Denne artikkelen beskriver hvordan du kommer i gang med Next Docs, fra oppsett av rettigheter og administratorkonfigurasjon til invitasjon og aktivering av brukere. Du lærer også hvordan du laster ned og installerer Next Docs-applikasjonen på PC eller Mac, samt hvilke systemkrav som gjelder.
Aktiver Next Docs for brukeren
Sett riktige rettigheter på administratøren
For å kunne invitere nye brukere til Next Docs, må du være medlem av Next Docs Admin-gruppen og ha den administrative rettigheten til å invitere til Next Docs.
Grupper/Rettigheter-siden — merk administrativ rettighet for Next Docs under Användare.
Sett riktige rettigheter på en bruker
Gå til Administrasjon – Grupper/Rettigheter og velg gruppen med brukere som skal se og arbeide med dokumenter i Next Project. Sett deretter følgende rettigheter under Modulrettigheter og Administrative rettigheter:
Modulrettighet: «Dokument» – Nødvendig for å kunne opprette og slette dokumenter.
Administrativ rettighet: «Vis tredjevisning for dokumenter» – Lar deg se mappestrukturen som et tre i Dokumentmodulen.
Husk å lagre og laste inn Next Project på nytt når du er ferdig.
Bedriftens e-postadresse
Selskapet ditt må ha en e-postadresse registrert under Administrasjon – Innstillinger – Kontor/Firma.
Kontor/Firma-fanen under Innstillinger viser firmaopplysninger; kontroller at e-postadresser er korrekte.
Brukeren som skal inviteres, må også ha en e-postadresse registrert i brukerregisteret i Next Project, slik at invitasjonen kan sendes dit.
Slik inviterer du en ny bruker til Next Docs
Gå til Administrasjon – Brukerregister og marker brukeren du ønsker å invitere. Klikk deretter på «Inviter til Next Docs», og bekreft at du godkjenner registreringen av en ny lisens.
Brukerliste i Administrasjon – bruk «Bjud in till Next Docs» for å invitere valgt bruker.
Invitasjonen sendes som en e-post til brukerens innboks. Brukeren må selv fullføre aktiveringen av Next Docs når e-posten er mottatt.
Aktiver og last ned Next Docs
Har invitasjonen blitt sendt, men e-posten ikke dukket opp? Sjekk søppelpostmappen først!
Når du har mottatt e-posten, klikker du på lenken i den – eller kopierer den inn i nettleseren din.
Invitasjons-e-post til Next Docs — merk den uthevede aksepteringslenken.
Lenken tar deg til en påloggingsside der du logger inn med de samme påloggingsopplysningene som du bruker i Next Project. Dette trinnet er for å akseptere invitasjonen og bekrefte at det er riktig bruker som har mottatt den. Klikk «Godta» for å gå videre.
Nå må du laste ned Next Docs-applikasjonen til datamaskinen din.
Microsoft Store-siden for NEXT Docs — bekreftelse på vellykket installasjon vises øverst.
Klikk på lenken for å laste ned applikasjonen. Bruker du PC, lastes den ned fra Microsoft Store. Bruker du Mac, lastes den ned fra App Store.
Next Docs introduksjonsside — merk nedlastingsknapper for Microsoft Store og App Store.
Hvis du ikke kommer inn i Microsoft Store via lenken, kan du åpne Microsoft Store direkte og søke etter «Next Docs».
Last ned applikasjonen. Har du problemer med installasjonen, anbefaler vi deg å kontakte din IT-leverandør, siden tilgangen din på datamaskinen kan være begrenset.
Følgende systemkrav gjelder:
Windows
Systemkrav-siden viser hvilke plattformer og OS-versjoner som støttes.
Mac – macOS 10.8 eller nyere
Merk: Next Docs kan ikke installeres i et rent Terminalserver-miljø (for eksempel hvis du har en klientbasert løsning som inkluderer nettlesere o.l. i Terminal Server). Dette skyldes at det ikke er mulig å bruke Microsoft Store-apper på denne måten.
Når applikasjonen er lastet ned, åpner du den og logger inn med e-postadressen invitasjonen ble sendt til, og ditt Next-passord.
Hvis påloggingen er vellykket, kommer du til et vindu uten innhold med overskriften «Utcheckede filer». Her vil du senere se filene som er sjekket ut for redigering.
Siden Utcheckade filer vises tom — innhold kan mangle eller lastes.
Den eneste innstillingen du trenger å gjøre i appen, er å angi hvor utcheckede filer skal lagres midlertidig – dette kalles «Sti for lagring av lokale filer». Du finner dette ved å klikke på innstillinger nederst til venstre i appen.
Innstillinger-siden — merk lagringsbane og oppstartsvalg for appen.
OBS: Det anbefales ikke å åpne og endre filer direkte fra Utforskeren i Windows, da dette lett kan føre til synkroniseringsproblemer mot Next Project. Bruk alltid appen for å åpne utcheckede filer.
Bytte passord i Next Project og Next Docs
I Next Project er det bare brukere med rettigheter til Brukerregisteret som kan endre passordet for en bruker. Av sikkerhetsmessige årsaker synkroniseres ikke passordene mellom Next Project og Next Docs automatisk. Du må derfor endre passordet begge steder. Slik gjør du det:
Gå til Administrasjon – Brukere.
Velg brukeren du vil endre passordet for, og velg «Bytt passord».
Skriv inn det nye passordet og lagre det.
Brukeren mottar automatisk en e-postbekreftelse om at passordet er endret, og blir bedt om å klikke på en lenke for å bekrefte passordet i Next Docs.
Følg lenken og bekreft brukernavnet og passordet for Next Project.
Ferdig! Du kan nå bruke ditt nye passord.