Denne artikkelen beskriver hvordan du setter opp og eksporterer en lønnsfil i PAXml 2.0-format fra Next Project. Du lærer hvordan du konfigurerer ansettelsesnumre, tildeler nødvendige rettigheter og kobler nærvær- og fraværskoder korrekt for å sikre at lønnsfilen genereres riktig.
Oppsett i Next Project
Ansettelsesnummer
Gå til brukerregistret under Administrasjon – Brukere/Bemyndigelser – Brukere i Next Project, og fyll inn ansettelsesnummeret fra lønnssystemet ditt. Brukere som ikke har et ansettelsesnummer i brukerregistret, vil aldri bli inkludert i en lønnsfil. For personer som ikke skal inkluderes – for eksempel underleverandører eller eksterne konsulenter – bør derfor feltet for ansettelsesnummer stå tomt.
Brukerliste under Administrasjon; merk kolonner for anställningsnr, primærgruppe og yrkesrolle.
Rettighet til å ta ut en lønnsfil
For at du skal ha rettighet til å ta ut en lønnsfil i Next Project, må du tilhøre en gruppe som har den administrative rettigheten Hantera löneintegration. Du kan sjekke dette ved å gå til Administrasjon – Brukere/Bemyndigelser – Grupper/Rettigheter. Du kan enten supplere en eksisterende gruppe med rettigheten, eller opprette en ny gruppe. Velg eller opprett for eksempel gruppen Løneadministrasjon, legg til de aktuelle brukerne, og kontroller at gruppen har den administrative rettigheten Hantera löneintegration.
Grupper/Rettigheter-fanen viser gruppemedlemmer, modulrettigheter og administrative rettigheter per gruppe.
Nærvær og fravær
For nærvær- og fraværstid skal Tidkod eller Lønekoder brukes i henhold til PAXml 2.0-standarden, med eventuelle unntaksregler fra lønnssystemet. Disse standardkodene finnes her.
I Next Project skal kodene legges inn i kolonnen Tidkod i modulen Timpriser, samt på fraværsprosjektet i modulen Arbetsorder i kolonnen Tidkod.
I modulen Timpriser skal det finnes roller for både ordinær arbeidstid og tillegg for overtid i penger og komptid med mer, hvis dette brukes. Hvis dine ansatte har et skjema i lønnssystemet og du ikke skal prosjektbokføre og/eller inkludere kostnadssted fra Next Project, skal ingen Tidkod legges inn i Next Project for yrkesroller som gjelder normaltid – dette styres av skjemaet i lønnssystemet. Det er derfor viktig at brukerne rapporterer tid på riktig rolle og rapporterer fravær ved fravær. Hvis dette ikke gjøres, vil for eksempel ingen overtidskompensasjon bli utbetalt, eller fravær vil ikke bli trukket fra i lønnssystemet.
Timpriser-dialogen — merk kolonnen Tidkod for kobling mot tidsregistrering.
For fravær skal kolonnen Tidkod i Next Project suppleres med Tidkod i henhold til PAXml 2.0 – kodene finnes i en separat artikkel her. Kolonnen Tidkod er slått av som standard, men åpnes enkelt ved å markere en kolonne, trykke på den lille svarte pilen og deretter velge Kolonner. Der krysser du av for kolonnen Tidkod. Kolonnen vises lengst til høyre, men kan enkelt flyttes til ønsket posisjon ved å dra og slippe.
Arbetsorder-fanen — bruk kolonnemenyens sortering og kolonnevelger for tilpasning.
Mangler det en fraværstype, kan den legges til ved å klikke på det grønne plusstegnet. Hvis du ønsker å endre navn på en fraværstype, gjør du det i kolonnen benämning. Fraværstyper som ikke skal brukes, kan med fordel slettes eller gis status Avsluttet for å redusere antall alternativer ved tidsrapportering på mobilen.
Fra Next Project sendes det ikke perioder for fravær – for eksempel sykdom – men alt sendes time for time. Det er derfor viktig å kontrollere resultatet i lønnssystemet ditt slik at beregningen blir korrekt. Ved lengre fraværsperioder, for eksempel sykemelding eller foreldrepermisjon i en måned, anbefaler vi at du heller rapporterer direkte i lønnssystemet. Det gir korrekte beregninger direkte, brukeren trenger ikke å rapportere tiden selv, og du kan midlertidig deaktivere brukeren i Next Project.
Lønnstillegg
Lønnstillegg – som for eksempel diett og kjøregodtgjørelse – legger du opp som artikler i en prisliste i Next Project. Artikkelen må merkes med en Lønekod i henhold til PAXml 2.0 i kolonnen Tidkod. Next Project støtter for øyeblikket ikke angivelse av Lønearter, bare Lønekoder i filen. Hvis det mangler informasjon i kolonnen Tidkod, vil koden i artikkelnummeret bli brukt i stedet.
Informasjonen i kolonnen Tidkod oppdateres for både gamle og nye registreringer, og kan derfor oppdateres eller endres når som helst. Merk at prislisten ikke skal inneholde nærværs- eller fraværstid. Nærværstid skal legges inn under fanen Timpriser – dette gjelder både ordinær tid og innskudd av komptid, overtid og tillegg.
