Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker dokumentetiketter til å hente informasjon fra Next Project inn i Word-dokumenter via Next Docs-lisensen. Du lærer hvordan du finner og bruker forhåndsdefinerte etiketter fra ulike moduler, samt hvordan du benytter Autofyll-funksjonen til å erstatte etikettverdier i dokumentet ditt.
Merk: Dette fungerer bare hvis du har en aktiv Next Docs-lisens.
Dokumentetiketter
For å hente informasjon fra Next Project inn i dokumentet ditt, bruker du noe som kalles dokumentetiketter. Disse er forhåndsdefinerte i systemet, men du kan også opprette egne etiketter tilpasset dine behov.
De forhåndsdefinerte etikettene finner du under Dokument for den respektive funksjonen. Bildet nedenfor viser hvordan dette ser ut i Innkjøpsmodulen.
Dokument-fanen i Innkjøp — merk tooltip som forklarer dokumentetikett-funksjonen.
Klikker du på Dokumentetiketter, åpnes en boks med alle etikettene du kan bruke fra Innkjøpsmodulen. Listen inneholder både generelle etiketter for hele Next Project og for ditt spesifikke prosjekt. Etikettene vises til venstre, og verdiene til høyre.
Siden vi ennå ikke har valgt et kjøp, vises ingen etiketter knyttet til et spesifikt kjøp her — men det kommer.
Standardetiketter-dialog viser tilgjengelige flettefelter for dokumentmaler.
Går du derimot inn på et kjøp og velger underfanen Dokument for akkurat det kjøpet, ser du etiketter med informasjon om nettopp ditt kjøp. Det er disse dokumentetikettene du kan bruke når du legger opp dokumenter for kjøpet ditt.
Dialogboks for dokumentetiketter viser tilgjengelige flettefelt med tilhørende verdier.
Eksempelet ovenfor gjelder Innkjøpsmodulen, men samme prinsipp gjelder for eksempel også for ÄTA. Når du har valgt en ÄTA, kan du bruke informasjonen for akkurat den ÄTAen i dokumentetikettene dine.
Dokumentetiketter i dokument
Merk: Dokumentetiketter kan bare brukes i Word-dokumenter.
Vil du bruke informasjon fra Next Project i dokumentet ditt, må du legge til de ønskede dokumentetikettene i dokumentet. Du kan skrive dem inn manuelt — de begynner og avsluttes med to krøller, slik: #{{dokumentetikett}}. Du kan også høyreklikke i listen nevnt ovenfor og velge å kopiere derfra, slik at du er sikker på at det blir riktig.
Nedenfor ser du et eksempel på et dokument med dokumentetiketter.
Dokumentmal for anbudsforespørsel — kontroller at alle flettefelt er korrekt konfigurert.
For å få informasjonen inn i dokumentet bruker du Autofyll-funksjonen.
Autofyll-funksjonen
I hver modul og fane som håndterer dokumenter, finner du knappen Autofyll dokument.
Inköp-siden viser innkjøpsposter med status og tilknyttede dokumenter i nedre panel.
Merk de dokumentene du vil fylle ut, og klikk på Autofyll dokument.
Du får nå opp en boks der den øvre delen lister opp de dokumentene du nettopp valgte.
Her har du muligheten til å:
-
Valider — Test for å se om det finnes etiketter som ikke fungerer helt som de skal. Dette endrer ingenting i dokumentet.
-
Generer — Erstatt dokumentetikettene med verdier fra systemet.
I den nedre delen listes eventuelle feil som ble oppdaget under validering eller generering, samt om noen dokumentetiketter har endret verdi siden forrige gang filen ble generert. Filen lagres som en ny versjon i Next Project.
Går alt bra under validering og generering, får du også muligheten til å laste ned filen direkte hvis du ønsker det.
Autofyll dokument-dialogen viser opplastede filer med validerings- og genereringsstatus.
Slik ser filen ut etter at Autofyll-funksjonen er kjørt.
Utskriftsvisning av offertförfrågan — kontroller at vilkår og kontaktinformasjon er korrekt.