Denne artikkelen beskriver hvordan du setter opp og eksporterer lønnsfiler fra Next Project til lønnsystemene HogiaLön og HogiaLön Plus. Du får veiledning i konfigurasjon av ansettelsesnummer, brukerrettigheter, nærvær og øvrige innstillinger som kreves for en korrekt lønnseksport. Artikkelen dekker oppsettet i Next Project, men henviser til HogiaLön for spørsmål knyttet til import og konfigurasjon i selve lønnsystemet.
Denne artikkelen beskriver hvordan du eksporterer en lønnsfil til lønnsystemene HogiaLön og HogiaLön Plus fra Next Project.
I denne artikkelen refererer vi til begge versjonene som HogiaLön, med unntak der det er forskjeller mellom filene – det vil tydelig fremgå av teksten. Lønnsfilene inneholder begge dimensjonene prosjekt og resultatenhet. I filen til HogiaLön Plus er det i tillegg mulig å inkludere kostnadsbærere.
Denne veiledningen guider deg gjennom oppsettet i Next Project. Har du spørsmål om for eksempel hvordan du importerer filen eller konfigurerer lønnsystemet, anbefaler vi deg å kontakte HogiaLön direkte. Har du spørsmål om oppsettet i Next Project, er du velkommen til å kontakte oss.
Ansettelsesnummer
Gå til brukerregisteret under Administrasjon – Brukere/Tilganger – Brukere i Next Project, og fyll inn ansettelsesnummeret fra lønnsystemet ditt. Brukere uten ansettelsesnummer i brukerregisteret vil aldri bli inkludert i en lønnsfil. For personer som ikke skal inkluderes – for eksempel underleverandører eller eksterne konsulenter – lar du feltet for ansettelsesnummer stå tomt.
Brukerliste under Administrasjon; merk kolonner for anställningsnummer og primærgruppe.
Rettighet til å eksportere en lønnsfil
For å kunne eksportere en lønnsfil i Next Project må brukeren tilhøre en gruppe som har den administrative rettigheten til å administrere lønn. Sjekk dette under Administrasjon – Brukere/Tilganger – Grupper/Rettigheter. Du kan enten legge til rettigheten i en eksisterende gruppe eller opprette en ny gruppe. Velg eller opprett for eksempel gruppen Lønnsadministrasjon, legg til brukerne som skal kunne eksportere filen, og kontroller at gruppen har den administrative rettigheten til å administrere lønnsintegrasjon.
Grupper/Rettigheter-fanen viser gruppemedlemmer, modulrettigheter og administrative rettigheter per gruppe.
Nærvær
For å kunne overføre nærvær til lønnsystemet må timetyper i Next Project kobles til en lønnsart i HogiaLön. I Next Project legger du inn koder for nærvær i kolonnen Tidskode i modulen Timepriser. Kolonnen Tidskode skal ikke inneholde L foran tallene, da dette legges til automatisk i lønnsfilen. Kodene i bildet er kun eksempler – kontroller kodene i ditt eget lønnsystem.
I modulen Timepriser anbefales det å legge til roller for både vanlig arbeidstid og overtid i penger og fritid, ubekvem arbeidstid og lignende, hvis dette brukes hos dere.
Hvis de ansatte har månedslønn og du ikke trenger å sende prosjekt, resultatenhet/kostnadssted og/eller kostnadsbærer/oppdragstype fra Next Project, trenger ingen Tidskode å skrives inn for yrkesroller som gjelder normaltid – vanlig lønn styres da av lønnsystemet. Det er likevel viktig at brukerne registrerer tid på riktig rolle og melder fra om fravær, ellers vil for eksempel ingen overtidsbetaling eller fradrag for fravær bli behandlet i lønnsystemet.
Timpriser-siden viser oversikt over timepristyper; merk kolonnen Tidkod.
