Korta och snabba om Next Cloud Link

• Inget program behöver installeras eller uppdateras.
• Integrationen körs var 30:e minut med automatik, dygnets alla timmar. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
• Felmeddelanden i integrationen skickas automatiskt till angivna mailadresser.
• Kundfakturabilden från Next Project exporteras till Fortnox vid fakturaintegration.
• Verifikatimporten tittar nu på samtliga verifikat som har hanterats och kan då hämta in rader som tidigare saknat projektkontering. Uppdateringen gäller enbart verifikat som importerats genom Cloud Link.
• Kundregister exporteras numera som separata register från Next till Fortnox och inte enbart i samband med projekt och kundfaktura. Det finns möjlighet att ställa in integrationen så att kunder skapas och uppdateras i Fortnox och läses över till Next, detta måste meddelas till Next då det inte är vår standard.
• Leverantörsregister exporteras från Next till Fortnox om man använder Next e-Invoice. Som standard uppdateras aktuell leverantör i samband med leverantörsfaktura export från Next e-Invoice till Fortnox.
  Cloud Link har möjlighet att skicka leverantörsregister som en separat synkronisering. Det finns även möjlighet att importera nya och uppdateringar på leverantörer från Fortnox till Next.
• Kostnadsställen & konton importeras från Fortnox till Next.

Allmänt och förklaringar

Integrationen ersätter helt och hållet Next Connect och kör automatiskt var trettionde (30:e) minut. Den kör samtliga exporter/importer i ett svep efter varandra. Detta innebär att den kör två gånger i timmen och tar någon/några minuter att slutföra baserat på mängden information som behöver hanteras.

Vid eventuella fel i integrationen kommer angivna kontaktpersoner få mejl med information om vad som är fel på vilken/vilket projekt, kund, leverantör, konto, kundfaktura eller leverantörsfaktura.  Vilken exempelvis faktura felmeddelande avser ser ni under Reference, se exempel nedan. Vid varje försök att importera/exportera (var 30:e minut) där något misslyckas skickas felmeddelanden ut för att uppmärksamma er på eventuella åtgärder. Åtgärdas inte felet så fortsätter integrationen att skicka felmeddelande vid varje försök.

Import och export är från ett Next Project-perspektiv.

Integrationsflöden som ingår i basintegrationen är alltid aktiva och kan inte stängas av. Den nedre delen av bilden ovan är valbara importer/exporter.
Integrationen går med trettio (30) minuters mellanrum på samtliga jobb som körs. Detta innebär att den körs två gånger i timmen. 

Arbetsorder benämns ibland som AO i denna artikel

Projektexport

Projektexport är en del av basintegrationen. Projekt kommer att skapas/uppdateras om de har rätt status i Next Project (statuskod mellan 40-89). Dessa nummer hittar ni under:

Integrationen avgör om ett projekt finns i Fortnox baserat på inställningar i bakgrunden i Next Project. Integrationen skickar över ett projektnummer på olika sätt baserat på dessa inställningar:

Endast projekt

Arbetsorder & ÄTA projekt

Projektnummer kan vara lite olika formaterade beroende på hur denna inställning ställts in men grundprincipen för Fortnox är angiven ovan.

Fortnox fält för projektnummer får endast innehålla siffror och max 20 tecken. Tillåtna tecken i projektnumret är:

A-Ö, a-ö, 0-9, _/+-

OBSERVERA . (punkt) godtages ej i Fortnox.

Projektnamn går över från Next Project till Fortnox med en begränsning på max 50 tecken.

Följande information uppdateras i Fortnox vid eventuella ändringar på projekt/AO/ÄTA i Next Project:

• Projektnamn (max 50 tecken)

• Startdatum (AO och ÄTA i första hand projektets startdatum om det saknas sätts det datum den AO/ÄTA har skapats i Next Project)

• Slutdatum (AO och ÄTA tar alltid projektets slutdatum)

• Flagga för om projektet är aktivt eller avslutat = statusen i Next Project, fält Status i Fortnox.

• Projektledare

Projektslut & avslut

Projektslut i Next Project skickas och uppdateras hos Fortnox i fält Slutdatum. Projektstatusen i Next Project påverkar fält Status i Fortnox. Observera att både slutdatum och status behöver vara aktivt för att kunna bokföra nya händelser på projektet i Fortnox.

Arbetsorder/ÄTA-projekten i Fortnox uppdateras med hjälp av status från respektive AO/ÄTA i Next Project. Slutdatum däremot kommer oavsett projekt/AO/ÄTA från projektkortet i Next Project.

