Korta och snabba om Next Cloud Link
- Inget program behöver installeras eller uppdateras.
- Integrationen körs var 30:e minut med automatik, dygnets alla timmar. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
- Felmeddelanden i integrationen skickas automatiskt till angivna mailadresser.
- Kundfakturabilden ink. ev. bilagor från Next Project exporteras till Fortnox vid fakturaintegration.
- PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras
- Verifikatimporten tittar nu på samtliga verifikat som har hanterats och kan då hämta in rader som tidigare saknat projektkontering. Uppdateringen gäller enbart verifikat som importerats genom Cloud Link. OBS - Strykningar av rader kommer inte generera en makulering i Next Project.
Läs mer i avsnittet längre ned - Kundregister exporteras som separata register från Next Project till Fortnox. Det finns möjlighet att ställa in integrationen så att kunder skapas och uppdateras i Fortnox och läses över till Next Project, detta måste meddelas till Next Project då det inte är vår standard.
- Leverantörsregister exporteras som separata register från Next Project till Fortnox. Det finns även möjlighet att importera nya och uppdateringar på leverantörer från Fortnox till Next Project.
- Kostnadsställen & konton importeras från Fortnox till Next Project.
Allmänt och förklaringar
Cloud Link kör automatiskt var trettionde (30:e) minut. Den kör samtliga exporter/importer i ett svep efter varandra. Detta innebär att den kör två gånger i timmen och tar någon/några minuter att slutföra baserat på mängden information som behöver hanteras. Arbetsorder benämns ibland som AO i denna artikel.
Inställningar som krävs i ekonomisystemet för en väl fungerande integration finns här.
När vi nämner import/export via integrationen är det från ett Next Project-perspektiv.
Dvs. export är Next Project Fortnox och import avser Fortnox
Next Project.
Felmeddelande mailas till angivna kontaktpersoner efter varje misslyckat försök
Vid eventuella fel i integrationen kommer angivna kontaktpersoner få mejl med information om vad som är fel på vilken/vilket projekt, kund, leverantör, konto, kundfaktura eller leverantörsfaktura. Vilken exempelvis faktura felmeddelande avser ser ni under Reference, se exempel nedan. Vid varje försök att importera/exportera (var 30:e minut) där något misslyckas skickas felmeddelanden ut för att uppmärksamma er på eventuella åtgärder. Åtgärdas inte felet så fortsätter integrationen att skicka felmeddelande vid varje försök.
Projektexport
Projektexporten är en central del av integrationen. Exporten skapar eller uppdaterar projekt i Fortnox om de har en aktiv status i Next Project (statuskod mellan 40–89). Dessa statuskoder hittar ni under:
Administration → Inställningar → Statusar → Projektstatus
Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen. Det går även att exportera Arbetsorder och ÄTA som separata projekt. De flesta av våra kunder väljer att exportera även AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på detaljnivå och minska manuell handpåläggning i Next Project.
Tänk på att Fortnox har en begränsning på projektnummer med en maxlängd på 20 tecken.
Det är därför viktigt att kombinationen projektnummer + AO/ÄTA inte överstiger denna längd.
Formatering av projektnummer och projektnamn vid export
Projektnummer kan formateras på olika sätt beroende på inställningarna i integrationen, men grundprincipen är beskriven nedan.
Projektnamnen i Fortnox motsvarar som standard namnet på projekt/arbetsorder/ÄTA i Next Project. Det finns även stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet, exempelvis enligt modellen:
“arbetsordernamn (projektnamn)”
Detta kan underlätta vid kontering av leverantörsfakturor i andra system än Next e-Invoice.
Endast projekt
Skapar projekt i Fortnox baserat på projektnumret.
Exempel på projektnummer i Fortnox:10000
Arbetsorder och ÄTA som projekt
Arbetsorder:
Skapar, utöver projektet ovan, ett projekt i Fortnox per Arbetsorder i Next Project, baserat på projektnummer och arbetsordernummer.
Exempel: 10000-1, 10000-2 osv.
ÄTA:
Skapar ett projekt i Fortnox per ÄTA i Next Project, baserat på projektnummer och ÄTA‑nummer.
Exempel: 10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.
Export av projektavslut (datum & status)
När du byter status på ett projekt till Avslutat (kod 90), eller anger ett projektslutdatum, exporteras avslutsstatus och/eller slutdatumet till ekonomisystemet.