Ved nærværsrapportering er klokkeslett aldri inkludert i filen til HogiaLön og vil derfor ikke påvirke lønnsutbetalingen. Klokkeslett eller antall vanlige timer vil heller aldri automatisk generere for eksempel overtid eller tillegg i lønnsystemet. Derfor må medarbeideren alltid passe på å rapportere på riktig rolle for å få riktig kompensasjon – for eksempel overtid når overtidsbetaling skal utbetales.
Fravær
Fraværstyper håndteres på fraværsprosjektet i modulen Arbeidsordre i Next Project. I kolonnen Tidskode supplerer du fraværstypene med Avvikelsesarter fra HogiaLön Plus. Kodene skal kun inneholde tallene – ingen A foran – da dette legges til automatisk i filen. Det er derfor viktig at det kun brukes Avvikelsesarter på fraværstypene i fraværsprosjektet. Bruker du versjonen HogiaLön, angir du i stedet lønnsarter for både nærvær og fravær.
Arbetsorder-fanen: bruk kolonneknappen for å tilpasse hvilke kolonner som vises.
Kolonnen Tidskode er deaktivert som standard, men kan enkelt aktiveres ved å markere en kolonne, klikke på den lille svarte pilen og velge Kolonner. Der velger du å markere kolonnen Tidskode. Kolonnen plasseres lengst til høyre, men kan enkelt flyttes til ønsket posisjon. Mangler det en fraværstype, kan den legges til ved å klikke på det grønne plusstegnet. Ønsker du å endre navn på noen av fraværstypene, gjør du det i kolonnen Benämning. Fraværstyper som ikke skal brukes, kan med fordel slettes, eller statusen kan settes til Avsluttet for å redusere mulige alternativer ved tidsrapportering i Next Mobile.
For at HogiaLön Plus skal kunne tolke fraværsuttak som kan være andre enn fulle arbeidsdager, kreves det at du rapporterer fraværet med klokkeslett i Next Project. Kontakt oss i Next Project for å aktivere denne funksjonen. Velger du å rapportere uten klokkeslett, vil for eksempel to timer med VAB tolkes som en hel fraværsdag i henhold til skjemaet – for eksempel åtte timer. Hvis funksjonen med klokkeslett er aktivert for fravær, vil klokkeslett kreves uavhengig av fraværstype og om rapporteringen gjelder en hel eller del av dagen. Vær oppmerksom på at dette kun gjelder kunder med HogiaLön Plus – funksjonen påvirker ikke filen for kunder med HogiaLön.
Tidregistreringsdialog for fravær — fyll inn starttid, sluttid og arbeidede timer.
Tiden som rapporteres, skal være innenfor HogiaLöns tidsplan og inkludere pauser. Rapporteres fraværet utenfor tidsplanen, vil det ikke bli registrert i lønnsystemet – med unntak av fravær som kun kan tas ut i fulle dager, for eksempel vanligvis feriedager.
En anbefaling før du eksporterer lønnsfilen er å filtrere for gjeldende lønnsperiode på fraværsprosjektet og sortere etter klokkeslett, slik at det blir enklere å oppdage avvikende starttider. Deretter kontrollerer du at klokkeslettene er innenfor hver persons plan og at mengden rapportert tid stemmer. Det er ekstra viktig å kontrollere tidsregistreringene som gjelder fravær som kan tas ut i noe annet enn hele dager – vanligvis delvise fraværsdager og sykdom. For å lette behandlingen kan du opprette favorittfiltre for disse arbeidsordrene i Next Project.
I eksempelet på bildet må Erik Elektrikers tidsregistrering endres til arbeidsordren for Delvis foreldrepermisjon, da det er forskjellige Avvikelsesarter for hel eller del av dag i HogiaLön. Dette gjøres i AO/ÄTA-kolonnen.
Stefan Serviceteknikers tidsregistrering for den ubetalte permisjonen må oppdateres med start- og stopptid, da de angitte tidene er utenfor arbeidstidsskjemaet i HogiaLön. Dette gjøres enkelt i start- og stopptidskolonnene. Registreringen må også bytte arbeidsordre, siden permisjon har forskjellige Avvikelsesarter avhengig av om det er hel eller del av dagen.
