Denna artikel beskriver hur du integrerar Next Project med Visma Administration 1000/2000 med hjälp av verktyget Next Connect. Guiden går igenom installation, konfiguration av företagsinställningar samt hur du hämtar och anger korrekta sökvägar från Visma Administration för att aktivera integrationen. Du får även en genomgång av tillgängliga moduler för import och export mellan systemen.
Följ den här guiden för att integrera Next Project med Visma Administration 1000/2000.
Informationsikon — indikerar ett meddelande eller varning som kräver uppmärksamhet.
Tänk på att Next idag inte erbjuder någon integration mot Visma Administration i molnet.
Aktivera integration Next – Visma Administration 1000/2000
Ladda ner Next Connect via den här länken: https://connect.next-tech.com/connect/NEXTConnectInstall.msi
💡 OBS! Next Connect för Visma Administration måste installeras på samma dator eller server där Visma är installerad.
Installera msi-paketet och sök fram Next Connect.
Gå till Next Project – Administration – Användare/Rättigheter och kontrollera att din användare finns i gruppen "Next Connect". Om den saknas, lägg till den.
Öppna Next Connect, klicka på Företag och sedan på Lägg till Företag.
Fyll i ert företagsnamn och välj vilket produktpaket eller ekonomisystem ni använder.
Dialogen 'Lägg till Företag' — välj företagsnamn och produktpaket.
Fyll i det kundnummer ni fått i Next Project. Kundnumret syns i webbadressen när du är inloggad i Next Project på webben. Exempel: https://project.Next Project-tech.com/xxxxxx/client/ – byt ut "xxxxxx" mot ert unika kundnummer. Klicka sedan på Inställningar.
Dialogrutan Inställningar — notera fältet Kundnummer i NEXT och programpaketslistan.
Logga in med ditt användarnamn och lösenord från Next Project.
Hämta sökvägar i Visma Administration 1000/2000
För att integrera Next Project med Visma Administration behöver du hämta kodsträngar från Visma. Öppna Visma Administration och gå till Hjälp – Om Visma Administration – Systeminfo – Kopiera sökvägen till Gemensamma filer.
Hjälp-fliken — notera knappen 'Om Visma Administration' för versionsinformation.
Dialogrutan 'Om Visma Administration' visar version och licensuppgifter.
Dialogen Systeminformation visar sökvägar och infilinställningar — kontrollera att sökvägarna är korrekta.
Klistra in strängen i fältet Sökväg till Visma Administrations programkatalog.
Inställningsdialog för Visma Administration — konfigurera sökvägar och aktivera moduler.
Kopiera sedan sökvägen till företaget.
Dialogrutan Systeminformation visar sökvägar — notera fältet Sökväg företaget.
Klistra in länken i fältet Sökväg till datakatalog för företaget.
Inställningsdialog för integration — kontrollera sökvägar och aktiverade moduler.
Välj sedan vilka moduler du vill importera eller exportera till Next Project och ert ekonomisystem. Nedan hittar du en beskrivning av vad de olika modulerna innebär.
Klicka på OK – Verkställ – OK.
Om du vill ändra eller lägga till en modul i efterhand klickar du på Företag – Inställningar – Inställningar. Välj de moduler du vill använda, eller avbocka de du inte vill använda. Klicka sedan på OK – Verkställ – OK.
Inställningar i Next Connect
Kontaktikon — används för att identifiera kund- eller kontaktpost.
Kundimport
Kundimporten är ett första steg för att synka befintliga kunder mellan Next Project och ekonomisystemet. När du har importerat kunderna kan du bocka ur den rutan. Den här importen görs vanligtvis bara en gång i samband med uppstart.
Programikon — notera versionsmärkning synlig i gränssnittet.
Leverantörsimport
Det här är också ett första steg, för att synka befintliga leverantörer mellan Next Project och ekonomisystemet. När du har importerat leverantörerna kan du bocka ur den rutan. Används Next e-Invoice kommer Next att vara master för ert leverantörsregister fortsättningsvis.
Ikon för räknare eller kalkylmodul i affärssystemet.
Kontoplan
Import av kontoplan till Next Project är en förutsättning för att kunna kontosätta artiklar och timmar i Next Project. När du har importerat kontoplanen kan du bocka ur den rutan.
Programikon — notera den kombinerade logotypen för affärssystemet.
