Denna artikel fungerar som en startguide och checklista för nya användare i Next Project och beskriver de steg som krävs för att komma igång med systemet. Artikeln täcker grundläggande administration såsom företagsinformation, användarhantering och integration med ekonomisystem, samt hur register och inställningar bör konfigureras i rätt ordning.
Steg 1: Aktivering och grundläggande administration
Den här artikeln fungerar som en guide och checklista för dig som är ny användare i Next Project. Här hittar du information om hur du snabbt kommer igång med de viktigaste inställningarna på plats.
Följer du stegen nedan och använder den rekommenderade dokumentationen kommer du att kunna börja arbeta i Next inom kort!
Börja med att logga in i Next Project med de inloggningsuppgifter du har fått av oss. Gör sedan följande:
Kontrollera och komplettera din företagsinformation under Administration → Inställningar → Kontor/företag.
Ladda upp er logotyp så att den visas på fakturor och rapporter. Det gör du under Administration → Inställningar → Kontor/företag. Filen kan vara i jpg-, png- eller gif-format. Om filen är för stor kan du behöva komprimera den först.
Lägg till fler användare som ska vara med under uppstarten under Administration → Användare. Vill du läsa mer om hur du lägger till nya användare, klicka här.
Integration Next Project – ditt ekonomisystem
Aktivera integrationen mellan Next Project och ditt ekonomisystem och genomför grundläggande importer av kund- och leverantörsregister samt kontoplan. Dessa register behövs för kommande steg i den här guiden.
Se instruktion för ditt ekonomisystem här:
Använder du Fortnox eller Spiris (fd. eEkonomi) har du fått ett aktiveringsmail med Business Cloud som avsändare – följ instruktionen där och kontakta oss om du har frågor. Vill du veta mer om integrationens funktionalitet finns mer information här för Fortnox och här för Spiris. Information om inställningar i Fortnox/Spiris finns här.
För Visma Administration 1000/2000
Använder du ett annat ekonomisystem är du välkommen att kontakta oss.
Register och inställningar
Börja med att lägga in din företags grundinformation i Next Project. Med grundinformation menas den grundläggande information som behövs för att rätt personer ska kunna logga in och för att ni ska ha rätt förutsättningar för att driva era projekt. För att komma till grundinformationsmallen, klicka här. Eftersom det finns beroenden mellan olika register rekommenderar vi att du lägger in grundinformationen i följande ordning:
Kundregister (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Kontoplan (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Leverantörsregister (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Lönetillägg (se information för respektive lönesystem nedan)
Frånvaro
Betalningsvillkor (i Administration → Ekonomi → Betalningsvillkor)
När du har kommit hit har du de grundläggande förutsättningarna för att kunna börja jobba i Next Project – för fler bra tips inför igångsättningen, läs Steg 2 nedan!
Steg 2: Anpassa Next Project efter din verksamhet
När du har importerat all grundinformation och aktiverat integrationen enligt stegen ovan är det dags att göra Next mer personligt med val och alternativ som passar er verksamhet.
Projektträdet
Din projektlista hittar du i menyn till vänster. Hur projekten mappas i projektträdet går att anpassa efter egna behov. Utgångspunkten är att det ska vara lätt för er att hitta projekten – de är även ett bra verktyg för uppföljning på mappnivå.
💡 Tips! Några vanliga sätt att bygga sin mappstruktur är:
Projektledare: Namnge mappar efter projektledare med de projekt de ansvarar för under sig. Detta styr inte behörighet per automatik, men det finns möjlighet att begränsa behörighet på mappnivå så att projektledare bara ser sina egna projekt.
Ort: Om er organisation är geografiskt utspridd kan ni bygga en mappstruktur efter exempelvis ort eller region.
Beställare: Om ni har ett fåtal större beställare kan deras projekt läggas under respektive mapp.
För att läsa mer om hur du kan jobba med projektträdet, klicka här.
