Denne artikkelen beskriver hvordan du setter opp og trekker ut en lønnsfil til Visma lønn 600 fra Next Project. Du får en gjennomgang av nødvendige innstillinger i både Visma lønn og Next Project, inkludert oppsett av TLU-filimport, ansattnummer, tilgangsstyring og håndtering av nærvær og fravær.
Denne artikkelen forklarer hvordan du trekker ut en lønnsfil til Visma lønn 600 fra Next Project.
Bakgrunn
I Next Project finnes det to lønnsfiler tilpasset Visma lønn 600: Visma lønn 600 med prosjekt og lønnstillegg og Visma lønn 600 med lønnstillegg. Denne veiledningen tar deg gjennom oppsettet i Next Project og innstillingene i Visma lønn. Du finner også instruksjoner for hvordan prosjekt- og resultatkontering fungerer – bruker dere ikke dette, kan du bare se bort fra den delen. Har du spørsmål underveis, er du alltid velkommen til å ta kontakt med oss.
Oppsett i Visma lønn
Innstilling TLU-fil
For å kunne lese inn en lønnsfil fra Next Project i Visma lønn, må du huke av for «Bruk TLU-fil for import av timer og utlegg». Du finner denne innstillingen under Arkiv – Innstillinger – Føretagsinnstillinger – Integreringer (tidligere Import/Eksport).
Integrationer-fanen viser Import-seksjonen der TLU-filimport må aktiveres og importkatalog angis.
Anbefalte utskriftsinnstillinger
Under Arkiv – Innstillinger – Føretagsinnstillinger – Utskrifter mm anbefaler vi innstillingen «Enkel» under «Summering lønebesked» og «Lønerartsnummer» under «Sortering lønebeskedets rader».
Fanen Utskrifter m m — merk valg for summering og sortering av lønebesked.
Ønsker du at like lønnsbeskedsrader skal summeres som én totalsum i stedet for å spesifiseres dag for dag på lønnsbeskedet, krysser du av her:
Innstillinger for lønebesked — merk avkrysningsboks for summering av like rader.
Oppsett i Next Project
Ansattnummer
Gå til brukerregisteret under Administrasjon – Brukere/rettigheter – Brukere i Next Project, og fyll inn ansettelsesnummeret fra Visma lønn. For personer som ikke skal inkluderes i lønnsfilen – for eksempel underentreprenører eller eksterne konsulenter – lar du feltet for ansettelsesnummer stå tomt. Brukere uten ansettelsesnummer i brukerregisteret vil aldri bli inkludert i en lønnsfil.
Brukeroversikt under Administration — kontroller primærgruppe og yrkesrolle per bruker.
Tilgang til å trekke ut en lønnsfil
For å trekke ut en lønnsfil i Next Project må du tilhøre en gruppe med den administrative tillatelsen «Administrere lønnsintegrasjon». Du sjekker dette under Administrasjon – Brukere/rettigheter – Grupper/Rettigheter. Du kan enten legge til tillatelsen i en eksisterende gruppe eller opprette en ny. Du kan for eksempel velge eller opprette gruppen «Lønnsadministrasjon», legge til de brukerne som skal ha tilgang, og kontrollere at gruppen har den administrative tillatelsen «Administrere lønnsintegrasjon».
Fanen Grupper/Rettigheter viser gruppemedlemmer og tildelte administrative rettigheter.
Nærvær og fravær
For nærværs- og fraværstid skal du bruke tidkoder fra Visma lønn. Du finner kodene i Visma lønn under Arkiv – Innstillinger – Firmaoppsett – Integrasjoner – Tidkoder. Her finner du vanligvis de fleste kodene du trenger, men du kan også opprette egne koder for de som mangler – for eksempel for arbeidstidsreduksjon og helligdagsgodtgjørelse. Dette gjør du ved å gå til den tomme raden nederst, skrive inn valgfri kode og beskrivelse, og deretter koble den til et hurtigvalg eller en individuell lønnsart. Hurtigvalg foretrekkes fremfor en individuell lønnsart fordi hurtigvalgene tilpasses etter ansettelsesformen.
