Denna artikel beskriver hur integrationen Next Cloud Link fungerar mellan Next Project och Fortnox, inklusive vilka dataflöden som hanteras automatiskt såsom fakturering, verifikat, kund- och leverantörsregister samt projektexport. Läsaren får en övergripande förståelse för integrationens uppbyggnad, hur felhantering går till samt viktiga inställningar och begränsningar att känna till vid användning av tjänsten.

Kort och snabbt om Next Cloud Link

• Inget program behöver installeras eller uppdateras.
• Integrationen körs automatiskt var 30:e minut, dygnet runt. Du varken kan eller behöver trycka på några knappar.
• Felmeddelanden skickas automatiskt till angivna e-postadresser.
• Kundfakturabilden inklusive eventuella bilagor från Next Project exporteras till Fortnox vid fakturaintegration.
• PDF:er på samtliga typer av verifikat importeras.
• Verifikatimporten tittar på samtliga verifikat som har hanterats och kan hämta in rader som tidigare saknat projektkontering. Uppdateringen gäller enbart verifikat som importerats via Cloud Link. OBS — Strykningar av rader kommer inte att generera en makulering i Next Project. Läs mer i avsnittet längre ned.
• Kundregister exporteras som separata register från Next Project till Fortnox. Det finns möjlighet att ställa in integrationen så att kunder skapas och uppdateras i Fortnox och sedan läses över till Next Project — detta måste meddelas till Next Project då det inte är standard.
• Leverantörsregister exporteras som separata register från Next Project till Fortnox. Det finns även möjlighet att importera nya leverantörer och uppdateringar från Fortnox till Next Project.
• Kostnadsställen och konton importeras från Fortnox till Next Project.

Översiktsbild som visar dataflöden mellan Aceve Next och Fortnox-integrationen.

Allmänt och förklaringar

Cloud Link körs automatiskt var trettionde (30:e) minut. Den kör samtliga exporter och importer i ett svep efter varandra — det vill säga två gånger i timmen — och tar någon eller några minuter att slutföra beroende på mängden information som behöver hanteras. Arbetsorder benämns ibland som AO i den här artikeln.

Inställningar som krävs i ekonomisystemet för en väl fungerande integration finns här.

När vi nämner import och export via integrationen är det alltid ur ett Next Project-perspektiv. Det innebär att export avser Next Project → Fortnox och import avser Fortnox → Next Project.

Felmeddelanden skickas via e-post till angivna kontaktpersoner efter varje misslyckat försök. Vid eventuella fel får berörda kontaktpersoner ett mejl med information om vad som är fel — och på vilket projekt, kund, leverantör, konto, kundfaktura eller leverantörsfaktura felet uppstått. Vilken faktura felmeddelandet avser ser du under fältet Reference. Vid varje nytt försök (var 30:e minut) där något misslyckas skickas ett nytt felmeddelande ut. Åtgärdas inte felet fortsätter integrationen att skicka felmeddelanden vid varje försök.

Händelsedetaljer — notera felstatus och projektgränser vid e-fakturahantering.

Projektexport

Projektexporten är en central del av integrationen. Den skapar eller uppdaterar projekt i Fortnox om de har en aktiv status i Next Project (statuskod mellan 40–89). Dessa statuskoder hittar du under:

Administration → Inställningar → Statusar → Projektstatus

Hur projekten formateras vid export kan ställas in i integrationen. Det går även att exportera Arbetsorder och ÄTA som separata projekt. De flesta av våra kunder väljer att exportera även AO/ÄTA till sitt ekonomisystem för att möjliggöra uppföljning på detaljnivå och minska manuell handpåläggning i Next Project.

Tänk på att Fortnox har en begränsning på projektnummer med en maxlängd på 20 tecken.
Det är därför viktigt att kombinationen projektnummer + AO/ÄTA inte överstiger denna längd.

Formatering av projektnummer och projektnamn vid export

Projektnummer kan formateras på olika sätt beroende på inställningarna i integrationen, men grundprincipen beskrivs nedan.

Projektnamnen i Fortnox motsvarar som standard namnet på projekt, arbetsorder eller ÄTA i Next Project. Det finns även stöd för att formatera projektnamnet i ekonomisystemet, exempelvis enligt modellen: "arbetsordernamn (projektnamn)". Detta kan underlätta vid kontering av leverantörsfakturor i andra system än Next e-Invoice.

Endast projekt

Skapar projekt i Fortnox baserat på projektnumret.

