Hoppa till huvudinnehållet

Sök

Next Helpdesk

Övningsuppgifter - Next Project

Denna artikel innehåller övningsuppgifter för systemet Next Project och täcker hela arbetsflödet från projektskapande till fakturering. Läsaren får steg-för-steg-instruktioner för hur man skapar projekt, arbetsorder och fakturor, samt hur återrapportering hanteras både via mobil enhet och i klienten. Artikeln beskriver även hur man granskar och godkänner återrapporterad tid och hur olika moduler används i processen.

Skapa Projekt

  • Markera den mapp eller det projekt i projektträdet som du vill skapa ditt nya projekt under och skapa sedan ett nytt projekt.

    • Tänk på att projektkortet ska vara tomt innan du börjar fylla i några uppgifter.

  • Ange projektuppgifter och spara.

    • Se till att projektet får en status så att det blir tillgängligt från mobil.

Skapa Arbetsorder

Arbetsorder som moment/delaktivitet i projektet

  • Skapa en eller flera arbetsorder och lägg in relevant information.

  • Lägg in artikel/orderrad med kalkylerad mängd timmar för att kunna jämföra med bokförda timmar per moment/aktivitet.

Arbetsorder för serviceuppdrag

  • Skapa en arbetsorder och lägg in relevant information om kund, arbetsplatsadress och övriga uppgifter.

  • Dela ut ordern till fältpersonal via något av följande alternativ:

    • Ansvarig serviceman

    • Ansvarig arbetsledare och Pool (till en grupp)

    • Alternativt kan du dela ut ordern till flera personer via modulen Planering, fliken Resursplanering

  • Ange en status som visas på mobil enhet.

  • Lägg till en checklista i underfliken Checklista.

  • Lägg in ett foto eller dokument som är relevant för det arbete som ska utföras.

  • Lägg till leverantör och kontaktperson i underfliken Leverantörer.

Rapporter

  • Förhandsgranska arbetsorderrapporter.

Återrapportera från mobil enhet

Återrapportering via menyvalet Tid (typiskt för projekt)

  • Återrapportera på projektets grundåtagande:

    • Återrapportera närvarotid (normaltid) och lägg till artiklar från favoritlista eller prislista.

    • Ta ett foto och lägg till det.

    • Återrapportera komp- eller övertid.

  • Återrapportera närvarotid på en ÄTA.

  • Återrapportera frånvarotid.

  • Granska din tidrapportering i kalendervyn och via dagrapporten. Gör eventuella korrigeringar.

Återrapportering via menyvalet Arbetsorder (typiskt för service)

  • Öppna din arbetsorder och ändra status till pågående.

  • Återrapportera utförda mängder och notera vad som är utfört.

  • Återrapportera checklistan om den finns.

  • Ta ett foto och ladda upp det på ordern.

  • Ändra status till utförd (eller liknande) när arbetet är klart.

  • Återrapportera tid till lön (och eventuell debitering) via genvägen till Tid i ordern.

Återrapportering via menyvalet Dagbok

  • Skapa en dagbokspost för aktuellt datum i kalendervyn.

  • Återrapportera relevant information om pågående och utfört arbete, väderlek och annat.

Granska och godkänn återrapportering

Se i klienten hur den inrapporterade tiden presenteras i följande moduler:

  • Modulen Bokf Timmar och dess underflikar:

    • Timmar projekt

    • Timmar person

    • Attestera timmar och resor

  • Modulen Arbetsorder:

    • Underfliken Bokf Timmar

  • Modulen ÄTA:

    • Underfliken Bokf Timmar

Prova olika sätt att granska och godkänna återrapportering.

Skapa Faktura

Löpande vs fastpris-faktura

En löpande faktura kan skapas från modulerna Arbetsorder, ÄTA, Dagbok och Faktura. Typiskt skapas ÄTA-fakturor separat från ÄTA-modulen för att särskilja intäkten från grundkontraktet.

En fastpris-faktura skapas lämpligast genom att använda en fastprisartikel och fakturera från respektive modul.

