Denna artikel beskriver migreringen från Next Connect till den nya molnbaserade integrationen Next Cloud Link, samt de förbättringar och förändringar som medföljer bytet. Artikeln går igenom vad som skiljer Next Cloud Link från den tidigare lösningen och beskriver konkret vilka åtgärder du som kund behöver vidta för att säkerställa en korrekt övergång, bland annat konfigurering av mailadresser för felmeddelanden och autentisering av Fortnox-kopplingen.

Bakgrund

Next introducerar en ny molnbaserad integration som heter Next Cloud Link. Den tidigare integrationslösningen, Next Connect, kommer att avvecklas och alla användare flyttas över till Next Cloud Link.

---

Det här är Next Cloud Link – kort och enkelt

• Ingen mjukvara behöver installeras.

• Inga artiklar behöver skapas i Fortnox för att integrationen ska fungera.

• Integrationen körs var 30:e minut.

• Felmeddelanden skickas direkt till dig via mail.

• Intäktskonteringen i Next Project används för en mer flexibel hantering av intäkter direkt från Next Project.

• Kundfakturabilden från Next Project exporteras nu till Fortnox.

• Integrationen har en standard för att importera verifikat i specificerade serier och tittar på samtliga verifikat som hämtats av integrationen bakåt i tiden. Det innebär att verifikat som initialt inte kunde importeras och skapas i Next Project går att ändra för att sedan importeras. Observera att strykningar eller makuleringar på verifikat inte kan hanteras.

• Register synkas löpande var 30:e minut, till skillnad mot Connect. Kunder och leverantörer exporteras från Next till Fortnox. Kostnadsställen och konton importeras från Fortnox till Next. Se gärna över så att dessa register är uppdaterade.

• Och fler förbättringar är på väg framöver…

---

Vad behöver du som kund göra?

1. Meddela vilken eller vilka mailadresser som ska ta emot felmeddelanden från integrationen.

2. Meddela vilken mailadress autentiseringen av kopplingen till Fortnox ska skickas till – det vill säga den person som är administratör i Fortnox.

3. Kontrollera att intäktskonteringen i Next Project är korrekt uppsatt.

4. Autentisera kopplingen till Fortnox via det mail som skickas ut.

---

Meddela mailadresser

---

Felmeddelanden från integrationen

I Next Cloud Link används mail för att meddela dig om fel som uppstår i integrationen. Den här hanteringen ersätter den så kallade loggfilen som du tidigare behövt ta fram själv från Next Connect. Förhoppningen är att du som kund ska kunna lösa fler fel på egen hand än tidigare.

Mailen innehåller information om felets art och ger förhoppningsvis en tillräckligt tydlig bild av vad som behöver göras för att åtgärda det. Det finns dock en del felmeddelanden som kommer direkt från ett system, och det kan då vara svårt att förstå var felet ligger. I sådana fall är du alltid välkommen att kontakta Next Support för hjälp.

Det är du som kund som bestämmer vem eller vilka som ska få dessa mailutskick – och det är just dessa mailadresser vi behöver få in från dig.

---

Autentisering av Fortnox

Precis som med den tidigare integrationen behöver du som kund godkänna att kopplingen mellan Next Project och Fortnox sätts upp. Det görs via en autentisering av den person som är systemadministratör för Fortnox. Därför behöver vi även få in mailadressen till den person som har behörighet att utföra detta.

Det skickas sedan ut ett mail med en länk till autentiseringen i Fortnox. I det här steget behöver personen inte vara en användare i Next. Mailet kommer från vår integrationsplattform via adressen businesscloud@lunda.tech och ser ut enligt Figur 1 nedan.

---

Kontakt med Next

All kontakt med Next gällande bytet av integration sker via cloudlink@next-tech.com. Varje mail till den adressen skapar automatiskt ett ärende i vårt ärendehanteringssystem så att det hamnar hos rätt personer. Ange gärna ditt kundnummer i mailet för snabbare och enklare hantering. Det är det sexsiffriga numret som finns i webbadressen till din Next-miljö, se Figur 2 nedan.

