10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.

Projektnumren kan vara något olika formaterade beroende på hur inställningen är konfigurerad, men grundprincipen för exporten är den som beskrivs ovan.

Uppdatera projekt

Följande information uppdateras i ekonomisystemet när du gör ändringar på projekt, arbetsorder eller ÄTA i Next Project:

• Projektnamn
• Projektstart (arbetsorder och ÄTA ärver i första hand projektets startdatum – om det saknas används datumet då huvudprojektet skapades i Next Project)
• Projektslut (arbetsorder och ÄTA ärver alltid projektets slutdatum)
• Information om projektet eller arbetsorder/ÄTA är aktivt eller avslutat. Avslutat motsvarar status med kod 90 (vanligtvis Avslutat) på projektet eller arbetsorder/ÄTA
• Projektledare (Fortnox)
• Kund (Spiris & Björn Lundén)

Projekt, arbetsorder och ÄTA-statusar hanteras separat. Det innebär att om huvudprojektet stängs men arbetsordrar eller ÄTA fortfarande är öppna, förblir dessa öppna i ekonomisystemet – även om huvudprojektet har fått status Avslutad.

Projekt med ett projektslut som är tidigare än 2024-01-01 uppdateras inte av integrationen.

Avsluta projekt

I Cloud Link finns det två inställningar som gör det möjligt att förskjuta när ett projekt avslutas i ekonomisystemet. Den ena inställningen påverkar statusen och den andra påverkar datumet. Inställningarna finns för att du ska kunna fortsätta bokföra även efter att projektet är avslutat i Next. Status och projektslut stänger projekten individuellt för bokföring i Fortnox, vilket innebär att det som inträffar först av dessa stänger projektet.

Projektslut (datum)

Den här inställningen anger hur många dagar efter angivet projektslutsdatum i Next som projektet ska stängas i ekonomisystemet. Inställningen heter Delay in ERP for project end date (Days). Datumet sätts direkt i ekonomisystemet med den förskjutning som anges i inställningen.

Exempel: Om projektslut i Next är satt till 1 mars och inställningen är satt till 30 dagar, sätts 31 mars som slutdatum på projektet i ekonomisystemet vid nästa körning.

• Tar du bort datumet för Projektslut i Next tas även slutdatumet bort i ekonomisystemet.
• Om projektet, arbetsordern eller ÄTAn är avslutad i Next hanteras inte uppdatering av Projektslut mot ekonomisystemet.
• Integrationen tar bara hänsyn till projektslut senare än 2024-01-01 för att applicera regeln vid avslut.

Status Avslutad

Den här inställningen anger hur många dagar efter att projektet fått status "Avslutad" i Next som motsvarande avslutsstatus ska sättas i ekonomisystemet. Inställningen heter Delay in ERP for Closed status (Days).

Exempel: Om projektet får status "Avslutad" den 30 mars och inställningen är satt till 30 dagars fördröjning, sätts motsvarande avslutsstatus i ekonomisystemet den 29 april.

• Projektet måste förbli i status Avslutad i Next fram tills förskjutningen nås för att projektet ska stängas.
• Om du ändrar status mellan körningar – till exempel från Pågående till Avslutad – används alltid det senaste datumet då status Avslutad sattes i Next.
• Om du ändrar från Avslutad till en aktiv status (till exempel Pågående) ändras statusen även i ekonomisystemet vid nästa körning och projektet stängs inte.

Hantering av avslut för arbetsorder och ÄTA

Vid export av arbetsorder och ÄTA får de samma projektslutsdatum som anges på projektkortet i Next, med samma förskjutning i ekonomisystemet.

Arbetsorder och ÄTA stängs individuellt med hjälp av status. Inställningen för att förskjuta avslut i ekonomisystemet är densamma som för projekt.

Att sätta projektets status till Avslutad påverkar alltså inte respektive arbetsorder eller ÄTA – dessa hanteras separat gällande status. Om projektets status är satt till under 40 sker inga uppdateringar på underliggande arbetsorder eller ÄTA.

Exempel: Om ett projekt skapas med en status under 40 (till exempel Admin) och tre arbetsordrar skapas med status Pågående, kommer dessa inte att exporteras.

Om du skapar projektet med en status över 40 (vanligtvis Beställt eller högre) och integrationen körs, exporteras projektet tillsammans med befintliga arbetsordrar. Du kan sedan lägga tillbaka projektet till en lägre status.

Om du lägger till nya arbetsordrar i efterhand behöver du ändra tillbaka huvudprojektets status till Pågående för att integrationen ska skapa de nya arbetsordrarna och göra uppdateringar.