Exempel på projektnummer i Fortnox:
10000

Arbetsorder och ÄTA som projekt

Arbetsorder:
Skapar, utöver projektet ovan, ett projekt i Fortnox per Arbetsorder i Next Project, baserat på projektnummer och arbetsordernummer.
Exempel: 10000-1, 10000-2 osv.

ÄTA:
Skapar ett projekt i Fortnox per ÄTA i Next Project, baserat på projektnummer och ÄTA-nummer.
Exempel: 10000-Ä1, 10000-Ä2 osv.

Export av projektavslut (datum och status)

När du byter status på ett projekt till Avslutat (kod 90), eller anger ett projektslutdatum, exporteras avslutsstatus och/eller slutdatumet till ekonomisystemet.

Som standard finns en fördröjning på 60 dagar från projektslutdatum innan projektet stängs i ekonomisystemet, både vad gäller status och slutdatum. Det innebär att du kan avsluta projekt i Next Project men ändå bokföra på dem i Fortnox under en period.

Mer information om projektavslut hittar du här.

Kundexport och -import

Kundexporten är en valbar del av integrationen. Merparten av våra kunder har Next Project som ägare av kundregistret, men det finns även möjlighet att sätta Fortnox som ägare. Kunder skapas eller uppdateras beroende på om kundnumret matchar en befintlig kund i Fortnox. Det är därför viktigt att kundnumren stämmer överens mellan systemen.

Om du inaktiverar eller raderar en kund i Next Project kommer kunden inte att uppdateras, skapas eller raderas i Fortnox. Inaktivering eller makulering i Next Project påverkar alltså inte Fortnox.

Kostnadsställeimport

Kostnadsställeimporten är en valbar del av integrationen och har Fortnox som master. Det innebär att nya kostnadsställen i Fortnox skapas upp i Next Project, och om ett kostnadsställes benämning ändras uppdateras det även i Next Project. Importen baseras på kostnadsställets nummer, vilket behöver vara detsamma i både Fortnox och Next Project.

Kontoimport

Kontoimporten är en grundläggande del av integrationen. Om ett konto i Fortnox inte finns i Next Project skapas det automatiskt. Denna avstämning görs, precis som alla andra delar av integrationen, var trettionde (30:e) minut. Nya konton som importeras får namnet från kontot i Fortnox. Som standard exkluderas konton som börjar med 1 och 2, eftersom dessa anses vara tillgångar och skulder. Du kan självklart lägga upp eller ändra dessa manuellt i Next Project om du önskar det. Kontoplanen hämtas från det år som är förvalt i Fortnox. 

Observera att endast nya konton hämtas in till Next Project var 30:e minut. Namnändringar eller andra uppdateringar hämtas inte in automatiskt — sådana justeringar behöver du göra manuellt i Next Project vid behov.

Verifikatimport

För att ett verifikat ska importeras behöver det finnas i en serie som du valt att importera, vara projektkonterat samt bokfört på konton som inte börjar med 1 eller 2. Vanliga serier för import till Next Project är till exempel A för manuella verifikationer och D för leverantörsfakturor. B-serien för kundfakturor importeras om du inte har inställningen att Next Project skapar intäkt vid låsning av kundfakturan i Next Project.

Om en bild (endast PDF) finns i Fortnox importeras den också till Next Project. Observera att Fortnox API saknar funktionalitet för att med säkerhet välja det dokument som ligger först i Fortnox när det finns flera dokument på ett verifikat. Detta enligt samtal med Fortnox den 27 november 2025.

Integrationen importerar verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Det innebär att verifikat som initialt inte kunde importeras kan ändras och sedan importeras i efterhand.

Om du anger information i fältet Transaktionsinfo på verifikationsraderna i Fortnox tas den med vid import till Next Project och hamnar under fältet Notering på verifikationsraden.

Strykningar av rader i Fortnox uppfattas inte av integrationen — enbart nya rader läses in. Makulera inte heller bokförda verifikat i Fortnox, eftersom det gör att samma verifikationsnummer blir tillgängligt igen. Det skapar risk för fel eftersom integrationen redan har tittat på det verifikatet tidigare.

Om rader läggs till på ett verifikat hämtar integrationen in de nya raderna, förutsatt att de projektkonteras mot ett kostnads- eller intäktskonto. Cloud Link kommer inte att makulera strukna rader i Fortnox. Det är därför bättre att boka bort och boka på förändringar med tillagda rader.

