Denne artikkelen beskriver hvordan du setter opp og konfigurerer påminnelsesfunksjonen i Next Project, inkludert de fire påminnelsestypene: SupplierInvoiceNotifier, SupplierInvoiceReminder, WorkOrderReminder, SMS-påminnelse og PaymentPlanInvoiceReminder. Du lærer hvordan hver enkelt påminnelse fungerer, og hvordan de konfigureres via vedlikeholdsjobber under Administrasjon – Integrasjoner i NEXT.

Denne veiledningen forklarer hvordan du setter opp og bruker påminnelsesfunksjonen i Next Project.

Det finnes fire forskjellige typer påminnelser som kan sendes fra Next Project:

• SupplierInvoiceNotifier: E-postpåminnelse til prosjektledere som har leverandørfakturaer å godkjenne i NEXT e-Invoice.

• SupplierInvoiceReminder: E-postpåminnelse til alle prosjektledere som har leverandørfakturaer som forfaller innen et visst antall dager.

• WorkOrderReminder: E-postpåminnelse om at det finnes arbeidsordrer som må behandles.

• SMS-påminnelse: Påminnelse via SMS om å registrere tid.

• PaymentPlanInvoiceReminder: Påminnelse om at det finnes betalingsplaner som skal faktureres.

Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan hver enkelt påminnelse konfigureres og fungerer. (I bildet nedenfor vises også en månedlig jobb for å opprette fakturerbare ordrelinjer for QR-skannede artikler. Se veiledningen for QR-skanning for mer informasjon.)

Påminnelsene som sendes via e-post, styres av det som kalles «Vedlikeholdsjobber» i NEXT. For å konfigurere disse går du til Administrasjon – Integrasjoner – Vedlikeholdsjobber.

SupplierInvoiceNotifier

Denne vedlikeholdsjobben sørger for at prosjektledere og attestanter mottar en e-post når de har leverandørfakturaer å håndtere i e-Invoice.

Hver leverandørfaktura er knyttet til et prosjekt i e-Invoice. Personen som er registrert som prosjektleder på det aktuelle prosjektet, vil motta påminnelsen på sin e-postadresse så lenge leverandørfakturaen ikke er godkjent på nivå 1.

Personen som er registrert som attestant, vil også motta en e-postpåminnelse når vedkommende har leverandørfakturaer å godkjenne på nivå 2.

For at dette skal fungere, må prosjektledere og attestanter ha en e-postadresse registrert i brukergalleriet.

Det er ingen spesifikke innstillinger du kan gjøre for denne vedlikeholdsjobben. Det er kun de felles egenskapene som kan konfigureres – se beskrivelsen av disse lenger ned i artikkelen.

---

SupplierInvoiceReminder

Denne vedlikeholdsjobben sørger for at prosjektledere og attestanter mottar en e-post et bestemt antall dager før leverandørfakturaer som ikke er håndtert i e-Invoice, forfaller til betaling.

For at dette skal fungere, må prosjektledere og attestanter ha en e-postadresse registrert i brukergalleriet.

---

Innstillinger for SupplierInvoiceReminder

1. Klikk i cellen på raden med jobbnavnet «SupplierInvoiceReminder» i kolonnen «Innstillinger» (markert i bildet nedenfor).

   

   Vedlikeholdsjobb-fanen viser planlagte jobber; merk kolonnene Innstillinger, Tid og Aktiv.

2. Når du klikker, åpnes en dialogboks.

   

   Innstillinger-dialog — angi antall dager for påminnelser før lagring.

3. Fyll inn følgende:

   a. ReminderDays = Antall dager før forfallsdato du ønsker at en første påminnelse skal sendes på e-post til prosjektledere og attestanter.

   b. FinalReminderDays = Antall dager før forfallsdato du ønsker at en ytterligere påminnelse skal sendes på e-post til prosjektledere og attestanter.

4. Klikk på Lagre.

5. Fortsett med å angi øvrige egenskaper for vedlikeholdsjobben – det vil si de som beskrives som felles egenskaper (se nedenfor).

---

WorkOrderReminder

Denne vedlikeholdsjobben sørger for at det sendes en e-post til prosjektledere for ulike prosjekter når det finnes arbeidsordrer som må håndteres i de respektive prosjektene. Påminnelsen trenger ikke sendes til prosjektlederne – den kan i stedet sendes til en felles e-postadresse.

Hvis du ønsker at prosjektlederne skal motta e-post, må disse personene ha en e-postadresse registrert i brukerregisteret.

---

Innstillinger for WorkOrderReminder

1. Klikk i cellen på raden med jobbnavnet «WorkOrderReminder» i kolonnen «Innstillinger» (markert i bildet nedenfor).

   

   Underhållsjobb-fanen viser planlagte jobber; merk at en innstilling er markert.

2. Når du klikker, åpnes en dialogboks.

   

   Innstillinger-dialog — konfigurer påminnelsesverdier før du lagrer.

3. Fyll inn følgende:

   1. ReminderEmail = Fyll inn en e-postadresse her hvis du ønsker at alle påminnelser skal sendes til en felles adresse.

   2. ReminderDays = Antall dager før arbeidsordrens oppdragsstartdato du ønsker at påminnelsene skal sendes via e-post.

   3. ReminderNotifyProjectLeader = Angi 1 her hvis du ønsker at e-post skal sendes til prosjektlederne for de prosjektene arbeidsordrene tilhører.

