Den här artikeln beskriver ur du registrerar och fakturerar a-conto och slutfaktura i Next Project

Registrera en a-contofaktura

Klicka på det projekt som du ska skapa en a-contofaktura för.
Gå till modulen Faktura och tryck på lägg till-knappen.
I dialogen som visas skriver du en talande fakturarubrik, exempelvis ”A-conto nr 1 - Kylrum Storgatan 45” och väljer ”Manuell faktura”. Klicka Spara.
Du får nu ett meddelande om att ett nytt fakturaunderlag har skapats. Klicka Ok.
Skapa en tom fakturarad genom att klicka på lägg till-knappen under ´Fakturarader´.
Registrera din fakturarad genom att ange:
- Beskrivning - Denna text ska vara talande, men ganska kort. Vill du ha med en längre text som beskriver vad som är utfört så skrivs denna in på fliken ´Faktura – övergripande´ i fältet ´Beskrivning´.
- Kontonr - Ange ett relevant kostnadskonto från listan. Genom att konto anges så räknas moms ut automatiskt.
- Enhet - st
- Mängd - 1
- Pris/enhet - det avtalade beloppet.
Klicka på Spara
Vill du nu ange en mer förklarande text så anger du det på fliken ´Faktura – övergripande´. Spara.
Granska din faktura via knappen ´Skriv ut´.
När du känner dig klar med fakturaunderlaget så låser du fakturan genom att bocka i ”Låst” följt av spara. När fakturan blir låst så försvinner prefixet ”FU” från Fakturanumret och den är inte längre redigerbar.
Fakturaunderlag eller faktura:
1. Om ni har manuell hantering av era kundfakturor så är detta ett fakturaunderlag i Next Project som ska skickas tillsammans med fakturan från ekonomisystemet. Skriv ut fakturaunderlaget och bifoga som bilaga till fakturan. I fakturan anger du endast ”Enligt bifogande underlag”. Alternativt sparar du den som pdf och mailar den till din kund. För att läsa mer om hur du mailar från Next Project, klicka här.
2. Om ditt företag har en kundfakturaintegration mot ekonomisystemet så är detta fakturan i Next Project som du skriver ut, alternativt mailar till kund. I Next Connect körs kundfakturaintegrationen som för över relevanta uppgifter till ekonomisystemet.
Upprepa steg 1 – 11 för varje a-contofaktura du vill skapa fram till dess att du ska skapa slutfakturan. Du kan även välja att använda denna första a-contofaktura som mall och kopiera den i samband med nästa a-contofakturering (se ”Kopiera a-contofaktura”, i nästa avsnitt). När du är redo att slutfakturera, se avsnittet ”Registrera en slutfaktura”, i avsnittet efter.

Kopiera a-contofaktura

Du kan välja att använda redan registrerade a-contofakturor som mallar och därmed kopiera innehållet till en ny a-contofaktura.

Markera den a-contofaktura som du vill kopiera.
Klicka på ´Kopiera faktura´.
Det visas nu en dialog i vilken du ska ange ett projektnummer. Du anger det projektnummer som du vill kopiera fakturan till (i exemplet kopierar vi till samma projekt). Klicka Kopiera.
Du får meddelande om att 1 faktura är kopierad.
Ändra det som behövs för aktuellt underlag, ex fakturarubriken, beloppet på detaljraden och om du har skrivit något på fliken ”Faktura – övergripande”.
När du känner dig klar med fakturaunderlaget så låser du det genom att klicka i ”Låst”.
Spara. När fakturan blir låst så försvinner prefixet ”FU” från Fakturanumret och den går inte längre att redigera.

Registrera en slutfaktura

När du registrerar slutfakturan kommer den att samla ihop alla debiterbara återrapporterade orderrader från arbetsorder, debiterbara timmar och leverantörsfakturor samt dra av allt tidigare fakturerat inom projektet.

Skapa en ny faktura genom att klicka på lägg till-knappen i ´Faktura´-modulen.
I dialogen som visas skriver du en talande fakturarubrik, exempelvis ”Slutfaktura - Kylrum Storgatan 45”. Välj ”Slutfaktura”.
Du kan nu välja hur du vill gruppera leverantörsfakturor.
1. Gruppera och summera per konto: skapar en fakturarad per kostnadskonto som finns registrerat på leverantörsfakturorna i Bokförda kostnader/intäkter. Se exempel nedan:
2. Gruppera per leverantörsfaktura: presenterar samtliga leverantörsfakturor som enskilda fakturarader grupperade per konto. Se exempel nedan:
3. Visa alla fakturor: visar alla fakturor sorterade per konto, levfakturor med exakt samma namn summeras ihop till en rad. Se exempel nedan:
4. Visa endast totalsumman: skapar endast en fakturarad med texten ”Totalt”. Se exempel nedan:
Du kan även välja hur du vill ha timmarna presenterade.
1. Visa detaljer per person (dagbok): presenterar samtliga inrapporterade timmar, per person och dag, tar med dagboksnotering. Se exempel nedan:
2. Gruppera per person: Summerar ihop tiden per person och skapar en fakturarad för varje person. Se exempel nedan:
3. Gruppera peryrkesroll: Summerar ihop tiden per yrkesroll och skapar en fakturarad för varje roll. Se exempel nedan:
När du är klar med dina val klickar du på Spara.
Granska de fakturarader som har skapats och ändra eventuella texter som du inte känner dig nöjd med. Observera att du har fått en fakturarad för varje tidigare fakturerad a-contofaktura. Spara.
Granska din slutfaktura (se ”Skriv ut/Förhandsgranska faktura”)
När du känner dig klar med fakturaunderlaget så låser du det genom att klicka i ”Låst”.