Bakgrund

Korta och snabba om Next Cloud Link

• Ingen mjukvara behöver installeras.

• Inga artiklar behöver skapas i Fortnox för att integrationen ska fungera.

• Integrationen körs var 30:e minut.

• Felmeddelanden i integrationen skickas ut direkt till er via mail.

• Intäktskonteringen i Next Project används för att få en mer flexibel hantering av intäkter direkt från Next Project.

• Kundfakturabilden från Next Project exporteras nu till Fortnox.

• Integrationen har en standard för att importera verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Detta innebär att verifikatet som initialt inte kunde importeras och skapas i Next Project är möjliga att ändra för att importeras. Kan ej hantera strykningar eller makuleringar på verifikat.

• Register synkas löpande var 30:e minut till skillnad mot Connecten. Kunder & Leverantörer exporteras från Next till Fortnox. Kostnadsställen & Konton importeras från Fortnox till Next. Vänligen se över så att dessa register är uppdaterade.

• Plus att det kommer arbetas med fler förbättringar framöver…

 

Vad behöver jag som kund göra?

1. Meddela vilken/vilka mailadresser som ska få mail med felmeddelanden när något går fel i integrationen.

2. Meddela vilken mailadress autentisering av koppling till Fortnox ska skickas till. Dvs den person som är administratör i Fortnox.

3. Kontrollera att intäktskonteringen i Next Project är korrekt uppsatt.

4. Autentisera koppling till Fortnox via det mail som skickas ut.

 

Meddela mailadresser

Felmeddelanden från integrationen

I Next Cloud Link används mail för att meddela er kunder om fel som uppstår i integrationen. Denna hantering ersätter den sk loggfilen som man själv behövt ta fram från Next Connect. Och förhoppningen är att man som kund ska kunna lösa fler fel på egen hand än vad man kunnat tidigare.

Dessa mail innehåller information om felets art och ger förhoppningsvis en tillräckligt bra bild av vad som behöver göras för att åtgärda felet. Det finns dock en del felmeddelanden som kommer direkt från ett system och det kan då vara svårt att förstå var felet ligger. Det går då givetvis bra att fortsättningsvis kontakta Next Support för hjälp.
​
Här är det ni som kund som bestämmer vem/vilka som ska få dessa mailutskick. Och det är dessa mailadresser vi behöver få in.

 

Autentisering av Fortnox

Precis som med tidigare integration behöver man som kund godkänna att kopplingen mellan Next Project och Fortnox sätts upp. Detta görs via en autentisering av den person som står som systemadministratör för Fortnox. Därför behöver vi även få in mailadress till den person som har behörighet att utföra detta.

Det kommer sedan skickas ut ett mail innehållandes en länk som går till denna autentisering i Fortnox. I detta steg behöver man inte vara en användare i Next. Mailet kommer från vår integrationsplattform via adressen businesscloud@lunda.tech och ser ut enligt Figur 1.

 

Figur 1

Kontakt med Next

Kontakten med Next kring bytet av integration sker via cloudlink@next-tech.com. Varje mail till denna adress skapar upp ett ärende i vårt ärendehanterinssystem så att det hamnar hos rätt personer. Ange gärna ert kundnummer i mailet för snabbare och enklare hantering. Det är det sexsiffriga numret som finns i webadressen till er Next-miljö, se Figur 2.

 

 

Figur 2

I mailutskicket finns en knapp för att registrera dessa uppgifter. Det går även att maila direkt till ovanstående adress med era svar.

 

Intäktskontering

I Next Connect användes artiklar i ekonomisystemet för att skapa en kundfaktura som exporterades från Next Project. I Next Cloud Link skickas fortsatt det bokföringsmässigt nödvändiga till ekonomisystemet, men nu med mer möjligheter att speca upp det via intäktskonteringen. Dvs fakturaraderna som skapas upp baseras på hur konteringen i Next Project är uppsatt i intäktskonteringen. Detta medför att alla nu behöver ha funktionen intäktskontering aktiverat i Next Project. Funktionen gör det möjligt att redan i Next Project bestämma på vilket/vilka intäktskonton som intäkten från kundfakturan ska landa. Detta styrs av ett regelverk som man själv skapar och på kundfakturan kommer man sedan få ett förslag på intäktskontering med regelverket som grund. Det går även att manuellt ändra detta förslag eller helt och hållet bygga upp sin kontering på egen hand.
​

I Next Project

Om intäktskontering redan är aktiverad och används i Next Project behöver man enbart kontrollera att alla intäktskonton man önskar använda sig av finns med i regelverket och att de dimensioner man vill ska ingå i integrationen är angivna. Detta gör man i Administration - Ekonomi - Intäktskontering. Det här steget behöver en användare med administrativa rättigheter i Next Project utföra.

 

Konteringsdimensioner

Konteringsdimensionerna är den information som potentiellt kan följa med kundfakturan i exporten till Fortnox. I integrationen till Fortnox är dimension 1-4 aktuella, se Figur 3. Nästan alla användare har 1-3 ibockade och har även dessa som obligatoriska. Vill man att Kostnadsställe ska gå över med integrationen så bockar man även i den. Dimension 5-6 ingår inte i integrationen och kan således inte följa med över till Fortnox.

 

Figur 3

Konteringsregler

Varje rad i Konteringsregler är en egen regel som styr kundfakturans intäkt till ett specifikt intäktskonto, se Figur 4. Den första raden avser en standardregel som intäkten alltid hamnar på om inte någon annan regel under den matchar bättre. I exemplet nedan kan man tex se att man vill få in alla intäkter på 3010, men om det är en faktura med byggmoms så vill man ha den på 3231. Sedan finns ytterligare ett par regler under dessa två för att visa andra sätt att fördela intäkten.

 

Figur 4

En bra kontroll att göra om man är osäker på att man får med regler för alla intäktskonton, är att titta på de artiklar som använts av Fortnox. Dessa finns specificerade i kontoplanen i Next Project i kolumnen ”Artikelnr på faktura”, se Figur 5.

 

Figur 5

I Fortnox

I Fortnox kan man sedan söka upp dessa artiklar och titta vad som är angivet under ”Bokföringsuppgifter”, se Figur 6. Är det bara rutan ”Försäljning” som har något angivet räcker det att man skapar en regel i Next Project för enbart det intäktskontot. Skulle det finnas något mer angivet, tex i rutan ”Försäljning SE omvänd skattskyldighet”, behöver man bryta ut denna till en egen regel.

⚠️ Dvs alla intäktskonton man vill använda sig av måste ha en egen regel.

 

Figur 6

Kontroll/uppdatering av intäktskontering på en faktura i Next Project

När en ny faktura skapats i Next Project, har man per automatik fått ett förslag på intäktskontering genererat utefter det regelverk som satts upp. Fakturaexemplet nedan, se Figur 7, konteras in på två olika konton då den, förutom grundregeln som säger 3010, även har en regel som säger att allt som rapporteras in med kostnadskonto 4168 ska landa på 3108, se Figur 4 och Figur 8.
För att kontrollera resultatet av en specifik fakturas intäktskontering klickar man på fliken ”Intäktskontering”.

 

Figur 7

Figur 8

Figur 9