4. Klikk på Lagre.

5. Fortsett med å angi øvrige egenskaper for vedlikeholdsjobben – det vil si de som beskrives som felles egenskaper (se nedenfor).

6. De arbeidsordrene du ønsker å få påminnelser om, merker du nå med en hake i «Påminnelse». I feltet «Oppdragsstartdato» angir du når arbeidsordren skal utføres.

---

PaymentPlanInvoiceReminder

Denne vedlikeholdsjobben sørger for at det sendes en e-post til prosjektledere for ulike prosjekter når det finnes betalingsplaner som må faktureres i hvert enkelt prosjekt. For at prosjektlederne skal motta e-post, må de ha en registrert e-postadresse i brukerregisteret.

---

Innstillinger for PaymentPlanInvoiceReminder

1. Klikk i cellen på raden med jobbnavnet «PaymentPlanInvoiceReminder» i kolonnen «Innstillinger» (markert med rødt i bildet nedenfor).

   

   Maintenance job-fanen viser planlagte jobber; merk kolonner for Active, Hour og Last run.

2. Når du klikker, åpnes en dialogboks.

   

   Innstillinger-dialog — juster systemparametere og lagre endringer.

3. Fyll inn følgende:

   1. ReminderDays = Antall dager før betalingsplanen skal faktureres som du ønsker at påminnelsene skal sendes via e-post.

4. Klikk på Lagre.

5. Fortsett med å angi øvrige egenskaper for vedlikeholdsjobben – det vil si de som beskrives som felles egenskaper (se nedenfor).

---

Felles egenskaper for alle vedlikeholdsjobber

---

Tid

Her angir du med tall hvilket klokkeslett på døgnet du ønsker at vedlikeholdsjobben skal kjøre. Skriv for eksempel 07 hvis du ønsker at jobben skal kjøre klokken 07:00, eller 16 hvis du ønsker at den skal kjøre klokken 16:00. Hvis du ønsker at jobben skal kjøre flere ganger i løpet av dagen, skiller du tallene med komma – for eksempel 07,16. Merk at det ikke skal være mellomrom mellom kommaet og neste tall.

---

Ukedag

Du kan konfigurere at vedlikeholdsjobben kun skal kjøre på bestemte dager i uken. Angi dette ved å skrive inn tall for de dagene du ønsker. Følgende gjelder:

1=Mandag

2=Tirsdag

3=Onsdag

4=Torsdag

5=Fredag

6=Lørdag

7=Søndag

Hvis du for eksempel ønsker at jobben skal kjøre mandag, onsdag og fredag, skriver du 1,3,5 i feltet. Merk at det ikke skal være mellomrom mellom kommaet og neste tall.

Hvis du ikke angir noe i «Ukedag», vil vedlikeholdsjobben kjøre hver dag på det tidspunktet du har angitt i «Tid».

---

Dato

Du kan konfigurere at vedlikeholdsjobben kun skal kjøre på bestemte datoer i måneden. Angi dette ved å skrive inn tallene for de datoene du ønsker. Hvis du for eksempel vil at jobben skal kjøre den 10., 20. og 30. hver måned, skriver du 10,20,30. Merk at det ikke skal være mellomrom mellom kommaet og neste tall.

---

Aktiv

Denne egenskapen angir om en vedlikeholdsjobb er aktiv eller ikke. Hvis avmerkingsboksen ikke er huket av, vil vedlikeholdsjobben ikke kjøre.

---

Siste kjøringsdato

Denne kolonnen viser hvilken dato vedlikeholdsjobben sist ble kjørt.

---

Informasjon om siste kjøring

Her finner du en informasjonstekst dersom den siste kjøringen feilet på noen måte.

---

Siste kjøring var vellykket

Hvis den siste kjøringen av vedlikeholdsjobben var vellykket, er denne avmerkingsboksen merket med en hake.

MERK! Husk å klikke Lagre når du har konfigurert en eller flere egenskaper for en vedlikeholdsjobb.

---

SMS-påminnelse

For å kunne sende SMS-påminnelser til dine ansatte, må du ha en konto hos Cellsynt. Klikk på følgende lenke for å komme til Cellsynts side: https://www.cellsynt.com/sv/sms/priser. På denne siden klikker du på «Registrer konto».

Når kontoen er opprettet, kontakter du vår support og oppgir:

• Brukernavn

• Passord

• Et mobilnummer som skal vises som avsender for SMS-ene

Du vil deretter motta en bekreftelse fra oss når tjenesten er satt opp i Next Project.

Når tjenesten er satt opp, kan du klikke på knappen «SMS-påminnelse» i modulen «Bokf timer» på fanen «Timer person».

Når du klikker på knappen «SMS-påminnelse», åpnes følgende dialogboks:

Huk av for de personene du ønsker å sende påminnelse til, og klikk deretter på Send. Påminnelsen vil da bli sendt til de valgte ansatte.

Du kan også velge ansatte som skal motta påminnelse ved å holde inne Ctrl og klikke på den aktuelle personen, og deretter klikke på knappen «SMS-påminnelse».

For at Next Project skal kunne sende ut en SMS, må dine ansatte ha et mobilnummer registrert i brukerregisteret.

Hvis du ikke har fulgt stegene ovenfor, vil du ved å trykke på «SMS-påminnelse» se denne dialogen: