Denne artikkelen beskriver hvordan du filtrerer og henter lønnsfiler fra Next Project, inkludert hvilke forutsetninger som må være oppfylt for at funksjonaliteten skal være tilgjengelig. Du får en gjennomgang av tilgjengelige filtreringsmuligheter på gruppe-, ansettelsesform- og radnivå, samt hvordan du bruker periodfilter og tidsstempel for sist hentet lønnsfil.

Forutsetninger for å hente lønnsfil

For å kunne hente ut en lønnsfil fra Next Project må funksjonen være aktivert i databasen din, og du må ha tillatelse til å håndtere lønnsfiler.

Lønnsgrunnlaget hentes kun for brukere som har et ansettelsesnummer registrert i brukerregisteret, og for timer som er registrert mot en rolle eller arbeidsordre med en tilknyttet tidskode. For fravær håndteres dette under «Timpriser», og for fravær under respektive arbeidsordre på fraværsprosjektet.

Det kreves også at tidspostene er godkjent for perioden.

Tidsstempel for sist hentet lønnsfil

Når du henter en lønnsfil, kan du velge å oppdatere feltet «Lønnsfil hentet», som du finner under «Timmar person» eller «Attestera timmar och resor». Dette feltet hjelper deg med å holde oversikt over når siste henting ble utført for en bestemt person — noe som kan være nyttig hvis du for eksempel håndterer brutte lønnsperioder. Du velger selv om du vil bruke funksjonen ved å hake av eller fjerne haken fra «Oppdater dato for Lønnsfil hentet».

Dialogen «Hämta lönefil» — merk avkrysningsboksen for å oppdatere hentedato.

Filtrering på gruppe, ansettelsesform og ansettelsesavtale

Filter for gruppe og ansettelsesform finner du på alle faner i «Bokförda timmar». Hvis databasen din har en kobling mot Agresso, vil du også kunne filtrere på ansettelsesavtale.

Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk filtrering på Grupp og Anställningsform.

Filtrering på radnivå

Du kan aktivere filter i «Timmar projekt» eller «Attestera timmar och resor» ved å klikke på filtersymbolet. Dette gjør det mulig å for eksempel filtrere på en bestemt bruker eller tidspunkt for siste hentede lønnsfil.

Fanen «Timmar person» viser daglige timer per ansatt; grønn/mørk celle indikerer registrert status.

Fanen Attestera timmar och resor — merk filterknappen og Godkänn timmar-funksjonen.

Periodfilter

I «Timmar person» og «Attestera timmar & resor» kan du angi et periodfilter ved å velge ønsket fra- og til-dato.

Fanen 'Attestera timmar och resor' med datointervall og godkjenningsvalg for bruker.

Du kan velge periode på tre forskjellige måter:

• Fyll inn ønskede datoer i feltene for «Fra dato» og «Til dato».

  • «Til dato» settes automatisk til siste dag i måneden, men kan overskrives.

• Klikk på kalenderen ved «Fra dato» og velg ønsket dato.

  • «Til dato» settes automatisk til siste dag i måneden. Ønsker du en annen til-dato, klikker du på kalenderen og velger ønsket dato.

  • Merk at maksimumslengden for periodens intervall er 1 måned. Datoer utenfor intervallet vil derfor være utgråete og ikke valgbare.

• Bla fremover eller bakover ved hjelp av pilene.

  • Når du bruker pilene, tar Next Project alltid utgangspunkt i datoen som er satt i «Fra dato».

  • Hvis du har valgt 2021-02-01 – 2021-02-28 og klikker på høyrepilen, vil den nye perioden være 2021-03-01 – 2021-03-31.

  • Hvis du har valgt 2021-03-29 – 2021-04-25 og klikker på høyrepilen, vil den nye perioden være 2021-04-01 – 2021-04-30.

  • Hvis du har valgt 2021-03-29 – 2021-04-25 og klikker på venstrepilen, vil den nye perioden være 2021-02-01 – 2021-02-28.

Visning av måned i Timmar person og Attestera timmar och resor

Rett etter den innrapporterte tiden under «Timmar person» og «Attestera timmar» respektive resor vises gjeldende måned. Har du et periodfilter som strekker seg over flere måneder, gjør dette det enkelt å se nøyaktig hvor månedsbruddet er.

Månedsoversikt — merk fargekoding for registrerte verdier per dag

Dialogen «Hämta lönefil»

Fra- og til-datoer settes automatisk til samme dato som er angitt i periodefilteret. Ønsker du en annen periode, kan du endre dette direkte i dialogen.

Dialog for å hente lønnsfil — velg lønnssystem og utvalgsmetode for perioden.

For lønnsfiler som hentes fra fanene «Timmar person» og «Attestera timmar och resor», kan du under «Urval för lönefil» velge mellom følgende alternativer:

• «Hämta samtliga poster för vald period»: Henter alle tidsposter som er registrert for perioden for brukere med et ansettelsesnummer. Dette inkluderer også poster som er skjult via eventuelle filtreringer.

• «Hämta enligt urval för vald period»: Henter kun postene som er innenfor det aktuelle utvalget og den aktuelle perioden.

• I «Timmar projekt» vil det under «Urval för lönefil» kun være mulig å hente alle tidspostene for perioden. Dette for å unngå risikoen for å gå glipp av tid som er registrert på prosjekter som ikke vises i den aktuelle visningen.

  

  Dialog for henting av lønnsfil — merk informasjonsteksten om urval og faner.

Valget «Lönefil hämtad» styrer om dato og klokkeslett for henting av lønnsfilen skal lagres. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel skal hente ut en testfil og ikke ønsker å lagre tidspunktet. Vær oppmerksom på at du må aktivere kolonnen «Lönefil hämtad» under «Visa/dölj kolumner» i «Timmar person» og «Attestera timmar» respektive resor.

Merk at det kun er dato og klokkeslett som lagres. Det vil derfor ikke være mulig å se innholdet i den hentede filen.

Vis inaktive brukere

Under «Attestera timmar och resor» kan du også vise tidsposter for inaktive brukere ved å krysse av for «Visa inaktiva användare». Inaktive brukere vises sammen med aktive brukere i alfabetisk rekkefølge, og får en asterisk (*) som prefiks for å indikere at de er inaktive.

Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk avkryssingsboksen 'Visa även inaktiva användare'.