Denne artikkelen beskriver funksjonen Inntektskontering i Next Project og forklarer i hvilke situasjoner den er nødvendig, for eksempel ved integrasjon med Next Cloud Link eller når inntekter skal fordeles på riktig arbeidsordre og ÄTA. Artikkelen går gjennom hvordan funksjonen settes opp under Administrasjon – Økonomi – Inntektskontering, inkludert hvordan konteringsdimensjoner konfigureres for å styre hvilken informasjon som følger med kundefakturaen til økonomisystemet.
Bakgrunn
I Next finnes det to måter å håndtere hvilket konto en kundefaktura skal konteres på. Den ene måten er å ta utgangspunkt i kostnadskonto som matcher mot en artikkel fra økonomisystemet. Den andre måten er funksjonen Inntektskontering – og det er den vi ser nærmere på i denne instruksjonen.
Inntektskontering er nødvendig for eksempel i følgende situasjoner:
- Integrasjonen krever det, for eksempel Next Cloud Link (som erstatter Next Connect for kunder med Fortnox og Visma e-Økonomi).
- Hvis du ønsker at inntekten skal tilfalle riktig arbeidsordre eller ÄTA, og ikke bare Grunnforpliktelse.
- Hvis samme type tjeneste eller vare kan tilfalle ulike inntektskontoer avhengig av situasjon eller mottaker. For eksempel kan arbeidstid som faktureres konteres på ett konto ved salg til søsterselskap og et annet ved salg til eksterne kunder. Et annet eksempel er hvis du har ulike inntektskontoer avhengig av erstatningsform.
Hvis du har blitt kontaktet av Next for overgang til integrasjonen Next Cloud Link, som erstatter Next Connect for Fortnox-kunder, bør du kontrollere oppsettet ditt for inntektskontering. Hvis du mangler denne funksjonen vil vi sammen gjøre oppsettet – les gjerne gjennom informasjonen for å forberede deg til kommende møte.
Oppsett i Next Project
Regelverket som styrer funksjonen Inntektskontering finner du under Administrasjon – Økonomi – Inntektskontering. Merk at kun brukere med den administrative rettigheten «Inntektskontering» har tilgang til denne fanen. I tillegg kreves det at funksjonen er aktivert i deres database. Ønsker du å aktivere funksjonen er du velkommen til å kontakte vår support.
Konteringsdimensjoner
Konteringsdimensjoner refererer til informasjonen som potensielt kan følge med kundefakturaen i eksporten til økonomisystemet. I våre standardintegrasjoner Next Connect og Next Cloud Link er dimensjonene 1–4 aktuelle. Dimensjonene 5–6 inngår ikke i vår standardintegrasjon og kan derfor ikke følge med til økonomisystemet.
Fanen Konteringsdimensjoner — legg merke til hvilke dimensjoner som er valgt og obligatoriske.
Det vanligste oppsettet er at dimensjonene 1–3 er avkrysset og at disse også er obligatoriske. Hvis du kun ønsker at inntekten skal komme på prosjektets grunnforpliktelse, krysser du ikke av rad 3. Ønsker du at Kostnadssted skal følge med i integrasjonen, krysser du også av for den.
Merk at hvis du i integrasjonen overfører arbeidsordre og ÄTA som prosjekter til økonomisystemet, må rad 3 «arbeidsordre» være avkrysset. Det innebærer at inntekten tilfaller riktig arbeidsordre eller ÄTA både i Next Project og i ditt økonomisystem. For eksempel vil prosjekt 10 000 arbeidsordre 2 i Next tilsvare prosjektnummer 10 000-2 i ditt økonomisystem. Merk at formateringen av prosjektnummer kan variere mellom økonomisystemer og oppsett.
Hvis du ikke tar med arbeidsordre som en dimensjon, konteres alle inntekter mot hovedprosjektet. Prosjekt 10 000 arbeidsordre 2 i Next vil da tilsvare prosjektnummer 10 000 i ditt økonomisystem.
Konteringsregler
Under fanen Konteringsregler setter du opp regelverket for de inntektskontoene som brukes ved fakturering. Kontoer for øreavrunding eller kontoer som brukes i enkelttilfeller – for eksempel for inventar – trenger ikke settes opp her.
Den første raden er en hovedregel som inntekten alltid havner på hvis ingen unntaksregel på øvrige rader oppfylles. Kontoen som er satt som hovedregel brukes også ved manuelle fakturaer samt manuelle justeringer på fakturarader. Unntaksregler kan opprettes ut fra ulike kriterier avhengig av hvilken type salg inntekten skal havne på.
Merk at balansekonto for kundefordring må angis i Next Project. I våre standardintegrasjoner er det økonomisystemet som styrer hvilket konto det blir i bokføringen – det vil si at det ikke kommer fra Next Project, selv om det angis i konteringsreglene.
