Denna artikel beskriver hur du importerar data från Excel-filer till Next Project med hjälp av det inbyggda importverktyget. Du får en steg-för-steg-genomgång av hela importprocessen, från att ladda upp en fil och välja arbetsblad till att matcha kolumner och värden mot Next Projects fält.
Den här artikeln beskriver hur du importerar data från Excel-filer in i Next Project.
OBS: Nuvo-importer måste vara aktiverat på din databas för att du ska ha tillgång till importverktyget. I alla nya databaser är importfunktionen aktiverad. Ser det inte ut som instruktionerna nedan i er databas? Kontakta supporten så aktiverar vi det åt er!
I nästan alla moduler kan du importera data från en fil in i Next Project. Det gäller grunddataregister som typer, kontoplan och liknande, men även projekt, användare och leverantörer.
Välj fil
När du väljer att importera data från en modul öppnas följande fönster:
Importguiden, steg Ladda upp — välj filformat eller dra och släpp fil.
Du kan antingen dra in din fil direkt i fönstret, eller klicka på "Ladda upp fil" och välja den fil du vill använda. Du kan också välja Manuell inmatning och fylla i den data du vill importera för hand. Vid manuell inmatning finns det även möjlighet att klistra in rader från din Excel-fil med kortkommandot Ctrl+V.
Välj arbetsblad
Om din fil innehåller flera blad blir nästa steg att välja vilket blad du vill använda i din import. Markera rätt arbetsblad och klicka på Fortsätt.
Steget 'Val av blad' i importguiden — välj rätt blad innan du fortsätter.
Välj kolumnrubriker
I nästa steg väljer du vilken rad i din data som innehåller kolumnrubrikerna. Markera den rad som beskriver kolumnernas innehåll — i det här exemplet är det rad nummer 9.
Det här steget gör det möjligt att ha annan information överst i din fil, till exempel exempeldata eller annan information.
Rubrikval-steget i importguiden — bekräfta rätt rubrikrad innan du fortsätter.
Matcha kolumner mot Next Project
Nu är det dags att matcha kolumnerna i din fil mot kolumnerna i Next Project. Välj för varje kolumn i din fil vilket fält i Next Project den ska motsvara.
I många fall ger systemet förslag direkt, men om inget förslag visas väljer du bara rätt alternativ själv i listan.
OBS: Kolumnerna måste matcha 1 till 1. Om din fil till exempel har Namn och Efternamn i två separata kolumner kan du inte matcha det mot Next Projects kolumn som innehåller både för- och efternamn.
Längst ner till vänster ser du vilka kolumner som är obligatoriska för just den här importen. Se till att alla obligatoriska kolumner har en grön bock, det vill säga att de är matchade. I det här exemplet behöver du också hitta kolumner i din fil som matchas mot "För- och efternamn", "Primär grupp" och "Yrkesroll" innan du kan gå vidare.
Steget 'Matcha kolumner' — vissa fält kräver manuell matchning innan import kan bekräftas.
Matcha värden mot Next Project
I samma steg som du matchar kolumner kan du också matcha värden i din fil mot värden som finns i grundregistren i Next Project.
Tips: Du har även möjlighet att göra detta i ett senare steg, men det är smidigt att göra det direkt här.
För varje värde i din fil kan du ange ett motsvarande värde i Next Project — till exempel att Rättighet Användare i filen ska motsvara Primär grupp Användare.
Steget 'Matcha kolumner' i importguiden — kontrollera varningar om omatchade värden.
OBS: Om det värde du vill matcha mot inte finns i rullistan måste du först lägga in det i Next Project.
När du är nöjd med din värdesmatchning klickar du på "Bekräfta".
Förhandsgranska slutresultatet
Innan informationen skapas i Next Project får du möjlighet att granska den och korrigera eventuella fel eller saknade uppgifter.
I exemplet nedan angavs inga värden för "Roll (från Timpriser)/Yrkesroll", och därför måste de väljas i det här steget. Fält som saknar värden markeras med rött.
Steget 'Granska poster' i importguiden — kontrollera fel innan import slutförs.
Har du en stor import kan du klicka på "Visa alla rader med fel" för att bara se de rader som behöver åtgärdas. Du kan också klicka på "Hämta som Excelfil" för att ladda ner en Excel-fil där du kan lägga till den information som saknas och sedan importera filen på nytt.
Exporterad användarlista i Excel — notera kolumnerna för primär grupp och yrkesroll.
När det inte längre finns några fel klickar du på "Slutför import".
Genomför importen
När du slutför importen skickas din data till Next Project och du får en bekräftelse på hur det gick.
Importera-dialog — bekräftelse visas när importen slutförts framgångsrikt.
I vissa fall kan det uppstå till exempel inkonsistenser i datan som inte märks förrän systemet försöker skapa informationen. I så fall får du ett felmeddelande om detta.
Importresultat-dialog — notera knappen för att hämta undantagna rader.
Du får då också möjlighet att ladda ner en fil med en beskrivning av vad problemet är. I det här fallet fanns användarna redan upplagda och systemet tillåter inte dubbletter.
Importfelrapport i Excel — kontrollera att inloggningar inte redan är aktiva.
Lycka till!