I mailutskicket finns en knapp för att registrera dina uppgifter. Det går också bra att maila direkt till adressen ovan med dina svar.

---

Intäktskontering

I Next Connect användes artiklar i ekonomisystemet för att skapa en kundfaktura som exporterades från Next Project. I Next Cloud Link skickas fortsatt det bokföringsmässigt nödvändiga till ekonomisystemet, men nu med fler möjligheter att specificera det via intäktskonteringen. Fakturaraderna som skapas baseras på hur konteringen i Next Project är uppsatt i intäktskonteringen. Det innebär att alla nu behöver ha funktionen intäktskontering aktiverad i Next Project.

Funktionen gör det möjligt att redan i Next Project bestämma på vilket eller vilka intäktskonton intäkten från kundfakturan ska landa. Det styrs av ett regelverk som du själv skapar, och på kundfakturan får du sedan ett förslag på intäktskontering baserat på det regelverket. Det går även att manuellt ändra förslaget eller bygga upp konteringen helt på egen hand.

---

I Next Project

Om intäktskontering redan är aktiverad och används i Next Project behöver du bara kontrollera att alla intäktskonton du vill använda finns med i regelverket, och att de dimensioner du vill ska ingå i integrationen är angivna. Det gör du under Administration – Ekonomi – Intäktskontering. Det här steget behöver utföras av en användare med administrativa rättigheter i Next Project.

---

Konteringsdimensioner

Konteringsdimensionerna är den information som potentiellt kan följa med kundfakturan i exporten till Fortnox. I integrationen till Fortnox är dimension 1–4 aktuella, se Figur 3 nedan. De flesta användare har dimension 1–3 ibockade och har också dessa som obligatoriska. Vill du att kostnadsställe ska följa med i integrationen bockar du även i den. Dimension 5–6 ingår inte i integrationen och kan därför inte följa med över till Fortnox.

---

Konteringsregler

Varje rad i Konteringsregler är en egen regel som styr kundfakturans intäkt till ett specifikt intäktskonto, se Figur 4 nedan. Den första raden är en standardregel som intäkten alltid hamnar på om ingen annan regel matchar bättre. I exemplet nedan kan du till exempel se att alla intäkter ska hamna på konto 3010, men om det gäller en faktura med byggmoms ska den istället hamna på 3231. Det finns även ytterligare regler för att visa andra sätt att fördela intäkten.

En bra kontroll om du är osäker på att du har regler för alla intäktskonton är att titta på de artiklar som använts i Fortnox. Dessa finns specificerade i kontoplanen i Next Project i kolumnen "Artikelnr på faktura", se Figur 5 nedan.

---

I Fortnox

I Fortnox kan du söka upp dessa artiklar och titta på vad som är angivet under "Bokföringsuppgifter", se Figur 6 nedan. Om det bara är rutan "Försäljning" som har något angivet räcker det att du skapar en regel i Next Project för enbart det intäktskontot. Om det finns något mer angivet, till exempel i rutan "Försäljning SE omvänd skattskyldighet", behöver du bryta ut den till en egen regel.

⚠️ Alla intäktskonton du vill använda måste ha en egen regel.

---

Kontroll och uppdatering av intäktskontering på en faktura i Next Project

När en ny faktura skapas i Next Project får du automatiskt ett förslag på intäktskontering genererat utifrån det regelverk som satts upp. Fakturaexemplet nedan, se Figur 7, konteras in på två olika konton – dels via grundregeln som säger 3010, dels via en regel som säger att allt som rapporteras in med kostnadskonto 4168 ska hamna på 3108, se Figur 4 och Figur 8. För att kontrollera resultatet av en specifik fakturas intäktskontering klickar du på fliken "Intäktskontering".

För att kunna se fliken Intäktskontering i fakturamodulen behöver användare som ska kunna uppdatera detta få rättigheten tillagd av sin administratör. Den ges via Administration – Grupper/Rättigheter – Modulrättigheter, se Figur 9 nedan.