Projektexport
Används för att exportera projekt från Next Project till ekonomisystemet. Det är viktigt att alltid använda den här funktionen när du har skapat ett nytt projekt i Next Project – ha som vana att alltid börja med att exportera projekten till ekonomisystemet. Via projektexporten kan du även skapa och uppdatera kunder i ekonomisystemet.
Programikon — används för att starta affärssystemet.
Fakturaexport
Används för att exportera kundfakturor till ekonomisystemet. Endast låsta fakturor exporteras. Dessa skapas i ekonomisystemet och tilldelas ett externt fakturanummer som återförs till Next. Här kan du även uppdatera befintliga kunder och bokföra fakturorna automatiskt.
EFH-systemets ikon eller logotyp — används som programgenväg.
Leverantörsfakturaexport
Används för att exportera leverantörsfakturor från Next e-Invoice till ekonomisystemet. Även här kan du välja om justeringar på befintliga eller nyskapade leverantörer ska exporteras till ekonomisystemet, och du kan också bokföra leverantörsfakturorna automatiskt.
Programikon — notera applikationens startknapp eller genväg.
Import av leverantörsfakturor
Används vid import av leverantörsfakturor från ekonomisystemet. I Visma Administration hämtar integrationen leverantörsfakturor baserat på leverantörsfakturans löpnummer. Därför är leverantörsfakturajournalen inte relevant i verifikatimporten (se nedan).
Minimerat programfönster — verifiera att rätt applikation är aktiv.
Verifikatimport
Import av bokförda verifikat. I en standarduppsättning av Next med integration till Visma Administration hämtas enbart manuella verifikat, eftersom information från leverantörsfakturor (se ovan), lönekostnader och kundfakturor registreras i Next Project på annat sätt.
Kundfakturaintegration Next Project – Visma Administration 1000/2000
För att integrationen av kundfakturor ska fungera mellan Next Project och Visma Administration behöver du göra vissa inställningar och skapa artiklar i Visma Administration.
Skapa artiklar i Visma Administration 1000/2000
För att intäktskonteringen i Visma ska bli rätt från Next Project behöver du skapa fakturaartiklar kopplade till de intäktskonton ni använder. Följ stegen nedan för att skapa en artikel (exemplet avser konto 3051 samt 3231). OBS! Du behöver lägga till en ny artikel för varje intäktskonto som ni använder vid kundfakturering.
1.
Startsida med Artiklar/Lager-fliken öppen — notera genvägen Artiklar och tjänster.
2.
Artiklar/tjänster-modulen — notera tillgängliga åtgärder i verktygsfältet.
3.
Fliken Artikeluppgifter — notera markerade fält för artikelnummer, benämning och enhet.
4. Beroende på vilken version av Visma du använder kan vyerna se olika ut. Den första bilden gäller nyare versioner och den andra gäller äldre versioner av Visma.
Dialog Artikelkonteringar — notera fälten för försäljning, omvänd skatt och landskodstabell.
Dialogen Artikelkonteringar — notera markerad rad med ofullständiga kontoinställningar.
Upprepa processen för varje intäktskonto som används vid fakturering. Skapa till exempel en artikel med Artikelnr = 3041, benämning = Försäljning Next tjänster, enhet = st, kontokod = 3041, och ange konto 3041 på Försäljning och 3231 på Försäljning omv skatt med kryssrutan ibockad.
Inställningar i Visma Administration 1000/2000
För att faktureringen ska fungera behöver du även kontrollera vissa inställningar i Visma Administration.
1. Gå till Arkiv – Inställningar – Företagsinställningar – Försäljning och kontrollera inställningarna nedan.
Inställningar för försäljning — notera skattereduktionsinställningar och omvänd skattskyldighet.
2. Kontrollera inställningen för fakturamall:
Välj Arkiv – Inställningar – Företagsinställningar – Mallar och gå sedan till fliken Dokumentmallar.
Ställ markören på Fakturor i kolumnen Dokument.
Säkerställ att mallen är med skattereduktion.
3. Vid Visma 1000 behöver du även göra följande inställning: Arkiv – Företagsunderhåll – Valuta och språk för att aktivera.
4. Om ni inte tidigare har arbetat med projektbokföring, säkerställ att aktuella konton – både kostnads- och intäktskonton – har inställningen Ofta på Projekt under Bokföring – Kontoplan.
Kontoplanen — notera kolumnen Projekt och dess tillgängliga inställningar per konto.
💡 Hör av dig till oss om du har frågor om din integration med Visma Administration 1000/2000.