I Fortnox kan vi påverka statusarna Påbörjat och Avslutat. Statusen påbörjat kommer samtliga projekt som skapas i Fortnox ha med undantag för de med status Avslutat (kod 90) eller högre i Next Project.

Om man vill att det ska vara en fördröjning på status satt till avslutat (kod 90 i Next Project) i Fortnox för att kunna bokföra ex. lev.fakturor i Fortnox trots att projektet står som avslutat i Next Project så är det möjligt att styra med bakomliggande inställningar.

När statuskoden för projektet/AO/ÄTA sätts till 90 eller större i Next Project så kan projektet stängas i Fortnox med en fördröjning med hjälp av denna inställning.

Är avslutsdatum fältet i Next Project tomt kommer det att stängas i Fortnox med automatik efter 12 månader.

Observera att denna inställning enbart påverkar projektstatus i Next mot fält Status i Fortnox, den påverkar inte projektslut i Next Project med motsvarighet i slutdatum i Fortnox. Båda måste vara öppna för att man ska kunna kontera/bokföra leverantör- eller kundfaktura i Fortnox.

Arbetsorder & ÄTA export

Exporten av arbetsorder och ÄTA är ett valfritt tillägg. När detta integrationsflöde är aktiverat kommer arbetsorder och ÄTA att uppdateras och exporteras till Fortnox som separata projekt och skapas upp enligt exemplen:

Detta för att möjliggöra separerade intäkter och kostnader per Arbertsorder/ÄTA i Next

Arbetsorder/ÄTA med status mindre än 90 kommer att exporteras/uppdateras. Om moderprojektet stängs i Next project stängs inte arbetsordrarna i dagsläget.
Tänk därför på att ett avslut av huvudprojektet inte automatiskt avslutar Arbetsorder/ÄTA i Next. För att avsluta tillhörande arbetsordrar/ätor i på ett projekt i Next så måste även dessa sättas till status avslutad så att de stängs i Fortnox.

Kundexport

Kundexporten är en del av basintegrationen. De kommer att skapas/uppdateras baserat på om kundnumret matchar en befintlig kund i Fortnox. Här är det alltså viktigt att kundnummer stämmer överens mellan systemen.

Vid inaktivering av en kund i Next kommer kunden inte att uppdateras/skapas upp i Fortnox. Inaktivering i Next kommer inte att inaktivera i Fortnox. 

Vilka uppgifter förs över via exporten från Next Project till Fortnox?

• namn

• adress1

• adress2

• postnr

• ort

• telefon1 (telefon)

• telefon2 (mobil)

• e-post

• faktura e-post

• betalningsvillkor

• momsregistreringsnummer

• typ (företag/privat)

• valuta
• notering

Vid nya kunder skickas även följande över:

• kundnummer

• landskod

• momstyp

• organisationsnummer

Kostnadsställeimport

Kostnadsställeimporten är en del av basintegrationen och har Fortnox som master. Dvs nya kostnadsställen i Fortnox skapas upp i Next Project och om ett kostnadsställes benämning ändras uppdateras detta i Next Project. Importen baseras på kostnadsställets nummer och behöver således vara samma i både Fortnox och Next Project.

Kontoimport

Kontoimporten är en del av basintegrationen. Om ett konto i Fortnox inte existerar i Next Project kommer att skapas automatiskt. Denna avstämning görs likt alla andra delar av integrationen var trettionde (30:e) minut. Nya konton som importeras får namnet från kontot i Fortnox och vi exkluderar konton som börjar med 1 och 2 även fortsättningsvis per standard då dessa anses vara tillgångar och skulder. Dessa går såklart att lägga upp själv/ändra på i Next Project om man önskar ha dessa.

Därför behöver ni endast skapa nya konton i Fortnox som sedan med automatik skickas över till Next. Namnändringar eller andra uppdateringar hämtas inte in var 30:e minut.

Verifikatimport

Verifikatimporten är en del av basintegrationen. För att ett verifikat ska importeras behöver det finnas i en serie som ni valt att importera, vara projektkonterad samt bokfört på konton som inte är 1 eller 2 konton. Exempel på vanliga serier för import till Next är A och D, B serien importeras som oftast om man inte fakturerar genom Next. 

Om en bild finns kommer den också att importeras om verifikatet är flaggad som en leverantörsfaktura. Andra verifikat importerar inte en bild.

Integrationen har en standard för att importera verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Detta innebär att verifikatet som initialt inte kunde importeras och skapas i Next Project är möjliga att ändra för att importeras.

Anges någon information på Transaktionsinfo på raderna i verifikatet i Fortnox så kommer denna att tas med vid import till Next och lägga sig under fältet Notering på verifikationsraden.