Tidkoder-dialogen under Integrationer visar mapping mellom tidkoder og lønnsarter.
I Next Project legger du inn informasjonen i kolonnen Tidkode i modulen Timetariffer, og på fraværsprosjektet i modulen Arbeidsordre under kolonnen Tidkode. I modulen Timetariffer bør det finnes roller for både overtid i penger og i kompensasjon, tillegg for ubekvem arbeidstid og lignende – hvis dette brukes. Hvis de ansatte har et skjema i Visma lønn og dere ikke skal prosjektkontere og/eller inkludere kostnadssted fra Next Project, trenger du ikke skrive inn noen tidkode i Next Project for yrkesroller som gjelder normaltid, da dette styres av skjemaet i Visma lønn. Det er derfor viktig at brukerne rapporterer tid i riktig rolle og melder fravær ved fravær – gjøres ikke dette, vil for eksempel ingen overtidsgodtgjørelse eller fraværstrekk skje i lønnssystemet.
Timpriser-dialog: merk kolonnen Tidkod som markerer påkrevd feltutfylling.
For fravær skal kolonnen Tidkode suppleres med tidkode fra Visma lønn 600. Kolonnen Tidkode er slått av som standard, men kan enkelt aktiveres ved å markere en kolonne, klikke på den lille svarte pilen og velge Kolonner. Der krysser du av for kolonnen Tidkode. Kolonnen havner lengst til høyre, men kan enkelt flyttes til ønsket plassering.
Arbetsorder-fanen: bruk kolonnemeny for å tilpasse hvilke kolonner som vises.
I eksempelet ovenfor har vi valgt å opprette og navngi tidkodene fra Visma lønn til 1110 for helligdagsgodtgjørelse og 860 for arbeidstidsreduksjon. Hvilke numre dere bruker for tidkodene i Visma lønn 600, er selvfølgelig opp til dere.
Fraværstyper som ikke skal brukes, kan med fordel slettes eller settes til status «Avsluttet» for å redusere antall alternativer ved tidsrapportering på mobilen.
I Next Project sendes ikke perioder for for eksempel sykdom – alt sendes time for time. Det er derfor viktig å kontrollere i lønnssystemet ved for eksempel sykdom at beregningen blir riktig ved lengre fravær. Ved lengre fraværsperioder, for eksempel sykmelding eller foreldrepermisjon over en måned, anbefaler vi å rapportere dette direkte i lønnssystemet. Dette gir korrekte beregninger umiddelbart, de ansatte trenger ikke rapportere tiden, og dere kan midlertidig deaktivere brukeren i Next Project.
Lønnstillegg
Lønnstillegg, som for eksempel diett og kjøregodtgjørelse, opprettes i en prisliste i Next Project med utgiftskode fra Visma lønn i feltet Tidkode. Utgiftskoder finner du i Visma lønn under Arkiv – Innstillinger – Firmaoppsett – Integrasjoner – Utgiftskoder. Prislisten skal ikke inneholde nærværs- eller fraværstid. Nærværstid legges inn under fanen Timetariffer – dette gjelder både ordinær tid, kompensasjonstid, tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid.
Funksjonen Artikkelkategori må være aktivert i Next Project og være angitt på de artiklene som skal inkluderes i lønnsfilen som lønnstillegg i prislisten. Hvis du vil opprette en ny artikkelkategori, går du til Administrasjon – Typer – Artikkelkategori. For å opprette nye artikkelkategorier kreves administrative rettigheter for Artikkelkategori. Mangler du funksjonen Artikkelkategori, tar du kontakt med oss i Next.
Hvis du oppdaterer en eksisterende artikkelkategori i prislisten, vil endringen kun gjelde for fremtidige registreringer – allerede rapporterte rader oppdateres ikke. Rapporterte artikler som mangler Artikkelkategori vil ikke inkluderes i lønnsfilen. Hvis du endrer koden i kolonnen Tidkode i Next Project, vil den endres både for fremtidige og tidligere registrerte rader. Mangler det informasjon i kolonnen Tidkode i Next Project, vil angitt artikkelnummer brukes i stedet.