Stefan Serviceteknikers rapportering for ferie kl. 10.45–19.45 vil likevel være korrekt til tross for avvikende klokkeslett, da ferie kun kan tas ut i hele arbeidsdager. HogiaLön tar bare hensyn til rapporterte datoer og gir et resultat som tilsvarer en hel arbeidsdag i henhold til personens plan – mengden og klokkeslettet vil derfor ikke påvirke resultatet.
Bokf timmar / Timmar projekt: velg måned og sorter på Starttid for oversikt.
I Next Project har vi satt opp en standardregel for pausens varighet for alle brukere. Trenger du hjelp til å justere innstillingen, tar du kontakt med oss. Pausens varighet kan justeres manuelt i Next Project for hver enkelt rapportering – dette er ikke mulig i Next Mobile. Pausens varighet i Next Project vil ikke påvirke resultatet i HogiaLön; det er alltid HogiaLöns skjema som bestemmer hvor mye og når pausen skal trekkes fra.
Next Project sender ikke perioder for fravær – for eksempel ved sykdom – alt sendes time for time. Det er derfor viktig å kontrollere resultatet i lønnsystemet slik at beregningen blir korrekt. For lengre perioder med fravær, for eksempel sykemelding eller foreldrepermisjon i en hel måned, anbefaler vi å rapportere direkte i lønnsystemet. Dette sikrer nøyaktige lønnsberegninger umiddelbart, medarbeideren trenger ikke å registrere tid, og du kan midlertidig deaktivere brukeren i Next Project.
Lønnstillegg
Lønnstillegg – som for eksempel diett og kjøregodtgjørelse – legger dere inn som artikler i en prisliste i Next Project. Artikkelen må merkes med en Lønnsart fra HogiaLön i kolonnen Tidskode. Informasjonen i Tidskode-kolonnen oppdateres for både gamle og nye registreringer, og kan derfor endres når som helst. Mangler informasjon i Tidskode-kolonnen, vil artikkelnummeret bli brukt i stedet. Forskjellige typer tillegg – som for eksempel overtid og tillegg for ugunstig arbeidstid – anbefales å legges inn i modulen Timpriser.
Artiklene for lønnstillegg som skal inkluderes i lønnsfilen, må merkes med riktig artikkelkategori i kolonnen for Artikkelkategori i prislisten. Mangler du funksjonen for Artikkelkategori, kan du kontakte oss i Next Project. Vær oppmerksom på at oppdatering av en artikkelkategori kun gjelder for fremtidige registreringer – tidligere registreringer vil ikke bli oppdatert.
Ønsker du å opprette en ny artikkelkategori, går du til Administrasjon – Typer – Artikkelkategori. For å opprette nye artikkelkategorier må du ha den administrative rettigheten for Artikkelkategori.
Prislista-dialog: merk Artikelkategori og Tidkod-feltene for lønnstilleggsartikler.
Ønsker dere å rapportere lønnstillegg i Next Project der erstatningen er et variabelt beløp – for eksempel kostnader til overnatting eller parkering – anbefaler vi at du kobler artikkelen i prislisten til en Lønnsart som er verdt 1 krone. Medarbeideren rapporterer deretter for eksempel 125 stk. Parkeringsavgift. Next Project støtter ikke sending av beløp til HogiaLön.
Prosjektfordeling
Next Project sender alltid med prosjekter i lønnsfilene til HogiaLön for både nærværstid, fraværstid og lønnstillegg. Innstillinger i HogiaLön for hver Lønns-/Avvikelsesart avgjør om informasjonen skal leses inn fra forsystemet eller ignoreres. Det er ingen spesielle innstillinger nødvendige i Next Project, men husk å sette en Lønnsart på timen i Timpriser som fordeler vanlig nærværstid i lønnsystemet.
Ettersom Next Project som standard har et fraværsprosjekt, vil alle fraværsrapporteringer bli sendt med samme prosjektnummer i filen. I HogiaLön kan du styre om for eksempel Avvikelsesarten for sykdom skal hente prosjektinformasjon fra personalkortet i HogiaLön eller fra lønnsfilen fra Next Project.
