Denna artikel fungerar som en introduktionsguide och checklista för nya kunder i Next Project. Den beskriver de första stegen du behöver genomföra, från inloggning och grundläggande administration till integration med ekonomisystem och anpassning av systemet efter din verksamhet. Genom att följa guidens steg i ordning får du en strukturerad start och kan snabbt börja arbeta i Next Project.
Välkommen till Next!
Den här artikeln fungerar som en guide och checklista för dig som är ny kund. Här hittar du information om hur du snabbt kommer igång med Next Project och de viktigaste inställningarna du behöver göra.
Följer du stegen nedan och använder den rekommenderade dokumentationen kommer du att kunna arbeta i Next inom kort!
Börja med att logga in i Next Project med de inloggningsuppgifter du har fått av oss.
Steg 1: Aktivering och grundläggande administration
Next Project
-
Kontrollera och komplettera din företagsinformation under Administration → Inställningar → Kontor/Företag.
-
Ladda upp er logotyp så att den visas på fakturor och rapporter. Du hittar inställningen under Administration → Inställningar → Kontor/Företag.
Logotypfilen kan vara i jpg-, png- eller gif-format. Om filen är för stor kan du behöva komprimera den först.
-
Lägg till fler användare som ska vara med under uppstarten. Det gör du under Administration → Användare. Se hur du går tillväga HÄR.
Integration Next Project – ditt ekonomisystem
Aktivera integrationen mellan Next och ditt ekonomisystem och genomför grundläggande importer av kund- och leverantörsregister samt kontoplan. Du behöver dessa register för att kunna genomföra kommande steg i den här guiden.
Se instruktion för ditt ekonomisystem här:
Fortnox
Visma Administration 1000 eller 2000
Visma e-ekonomi
Använder du ett annat ekonomisystem är du välkommen att kontakta oss.
Register och inställningar
Börja med att lägga in din grundinformation i Next Project. Med grundinformation menas den information som behövs för att rätt personer ska kunna logga in och att ni ska ha rätt förutsättningar för att driva era projekt. Eftersom det finns beroenden mellan olika register rekommenderar vi att du lägger in informationen i följande ordning:
Kundregister
Kontoplan
Leverantörsregister
Timpriser
Prislista
Lönetillägg
Frånvaro
Användare
Betalningsvillkor
Projekt
Steg 2: Anpassa Next efter din verksamhet
När du har importerat all grundinformation och aktiverat integrationen enligt stegen ovan är det dags att anpassa Next med de val och alternativ som passar er verksamhet bäst.
Projektträdet
Din projektlista hittar du i menyn till vänster. Hur projekten ska mappas i projektträdet kan du anpassa efter era egna behov. Utgångspunkten är att det ska vara enkelt för er att hitta projekten, men mappstrukturen ger också möjlighet till uppföljning på mappnivå.
💡 Tips! Några vanliga sätt att bygga sin mappstruktur är:
Projektledare: Namnge mappar efter projektledare med de projekt denne ansvarar för under sig. Detta styr per automatik ingen behörighet, men det finns möjlighet att begränsa behörighet på mappnivå så att projektledare enbart ser sina projekt framöver.
Ort: Om er organisation är geografiskt utspridd kan ni bygga en mappstruktur efter exempelvis ort eller region.
Beställare: Om ni har ett fåtal större beställare kan deras projekt läggas under respektive mapp.
Uppföljningskriterier
I Next Project finns många olika sätt att följa upp dina projekt. De flesta kriterier finns på projektkortet och kan ändras om de föreslagna alternativen inte passar er. Om varje projekt taggas med information i dessa fält får ni goda möjligheter att ta fram statistik i modulen Projektöversikt!
Ersättningsform
Projekttyp
Projektkategori
Typ av uppdrag
Status
Statusar finns på projekt, arbetsordrar, ÄTA, avvikelser och fakturor. I vissa fall är de enbart till för uppföljning och kontroll, men i andra fall fyller de fler funktioner. Du hittar statusarna under Administration → Inställningar → Statusar.
Om du vill lägga till fler statusar är det bra att tänka på följande:
Statuskoden måste vara unik.
Välj färg genom att skriva färgnamnet på engelska eller ange en sexsiffrig färgkod (#000000). Exempel på färger finns här: Färgkoder HTML.
Projektstatus
Statusar med kod 40 och uppåt skickas till ekonomisystemet. Det innebär att det är möjligt att bokföra kostnader och intäkter på projektet.
Statusar med kod 90 avslutar ett projekt i Next och i ekonomisystemet. Information om projektets slutdatum skickas med till ekonomisystemet.
Statusar med kod 39–89 visas i Next Mobile och är öppna för återrapportering för mobilanvändare. Det här intervallet går att konfigurera – hör av er till oss om ni vill ha hjälp!
Arbetsorder-/ÄTA-status
Alla arbetsorder- och ÄTA-statusar visas i Next Mobile om projektet visas i Next Mobile.
Om ni har arbetsorder-/ÄTA-export till ert ekonomisystem aktiverat exporteras alla arbetsordrar och ätor om projektet exporteras.
💡 Tips och bra att veta!
Statusändringar är generellt en manuell hantering.
Projektstatus bör i första hand ändras av klientanvändare.
Arbetsorderstatus kan ändras av både klient- och mobilanvändare. Om ni har en verksamhet med mycket serviceordrar är en bra rutin att låta ansvarig utförare markera arbetsordern som utförd.