Skapa fakturaunderlag från arbetsorder

  • Markera en eller flera arbetsorder med samma kund och skapa faktura.

  • Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras.

  • Granska fakturarapporten i modulen Faktura.

  • Klarmarkera fakturan.

Skapa fakturaunderlag från ÄTA

  • Markera en eller flera ÄT:or med samma kund och skapa faktura.

  • Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras.

  • Granska fakturarapporten i modulen Faktura.

  • Klarmarkera fakturan.

Skapa fakturaunderlag från Dagbok

  • Skapa faktura för aktuell period.

  • Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras.

  • Granska fakturarapporten i modulen Faktura.

  • Klarmarkera fakturan.

Skapa fakturaunderlag från Betalplan

  • Skapa faktura för aktuell fakturaperiod.

  • Välj vilken kompletterande information som ska visas på fakturan.

  • Granska fakturarapporten i modulen Faktura.

  • Klarmarkera fakturan.

Skapa fakturaunderlag från fakturamodulen

  • Skapa faktura i fakturamodulen.

  • Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras.

  • Granska fakturarapporten.

  • Klarmarkera fakturan.

Granska fakturaunderlag ur ett formalia/ekonomi-perspektiv

Detta är beroende av din roll och dina behörigheter.

  • Granska och korrigera eventuellt fakturaunderlaget ur ett formalia/ekonomiperspektiv, till exempel:

    • Kunduppgifter

    • Uppgifter om byggmoms, ROT/RUT

    • Intäktskontering

  • Granska även pdf-rapporten.

I skarp drift omvandlas fakturaunderlaget till faktura när fakturan låses och har fått ett externt fakturanummer. Därefter kan den skickas till kund.

Följ upp projekt

På projektkortet

  • Följ upp övergripande hur det går för projektet i ekonomirutan på projektkortet.

    • Aktuellt bokfört jämfört med budget och eventuell prognos.

I Projektöversikten

  • Följ till exempel upp hur kostnader och intäkter är fördelade mellan grundkontraktet och ÄTA.

  • Prova möjligheterna att:

    • filtrera på period

    • öppna/stänga kolumner

    • flytta kolumner

    • filtrera på innehåll i kolumner

    • exportera till xlsx

    • favoritfilter

I respektive modul

  • Följ upp på detaljnivå i respektive modul, till exempel:

    • Bokf kostnader och intäkter

    • ÄTA

    • Bokf timmar

  • Prova möjligheten att:

    • öppna/stänga kolumner

    • flytta kolumner

    • filtrera på innehåll i kolumner

    • exportera till xlsx

    • skapa favoritfilter

Skapa Avvikelse

I modulen Avvikelse

  • Skapa en ny avvikelse.

  • Lägg in så mycket information som möjligt på avvikelsen.

  • Lägg till ett dokument till avvikelsen.

  • Förhandsgranska avvikelserapport.

  • Maila avvikelsen till dig själv.

  • Skapa en ÄTA av din avvikelse från Avvikelse-modulen.

    • Granska och komplettera eventuellt din ÄTA i ÄTA-modulen.

Skapa ÄTA

Följande görs i ÄTA-modulen.

Fastpris-ÄTA

  • Skapa en ÄTA med ersättningsform fast pris. Lägg in en prissatt artikel för senare fakturering.

Löpande ÄTA

  • Skapa en ÄTA med ersättningsform löpande räkning. När återrapportering har skett på ÄTA:n kan den faktureras i delar eller som helhet.

Rapporter

  • Förhandsgranska ÄTA-rapporter.

Skapa Dagbok

I modulen Dagbok

  • Skapa en dagbok för ditt projekt.

  • Lägg in så mycket information som möjligt.

  • Lägg till ett dokument till dagboken.

  • Förhandsgranska dagboksrapport.

  • Maila dagboken till dig själv.

I menyvalet Dagbok i mobil enhet

Se under rubriken Återrapportering från mobil enhet.