Resultatenhet/Kostnadssted
Du kan velge å inkludere resultatenhet i lønnsfilen fra Next Project. I Next Project kan feltet på Prosjektinformasjonen være betegnet som Kostnadssted eller Resultatenhet. Det settes én resultatenhet/kostnadssted per prosjekt på Prosjektinformasjonen, så du kan bare ha én resultatenhet per prosjekt. Innstillingen i HogiaLön for Lønns-/Avvikelsesarten styrer om informasjon om resultatenhet skal importeres fra filen eller hentes fra personalkortet i HogiaLön.
Hvis resultatenheten er statisk for den ansatte – for eksempel hvis den gjelder ansettelsesstedet – anbefaler vi at denne informasjonen legges inn i lønnsystemet og ikke hentes fra filen fra Next Project. Dette gjelder særlig med tanke på at det som standard bare finnes ett fraværsprosjekt for alle brukere. Et annet alternativ er å stille inn HogiaLön slik at resultatenhet/kostnadssted på Avvikelsesartene ikke leses inn fra lønnsfilen, men hentes fra personalkortet i HogiaLön.
For at resultatenheten skal bli inkludert i filen, må feltet Resultatenhet/Kostnadssted være aktivert på Prosjektinformasjonen i Next Project og velges med ved uttak av filen – se mer informasjon lenger ned i dokumentasjonen. Kostnadsstedene skal ha kode og beskrivelse fra HogiaLön, og legges inn i Next Project under Administrasjon – Økonomi – Resultatenhet/Kostnadssted.
Kostnadsbærer/Type oppdrag
I filen til HogiaLön Plus kan du velge å inkludere kostnadsbærer fra Next Project – HogiaLön mangler denne dimensjonen. Informasjonen hentes fra Prosjektinformasjonen, og feltet kan være betegnet som Type oppdrag eller Kostnadsbærer. Innstillingen i HogiaLön for Lønnsarten styrer om informasjon om kostnadsbærer/type oppdrag skal importeres fra filen eller hentes fra personalkortet.
For at kostnadsbæreren skal bli inkludert i filen, må feltet Kostnadsbærer/Type oppdrag være aktivert på Prosjektinformasjonen i Next Project og velges med ved uttak av filen – se mer informasjon lenger ned i dokumentasjonen. Kostnadsbæreren skal ha kode og beskrivelse fra HogiaLön, og legges inn i Next Project under Administrasjon – Innstillinger – Typer – Oppdragstype/Kostnadsbærer.
Hente lønnsfil fra Next Project
For å hente en lønnsfil fra Next Project går du til modulen Bokf timmar og en av underfanene, for eksempel Attestere timmar og reiser. Velg perioden du vil hente filen for, og klikk deretter på knappen for å hente lønnsfilen.
Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk datoperiode og knappen 'Hämta lönefil'.
En dialogboks vil komme opp der du velger enten Hogia lønn eller Hogia lønn plus – se kommende avsnitt for mer beskrivelse av innstillingene. Neste gang du henter en lønnsfil, vil Next Project huske innstillingene dine for innloggingen.
En forutsetning for å hente ut en lønnsfil er at alle tidsregistreringene for den angitte perioden og de inkluderte personene er godkjente – det kreves ikke at timene er attestert. Uttak av lønnsfiler i Next Project er ubegrenset og kan derfor tas ut én eller flere ganger i løpet av samme periode.
Dialogen 'Hämta lönefil' — merk valg for urval og oppdatering av hentet lønefil.
HogiaLön Plus – innstillinger
Fra / Til – Velg dato for perioden du ønsker.
Lønsystem – Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori – Velg den/de artikkelkategoriene du har satt i prislisten for artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Inkluder kostnadssted/resultatenhet – Kryss av hvis du ønsker at Next Project skal inkludere resultatenhet/kostnadssted fra Prosjektinformasjonen for alle tidsregistreringer og lønnstillegg.