Artiklene for lønnstillegg som skal inkluderes i lønnsfilen, må også merkes med gjeldende artikkelkategori, som angitt i kolonnen for Artikkelkategori i prislisten. Hvis du mangler funksjonen Artikkelkategori, kan du kontakte oss på Next. Merk at oppdatering av artikkelens artikkelkategori kun gjelder fremtidige registreringer, så tidligere rapporterte data vil ikke bli oppdatert. Hvis du vil opprette en ny artikkelkategori, går du til Administrasjon – Typer – Artikkelkategori. For å opprette nye artikkelkategorier kreves den administrative rettigheten Artikkelkategori.
Prislista-dialog: merk at Artikelkategori og Tidkod må fylles ut korrekt for lønetillegg.
Dersom du ønsker å rapportere lønnstillegg der kompensasjonen er et variabelt beløp – for eksempel utlegg til overnatting eller parkering – vil beløpet fra kostnaden av artikkelen være inkludert i PAXml 2.0-filen. Kontakt lønnssystemet ditt for å sjekke om det finnes en Tids-/Lønekode der beløpet kan styres av eksterne systemer. Et annet alternativ er å rapportere for eksempel 125 stk parkering og koble den til en Tids-/Lønekode som har en kostnad på 1 krone. Dette gjør det mulig for mobilsenderen å rapportere riktig kostnad direkte.
Resurs-dialog — merk at kommentarfeltet inkluderes i timelisten.
Tips: Hvis du legger til en kommentar til lønnstillegget på artikkelen/ordrelinjen i Next Project (ikke den samme som dagboksnøkkel eller lønnskommentar), vil kommentaren bli inkludert i PAXml-filen. Kommentaren kan legges til enten via mobilappen eller via klienten, se bildene nedenfor. Hvis du ønsker å inkludere denne informasjonen i lønnssystemet, må du kontakte lønnssystemet ditt og spørre om de støtter innlesing av kommentarer via PAXml 2.0-filformatet.
Ordrerader-visning: merk at kommentarkolonnen er fremhevet for redigering.
Prosjektfordeling og kostnadssted
Prosjektfordeling
Du har muligheten til å få en prosjektkoded lønnsfil fra Next Project, der både nærværstid, fraværstid og lønnstillegg vil bli sendt med prosjektnummeret som tid og lønnstillegg har blitt rapportert på. Kontakt systemleverandøren din for å forsikre deg om at lønnssystemet har støtte for å lese inn prosjektkoding fra en PAXml 2.0-fil, og om prosjekter kan opprettes ved lønnsfilimport eller om de må være opprettet på forhånd.
Kostnadssted
Du kan velge å inkludere kostnadsstedet i lønnsfilen fra Next Project. I Next Project setter du et kostnadssted per prosjekt i Prosjektinformasjonen, slik at du kun kan ha ett kostnadssted per prosjekt. Hvis kostnadsstedet er statisk for den ansatte – for eksempel hvis det gjelder ansettelsesstedet – anbefaler vi å ha denne informasjonen i lønnssystemet og ikke i filen fra Next Project, med tanke på at det kun finnes ett fraværsprosjekt for alle brukere. For at kostnadsstedet skal bli inkludert, må feltet Kostnadssted være aktivert på Prosjektinformasjonen i Next Project og ha samme kode som i lønnssystemet under Administrasjon – Økonomi – Kostnadssted. Du kan velge å inkludere kostnadsstedet i begge filene, det vil si uavhengig av om du velger lønnsfilen med eller uten prosjekt. Kontakt systemleverandøren din for å sikre at lønnssystemet har støtte for å lese inn kostnadssted fra en PAXml 2.0-fil.
Hente en lønnsfil fra Next Project
For å hente en lønnsfil fra Next Project, gå til modulen Bokf timmar og en av underfanene, for eksempel Attestera timmar och resor. Velg perioden du ønsker å hente filen for, og klikk deretter på knappen Hämta lønefil.
Attest timer-fanen: velg datoperiode og bruk «Hente løvdt»-knappen for å laste timer.
En dialogboks vil dukke opp der du velger en av filene PAXml 2.0 uten prosjekt eller PAXml 2.0 med prosjekt, avhengig av om du ønsker en lønnsfil med eller uten prosjekt. Neste gang du skal hente en lønnsfil, vil Next Project huske innstillingene dine for påloggingen din.
For å kunne hente ut en lønnsfil, må alle tidsoppføringer for den angitte perioden og de inkluderte personene være godkjente – det er ikke nødvendig at timene er attesterbare. Uttak av lønnsfiler i Next Project er ubegrenset og kan derfor gjøres én eller flere ganger i løpet av samme periode.
Dialog for henting av lønnsfil — kontroller periode, lønnssystem og artikkelkategori før bekreftelse.
PAXml 2.0 uten prosjekt
Brukes av deg som ikke prosjektkoder lønnen.
Dialog for å hente lønnsfil; velg periode, lønesystem og utvalgskriterier før import.
Fra / Til: Velg dato for den perioden du ønsker.