Nedenfor følger noen vanlige oppsett for Inntektskontering. For mer kompliserte oppsett anbefaler vi at du tar kontakt med oss. Merk at dette kun er eksempler – kontoer og oppsett kan variere avhengig av deres behov.
Eksempel 1. Gjelder når du har to inntektskontoer for fakturering: ett for salg med 25 % moms (3001) og ett for salg med omvendt skatteplikt (3231). Hvis størstedelen av deres fakturaer gjelder omvendt skatteplikt, kan du sette konto 3231 som hovedregel og på rad to sette «ekskludert» i kolonnen byggemoms med konto 3001.
Fanen Konteringsregler — kontroller kriterier og kontoinnstillinger for hver rad.
Eksempel 2. Gjelder når du har fire inntektskontoer, der det i tillegg til oppdelingen mellom salg med 25 % moms og omvendt skatteplikt også skilles mellom eksternt salg og salg innenfor konsernet.
Siden Konteringsregler viser konfigurerbare regler med kriterier og kontokoblinger.
Eksempel 3. Gjelder når du skiller salg av varer og tjenester ved 25 % moms og deretter har ett konto for omvendt skatteplikt. Hovedkontoen er satt til materialomsetning da det kan komme mange ulike kostnadskontorer. Angitte kostnadskontorer er de kontoene som brukes ved tidsrapportering i Next og skal generere en inntekt for tjenester ved fakturering.
Fanen Konteringsregler viser regelrader med kriterier og kontoinnstillinger.
Kobling til økonomisystem
For deg som bruker Next Cloud Link for Fortnox som integrasjon, trenger ingen artikler å opprettes i økonomisystemet.
Hvis du bruker Next Connect eller Cloud Link for Spiris eller Bjorn Lunden som integrasjon mellom Next Project og ditt økonomisystem, må artikler opprettes i økonomisystemet. Disse kobler du deretter sammen med riktig inntektskonto i Next kontoplan. Artikkelnummeret fra økonomisystemet skriver du inn i kolonnen Artikkelnr på faktura, og momskoden på inntektskontoen i økonomisystemet fyller du inn under kolonnen Ekstern momskode i Next kontoplan (Administrasjon – Økonomi – Kontoplan). Én og samme artikkel kan brukes både for ett konto med 25 % moms og ett konto for omvendt skatteplikt.
Kontoplansvisning der feltene Artikkelnr på faktura og Ekstern momskode bør gjennomgås.
For mer informasjon om artikler ved bruk av Next Connect, se følgende instruksjoner:
Integrasjon Next Connect - Fortnox
Integrasjon Next Connect - Visma Administration
Integrasjon Next Connect - Spiris
Rettigheter
Rettigheter for Inntektskontering styres under Administrasjon – Grupper/Rettigheter. For å kunne se og håndtere oppsettet for Inntektskontering trenger du den administrative rettigheten «Inntektskontering» – denne innstillingen anbefales for økonomiadministratorer. For å se fanen Inntektskontering i fakturamodulen trenger du modulrettigheten «Bruk inntektskontering i fakturaer».
Siden viser rettighetsinnstillinger; legg merke til forskjellen mellom lese- og fullrettighet.
Du kan også sette opp en spesifikk rettighet for hvordan inntektskontering kan brukes i fakturaer. Det er for eksempel mulig å begrense slik at brukeren kun kan endre prosjekt, arbeidsordre eller ÄTA – og ikke kontoer eller andre parametere i regelverket for inntektskontering.
Inntektskontering på en faktura i Next Project
Når en ny faktura opprettes i Next Project, får du automatisk et forslag til inntektskontering, generert ut fra det regelverket som er satt opp.
Merk at manuelle fakturaer og endringer på fakturarader som regel konteres mot den inntektskontoen som er satt som hovedregel i regelverket. Opplysninger om Inntektskontering må derfor oppdateres manuelt per rad hvis du ønsker å bruke et annet konto enn hovedregelen.
Forslaget til inntektskontering baseres på når underlaget opprettes, ikke når fakturaen låses. Derfor bør du alltid kontrollere fakturans inntektskontering før den markeres som låst og overføres til økonomisystemet. Fakturans inntektskontering oppdateres hvis du endrer for eksempel moms og byggemoms.
OBS! Hvis du deretter endrer tilbake til moms, vil alle rader oppdateres i henhold til gjeldende regelverk og eventuelle egne endringer forsvinner. Dette er i de fleste tilfeller ikke noe problem, men noe du bør være oppmerksom på hvis du for eksempel bytter fra moms til byggemoms og tilbake til moms.