Som standard finns en fördröjning på 60 dagar från projektslutdatum innan projektet stängs i ekonomisystemet, både vad gäller status och slutdatum. Detta gör att du kan avsluta projekt i Next Project men fortfarande bokföra på dem i Fortnox under en period.
Mer detaljer om projektavslut finner du här.
Kundexport/import
Kundexporten är en valbar del av integrationen, merparten av våra kunder har Next Project som ägare av kundregister men det finns även möjlighet att sätta Fortnox som detta. De kommer att skapas/uppdateras baserat på om kundnumret matchar en befintlig kund i Fortnox. Här är det alltså viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.
Vid inaktivering eller om man raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att uppdateras/skapas upp/raderas i Fortnox. Inaktivering/makulering i Next Project kommer inte att inaktivera/radera i Fortnox.
Kostnadsställeimport
Kostnadsställeimporten är en valbar del av integrationen och har Fortnox som master. Dvs nya kostnadsställen i Fortnox skapas upp i Next Project och om ett kostnadsställes benämning ändras uppdateras detta i Next Project. Importen baseras på kostnadsställets nummer och behöver således vara samma i både Fortnox och Next Project.
Kontoimport
Kontoimporten är en basal del av integrationen. Om ett konto i Fortnox inte existerar i Next Project kommer att skapas automatiskt. Denna avstämning görs likt alla andra delar av integrationen var trettionde (30:e) minut. Nya konton som importeras får namnet från kontot i Fortnox och vi exkluderar konton som börjar med 1 och 2 även fortsättningsvis per standard då dessa anses vara tillgångar och skulder. Dessa går såklart att lägga upp själv/ändra på i Next Project om man önskar ha dessa.
Endast nya konton inhämtas till Next var trettionde (30:e) min
Därför behöver ni endast skapa nya konton i Fortnox som sedan med automatik skickas över till Next Project. Namnändringar eller andra uppdateringar hämtas inte in var 30:e minut. Dessa justeringar får göras manuellt i Next Project vid behov.
Verifikatimport
För att ett verifikat ska importeras behöver det finnas i en serie som ni valt att importera, vara projektkonterad samt bokfört på konton som inte är 1 eller 2 konton. Exempel på vanliga serier för import till Next Project är A för manuella verifikationer och D för leverantörsfakturor. B serien för kundfakturor importeras om man inte har inställning att Next Project skapar intäkt vid låsning av kundfaktura i Next Project.
Om en bild (endast PDF) finns i Fortnox kommer den också att importeras till Next Project. Observera att Fortnox inte har funktionalitet i sitt API som gör att vi med säkerhet kan välja det dokument som ligger först i Fortnox vid flera dokment på ett verifikat. Detta enligt samtal med Fortnox 27 november 2025.
Integrationen har en standard för att importera verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Detta innebär att verifikatet som initialt inte kunde importeras och skapas i Next Project är möjliga att ändra för att importeras.
Anges någon information på Transaktionsinfo på verifikationsraderna i Fortnox så kommer denna att tas med vid import till Next Project och lägga sig under fältet Notering på verifikationsraden.
Strykningar av rader i Fortnox uppfattas inte av integrationen - enbart nya rader. Makulera heller inte bokförda verifikat i Fortnox då detta gör att samma verifikationsnummer blir tillgängligt igen. Detta skapar risk för fel då vi redan tittat på detta verifikat en gång innan.
Adderas rader på ett verifikat kommer integrationen att inhämta de nya raderna förutsatt att dessa rader projektkonteras mot kostnads-/intäktskonto. Cloud Link kommer inte att makulera stykta rader i Fortnox. Därmed är det bättre att boka bort och boka på förändringar med tillagda rader.
Om en rad på ett verifikat har importerats till Next Project och sedan uppdateras till ett annat projektnummer i Fortnox kommer integrationen inte ta hänsyn till denna förändring. Cloud Link göra inga uppdateringar på redan inlästa rader.
Exempel komplettering av verifikat utan projektnummer
En leverantörsfaktura bokförs i Fortnox och ett verifikat skapas
Vid bokföringen glömde man att ange projekt på verifikatet
- Integrationen tittar på verifikatet men inhämtar det inte för att projektkonteringen saknas
Man ändrar då på verifikatet och anger projekt i Fortnox
- Integrationen känner då av detta och inhämtar verifikatet. Även rader som läggs till på ett verifikat importeras till Next Project.
