Allmänt och förklaringar

Integrationen ersätter helt och hållet Next Connect och kör automatiskt var trettionde (30:e) minut. Den kör samtliga exporter/importer i ett svep efter varandra. Detta innebär att den kör varje hel och halvtimme och tar någon/några minuter att slutföra baserat på mängden information som behöver hanteras.

 

Vid eventuella fel i integrationen kommer ni att få mejl med information om dessa och vad som är fel på vilken/vilket projekt, kund, leverantör, konto, kundfaktura eller leverantörsfaktura. Detta hittar ni under rubriken Reference i fel mejlet likt nedan:

 

 

Vid varje försök att importera/exportera (var 30:e minut) skickas felmeddelanden ut för att uppmärksamma er på eventuella åtgärder.

Åtgärdas inte felet så fortsätter integrationen att skicka dessa vid varje försök.

 

Import och export är från ett Next Project-perspektiv.

 

 

Integrationsflöden som ingår i basintegrationen är alltid aktiva och kan inte stängas av. Den nedre delen av bilden ovan är valbara importer/exporter.
Integrationen går med trettio (30) minuters mellanrum på samtliga jobb som körs. Detta innebär att den går vid hel & halv varje timme.

Arbetsorder benämns ibland som AO i denna artikel

Projektexport

Projektexport är en del av basintegrationen. Projekt kommer att skapas/uppdateras om de har rätt status i Next Project (statuskod mellan 40-89). Dessa nummer hittar ni under:

Integrationen avgör om ett projekt finns i Fortnox baserat på inställningar i bakgrunden i Next Project. Integrationen skickar över ett projektnummer på olika sätt baserat på dessa inställningar:

Endast projekt

Arbetsorder & ÄTA projekt

Projektnummer kan vara lite olika formaterade beroende på hur denna inställning ställts in men grundprincipen för Fortnox är angiven ovan.

Fortnox fält för projektnummer får endast innehålla siffror och max 20 tecken. Tillåtna tecken i projektnumret är:

---

A-Ö, a-ö, 0-9, _/+-

 

OBSERVERA . (punkt) godtages ej i Fortnox.

---

Projektnamn går över från Next Project till Fortnox med en begränsning på max 50 tecken.

 

Följande information uppdateras i Fortnox vid eventuella ändringar på projekt/AO/ÄTA i Next Project:

• Projektnamn (max 50 tecken)

• Startdatum (AO och ÄTA i första hand projektets startdatum om det saknas sätts det datum den AO/ÄTA har skapats i Next Project)

• Slutdatum (AO och ÄTA tar alltid projektets slutdatum)

• Flagga för om projektet är aktivt eller avslutat = statusen i Next Project, fält Status i Fortnox.

• Projektledare

Projektslut & avslut

Projektslut i Next Project skickas och uppdateras hos Fortnox i fält Slutdatum. Projektstatusen i Next Project påverkar fält Status i Fortnox. Observera att både slutdatum och status behöver vara aktivt för att kunna bokföra nya händelser på projektet i Fortnox.

 

Arbetsorder/ÄTA-projekten i Fortnox uppdateras med hjälp av status från respektive AO/ÄTA i Next Project. Slutdatum däremot kommer oavsett projekt/AO/ÄTA från projektkortet i Next Project.

 

I Fortnox kan vi påverka statusarna Påbörjat och Avslutat. Statusen påbörjat kommer samtliga projekt som skapas i Fortnox ha med undantag för de med status Avslutat (kod 90) eller högre i Next Project.

Om man vill att det ska vara en fördröjning på status satt till avslutat (kod 90 i Next Project) i Fortnox för att kunna bokföra ex. lev.fakturor i Fortnox trots att projektet står som avslutat i Next Project så är det möjligt att styra med bakomliggande inställningar.

 

 

När statuskoden för projektet/AO/ÄTA sätts till 90 eller större i Next Project så kan projektet stängas i Fortnox med en fördröjning med hjälp av denna inställning.

Är avslutsdatum fältet i Next Project tomt kommer det att stängas i Fortnox med automatik efter 12 månader.