Prislista-dialog: merk kolonnene Tidkod og Artikelkategori for artikler.
Hvis du ønsker å legge til lønnstillegg med variable godtgjørelser for den ansatte – for eksempel kostnader til overnatting – anbefaler vi å legge til kostnaden som 1 kr i prislisten. Etter at medarbeideren har rapportert dette, må rapporteringen oppdateres i Next Client med gjeldende kostnad hvis du vil at riktig godtgjørelse skal komme inn i Visma lønn via lønnsfilen. Hvis lønnsfilen inneholder rapporterte artikler der godtgjørelsen er variabel og kostnaden er satt til 0 kr, vil denne rapporteringen bli ignorert av Visma lønn – andre poster påvirkes ikke. Et alternativt arbeidsopplegg er at medarbeideren rapporterer 1200 stk overnattinger, og den vil da kobles til en utgiftskode som igjen kobles til en lønnsart verdt 1 kr.
Utgiftskoder i Visma lønn
Kodene som skal settes for lønnstillegg i Next Project, finner du under Arkiv – Innstillinger – Firmaoppsett – Integrasjoner og valget Utlagkoder i Visma lønn. Du kan velge å bruke et av de eksisterende alternativene eller legge til nye ved behov, se bildet nedenfor.
Utläggskoder-dialog viser kobling mellom utleggskoder og lønnsarter.
Hvis du har angitt en kode i Next Project som ikke finnes i Visma lønn, vil det vanligvis vises en rad med «Utlag annet» på lønnsspesifikasjonen ved import, forutsatt at du har den innstillingen i Visma lønn – se den øverste raden i bildet ovenfor.
Hvis du kommenterer artikkelen/ordreraden i Next Project ved rapportering – ikke dagboknotat eller kommentar til lønn – vil kommentaren bli inkludert i Visma lønn. Kommentaren kan legges inn på mobilen eller i klienten.
Resurs-dialog: merk at kommentarfeltet inkluderes i lønnsfilen.
Prosjektfordeling og kostnadssted (resultatenhet)
Prosjektfordeling
Du har muligheten til å få en prosjektkontert lønnsfil fra Next Project, der både nærværs- og fraværstid samt lønnstillegg sendes med et prosjektnummer. Ved uttak av lønnsfilen kan du styre om prosjektfordelingen skal inkludere eller ekskludere timer som gjelder fraværsprosjektet – slik kan du tilpasse fordelingen av prosjektene avhengig av ansettelsesform og lønnsperiode.
Hvis en ansatt rapporterer mer eller mindre enn forventet arbeidstid i henhold til skjemaet, vil du måtte justere fordelingen manuelt, da beregningen i Next Project gjelder alle rapporterte nærværstimer. Noen mindre avvik kan oppstå som følge av avrunding når vi sender en prosentvis fordeling mellom prosjektene.
Hvis prosjektene ikke allerede finnes i Visma lønn, vil de bli opprettet i forbindelse med import av filen.
Kostnadssted (resultatenhet)
Du kan velge å inkludere kostnadssted – kalt resultatenhet i Visma lønn – i lønnsfilen fra Next Project. I Next Project settes kostnadsstedet på prosjektinformasjonen, og du kan derfor bare ha ett kostnadssted per prosjekt.
Hvis kostnadsstedet er statisk for den ansatte – for eksempel hvis det gjelder ansettelsesstedet – anbefaler vi å ha denne informasjonen på ansattkortet i Visma lønn 600 og ikke i filen fra Next Project. Dette fordi vi som standard bare har ett fraværsprosjekt for alle brukere.
For at kostnadsstedet skal bli inkludert, må feltet Kostnadssted være aktivert i prosjektinformasjonen i Next Project og ha samme kode som i Visma lønn under Administrasjon – Økonomi – Kostnadssted. Du kan velge å ha med kostnadssted i begge filene, uavhengig av om du velger lønnsfilen med eller uten prosjekt. Vi anbefaler at du oppretter eventuelle nye kostnadssteder (resultatenheter) i Visma lønn før du importerer filen fra Next Project.