Lønnsystem: Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori: Velg de artikkelkategoriene som du har satt opp i prislisten for de artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Inkluder kostnadssted/resultatenhet: Kryss av hvis du ønsker at Next Project skal inkludere kostnadssted fra Prosjektinformasjonen for alle tidregistreringer og lønnstillegg.
Oppdater hentet lønnsfil: Hvis dette er krysset av, vil du få et tidsstempel per bruker i Next Project som viser når personen sist ble inkludert i en lønnsfil.
Utvalg for lønnsfil: Hvis du ønsker at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du "Hent alle poster for valgt periode". Hvis du bare vil inkludere de brukerne du har filtrert frem, velger du "Hent etter valgt periodes utvalg" – se mer informasjon nedenfor.
PAXml 2.0 med prosjekt
Brukes av deg som vil prosjektkode lønnen.
Fra / Til: Velg dato for den perioden du ønsker.
Lønnsystem: Velg hvilken type fil du vil hente.
Artikkelkategori: Velg de artikkelkategoriene som du har satt opp i prislisten for de artiklene som gjelder lønnstillegg og som du ønsker å inkludere i filen.
Inkluder kostnadssted/resultatenhet: Kryss av hvis du ønsker at Next Project skal inkludere kostnadssted fra Prosjektinformasjonen for alle tidregistreringer og lønnstillegg.
Oppdater hentet lønnsfil: Hvis dette er krysset av, vil du få et tidsstempel per bruker i Next Project som viser når personen sist ble inkludert i en lønnsfil.
Utvalg for lønnsfil: Hvis du ønsker at alle brukere med ansettelsesnummer i Next Project skal inkluderes i filen, velger du "Hent alle poster for valgt periode". Hvis du bare vil inkludere de brukerne du har filtrert frem, velger du "Hent etter valgt periodes utvalg" – se mer informasjon nedenfor.
Hent etter valgt periodes utvalg
Minimumskravet for at Next Project skal inkludere en bruker i lønnsfilen, er at personen har et ansettelsesnummer under Administrasjon – Brukere/Behandlingsrettigheter – Brukere. I tillegg har du mulighet til å styre hvem som blir inkludert i filen basert på ytterligere tre nivåer, ved å velge Gruppe og/eller Ansettelsesform under fanen "Personlige timer" eller "Godkjenn timer og reiser", eller ved å filtrere blant brukerne.
Fanen «Attestera timmar och resor» — bruk filtrene Grupp og Anställningsform før attestering.
Dialog for henting av lønnsfil — merk valgalternativene under «Urval för lönefil».
Antallet brukere som vises i listen vil tilpasses valget, og i dialogboksen for å hente lønnsfil kan du velge "Hent etter valgt periodes utvalg". Utvalget er det du nettopp filtrerte frem.
Dialogboksen vil foreslå det valgte alternativet for utvalg som du sist brukte ved henting av en lønnsfil fra Next Project.
Timrapport i PDF-format
Ønsker du en timrapport i PDF-format som et supplement til lønnsfilen din, går du til modulen "Bokf Timmar" og en av underfanene, for eksempel "Attestera Timmar och resor", og trykker på PDF-knappen og deretter "Skriv ut Timrapport".
Fanen 'Attestera timmar och resor' — merk PDF-eksportknappen i verktøylinjen.
Du har muligheten til å tilpasse innholdet og sorteringen i rapporten etter dine ønsker ved hjelp av alternativene på venstre side i dialogen. Det er viktig å legge til artikkelen som gjelder lønnstilleggene for å få dem med i rapporten. Lønnstilleggene vises som en oppsummering nederst i rapporten. De overstrekede kolonnene i bildet nedenfor kommer fra en gammel arbeidsmetode i Next Project som ikke blir inkludert i lønnsfilen. Det skal derfor ikke være noen informasjon i kolonnene "Resa tj", "t/j arb", "Ackord" og "Trakt" i timrapporten.
Timrapport-dialog: merk at artikkelkategori-filter påvirker hvilke lønetillegg som vises i rapporten.
Importer lønnsfil
Etter uttak av en lønnsfil fra Next Project, blir filen lagret i "Nedladdat" på datamaskinen din og heter "paxml-20--xx" etterfulgt av dato og klokkeslett når filen ble tatt ut. For å få hjelp til å importere lønnsfilen, kontakter du systemleverandøren din for lønnsprogrammet.
Hvis du får feilmeldinger ved import av en lønnsfil, kan du validere filen på www.paxml.se for å se om noe ikke er i henhold til formatet PAXml 2.0. Kontakt oss hvis du er usikker på feilmeldinger ved validering av filen. Send oss da filen du har prøvd å importere og som du får feilmelding på ved validering på nettsiden. Hvis ingen feilmeldinger vises ved validering, ber vi deg kontakte lønnssystemleverandøren din for å få hjelp til å undersøke hva som har forårsaket problemet ved innlasting.
Merk: Next Project har ikke støtte for å angi lønnsarter i PAXml 2.0-filen, bare lønnskoder. Se også artikkelen om Standardkoder for PAXml 2.0 her.