Strykningar av rader i Fortnox uppfattas inte av integrationen - enbart nya rader på ett redan inhämtat verifikat. Makulera heller inte verifikat i Fortnox då detta gör att samma verifikationsnummer blir tillgängligt igen. Detta skapar risk för fel då vi redan tittat på detta verifikat en gång innan.

Adderas rader på ett verifikat som redan lästs in så kommer även integrationen att inhämta den nya informationen förutsatt att dessa rader projektkonteras. Därmed är det bättre att boka bort och boka på förändringar med tillagda rader.

Om en rad på ett verifikat har importerats till Next och sedan uppdateras till ett annat projektnummer i Fortnox kommer integrationen inte ta hänsyn till denna förändring. 

Kundfakturaexport

Låsta fakturor kommer att exporteras med samma intervall som alla andra delar dvs. var trettionde (30) minut. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och att inkludera kostnadsställen i detta integrationsflöde finns - dessa alternativ är valbara.

Fliken Intäktskontering i Next Projects fakturamodul avgör vilka fakturarader som skapas upp i Fortnox. Det är därför viktigt att ha en korrekt uppsättning av intäktskonteringen och den anger korrekta konton då vi i Cloud Link inte använder oss av fakturaartiklar i Fortnox. Du hittar uppsättning av det regelverk som påverkar föreslaget konto för din kundfaktura under Administration - Ekonomi - Intäktskontering - Konteringsrelger. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.

Kundfakturans pdf exporteras till Fortnox, men med en gräns på 5MB. Detta är en begränsning i Fortnox. Om pdf:en är större än 5MB kommer en standard pdf som innehåller information om att pdf:en finns i Next Project att exporteras.

Betalad datum inhämtas förutsatt att fakturan är fullt slutbetald. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Fortnox de senaste 6 månaderna tillbaka samt att fakturan har ett externt fakturanummer.

Leverantörsfakturaexport (e-Invoice)

När den är aktiv kommer godkända leverantörsfakturor att exporteras till Fortnox. Fakturor som är reklamerade går i dagsläget inte över till ekonomisystemet om den är dubbelt godkänd. Stöd för att bokföra fakturan direkt vid export och inkludering av kostnadsställen i detta integrationsflöde finns som valbart.

Attesterade fakturor exporteras till Fortnox och bokförda fakturor importeras sedan från Fortnox till Next Project med verifikatimporten om korrekt serie är inställd för import.

Om fakturan avser en leverantör som inte finns i Fortnox läggs den upp i den separata körningen av leverantörer som går innan leverantörsfakturaexporten och skapar/uppdaterar leverantören i valt system. Uppdatering av leverantörer sker i ett separat flöde var 30:e minut.

2024-11-14: Makulerar man en leverantörsfaktura och sedan återställer den uppfattar inte integrationen denna som återaktiverad. Skicka in fakturan på nytt för att kunna hantera den som vanligt. Vi ser över hanteringen av makulerade och återställda fakturor.
​

Som standard sker uppdatering av en leverantörsregistret var 30:e minut och är valbart att ha även om man inte har e-invoice.

Vid kreditfakturor ska beloppet i kontering fortfarande vara positivt, det som styr integrationen att det blir en kreditfaktura i Fortnox är Kredit-bocken, se bild. 

Exporterade leverantörsfakturor märks med det tilldelade löpnumret från Fortnox i Arkivet i Next e-Invoice .

Leverantörsexport eller -import

Du kan välja om du önskar importera leverantörer från Fortnox till Next eller exportera leverantörerna från Next till Fortnox.

Export
Leverantörer exporteras som standard var 30:e minut från Next Project till Fortnox. Detta förutsätter att man använder Next e-invoice. Man kan med andra ord inte ha Next e-invoice och inte synkronisera leverantörer - däremot välja håll.
Leverantörsexporten sker alltid innan export av leverantörsfakturor. Leverantörerna skapas/uppdateras utifrån om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör vid export var 30:e minut.

Vid inaktivering av en leverantör i Next kommer den inte att uppdateras/skapas upp i Fortnox. Inaktivering i Next kommer inte att inaktivera i Fortnox. 

Import
Om man inte arbetar med att hantera leverantörsfakturor i Next men arbetar med exempelvis modulen Inköp i Next Project, eller av annan anledning, och vill ha import av leverantörer så finns möjlighet att synkronisera leverantörer i den automatiska körningen precis som de andra delarna. Leverantörer hämtas från Fortnox och importeras in i Next. Kontakta Next support för att få hjälp om ni har behov av detta.