Du kan se på hver enkelt rad på fakturaen hvilken inntektskonto raden vil bli bokført på. Dette kan redigeres manuelt, forutsatt at du har riktig rettighet. En stor fordel med at inntektskontoen vises på hver rad er at du enkelt kan styre hvordan inntekten skal konteres. Du får også en oppsummering av konteringen på fanen Inntektskontering, der du ser alle vilkår og tilhørende rader.
Du kan velge å vise eller skjule inntektskonteringen ved å vise eller skjule kolonner, eller ved å klikke på knappen Vis inntektskontering.
Fanen Fakturarader viser rader med tilhørende inntektskontering og prosjektinformasjon.
På underfanen Inntektskontering i fakturamodulen ser du hvordan konteringen fordeles. Til venstre ser du regelverket og til høyre ser du de radene på fakturaen som omfattes av regelverket. Hvis du gjør endringer her, oppdateres alle rader på fakturaen automatisk.
Fanen Inntektskontering — legg merke til kolonnene for konto, arbeidsordre og beløp.
Fakturering med ROT/RUT/Grønn Teknologi
Når du fakturerer ROT/RUT/Grønn Teknologi, håndterer du reduksjonen under fanen Skattereduksjon. Ved manuelle endringer eller tillegg av Type arbeid og reduksjonsbeløp – på fakturarader eller under fanen Skattereduksjon – påvirkes kun fakturaen som sendes til kunden, ikke det som går over til økonomisystemet. Disse endringene må også gjøres under Inntektskontering – Underlag til økonomisystemet, siden det er disse opplysningene som sendes til økonomisystemet og i neste steg kan brukes til søknad til Skatteetaten.
Opplysningene i Underlag til økonomisystem opprettes i forbindelse med at fakturaunderlaget opprettes, ikke når fakturaen låses, og oppdateres kun delvis ved justeringer på fakturaen. Derfor bør du alltid kontrollere inntektskonteringen og underlaget til økonomisystemet.
For å lette håndteringen av fakturaer med skattereduksjon anbefaler vi at fakturaen forberedes ved å kontrollere prissettingen og for eksempel om ordrerader skal være debiterbare eller ikke.
Ved fastprisfakturaer med skattereduksjon anbefaler vi at du legger til én eller to ordrerader som faktureres, for eksempel «Fastpris material» og «Fastpris timer». Ønsker du fra Next Project å supplere med hvor mange timer fastprisen gjelder, kan du gjøre det under Skattereduksjon – Velg type arbeid – Arbeidstimer. Timene sendes da kun med til økonomisystemet uten å vises på kundefakturaen.
Dialogen 'Underlag for skattereduksjon' — legg merke til filteret Type arbeid.
Vanlige spørsmål ved aktivering av Inntektskontering
-
Spørsmål: Hvorfor kan jeg ikke låse fakturaen min?
Svar: Hvis det fantes fakturaer som var påbegynt men manglet eksternt fakturanummer da Inntektskontering ble aktivert, må du manuelt legge til raden for Inntektskontering. Det gjør du ved å trykke på Balanser kontering, alternativt det grønne plusstegnet, på fanen Inntektskontering og supplere med de obligatoriske feltene. -
Spørsmål: Jeg får en feilmelding når jeg forsøker å kreditere en faktura?
Feildialog ved bokføring — kontakt administrator ved denne feilkoden.
Svar: Feilmeldingen skyldes at originalfakturaen ble opprettet før Inntektskontering ble aktivert og dermed mangler raden for Inntektskontering, som systemet kopierer ved kreditering. Gjør slik for å løse problemet:
- Lås opp originalfakturaen.
- Gå til fanen Inntektskontering og opprett raden ved å trykke på Balanser kontering og legg til riktig konto og eventuell annen informasjon som mangler.
- Lås originalfakturaen.
- Krediter fakturaen på nytt.
-
Spørsmål: Tidligere har jeg hatt mer informasjon om kundefakturaen i økonomisystemet, men nå ser jeg bare summen – kan vi endre tilbake?
Svar: Det stemmer. Ved aktivering av Inntektskontering sendes kun én rad per konto og prosjekt til økonomisystemet, med unntak for skattereduksjonsfakturaer der arbeid og material/øvrig separeres til tross for samme inntektskonto. Ved overgang til Cloud Link sender vi med kundefakturabildet for å lette håndteringen. -
Spørsmål: Må jeg ha både «Byggemoms-avkryssingen» i fakturaen og riktig konto i Inntektskontering?
Svar: Ved Cloud Link – ja, det er nødvendig. Avkryssingen for byggemoms påvirker fakturans utseende og momssats, mens Inntektskonteringen styrer hvordan fakturaen bokføres. Ved Next Connect-integrasjon påvirker Byggemoms-avkryssingen også hvordan fakturaen bokføres i økonomisystemet.