Merk at fordelingen er basert på alle rapporterte timer, og det kan derfor være nødvendig å justere den avhengig av om antall rapporterte timer overstiger eller er lavere enn forventet arbeidsmengde mot Visma lønn, samt avhengig av ansettelsesform. Noen mindre avvik kan oppstå som følge av avrunding når vi sender en prosentvis fordeling mellom prosjektene.
Uttak av lønnsfil i Next Project
Hente lønnsfil fra Next Project
For å hente en lønnsfil fra Next går du til modulen Bokf timmar og en av underfanene, for eksempel Attestere timmar og reiser. Velg hvilken periode du ønsker å hente filen for, og klikk deretter på knappen Hente lønnsfil.
Fanen «Attestera timmar och resor» — merk «Hämta lönefil»-knappen for lønnseksport.
En dialog vil vises der du velger enten Visma lønn 600 med prosjekt og lønnstillegg eller Visma lønn 600 med lønnstillegg, avhengig av om du vil ha en lønnsfil med eller uten prosjekt. Se neste avsnitt for mer informasjon om innstillingene. Neste gang du skal hente en lønnsfil, vil Next Project huske innstillingene dine for din pålogging.
En forutsetning for å hente en lønnsfil er at alle tidsposter for den angitte perioden og de inkluderte personene er godkjent – det kreves ikke at timene er attestert. Uttak av lønnsfiler i Next Project er ubegrenset og kan derfor gjøres én eller flere ganger i løpet av samme periode.
Visma lønn 600 med lønnstillegg
Dialog for henting av lønnsfil — velg periode, lønsystem og utvalgsmetode.
Brukes av deg som ikke prosjektkonterer lønnen.
Fra / Til: Velg dato for perioden du ønsker.
Lønnsystem: Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori: Velg de artikkelkategoriene du har satt i prislisten på de artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Fast beløp: Velg de lønnstilleggene som har en fast pris på lønnsarten i Visma lønn, for eksempel diett. Hvis det er et variabelt beløp – for eksempel overnatting – der Next Project skal bestemme kostnaden, skal du ikke velge disse artiklene her.
Merk: det er viktig at variable lønnstillegg har en kostnad i Next Project før uttak av lønnsfilen. Hvis kostnaden mangler på et rapportert lønnstillegg, vil Visma lønn ignorere akkurat den rapporteringen – andre rapporteringer påvirkes ikke.
Inkluder Kst: Huk av hvis du vil at Next Project skal inkludere kostnadssted, kalt Resultatenhet i Visma, fra prosjektinformasjonen for alle tidregistreringer og lønnstillegg.
Oppdater lønnsfil hentet: Hvis dette er avkrysset, vil du få et tidsstempel i Next Project som viser når en bruker sist var med i en lønnsfil i Next Project.
Utvalg for lønnsfil: Hvis du vil at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du Hent alle poster for valgt periode. Hvis du bare vil inkludere de brukerne du har filtrert, velger du Hent i henhold til valg for valgt periode – se mer informasjon nedenfor.
Visma lønn 600 med prosjekt og lønnstillegg
Dialogboksen «Hämta lönefil» — kontroller periode, lønnssystem og utvalgsalternativer før import.
Brukes av deg som ønsker å prosjektkontere lønnen.
Fra / Til: Velg dato for perioden du ønsker.
Lønnsystem: Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori: Velg de artikkelkategoriene du har satt i prislisten på de artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Fast beløp: Velg de lønnstilleggene som har en fast pris på lønnsarten i Visma lønn, for eksempel diett. Hvis det er et variabelt beløp – for eksempel overnatting – der Next Project skal bestemme kostnaden, skal du ikke velge disse artiklene her.
Merk: det er viktig at variable lønnstillegg har en kostnad i Next Project før uttak av lønnsfilen. Hvis kostnaden mangler på et rapportert lønnstillegg, vil Visma lønn ignorere akkurat den rapporteringen – andre rapporteringer påvirkes ikke.
Inkluder Kst: Huk av hvis du vil at Next Project skal inkludere kostnadssted, kalt Resultatenhet i Visma, fra prosjektinformasjonen for alle tidregistreringer og lønnstillegg.
Inkluder fraværsprosjektet ved fordeling i Visma: Her kan du styre om fordelingen av prosjektene på grunnlønnen i Visma lønn skal inkludere eller ekskludere fraværsprosjektet på fraværstimer i prosjektkonteringen.
Oppdater lønnsfil hentet: Hvis dette er avkrysset, vil du få et tidsstempel i Next Project som viser når en bruker sist var med i en lønnsfil hentet fra Next Project.
Utvalg for lønnsfil: Hvis du vil at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du Hent alle poster for valgt periode. Hvis du bare vil inkludere de brukerne du har filtrert, velger du Hent i henhold til valg for valgt periode – se mer informasjon nedenfor.
Hent i henhold til valg
Minimumskravet for at Next Project skal inkludere en ansatt i lønnsfilen, er at personen har et ansettelsesnummer under Administrasjon – Brukere/Bemyndigelser – Brukere. I tillegg kan du styre dette på ytterligere tre nivåer ved å velge gruppe og/eller ansettelsesform på fanen Attestere timmar og resor eller Timmar person, eller ved å filtrere blant brukerne. Antallet brukere som vises, tilpasses utvalget. I dialogen for Hent lønnsfil kan du velge Hent alle poster for valgt periode eller Hent i henhold til valg for valgt periode. Dialogen vil foreslå det alternativet du sist brukte ved henting av en lønnsfil fra Next Project.
Dialogen «Hämta lönefil» — merk valget under «Urval för lönefil» før import.
Timrapport i PDF-format
Ønsker du en timrapport i PDF-format som supplement, går du til modulen Bokf Timmar og en av underfanene, for eksempel Attestera Timmar og resor, og trykker på PDF-ikonet og deretter Skriv ut Timrapport.
Attestering av timer og reiser — merk knappen for henting av lønn.
Du vil få flere alternativer avhengig av ønsket utforming av rapporten. Det er viktig å legge til artikkelkategorien som gjelder lønnstilleggene for å få dem med i rapporten. Lønnstilleggene vises som en oppsummering nederst i rapporten. Det skal ikke være noen informasjon i kolonnene Reise tj, t/j arb, Ackord og Trakt i rapporten. Dette er en gammel arbeidsmetode som ikke er mulig med lønnstillegg i lønnsfilen.
Timrapport-dialog: merk at artikkelkategori-filter påvirker hva som vises i rapporten.
Import av lønnsfil i Visma lønn
Importer lønnsfil i Visma lønn
For å importere en lønnsfil i Visma lønn 600 oppretter du en lønnskjøring som vanlig, og krysser av for «Importer tider/utlegg fra fil». Når du trykker på Opprett, vil du få velge hvilken fil du vil importere. Filen lagres vanligvis i Nedlastinger på datamaskinen din og heter SPCS600-xx etterfulgt av dato og klokkeslett for når filen ble tatt ut fra Next Project.
Dialog for ny lønnskjøring — merk avkrysningsboksen for import av tider/tillegg fra fil.
Bilde fra Visma lønn 600
Etter at filen er importert i Visma lønn 600, vil du se en oppsummering av eventuelle feilmeldinger. Noen vanlige feilmeldinger inkluderer:
-
En person har prøvd å ta ferie eller rapportert sykefravær i flere timer enn planlagt i Visma lønn.
-
Tidsperioden er ikke justert hvis du bruker for eksempel komptid, men hvis du sammenligner med forrige måned, blir dette vanligvis oppdatert til tross for feilmeldingen.
-
En person er ikke inkludert i filen. En vanlig årsak er at personen kun har rapportert vanlig arbeidstid uten avvik i løpet av måneden. I Next er det ikke satt noen tidkode for normalarbeidstiden, og dermed er det ingen rapporter i filen for denne personen.