Type oppdrag/kostnadsbærer – Kryss av hvis du vil at lønnsfilen skal inkludere dimensjonen kostnadsbærer/type oppdrag fra Prosjektinformasjonen for alle tidsregistreringer og lønnstillegg.
Oppdater hentet lønnsfil – Hvis dette er haket av, vil du få en tidsstempel per bruker i Next Project som viser når personen sist ble inkludert i en lønnsfil.
Utvalg for lønnsfil – Ønsker du at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du Hent alle poster for valgt periode. Vil du bare inkludere brukerne du har filtrert frem, velger du Hent etter utvalg for valgt periode – se mer informasjon nedenfor.
Dialog for å hente lønnsfil — velg periode, lønesystem og urval før import.
HogiaLön – innstillinger
Fra / Til – Velg dato for perioden du ønsker.
Lønsystem – Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori – Velg den/de artikkelkategoriene du har satt i prislisten for artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Inkluder kostnadssted/resultatenhet – Kryss av hvis du ønsker at Next Project skal inkludere resultatenhet/kostnadssted fra Prosjektinformasjonen for alle tidsregistreringer og lønnstillegg.
Oppdater hentet lønnsfil – Hvis dette er haket av, vil du få en tidsstempel per bruker i Next Project som viser når personen sist ble inkludert i en lønnsfil.
Utvalg for lønnsfil – Ønsker du at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du Hent alle poster for valgt periode. Vil du bare inkludere brukerne du har filtrert frem, velger du Hent etter utvalg for valgt periode – se mer informasjon nedenfor.
Dialog for henting av lønnsfil — velg periode og utvalgsmodus før import.
Hent etter utvalg
Minimumskravet for at Next Project skal inkludere en bruker i lønnsfilen, er at ansettelsesnummeret er angitt i brukerregisteret under Administrasjon – Brukere/Bemyndigelser – Brukere. I tillegg kan du styre hvem som tas med i filen basert på ytterligere tre nivåer, ved å velge Gruppe og/eller Ansettelsesform, eller filtrere blant brukerne på fanen Personlige timer eller Attestere timer og reiser.
Antallet brukere som vises i listen, vil tilpasses utvalget ditt. I dialogboksen for å hente lønnsfilen kan du deretter velge Hent etter utvalg for valgt periode. Utvalget er det du nettopp har filtrert frem.
Dialogboksen vil foreslå det alternativet for utvalg som du sist brukte ved henting av en lønnsfil fra Next Project.
Fanen «Attestera timmar och resor» med filter for gruppe og ansettelsesform.
Timeliste i PDF-format
Ønsker du en timeliste i PDF-format som et supplement til lønnsfilen, går du til modulen Bokf Timmar og en av underfanene, for eksempel Attestere Timmar og reiser. Klikk på PDF-knappen og deretter Skriv ut Timeliste.
Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk PDF-eksportknappen i verktøylinjen.
Du kan tilpasse innholdet og sorteringen i rapporten etter egne ønsker ved hjelp av alternativene på venstre side i dialogboksen. Det er viktig å legge til artikkelkategorien som gjelder lønnstilleggene for å inkludere dem i rapporten. Lønnstilleggene vises som en oppsummering nederst i rapporten.
Overstrekede kolonner i bildet nedenfor kommer fra en gammel arbeidsmetode i Next Project som ikke tas med i lønnsfilen. Det skal derfor ikke være noen informasjon i kolonnene for Reisetid, Arbeidstid/Reisetid, Akkord og Diett i timelisten.
Timrapport-dialog: merk at artikkelkategori-filter påvirker hvilke lønetillegg som vises i rapporten.
Importer lønnsfil
Etter at du har hentet ut en lønnsfil fra Next Project, lagres filen i Nedlastinger på datamaskinen din. Filen heter hogiaplus-v2_xxxx eller hogia-v2_xxxxx, etterfulgt av dato og klokkeslett for når filen ble hentet ut. Informasjon om hvordan du importerer lønnsfilen finner du hos HogiaLön:
https://www.kundtorg.hogia.se/fraga?id=2240
https://support.hogia.se/2144.guide