Exempel justering av befintligt verifikat med felaktigt projektnummer
1. Du konterar rader på ett verifikat med projektnummer 10 000 och bokför verifikationen
2. Integrationen importerar verifikatet till Next Project
3. Du upptäcker att det blir fel projektnummer och ändrar till projektnummer 11 000 i Fortnox
4. Integrationen kommer inte att göra någon uppdatering på redan inhämtade rader. Du behöver därmed göra en manuell flytt av verifikatet i Next Project.
Ett annat alternativ är att istället för justera projektnummer på befintlig verifikat göra en rättelseverifikation.
Det finns möjlighet att få in leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int, en förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid import av verifikatet.
Kundfakturaexport
Låsta fakturor kommer att exporteras med samma intervall som alla andra delar dvs. var trettionde (30) minut. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och att inkludera kostnadsställen i detta integrationsflöde finns - dessa alternativ är valbara.
Fliken Intäktskontering i Next Projects fakturamodul avgör vilka fakturarader som skapas upp i Fortnox. Det är därför viktigt att ha en korrekt uppsättning av intäktskonteringen och den anger korrekta konton då vi i Cloud Link inte använder oss av fakturaartiklar i Fortnox. Du hittar uppsättning av det regelverk som påverkar föreslaget konto för din kundfaktura under Administration - Ekonomi - Intäktskontering - Konteringsrelger. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.
Kundfakturans pdf exporteras till Fortnox, men med en gräns på 5MB. Detta är en begränsning i Fortnox. Om pdf:en är större än 5MB kommer en standard pdf som innehåller information om att pdf:en finns i Next Project att exporteras.
Betalad datum inhämtas förutsatt att fakturan är fullt slutbetald. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Fortnox de senaste 6 månaderna tillbaka samt att fakturan har ett externt fakturanummer.
Observera, om en kundfaktura har fått ett externt fakturanummer i Next Project från Fortnox och ni sedan raderar det av någon anledning och låser på nytt kommer fakturan i Next Project att få samma externa fakturanummer igen utan att eventuella justeringar eller en ny faktura kommer att skapas i Fortnox.
Leverantörsfakturaexport (e-Invoice)
När den är aktiv kommer godkända leverantörsfakturor att exporteras till Fortnox. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och inkludering av kostnadsställen i detta integrationsflöde finns som valbart.
Attesterade fakturor exporteras till Fortnox och bokförda fakturor importeras sedan från Fortnox till Next Project med verifikatimporten om korrekt serie är inställd för import.
Om fakturan avser en leverantör som inte finns i Fortnox läggs den upp i den separata körningen av leverantörer som går innan leverantörsfakturaexporten och skapar/uppdaterar leverantören i valt system. Uppdatering av leverantörer sker i ett separat flöde var 30:e minut.
Som standard sker uppdatering av en leverantörsregistret var 30:e minut och är valbart att ha även om man inte har e-Invoice.
Vid kreditfakturor ska beloppet i kontering fortfarande vara positivt, det som styr integrationen att det blir en kreditfaktura i Fortnox är Kredit-bocken, se bild.
Exporterade leverantörsfakturor märks med det tilldelade löpnumret från Fortnox i Arkivet i Next e-Invoice .
Leverantörsexport eller -import
Du kan välja om du önskar importera leverantörer från Fortnox till Next Project eller exportera leverantörerna från Next Project till Fortnox. OBS! använder du Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret, det vill säga leverantörer exporteras från Next Project till Fortnox.
Export
Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Fortnox. Leverantörerna skapas/uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör.
Vid inaktivering av en leverantör i Next Project kommer den inte att uppdateras/skapas upp i Fortnox. Inaktivering i Next Project kommer inte att inaktivera i Fortnox. Detsamma gäller om man raderar en leverantör i Next Project .
Import
Du som inte använder Next e-Invoice men till exempel använder modulen Inköp i Next Project – eller har ett annat behov – har möjlighet att synkronisera leverantörsregistret från Fortnox till Next Project. Importen sker då var 30:e min likt övriga delar av integrationen.