Observera att denna inställning enbart påverkar projektstatus i Next mot fält Status i Fortnox, den påverkar inte projektslut i Next Project med motsvarighet i slutdatum i Fortnox. Båda måste vara öppna för att man ska kunna kontera/bokföra leverantör- eller kundfaktura i Fortnox.

 

Arbetsorder & ÄTA export

Exporten av arbetsorder och ÄTA är ett valfritt tillägg. När detta integrationsflöde är aktiverat kommer arbetsorder och ÄTA att uppdateras och exporteras till Fortnox som separata projekt och skapas upp enligt exemplen:

 

Detta för att möjliggöra separerade intäkter per AO/ÄTA i Next

Arbetsorder/ÄTA med status <(under 90) kommer att exporteras/uppdateras. Om moderprojektet stängs i Next project stängs inte arbetsordrarna i dagsläget.

 

Kundexport

Kundexporten är en del av basintegrationen. De kommer att skapas/uppdateras baserat på om kundnumret matchar en befintlig kund i Fortnox. Här är det alltså viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.

 

Vilka uppgifter förs över via exporten från Next Project till Fortnox?

• namn

• adress1

• adress2

• postnr

• ort

• telefon1 (telefon)

• telefon2 (mobil)

• e-post

• betalningsvillkor

• momsregistreringsnummer

• typ (företag/privat)

Vid nya kunder skickas även följande över:

• kundnummer

• landskod

• momstyp

• organisationsnummer

 

Kostnadsställeimport

Kostnadsställeimporten är en del av basintegrationen och har Fortnox som master. Dvs nya kostnadsställen i Fortnox skapas upp i Next Project och om ett kostnadsställes benämning ändras uppdateras detta i Next Project. Importen baseras på kostnadsställets nummer och behöver således vara samma i både Fortnox och Next Project.

 

Kontoimport

Kontoimporten är en del av basintegrationen. Konton kommer att skapas i Next Project om det finns ett konto i Fortnox med ett kontonummer som inte finns i Next Project. Denna avstämning görs likt alla andra delar av integrationen var trettionde (30:e) minut. Nya konton som importeras får namnet från kontot i Fortnox och vi exkluderar konton som börjar med 1 och 2 även fortsättningsvis per standard då dessa anses vara tillgångar och skulder. Dessa går såklart att lägga upp själv/ändra på i Next Project om man önskar ha dessa.

Detta gör att ni inte behöver uppdatera i både Next Project och Fortnox vid tillägg av nya konton. Namnändringar eller andra uppdateringar hämtas dock inte in var 30:e minut.

Verifikatimport

Verifikatimporten är en del av basintegrationen. Verifikat och deras rader kommer att importeras om ni valt att hämta in verifikat i en specifik serie (A,B,D som exempel).

Om en bild finns kommer den också att importeras om verifikatet är flaggad som en leverantörsfaktura. Andra verifikat importerar inte en bild.

Integrationen har en standard för att importera verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Detta innebär att verifikatet som initialt inte kunde importeras och skapas i Next Project är möjliga att ändra för att importeras.

Strykningar av rader uppfattas inte av integrationen - enbart nya rader på ett redan inhämtat verifikat.
Makulera heller inte verifikat då detta gör att samma verifikationsnummer blir tillgängligt igen. Detta skapar risk för fel då vi redan tittat på detta verifikat en gång innan.

Adderas rader på ett verifikat som redan lästs in så kommer även integrationen att inhämta den nya informationen förutsatt att dessa rader projektkonteras. Därmed är det bättre att boka bort och boka på förändringar med tillagda rader.

 

Om ett verifikat har importerats framgångsrikt, uppdateras eller återimporteras inte ändringar som görs av verifikatet, på befintliga rader, i Fortnox genom integrationen.

Samtliga verifikat som inhämtats från 2024-08-13 och framåt får med information som i Fortnox läggs under Transaktionsinfo. Anges någon Transaktionsinfo på raderna i verifikatet så kommer denna att tas med vid import till Next och lägga sig under fältet Notering på verifikationsraden.