Om en rad på ett verifikat har importerats till Next Project och sedan uppdateras till ett annat projektnummer i Fortnox tar integrationen inte hänsyn till den förändringen. Cloud Link gör inga uppdateringar på redan inlästa rader.

Det finns möjlighet att få in leverantörens namn i fältet Leverantör under Bokf kostn/Int. En förutsättning för detta är att leverantören finns i Next Projects leverantörsregister vid importen av verifikatet.

Kundfakturaexport

Låsta fakturor exporteras med samma intervall som alla andra delar av integrationen — det vill säga var trettionde (30:e) minut. Det finns valbara alternativ för att bokföra fakturan direkt vid export och för att inkludera kostnadsställen i detta integrationsflöde.

Fliken Intäktskontering i Next Projects fakturamodul avgör vilka fakturarader som skapas i Fortnox. Det är därför viktigt att intäktskonteringen är korrekt uppsatt och anger rätt konton, eftersom Cloud Link inte använder fakturaartiklar i Fortnox. Du hittar regelverket som påverkar föreslaget konto för din kundfaktura under Administration → Ekonomi → Intäktskontering → Konteringsregler. För mer information om funktionen Intäktskontering, klicka här.

Kundfakturans PDF exporteras till Fortnox, men med en gräns på 5 MB — vilket är en begränsning i Fortnox. Om PDF:en är större än 5 MB exporteras i stället en standard-PDF med information om att den fullständiga PDF:en finns i Next Project.

Exportfel: PDF överstiger 5 MB-gränsen, bifogade filer måste laddas upp separat.

Som standard sätts fakturanumret från Fortnox på fakturorna i Next Project. Det finns även möjlighet att hämta in OCR-nummer från Fortnox — kontakta oss om du önskar det.

Betalat datum hämtas in förutsatt att fakturan är fullt slutbetald. Detta hämtas in så länge fakturan har ett slutbetalningsdatum i Fortnox inom de senaste 6 månaderna och att fakturan har ett externt fakturanummer.

Observera: om en kundfaktura har fått ett externt fakturanummer i Next Project från Fortnox och du sedan raderar det och låser fakturan på nytt, kommer fakturan i Next Project att få samma externa fakturanummer igen — utan att eventuella justeringar eller en ny faktura skapas i Fortnox.

Leverantörsfakturaexport (e-Invoice)

När denna del är aktiv exporteras godkända leverantörsfakturor, kontering och bild till Fortnox. Det finns valbara alternativ för att bokföra fakturan direkt vid export och för att inkludera kostnadsställen i flödet.

Attesterade fakturor exporteras till Fortnox, och bokförda fakturor importeras sedan tillbaka från Fortnox till Next Project via verifikatimporten — förutsatt att korrekt serie är inställd för import.

Om fakturan avser en leverantör som inte finns i Fortnox läggs den upp i den separata körningen av leverantörer som sker innan leverantörsfakturaexporten, och skapar eller uppdaterar leverantören i valt system. Uppdatering av leverantörer sker i ett separat flöde var 30:e minut.

Som standard uppdateras leverantörsregistret var 30:e minut och är valbart att ha även om du inte använder e-Invoice.

Vid kreditfakturor ska beloppet i konteringen fortfarande vara positivt. Det som styr att det blir en kreditfaktura i Fortnox är Kredit-bocken, se bild nedan.

Fakturalista — notera den markerade återställningsknappen i kolumnhuvudet.

Exporterade leverantörsfakturor märks med det tilldelade löpnumret från Fortnox i Arkivet i Next e-Invoice.

Leverantörsexport eller -import

Du kan välja om du vill importera leverantörer från Fortnox till Next Project, eller exportera leverantörer från Next Project till Fortnox. OBS! Använder du Next e-Invoice måste Next Project vara ägare av leverantörsregistret — det vill säga leverantörer exporteras från Next Project till Fortnox.

Export
Leverantörer exporteras var 30:e minut från Next Project till Fortnox. De skapas eller uppdateras beroende på om leverantörsnumret matchar en befintlig leverantör i Fortnox.

Om du inaktiverar eller raderar en leverantör i Next Project kommer den inte att uppdateras eller skapas i Fortnox. Inaktivering i Next Project påverkar alltså inte Fortnox.

Import

Använder du inte Next e-Invoice men till exempel modulen Inköp i Next Project — eller har ett annat behov — finns det möjlighet att synkronisera leverantörsregistret från Fortnox till Next Project. Importen sker då var 30:e minut, precis som övriga delar av integrationen.