Uppföljningskriterier
I Next Project finns många olika sätt att märka och följa upp dina projekt, utöver kostnad och intäkt. De flesta kriterier finns på projektkortet och kan ändras om de föreslagna alternativen inte passar. Om varje projekt taggas med information i dessa fält får ni goda möjligheter att ta fram statistik i modulen Projektöversikt!
Dessa fält är till exempel:
Ersättningsform
Projekttyp
Projektkategori
Typ av uppdrag
För att läsa mer om hur du jobbar med märkfält, klicka här.
Status
Statusar finns på flera ställen i Next Project – bland annat på projekt, arbetsordrar, ÄTA, avvikelser och kundfakturor. I vissa fall är de enbart till för uppföljning och kontroll, men i andra fall fyller de fler funktioner. Du hittar statusarna under Administration → Inställningar → Statusar.
Om du vill lägga till fler statusar är det bra att tänka på följande:
Statuskoden måste vara unik.
Välj färg genom att skriva färgens namn på engelska eller ange en sexsiffrig färgkod (#000000). Exempel på färger finns här: Färgkoder HTML
Om du vill läsa mer om statushantering, klicka här.
Projektstatus
Statusar med kod 40 och uppåt skickas till ekonomisystemet. Det innebär att det är möjligt att bokföra kostnader och intäkter på projekt med en status högre än 40.
Statusar med kod 90 avslutar ett projekt i Next och i ekonomisystemet. Information om projektets slutdatum skickas med till ekonomisystemet.
Statusar med kod 39–89 visas i Next Mobile och är öppna för återrapportering för mobilanvändare. Det här intervallet går att konfigurera – hör av er till oss om ni vill ha hjälp!
Arbetsorder-/ÄTA-status
Alla arbetsorder- och ÄTA-statusar visas i Next Mobile om projektet visas i Next Mobile.
Om ni har arbetsorder-/ÄTA-export till ert ekonomisystem aktiverat exporteras alla arbetsordrar och ÄTor om projektet exporteras.
💡 Tips och bra att veta!
Statusändringar är generellt en manuell hantering.
Projektstatus bör i första hand ändras av klientanvändare.
Arbetsorderstatus kan ändras av både klient- och mobilanvändare. Om ni har en verksamhet med många serviceordrar är det en bra rutin att låta ansvarig utförare markera arbetsordern som utförd.
Steg 3: Go live!
När du har genomfört alla steg börjar ni bli redo att använda Next Project på riktigt!
💡 Tips!
Det absolut nödvändiga för att komma igång snabbt med Next Project är det som visas under Steg 1.
Börja med det mest grundläggande för att komma igång – sedan kan ni bygga på i flera steg och börja jobba i fler moduler.
Titta igenom tidigare inspelade webinars, till exempel Ny i Next.
Bestäm ett datum från när tidrapportering ska ske i Next – vanligtvis i samband med början på en ny löneperiod. Se instruktioner nedan.
Förbered för lönefil alt. ta ut timrapport
Lönefil
När timpriser och lönetillägg är inlagda kan dessa kompletteras med tidkoder eller löneartsnummer för att ni ska kunna ta ut en lönefil när ni har rapporterat er första löneperiod.
Hur du går tillväga varierar beroende på vilket lönesystem som används i ert företag:
Timrapport i PDF-format
Vill du ha en timrapport i PDF-format som komplement till din lönefil går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera Timmar och resor, och trycker på PDF-knappen och sedan Skriv ut Timrapport. Du kan även ta ut en timrapport som underlag om du manuellt vill lägga in timmarna i ditt lönesystem.
Fliken Bokf timmar med PDF-exportknappen markerad — används för att exportera timlista.
Du har möjlighet att anpassa innehållet och sorteringen i rapporten efter era önskemål via alternativen på vänster sida i dialogen. Det är viktigt att lägga till artikelkategorin som avser lönetilläggen för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen visas som en summering längst ner i rapporten. Överstrukna kolumner i bilden nedan kommer från ett äldre arbetssätt i Next Project som inte tas med i lönefilen. Det ska alltså inte finnas någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i timrapporten.
Timrapport-dialogen — notera filtret 'Visa artikelkategori' för att inkludera lönetillägg i rapporten.