Skapa Projekt

• Markera den mapp/projekt i projektträdet du vill skapa ditt nya projekt under och skapa ett nytt projekt.

  • OBS att projektkortet ska vara tomt innan du fyller i några uppgifter

• Ange projektuppgifter och spara.

  • Se till att projektet ges en status så att det blir tillgängligt från mobil

Skapa Arbetsorder

Arbetsorder som moment/delaktivitet i projektet

• Skapa en eller flera arbetsorder och lägg in relevant information

• Lägg in artikel/orderrad med kalkylerad mängd timmar för att kunna jämföra med bokförda timmar per moment/aktivitet

Arbetsorder för serviceuppdrag

• Skapa en arbetsorder och lägg in relevant information om kund, arbetsplatsadress etc

• Dela ut ordern till fältpersonal via någon eller flera av alternativen

  • Ansvarig serviceman

  • Ansvarig arbetsledare och Pool (till en grupp)

  • Alternativt dela ut ordern till flera personer via modulen Planering, flik Resursplanering

• Ange en status som visas i mobil enhet

• Lägg till en checklista i underfliken checklista

• Lägg in ett foto eller dokument som är relevant för arbetet som ska utföras

• Lägg till leverantör och kontaktperson i underfliken Leverantörer

Rapporter

• Förhandsgranska Arbetsorder- rapporter

Återrapportera från mobil enhet

Återrapportering via menyvalet Tid (typiskt för projekt)

• Återrapportera på projektets grundåtagande

  • Återrapportera närvarotid (normaltid) och lägg till artiklar från favoritlista eller prislista

  • Ta ett foto och lägg till

  • Återrapportera komp- eller övertid

• Återrapportera närvarotid på en ÄTA

• Återrapportera frånvarotid

• Granska din tidrapportering i kalendervyn och via dagrapporten. Gör eventuella korrigeringar

Återrapportering via menyvalet Arbetsorder (typisk för service)

• Öppna din arbetsorder och ändra status till pågående

• Återrapportera utförda mängder och notera vad som är utfört

• Återrapportera checklista om den finns

• Ta ett foto och ladda upp på ordern

• Ändra status till utförd (eller liknande) när arbetet är klart

• Återrapportera tid till lön (och evt debitering) via genvägen till Tid i ordern

Återrapportering via menyvalet Dagbok

• Skapa en dagbokspost för aktuellt datum i kalendervyn

• Återrapportera relevant information om pågående, utfört arbete, väderlek etc

Granska och godkänn återrapportering

I klienten se hur den inrapporterade tiden presenteras i

• Modulen Bokf Timmar och dess underflikar

  • Timmar projekt

  • Timmar person

  • Attestera timmar och resor

• Modulen Arbetsorder

  • Underfliken Bokf Timmar

• Modulen ÄTA

  • Underfliken Bokf Timmar

Prova olika sätt att granska och godkänna återrapportering.

Skapa Faktura

Löpande vs fastpris-faktura

Löpande faktura kan skapas från modulerna Arbetsorder, ÄTA, Dagbok, Faktura. Typiskt skapas ÄTA-fakturor separat från ÄTA-modulen för att särskilja intäkten från grundkontraktet.

Fastpris-faktura skapas lämpligast genom att använda fastprisartikel och fakturera från respektive modul

Skapa fakturaunderlag från arbetsorder

• Markera en eller flera arbetsorder med samma kund och skapa faktura

• Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras

• Granska fakturarapporten i modulen Faktura

• Klarmarkera fakturan

Skapa fakturaunderlag från ÄTA

• Markera en eller flera ÄT:or med samma kund och skapa faktura

• Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras

• Granska fakturarapporten i modulen Faktura

• Klarmarkera fakturan

Skapa fakturaunderlag från Dagbok

• Skapa faktura för aktuell period

• Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras

• Granska fakturarapporten i modulen Faktura

• Klarmarkera fakturan

Skapa fakturaunderlag från Betalplan

• Skapa faktura för aktuell fakturaperiod

• Välj vilken kompletterande information som ska visas på fakturan

• Granska fakturarapporten i modulen Faktura

• Klarmarkera fakturan

Skapa fakturaunderlag från fakturamodulen

• Skapa faktura i fakturamodulen

• Prova att skapa faktura med olika inställningar för att se hur innehållet i fakturan presenteras

• Granska fakturarapporten

• Klarmarkera fakturan

Granska fakturaunderlag ur ett formalia/ekonomi-perspektiv

Är beroende av roll och behörighet

• Granska och evt korrigera fakturaunderlaget ur ett formalia/ekonomiperspektiv t ex

  • Kunduppgifter

  • Uppgifter om byggmoms, ROT/RUT

  • Intäktskontering

• Granska även pdf-rapporten

I skarp drift omvandlas fakturunderlaget till faktura när fakturan låses och har fått ett externt fakturnummer. Därefter kan den skickas till kund

Följ upp projekt

På projektkortet

• Följ upp övergripande hur det går för projektet i ekonomirutan på projektkortet

  • Aktuellt bokfört jämfört budget och evt prognos

I Projektöversikten

• Följ t ex upp hur kostnader och intäkter är fördelade mellan grundkontraktet och ÄTA

• Prova möjligheterna

  • filtrera på period

  • öppna/stänga kolumner

  • flytta kolumner

  • filtrera på innehåll i kolumner

  • export till xlsx

  • favoritfilter

I respektive modul

• Följ upp på detaljnivå i respektive modul, t ex

  • Bokf kostnader och intäkter

  • ÄTA

  • Bokf timmar

• Prova möjligheten att

  • öppna/stänga kolumner

  • flytta kolumner

  • filtrera på innehåll i kolumner

  • export till xlsx

  • skapa favoritfilter

Skapa Avvikelse

I Modulen Avvikelse

• Skapa en ny avvikelse

• Lägg in så mycket information som möjligt på avvikelsen

• Lägg till ett dokument till avvikelsen

• Förhandsgranska avvikelserapport

• Maila avvikelsen till dig själv

• Skapa en ÄTA av din avvikelse från Avvikelse-modulen

  • Granska och evt komplettera din ÄTA i ÄTA-modulen

Skapa ÄTA

I ÄTA-modulen

Fastpris-ÄTA

• Skapa en ÄTA med ersättningsform fast pris. Lägg in en prissatt artikel för senare fakturering.

Löpande ÄTA

• Skapa en ÄTA med ersättningsform löpande räkning. När återrapportering skett på ÄTA:n kan den faktureras i delar eller som helhet.

Rapporter

• Förhandsgranska ÄTA-rapporter

Skapa Dagbok

I modulen Dagbok

• Skapa en dagbok för ditt projekt

• Lägg in så mycket information som möjligt

• Lägg till ett dokument till dagboken

• Förhandsgranska dagboksrapport

• Maila dagboken till dig själv

I menyvalet Dagbok i mobil enhet

Se under rubriken Återrapportering från mobil enhet