Denne artikkelen beskriver hvordan massfaktureringsfunksjonen i Next fungerer og hvordan den brukes til å effektivt opprette store mengder fakturaer samtidig, for eksempel for avtaler, leie og abonnementer. Leseren får en gjennomgang av hele prosessen – fra aktivering av funksjonen og konfigurasjon av fakturamallar til hvordan maller kobles til arbeidsordrer og hvordan massfakturaer opprettes.

I Next finnes det en massfaktureringsfunksjon – perfekt for for eksempel avtaler, leie og abonnementer. Funksjonen aktiveres via support og gjør det enkelt å opprette store mengder fakturaer på en gang.

Vil du se en opptak av hvordan du arbeider med massfaktureringen? Du finner det nederst på denne siden.

Hva er massfakturering?

Med massfakturering kan du definere regler i form av såkalte fakturamallar. I maldene bestemmer du hva som skal inkluderes ved fakturering – for eksempel ordrelinjer, merkinger og lignende. Du kan opprette flere ulike mallar og tilpasse dem etter dine behov.

Du kobler deretter malen til en arbeidsorder, og når du fakturerer aktiveres automatisk alle betingelsene du har angitt i fakturamal. Nedenfor finner du en gjennomgang av hvordan du arbeider med funksjonen.

Prosess

Opprett fakturamallar → Anvend mal på arbeidsorder → Sikre grunnlag → Opprett massfaktura.

Aktivere funksjonen

Funksjonen aktiveres via Next Support: support-project@aceve.com eller 013-470 40 13.

Definer fakturamallar

Når massfakturering er aktivert konfigurerer du det via Administrasjon – Regnskap – Fakturamal.

Fakturamal-siden viser filteralternativer for prosjekter, arbeidsordrer og kundetype.

Fakturalternativer — legg merke til innstillinger for skattefradrag og vedlegg.

1. Begynn med å opprette en ny mal – det er grunnforutsetningen som du deretter kobler til en arbeidsorder.
2. Angi betingelser for hvordan fakturaen skal se ut, begynn med fakturalternativer.
   Her tilpasser du nøyaktig hvilken informasjon som skal følge med på fakturaen og på hvilke statuser malen skal brukes. I eksemplet ovenfor er det kun prosjekter med status Pågår eller Interntleie som tas med ved massfakturering.
   Angi også hvilke AO-statuser, kompensasjonstyper og kundetyper som skal omfattes.
   Du kan også angi hvordan fakturaen skal grupperes.
3. I neste seksjon, Leverandørfakturaer, velger du om og hvordan du vil at leverandørfakturaer knyttet til en arbeidsorder skal vises på fakturaen.
4. Bokførte timer kan også inkluderes – velg hvordan disse skal vises på fakturaen i dette feltet.
5. Ordrelinjer – dette er sannsynligvis den vanligste delen å fakturere via massfaktura. Her velger du hvordan ordrelinjene skal samles på fakturaen.
6. Skattefradrag – angi om fakturamal gjelder skattefradrag og hvilken type arbeid det gjelder.
7. Vedlegg – du kan ta med vedlegg og velger her hvilke typer som skal inkluderes.
8. I den siste delen finjusterer du malen etter dine ønsker. Du kan også skrive din egen fakturatext.

Koble mal til arbeidsorder

Arbeidsorder-fanen viser liste og ordrelinjer — legg merke til status- og økonomistatus-feltene.

I fanen Arbeidsordrer kobler du en fakturamal til en arbeidsorder. Begynn med å vise kolonnen for Fakturamal og velg deretter malen som skal kobles til den aktuelle ordren.

Hvordan forbereder jeg grunnlaget for fakturaen?

Alt som finnes på arbeidsordren kan faktureres. Husk følgende – det fungerer akkurat som en vanlig faktura, men fordelen er at du kan fakturere flere ulike arbeidsordrer fra flere ulike prosjekter samtidig:

1. Hvis du massfakturerer og for eksempel månedfakturerer ordrelinjer for abonnementer eller avtaler må hver ordrelinje ha en Utført dato. Når du oppretter en massfaktura velger du en periode, og det er KUN ordrelinjene som har en utført dato innenfor den perioden som følger med på fakturaen. Det samme gjelder timer og leverandørfakturaer – der er det Bokført dato som bestemmer om kostnaden skal inkluderes i fakturaen.
2. Linjen må være faktuerbar og ha en utført mengde på minst 1.
3. Allerede fakturerte linjer inkluderes ikke.

Tips!

Hvis du for eksempel fakturerer avtaler som ordrelinjer er det praktisk å kopiere en opprettet ordrelinje. Du kan til og med kopiere en ordrelinje og angi en fremtidig utført dato, og på den måten forberede alle fakturaer for hele året. I eksemplet ovenfor er en linje forberedt for 2025-12-31, men du kan kopiere samme linje flere ganger med for eksempel 2026-01-31, 2026-02-28 og så videre.

Fanen Ordrelinjer viser linjer der kolonnene Faktuerbar og Fakturert kan være ulike.

Opprett fakturaen

Når du har koblet fakturamal til en arbeidsorder og lagt inn grunnlaget som skal faktureres er det tid til å opprette fakturane.

Massfakturering-siden — legg merke til fakturadetaljer og tilgjengelige fakturafaner.

1. Gå til prosjektet du vil opprette fakturaen fra. Trikset er at du har ett felles prosjekt for massfaktureringen hvor alle fakturaer opprettes. Inntekten hamner deretter på riktig arbeidsorder i Next, men fakturaen selv opprettes alltid fra et prosjekt og samler inn alt grunnlag for å opprette separate fakturaer for dem.
   Det spiller egentlig ingen rolle hvilket prosjekt du er i for at massfaktureringen skal fungere, men trikset er likevel at du har ett eller flere felles prosjekter som du håndterer faktureringen fra.
2. Gå til fanen Faktura i Next og klikk på Massfakturering.
3. Et nytt vindu åpnes hvor du trykker på + for å opprette en ny massfaktura.
4. Velg hvilken mal du vil fakturere med.
5. Velg periode – dette er veldig viktig og bestemmer hva som tas med i fakturaen. Hvis du utelater datoer vil ALT følge med uavhengig av dato. Hvis du glemmer sluttdatoen vil alt fra startdatoen og fremover inkluderes. Velg derfor ALLTID både startdato og sluttdato.
6. Nå kan du opprette fakturaen.

Opptak – Massfakturering i Next