 

Leverantörsexport eller -import

Du kan välja om du önskar importera leverantörer från Fortnox till Next eller exportera leverantörerna från Next till Fortnox.

Export
Leverantörer exporteras i samband med att leverantörsfakturor synkroniseras och exporteras från Next Project till Fortnox. Detta förutsätter med andra ord att man använder Next e-invoice.
En leverantör kommer alltså inte att exporteras över bara för att man lägger upp leverantören i Leverantörsregistret om man inte aktivt väljer detta. Kontakta i så fall Next support. De kommer att skapas/uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör vid export av leverantörsfakturor alternativt var 30:e minut om man aktivt har valt det.

Import
Om man inte arbetar med att hantera leverantörsfakturor i Next men arbetar med Inköp så finns möjlighet att synkronisera leverantörer i den automatiska körningen precis som de andra delarna. Leverantörer hämtas från Fortnox och importeras in i Next. Kontakta Next support för att få hjälp om ni har behov av detta.

 

Kundfaktura export

Låsta fakturor kommer att exporteras med samma intervall som alla andra delar dvs. var trettionde (30) minut. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och att inkludera kostnadsställen i detta integrationsflöde finns - dessa alternativ är dock valbara.

 

Fakturaraderna som skapas i Fortnox är baserade på reglerna för intäktskonteringen i Next Project. Det är därför viktigt att ha en korrekt uppsättning av intäktskonteringen. Eftersom inte artiklar används i Cloud Link-integrationen måste affärslogik i Fortnox som tillhör artiklar representeras i reglerna för intäktskonteringen om man vill spegla det man tidigare satt upp.

 

Intäktskonteringen sätts och kontrollerar eventuella regler som finns uppsatta vid själva skapandetillfället av kundfakturan. Det innebär att om man inte i dialogen för att skapa fakturan sätter bocken för att Omvänd skatteskyldighet/byggmoms ska gälla så kommer heller inte intäktskonteringen applicera den regeln. Den kommer då skapa fakturan med vanlig moms. För att kontrollera/redigera detta kan följande göras:

 

Kundfakturans pdf exporteras till Fortnox, men med en gräns på 5MB. Detta är en begränsning i Fortnox. Om pdf:en är större än 5MB kommer en standard pdf som innehåller information om att pdf:en finns i Next Project att exporteras.

Betalad datum inhämtas förutsatt att fakturan är fullt slutbetald. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Fortnox de senaste 6 månaderna tillbaka samt att fakturan har ett externt fakturanummer.

 

Leverantörsfakturaexport (e-Invoice)

När den är aktiv kommer godkända leverantörsfakturor att exporteras till Fortnox. Fakturor som är reklamerade går i dagsläget inte över till ekonomisystemet om den är dubbelt godkänd. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och inkludering av kostnadsställen i detta integrationsflöde finns som valbart.

Attesterade fakturor exporteras till Fortnox och bokförda fakturor importeras sedan från Fortnox till Next Project med verifikatimporten om korrekt serie är inställd för import.

Om fakturan avser en leverantör som inte finns i Fortnox läggs den upp i Next Project och exporteras sedan till Fortnox. Uppdatering av befintliga leverantörer sker i samband med export av leverantörsfakturan om den funktionen har aktiverats alternativt var 30:e minut om man aktivt valt det.

2024-11-14: Makulerar man en leverantörsfaktura och sedan återställer den uppfattar inte integrationen denna som återaktiverad. Skicka in fakturan på nytt för att kunna hantera den som vanligt. Vi ser över hanteringen av makulerade och återställda fakturor.
​

Som standard sker uppdatering av en leverantör enbart när man exporterar en leverantörsfaktura med aktuell leverantör d.v.s. inte hela registret vid varje export. Önskar man ha återkommande uppdatering var 30:e minut måste detta aktivt väljas - Kontakta Next support för mer information.

 

Bokförda leverantörsfakturor i e-Invoice märks med det tilldelade löpnumret från Fortnox.