En verdsatt arbeidsmetode i Next Project er at produksjon og økonomi bruker sine respektive kunnskaper i faktureringen.

Produksjon – lage fakturagrunnlag

Prosjektlederen/områdelederen har vanligvis ansvaret for å lage fakturagrunnlaget, og følger derfor disse trinnene:

• kontrollerer alt innrapportert (løpende prosjekt) eller den aktuelle betalingsplanen
• lager fakturagrunnlaget fra arbeidsordre/betalingsplan/dagbok/ÆTA/fakturamodulen avhengig av arbeidsmetode.
• i Fakturamodulen kontrollerer at alt ser korrekt ut til innholdet som fakturarader, vedlegg, fordeling av skattereduksjon, fakturamarkering.
• når alt ser korrekt ut --> marker fakturagrunnlaget med Klar for fakturering.

For å redusere risikoen for feil kan man med fordel fjerne rettigheten til å låse og sende fakturaer for de som kun skal lage fakturagrunnlag. 

Økonomi – lås og send faktura

Økonomi tar over for kontroll og utsendelse av fakturaer.

For å få frem fakturaer som er klare til fakturering:

• Marker riktig mappe i Trevisning
• aktiver ikonet for Vis underliggende data,
• filtrer frem fakturaer i henhold til følgende betingelser:

  • Klar for fakturering = sant

  • Eksternt fakturanr = mangler

• sorter radene ved å klikke på kolonnen Låst.

I listen vises nå alle fakturagrunnlag som er klare til behandling av økonomi øverst, og deretter de som er låst men ikke eksportert til økonomisystemet. 

Økonomi går så gjennom disse trinnene:

1. Gå gjennom fakturaen. Det som vanligvis kontrolleres av økonomi er:

   • Kundeopplysninger

   • Fakturatype

   • Moms

   • Inntektskontering

   • Opplysninger for skattereduksjon

2. Lås fakturagrunnlaget, det er nå grunnlaget blir en faktura.

3. Integrasjon mot økonomisystemet kjøres
   Når integrasjonen mot økonomisystemet er kjørt, skal feltet Eksternt fakturanummer være fylt ut. 
   Merk at det er først etter dette at fakturaen skal sendes til kunde.

4. Kontroller at fakturaen i Project har fått et fakturanummer i feltet Eksternt fakturanr
   Hvis feltet inneholder et ”! med en etterfølgende tekst” betyr det at noe har gått galt. 
   Les feilmeldingen og rett opp, alternativt kontakt Next Support for hjelp.

5. Send fakturaen til kunde, via c-Invoice, e-post eller utskrift og konvoluttering. 
   Filtrer frem fakturaer som er klare til å sendes til kunde:

   • Låst = Sant

   • Distribusjonsstatus = Mangler
     
     Tips! Ikke glem å markere fakturaen som sendt for enklere sporbarhet.